Hankkeet voivat olla monimutkaisia, ja niiden kokonaisuutta on joskus vaikea hahmottaa. Vanha sanonta sanoo, että kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Nyt kokeillaan kuvan ja tekstin yhdistämistä. Tässä tekstissä käytetään omenapuuta metaforana hankkeen eri osa-alueille ja tarkastellaan juurista hedelmiin kulkevaa polkua sekä niitä haasteita, jotka voivat vaikeuttaa tai hidastaa etenemistä. Hankepuun kaltainen visuaalinen lähestymistapa voi auttaa hankkeiden hahmottamisessa sekä kokonaisuuden ymmärtämisessä ja hallinnassa.

Hanke tarvitsee vahvat juuret ja tukevan rungon

Hanke muodostuu usein eri toimijoista, organisaatioista, erilaisista toimenpiteistä ja tavoitteista. Monimutkaisen kokonaisuuden hahmottaminen ja hallinta voi olla haasteellista. Hankepuun kaltainen visuaalinen lähestymistapa tarjoaa mahdollisuuden selkeyttää hankkeen eri osatekijöitä. Hankepuu koostuu juurista, rungosta, oksista ja hedelmistä (kuva 1).

Idea puun käytöstä jonkin asian tai tekemisen visuaalisen esittämisen välineenä tuli Metropolia Ammattikorkeakoulun Mahdollisuuksien maisemia -tapahtuman (3.11.2023) Rakenteita ratkomassa? Monialainen kulttuurihyvinvointia edistävä työ sote- ja kulttuurialojen rakenteissa -työpajasta, jossa käytettiin samantyyppistä puu-ideaa hahmottamaan osallistujien toimintaan vaikuttavia asioita. Lempeä hoiva -hanke (1.9.2023-30.6.2025) toimii tässä tekstissä esimerkkinä siitä, miten hankepuu voi auttaa hankkeen eri elementtien hahmottamisessa.

Juuret kuvaavat hankkeen toimintaa mahdollistavia ja tukevia toimia ja toimijoita organisaatioissa. Näitä ovat esimerkiksi organisaation taloudelliset resurssit, johdon tuki, organisaation strategiat ja vaikkapa tilat ja tekniset välineet. Nämä toimivat perustana, joka mahdollistaa hankkeen hakemisen, käynnistymisen ja etenemisen. Toisaalta tähän voidaan laskea kuuluvaksi myös hankerahoittajaorganisaatio, joka antaa tietyt raamit hankkeen toiminnalle niin budjetin kuin tavoitteidenkin osalta.

Lempeä hoiva -hankkeessa nämä juuret muodostuvat kaikkien kolmen ammattikorkeakoulun hankkeelle antamasta tuesta toteuttaa lääkkeettömiin menetelmiin liittyvää hanketta ikääntyneiden hoitotyön kehittämiseksi sekä tietysti myös resursseista, joilla hanketta toteutetaan. Sen lisäksi hankkeen taustalla ovat esimerkiksi hanketaloudesta vastaavat henkilöt, tiimin jäsenten esihenkilöt, tutkimusalajohtajat sekä viestinnän ja markkinoinnin tekijät, jotka antavat oman panoksensa ja tukensa hankkeen toteuttamiseen.

Hankepuun runkona ovat toimintaan osallistuvat tahot eli hankkeen tekijät ja heidän työpanoksensa. Toisaalta rungossa on myös hankesuunnitelma, johon on kirjattu muun muassa hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet sekä budjetti. Lempeä hoiva -hanketta toteuttavat Laurea-ammattikorkeakoulun johdolla Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Haaga-Helia ammattikorkeakoulun TKI- ja opetushenkilöstöstä koostuva hanketiimi. Jokaisella tiimin jäsenellä on omat osaamisensa ja siten vastuualueensa ja työtehtävänsä hankkeessa, samoin kuin hänelle laskettu tuntimäärä, jolla sovitut hommat tehdään. Runkoon voidaan katsovan kuuluvaksi myös hankkeen ohjausryhmä, joka tukee hankkeen toimijoita matkan varrella. Tästä kaikesta koostuu hankkeen vahva runko.

Oksat kuvaavat toimintaympäristöä ja tekemistä

Rungosta kasvavat puun oksat, jotka kuvaavat hankkeen toimintaympäristöä ja toteutettavia toimintoja. Oksat voidaan nähdä sekä yksittäisinä konkreettisina paikkoina, joissa hankkeen toimintaa toteutetaan, mutta myös projektin eri vaiheina, työpaketteina ja edelleen yksittäisinä toimintoina. Oksilla voidaan visuaalisesti hahmottaa eri hanketoimijoiden vastuualueita ja työvaiheita hankkeessa.

Lempeä hoiva -hankkeessa on mukana kolme hankekumppania eli työelämän edustajaa, joiden hoivayksiköissä hanketta toteutetaan. Nämä ovat Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue sekä Betesda-säätiö sr., joista jokainen on hankepuun yksi oksa. Hankkeessa on yhteensä seitsemän työpakettia, joista jokainen voisi olla oma oksansa, jotka edelleen haarautuvat yksityiskohtaisimpiin toimenpiteisiin. Alkukartoitus-oksa haarautuu kyselyyn ja havainnointiin, esihenkilöiden ja hoivahenkilöstön valmennukset eri valmennuskertoihin ja tapaamisiin, viestintä taas esimerkiksi julkaisuihin, sosiaalisen median kanaviin ja vaikkapa lopputapahtumaan. Hankepuussakin oksat kietoutuvat toisiinsa – alkukartoituksen tulokset vaikuttavat valmennusten sisältöön ja kaikesta toiminnasta viestitään eri keinoin ja eri kanavissa.

Haasteita ja ratkaisuja

Aina kaikki ei kuitenkaan mene niin kuin on suunniteltu. Siksi tässäkin hankepuu-kuvassa on kuvattuna ilmassa leijuvat tekijät, jotka kuvastavat niitä odottamattomia haasteita, joita hanketyössä voi tulla vastaan. Haasteet voivat olla isoja tai pieniä, koskea koko hanketta tai vaikka vain yhtä päivää tai tehtävän osaa. Näitä tekijöitä ovat esimerkiksi muuttuva hanketiimin kokoonpano, resurssipula, aikataulumuutokset, tekniset ongelmat, muutokset hankkeen kohderyhmässä tai, kuten viimeiset vuodet ovat opettaneet, maailmantilanteen muutokset.

Haasteiden lisäksi ilmassa leijuvat myös niiden mahdolliset ratkaisut ja strategiat, joilla haasteisiin vastataan. Nämä voivat olla esimerkiksi tiimin joustavuus aikatauluissa, uudelleen mietitty toteutus toimenpiteellä tai varasuunnitelma teknisten ongelmien varalta. Tässä kohtaa myös juuriston merkitys korostuu – miten tuetaan hanketta ja sen toimijoita eli runkoa haasteiden ratkaisemisessa.

Hankkeen tulokset puun hedelminä

Palataanpa takaisin oksistoon. Oksilla kasvavat hedelmät kuvaavat hankkeen konkreettisia tuloksia, kuten kehitettyä tuotetta tai palvelua, syntynyttä toimintamallia tai verkostoa, tehokkaampaa työprosessia tai vaikkapa tehtyä julkaisua. Visuaalisesti hedelmien koolla voi kuvata tuloksen vaikuttavuutta tai laajuutta suhteessa toisiin tuloksiin, vaikka vertailu ei aina olekaan helppoa tai edes kannattavaa. Hedelmien eli tulosten osalta on tärkeää miettiä, miten ne kerätään talteen ja jaetaan myös muille.
Lempeä hoiva -hankkeen tavoitteena on luoda lääkkeettömien menetelmien käyttöönoton malli hoivakodeille. Malli mahdollistaa lääkkeettömien menetelmien käytön tunnistamisen, osaamisen kehittämisen ja käyttöönoton hoivakodin arjessa mahdollisimman helposti ja mahdollisimman pienin ajallisin panostuksin. Hankkeen päämääränä on, että hoivayksikön henkilökunnan tunnistettu ja uusi lääkkeettömien menetelmien osaaminen ja niiden käyttöönotto edistävät hoivakotien henkilökunnan ja asukkaiden hyvinvointia. Mallin lisäksi hankkeessa syntyviksi tuloksiksi voidaan laskea esimerkiksi hankkeesta julkaistut artikkelit ja blogitekstit tai hoivayksiköiden esihenkilöille ja hoivahenkilöstölle järjestetyt valmennukset. Myös esimerkiksi hankkeen järjestämät tapahtumat tai opiskelijatöinä syntyneet tuotokset ovat hankkeen hedelmiä eli tuloksia.

Hankepuu havainnollista hankkeen eri osatekijöitä ja niiden kiinnittymistä toisiinsa sekä auttaa ymmärtämään hankkeen kokonaiskuvan, kuten Lempeä hoiva -hankkeen esimerkki todistaa (kuva 2). Tämä versio on hyvin karkea otos hankkeesta. Hankepuusta voi tehdä myös hyvin yksityiskohtaisen, jolloin siihen merkitään tarkemmin hankkeen yksityiskohtia. Palautetta hankkeen esittelystä tällaisessa visuaalisessa muodossa ei ole vielä kerätty, sillä hanke on vasta hyvin alkuvaiheessa.

Hankepuuta voi hyödyntää monin tavoin

Hankepuu-ideaa voi hyödyntää myös muulla tavoin hanketyössä. Hanketyöntekijät voivat käyttää hankepuuta esimerkiksi viestinnässä, jotta hanketiimi, kohderyhmät ja sidosryhmät ymmärtävät hankkeen eri osa-alueet, toimijat, toimenpiteet ja näiden keskinäiset suhteet. Hankepuu voi mahdollistaa visuaalisen esityksen hankkeen etenemisestä – mitä on jo tehty ja mitä tuloksia saatu aikaiseksi. Puun avulla voidaan selkeyttää hankkeen kokonaisuutta, rakennetta ja tavoitteita myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä.

Toisaalta hankepuuta voidaan käyttää visualisoimaan eri ryhmiä ja heidän roolejaan hankkeessa. Visualisointi auttaa ymmärtämään, miten eri osapuolet (juuret, runko, oksat) ovat mukana hankkeessa ja miten heidän panoksensa vaikuttaa hankkeen toimintaan, etenemiseen ja jopa tuloksiin asti. Miten käy hankkeen, jonka juurista puolet poistetaan tai kolmasosa oksista katkotaan? Selkeä kuvaus osallistujien panoksesta voi lisätä heidän kiinnostustaan ja osallistumistaan hankkeen toimintaan.
Hankepuu voi toimia myös suunnittelutyökaluna hanketoimijoille, jotka hahmottelevat ja suunnittelevat hankkeen eri vaiheet, toiminnot ja työtehtävät. Kun hanke on tekstin sijaan visuaalisessa muodossa, se auttaa hankkeen aikataulutuksessa ja siten myös resurssien hallinnassa. Visualisointi auttaa myös hahmottamaan hankkeen mahdollisia riskejä ja niiden vaikutuksia sekä kehittämään riskienhallintastrategioita ja varasuunnitelmia. Hankepuu voi toimia työkaluna myös hankkeen seurannassa ja arvioinnissa, sillä hankepuuta voi ja kannattaakin päivittää koko hankkeen ajan ja sen avulla voi tarkastella hankkeen toimintaan ja tuloksia.

Hankepuun avulla havainnollistettu näkemys hankkeesta auttaa hahmottamaan sen moninaisuutta kokonaisvaltaisemmin. Juurista lähtien aina hedelmiin asti, organisaation tukipilareista konkreettisiin saavutuksiin, hankepuu antaa selkeän kuvan siitä, miten hankkeen eri osatekijät kietoutuvat yhteen ja vaikuttavat toisiinsa. Ilmassa leijuvat haasteet ja ratkaisut täydentävät kuvaa, tarjoten realistisen näkökulman hankkeen matkasta. Lempeä hoiva -hankkeen esimerkki valaisee, miten tämä visuaalinen lähestymistapa ei ainoastaan selkeytä hankkeen sisäistä dynamiikkaa ja tehtäviä toimenpiteitä, vaan se tukee myös viestintää ja hankkeen edistymisen seurantaa. Hankepuu on enemmän kuin vain kuva – se on työkalu, joka tuo hankkeen elementit lähemmäs, tekee niistä konkreettisia ja auttaa luomaan suunnitellun polun kohti onnistumista ja vaikuttavaa hanketyötä.

Kirjoittaja toimii projektipäällikkönä Lempeä hoiva -hankkeessa (2023–2025), jonka päämääränä on lisätä hoivahenkilöstön tietoa ja käytännön osaamista lääkkeettömistä hoitomuodoista, tukea niiden käyttöönottoa hoivayksiköiden arjessa ja siten parantaa asukkaiden ja henkilökunnan hyvinvointia. Hankkeen yhteiskehitetään lääkkeettömien menetelmien käyttöönoton malli, joka mahdollistaa lääkkeettömien menetelmien osaamisen kehittämisen sekä joustavan käyttöönoton hoivayksiköissä. Hanketta rahoittaa Uudenmaan liitto ja sen toteuttavat Laurea-ammattikorkeakoulu, Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Mukana hankkeessa ovat Betesda-säätiö sr, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialue.