Laurea-ammattikorkeakoulu on mukana SECUREU-projektissa, jossa turvallisuuden ja riskienhallinnan oppiaineistoa kehitetään kansainvälisessä yhteistyössä. Kolme vuotta kestävän hankkeen tuloksissa tulee olemaan muun muassa kokoelma parhaita turvallisuusriskienhallinnan käytänteitä, videoituja oppitunteja ja suosituksia oppilaitoksille opetuksen toteuttamiseksi. Myönteinen rahoituspäätös projektin aloittamiseksi saatiin kuitenkin vasta suunnitellun aloituksen jälkeen, joten projektin käynnistys pikavauhtia sen jälkeen, kun luulimme jo epäonnistuneemme haussa, vaati nopeita liikkeitä.
Erasmus+ ohjelman rahoittama Digital Education Tools for Security Risk Management (SECUREU) -projektiin osallistuu kuusi eurooppalaista korkeakoulua sekä yksi ammatillinen järjestö. Osallistuvat korkeakoulut ovat Turība University Latviasta, Kazimieras Simonavičius University Liettuasta, Avans University of Applied Sciences Alankomaista, Nord University Norjasta, Universitat Autònoma de Barcelona Espanjasta, sekä Laurea-ammattikorkeakoulu Suomesta. Kaikissa edellä mainituissa oppilaitoksissa järjestetään jonkinlaista turvallisuuden ja riskienhallinnan korkeakoulutusta. Niiden lisäksi hankkeessa on mukana latvialainen järjestö Drošības profesionāļu asociācija, vapaasti suomennettuna ”turvallisuusammattilaisten järjestö”. Heidän tehtävänsä on tuoda esiin työelämän näkökulmaa. Hankkeen koordinaattorina toimii Turība University. (Laurea-ammattikorkeakoulu, 2023). Tämän tekstin tarkoituksena on kertoa projektin käynnistämisestä ja kick off-käytänteistä, ja siitä toivottavasti on hyötyä projektin aloitusta suunnitteleville.
Projektin tavoitteena tuottaa laaja valikoima opintomateriaaleja
Hankkeen tuotokset on jaettu viiteen osaan. Jokaisen näistä toteutusta organisoi yksi nimetty partneri. Tuotoksia ovat:
- Yhtenäiset suositukset siitä, mitä alan korkeakouluopiskelijoille tulisi vähintään opettaa
- Sähköinen turvallisuuden ja riskienhallinnan sanasto kaikilla hankkeeseen osallistuvien maiden pääkielillä, sekä englanniksi
- Kirjallinen kokoelma turvallisuuden ja riskienhallinnan parhaista käytänteistä
- Video-oppitunteja turvallisuudesta ja riskienhallinnasta
- Käytännönläheisiä tehtäviä opetuksen tueksi ja itseopiskeluun
Kaikkien tulosten tulee olla käytettävissä hankkeen päättyessä alkukeväällä 2025. Tulokset kootaan online-portaaliin, ja niitä voivat partnerikorkeakoulujen lisäksi hyödyntää myös muut tahot. Laureassa tuloksia tullaan hyödyntämään eri opintojaksoilla, jossa ne monipuolistavat opetusta sekä lisäävät opintojen kansainvälisyyttä. (Laurea-ammattikorkeakoulu, 2023).
Hanketyöskentelyn käynnistäminen
Merkittävin haaste hankkeen aloitukselle oli aikataulu: hakemuksen mukaan hankkeen aloitus olisi ollut helmikuussa 2022. Kielteinen päätös saatiin jo vuonna 2021, joten projektiin ei ollut varauduttu. Lopulta ja yllättäen myönteinen rahoituspäätös kuitenkin saatiin Latvian kansalliselta Erasmus+ koordinaattorilta maalis-huhtikuun taitteessa 2022. Projektin piti silti toimia, ainakin paperilla, alkuperäisessä aikataulussa, ja tämä tarkoitti, että useamman kuukauden työ tuli pakata lyhyempään aikaan. Jokaisen korkeakoulun tuli myös nopeasti vahvistaa resurssinsa ja muut mahdollisuutensa osallistua, jotta käynnistäminen oli ylipäätään mahdollista. Onnistuimme kuitenkin pääsemään mukaan ja saimme nimettyä projektiryhmän, jolle oli juuri ja juuri riittävästi työtunteja jaettavissa.
Hankkeen kick-off-tilaisuus järjestettiin 27.5.2022 Vilnassa, liettualaisen partnerikorkeakoulun Kazimieras Simonavičius Universityn tiloissa. Hankkeen suunnittelu viivästyneen aloituksen jälkeen tapahtui intensiivisellä tahdilla, joten oli mielenkiintoista päästä tapaamaan partnereita kasvotusten. Nopean aikataulun vuoksi pitkänmatkalaiset eli hankkeen espanjalais- sekä norjalaispartnerit eivät päässeet paikalle Vilnaan, joten heitä varten tilaisuus järjestettiin hybridinä ja he osallistuivat sitten valkokankaalta käsin. Kirjoittajat osallistuivat kokoukseen Laurean edustajina.
Kokouksen aikana kävimme yhdessä läpi kaikki hankkeen eri työpaketit, niiden ajoituksen, tavoitteet sekä työpakettia vetävän partnerin alustavan suunnitelman siitä, miten työ tehdään. Tämä oli erittäin hyvä, jotta kaikilla osallistujilla olisi samanlainen näkemys yhteisistä tavoitteistamme. Keskustelu oli vilkasta ja innostunutta ja herätti monenlaisia ideoita. Tässä vaiheessa tärkeää onkin pysyä ensimmäisenä siinä, mitä hankehakemuksessa on luvattu tehdä. Koordinaattorimme olikin tässä hyvin kartalla ja rajasi keskustelusta lennokkaimmat ideat selvästi tämän hankkeen ulkopuolelle. Ylimääräiseen puuhasteluun kun hankeresursseissa ei useinkaan ole aikaa. Hankesuunnitelmassa oli esimerkiksi rajattu turvallisuusriskienhallinnan sanastojen käännökset laadittavaksi englanniksi sekä partnereiden pääkielillä – suomi, norja, espanja, latvia, liettua ja hollanti. Eräs ehdotus tulosten paremmasta kattavuudesta eurooppalaisella tasolla, tuottamalla esimerkiksi ranskan- tai saksankieliset käännökset hylättiin. Projektihakemuksen visio yhteiseurooppalaisesta lopputuotoksesta ei ollut riittävä syy laajentaa työtä suunnitellusta.
Laurea osallistuu hankkeessa kaikkien työpakettien työstämiseen ja vastaa tehtävästä, jossa koostetaan lyhyistä artikkeleista koostuva artikkelisarja turvallisuusriskienhallinnan parhaisiin käytänteisiin liittyen. Tarkoituksena on saada ymmärrystä erilaisilta toimialoilta ja eri maista ja näin havainnollistaa turvallisuusjohtamisen eri vaiheita käytännön tapausten kautta. Laurean puolesta valmistelimme siis esityksen kokonaisvisiosta hakemukseen pohjautuen, ja kävimme läpi avoimet kysymykset sekä reunaehdot, joilla suunnittelu voi alkaa – yhteyshenkilöt tälle työpaketille partnereittain, miten artikkelit rajataan, kuinka pitkiä niiden tulisi olla, ja niin edelleen.
Miltä onnistunut kick-off näyttää?
Kokouksen aikana saimme myös työstettyä ja päätettyä useampiakin hankkeen yleisiä asioita sekä aloitettua myös yhden työpaketin työstämistä. Isona osana tähän oli hankkeen koordinaattorin latvialaisen Turība Universityn hyvin tehty valmistelutyö. He olivat työstäneet vaihtoehtoisia logoja hankkeelle, joten kokouksessa vain äänestimme mieluisimpia ja valinta oli sillä selvä (kuva 1).
Kuva 1. Voittoisa logo (Turība University)
Hankkeelle oli myös jo luotu alustava kotisivu ja saimme yhteistyössä suunniteltua ja päätettyä sen rakenteen. Nämä asiat oli tässä hankkeessa hoidettu erittäin hyvin. Sovimme myös yhteisen tiedostojen säilytyspaikan Google Driveen, johon kaikkien partnerien on helppo päästä. Nämä kuulostavat pieniltä asioilta mutta hankkeen edetessä on hyvä, että hankkeella on alusta asti yhtenäinen ulkoasu ja selkeät tietojen säilytyspaikat sekä julkaisukanavat.
Vaikka kick-off kokous kuulostaa sisällöltään aika yksinkertaiselta ja sellaiselta, että sen voisi hoitaa myös täysin etäkokouksena, on perinteisellä kokouksella myös etunsa. Ulkomaalaisten partnerien tapaaminen kasvotusten helpottaa kanssakäymistä myöhemmin, koska ihminen on helpompi muistaa kasvokkain tapaamisen jälkeen ja yhteistyö tuntuu jotenkin henkilökohtaisemmalta nopeammin, kuin pelkkien tietokoneen ruudulla elävien työtovereiden kanssa. Kasvokkain pidettävässä kokouksessa muiden osallistujien kanssa tulee kuitenkin keskusteltua myös tauoilla, jolloin keskustelu on vapaata ja aiheet vaihtelevat. Tämän jälkeen myöhempi työskentely yhdessä, vaikka se sitten tapahtuisikin pääasiassa etänä, on luontevampaa ja helpompaa. Joustavuus hybriditilaisuuden järjestämiseksi on kuitenkin aina viisasta; varoitusaika oli nopea, ja vaikka kokous kestikin yhteensä vain 7 tuntia, henkilökohtaisesta kalenterista piti pystyä varaamaan yli kaksinkertainen määrä tunteja koko asian hoitamiseen. Kun taas toisen hankekumppanin Barcelonasta Liettuaan lentäminen olisi varmasti tarkoittanut vähintään kolminkertaista aikaa kokoukseen nähden. Samoin varovaisuus matkabudjetin kanssa vaikutti, sillä tulevat opetus- ja työskentelyaktiviteetit tulee asettaa etusijalle, niin tärkeitä kuin hallinnolliset kokoukset ovatkin. Itse uskomme, että hybridimenettely on tullut jäädäkseen hankekokouksiin. Taloudelliset ja ekologiset perusteet tulevat todennäköisesti lisäämään niiden tarvetta. Tämä tarkoittaa, että projektijohtamisen sekä kokousjärjestelyiden perusosaamiseen ja varustelutasoon kuuluvat kaikki ne laitteet ja ohjelmistot, jotka mahdollistavat yhteisöllisen toiminnan verkon yli.
KUVA 2. Yhteiskuva kick-off tilaisuuden paikan päällä osallistujista (Turība University)
Kick-offin tärkein anti henkilökohtaisella tasolla oli tutustuminen muihin siinä työskenteleviin henkilöihin sekä eri työskentelytapoihin. Projektihallinnon kannalta tärkeintä oli kuitenkin välitön järjestäytyminen kesälomien lähestyessä. Normaaliolosuhteissa kick-off olisi ollut maaliskuussa, mutta päätöksen myöhästyessä se olikin siis vasta toukokuun lopussa, eivätkä tulevat määräpäivät siirtyneet yhtään aikaisemmaksi. Kulttuurieroista johtuen tämä oli poikkeuksellisen relevanttia: Pohjois-Euroopan kesälomat juhannuksesta eteenpäin kohtasivat Keski- ja Etelä-Euroopan myöhäisemmät kesälomat syyskuun alkuun asti. Tämä tarkoitti pitkää aikaa seuraavaan kertaan, kun kaikki olisivat koossa jälleen. Varmistimme siis moneen kertaan, että kukin partneri sai oman tehtävänsä ja nimesi tehtäväkoordinaattorinsa, ja pystyi siten edistämään sopivana ajankohtana omaa työpakettiaan esimerkiksi laatimalla tarvittavat ohjeet muille partnereille ja laatimaan yksityiskohtaisen aikataulutuksen koko loppuprojektia varten. Tavattuamme jälleen alkusyksystä verkon yli oli siis mahdollista käydä työpaketeittain suunnitelmat läpi ja hyväksyttää ne konsortiossa. SECUREU-projekti jatkuu kevääseen 2025 asti, mutta sen aloituksen perusteella voi sanoa, että tärkeimmät projektihallinnan käskyt ovat: määrittele mitä ollaan tekemässä, anna ja jaa vastuut, kuvaa projektiorganisaation rakenne ja tehtävät selkeästi, ja anna ihmisille mahdollisuus tutustua toisiinsa.
Lähteet:
