Hanketyö on välillä hapuilevaa, välillä hohdokasta. Tilanteesta riippumatta, hankearviointia kannattaa tehdä. Arvioinnissa hankkeen apuvälineenä toimii esimerkiksi SWOT-työkalu. Tässä artikkelissa käsitellään hankkeen itsearviointia SWOT-analyysin avulla. Esimerkinomaisesti tuodaan esiin asioita Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeen avulla ja esitetään hanketoimintaan yleisellä tasolla liittyviä asioita.
Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeen vuosihuolto
Kokemusasiantuntijat verkossa -hanke täytti juuri vuoden. Hanketta on ollut helppo edistää siinä mielessä, että päätoteuttajan hanketyöntekijät ovat olleet lähtökohtaisesti erittäin motivoituneita hankkeeseen ja sen tavoitteisiin. Kokemusasiantuntijuus on myös Laureassa laveampi ja pidempiaikainen kiinnostuksen, kehittämisen ja tutkimuksen kohde, joten tähän tematiikkaan liittyvälle hankkeelle on helposti löytynyt yhtymäkohtia muista hankkeista, opetuksesta ja verkostoista.
SWOT – hankkeen arviointia
Kuva: Pixabay
SWOT-analyysi on varmasti monelle tuttu työkalu ja yksinkertaisuudessaan oikein toimiva. Se on nelikenttäanalyysi, jonka avulla voi kartoittaa vahvuuksia (S), heikkouksia (W), mahdollisuuksia (O) ja uhkia (T). Se on hyvä työkalu hankkeen eri vaiheiden arviointiin. (Maaseudun sivistysliitto 2022). SWOT on helppo tapa mahdollistaa osallistuminen jokaiselle hanketoimijalle yhteiseen ajatteluun perinteisesti paperilla tai fläppitaululla tai etänä vaikkapa sähköisellä liitutaululla.
Kokemusasiantuntijat verkossa hankkeessa hankkeen arviointia on tehty eri kokoonpanoissa hankkeen edetessä: hankekirjoittajat hanketta kirjoittaessaan, opiskelijat etenkin osana viestintäsuunnitelman tarkastelua ja hankkeen vaikuttavuuden pohtimista, rahoittaja raportointien kautta ja ohjausryhmä kokoontumisissaan. SWOT-analyysia on hyödyntänyt erityisesti projektipäällikkö yksin ja yhdessä osatoteuttajan koordinaattorin kanssa sekä hanketiimi yhdessä.
Arvioinnin tulisi olla luovuttamaton osa kestävää hanketyötä. Hankkeen arviointia tulisi tehdä osana jokaista eettisesti kestävää hanketta. Hankkeen tavoitteiden saavuttamista voi ja pitää arvioida. Hankearviointi hanketoimintaa ohjaavana käytäntönä hyödyttää hanketoimijaa itseään. Eettinen näkökulma hankearviointiin vapauttaa ajatuksesta, että arviointi olisi vain ”välttämätön paha”, jota täytyy rahoittajan tai ulkoisen paineen alla toteuttaa. Hyvin toteutettu arviointi on ennen kaikkea keino kehittää hanketta haluttuun suuntaan ja myös hanketoimijoille mahdollisuus kehittyä. (Nikula 2018, 46).
Seuraavassa taulukossa on esimerkinomaisesti asioita, jotka liittyvät hanketoimintaan yleisesti: vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Analysoi tilannetta oman hankkeesi osalta!
Taulukko 1: Hankkeen SWOT-analyysiä yleisellä tasolla.
Vahvuudet
Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeen taustalla on ollut menestynyt ja monesti palkittu KEIJO-hanke (kts. esim. Keijo0 (webnode.fi), joka maineellaan, kontakteillaan, tunnettuudellaan ja verkostoillaan on vauhdittanut myös tämän hankkeen käynnistymistä ja edistymistä. Tätä hanketta edistettäessä ei ole kulunut aikaa hankkeen ”perusfilosofian” pohtimiseen, vaan on voitu aidosti rakentaa tehdylle aiemmalle työlle.
Kokemusasiantuntijat verkossa -hanke on edennyt suunnitelmien mukaisesti siitä huolimatta, että vaihtuvuuttakin on hanketoimijoissa ollut. Hankkeen työntekijöiden vaihtuminen ei ole asia, jota tarvitsisi pelästyä tai lähtökohtaisesti huolestua. Oikeastaan se on usein luonnollinen osa hanketta ja työelämää laajemminkin. Hanketyössä se saattaa korostua, koska hankkeet ovat määräaikaisia projekteja, ja on luonnollista, että monet etsivät pysyvää työsuhdetta. Ihmiset saattavat vaihtua, mutta hankkeen tavoitteet pysyvät. Jos hanke on hyvä, toimijaorganisaatiot vakaita, hanke voi myös rikastua vaihtuvista toimijoista ja heidän tuomistaan uusista raikkaista näkökulmista.
Laureassa hanketyön tueksi on monia organisaation sisäisiä prosesseja ja tukipalveluita taloudesta markkinointiin ja viestinnästä verkostoitumiseen. Lisäksi Laurealla on pitkän linjan kokemus hanketyöstä ja eri rahoitusinstrumenteista, toimiva sidosryhmäyhteistyö ja hyvät kansainväliset verkostot, jotka tukevat hanketyötä. Samoin henkilöstö on kokenutta. Ilman toimivia tukipalveluita hankkeen edistäminen olisi raskasta ja haavoittuvaakin. Laurean hankkeista ja TKI-työstä voi lukea lisää täältä.
Heikkoudet
Kukaan Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeen toteuttajista ei ole ollut ideoimassa tai kirjoittamassa hanketta. Hankkeen ohjausryhmästä löytyy onneksi myös hankkeen kirjoittamiseen osallistuneita. Tällaisessa tilanteessa hankkeen työntekijöillä kuluu aloittaessa aina hieman aikaa tehdä hanke itsensä näköiseksi ja ylipäänsä ymmärtää mitä hankekirjoittajat ovat kaikella tarkoittaneet ja tavoitelleet. Tähän ilmiöön sisältyy myös toisaalta osa hanketyön viehätystä: hanke on aina enemmän kuin osiensa summa. Jotain uutta syntyy siitä, että eri toimijat tuovat oman panoksensa hankkeeseen sen eri kohdissa. Jos hanke on hyvin kirjoitettu, uudet toimijat voivat helposti ottaa siitä kopin, vaikka eivät olisikaan olleet mukana alusta asti.
Tällä hetkellä sosiaalialalla on ”työnhakijan markkinat”, ja osatoteuttajalla on ollut haasteita saada hankkeeseen pysyviä toimijoita. Näistäkin haasteista on kuitenkin selvitty hyvällä yhteistyöllä, joustamisella ja uusilla järjestelyillä. Tällaisen heikkouden kääntöpuoli on se, että vaikka uusi ihminen olisi vain lyhyenkin aikaa hankkeessa, hän saattaa esittää hyviä kysymyksiä hankkeen eteenpäin viemiseksi tai jonkun uuden toimen kehittämiseksi.
Mahdollisuudet
Jos hanke on sopivan väljästi kirjoitettu, siinä on vielä tilaa sen työntekijöille tuunata hanketta oman näköisekseen. Tällöin myös hankkeen tulokset ovat mahdollisesti parempia, kun hanketoimijat pääsevät toteuttamaan asetettuja tavoitteita omien vahvuuksiensa varaisesti ja näköisesti.
Yhteistyö ja synergiat toisten hankkeiden kanssa kannattaa hyödyntää – monesti joku toinenkin askaroi juuri saman aiheen äärellä. Esimerkiksi Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeessa digitalisaation osalta moni muukin laurealainen hanke on saman digi-teeman äärellä, ja voimme toteuttaa yhdessä useampia hankkeita palvelevia webinaareja tai kutsua toisesta hankkeesta jonkun asiantuntijavieraaksi omaan podcastiimme.
Uhat
Esimerkiksi henkilöityminen voi olla hankkeelle uhka. Usein sanotaan, että hankkeesta tulee projektipäällikkönsä näköinen. Tässä hankkeessa projektipäällikön rooli on painottunut hankehallinnollisten asioiden ohella toimenpiteissä taustaselvitykseen ja viestintään, jolloin projektipäällikön rooli ei ole ainakaan ulospäin ollut kovin näkyvä. Tietysti projektipäällikön intressit, osaaminen ja toimintatyyli näkyvät vähintään hankkeen sisäisesti. Tässä hankkeessa ”projektipäällikön näköisyys” tulee ilmi ehkä erityisesti kokemusasiantuntijuuden etiikan esille nostamisena (esim. Uusia yhteistyöavauksia ja eettisiä kysymyksiä – Kokemusasiantuntijuus poikkeusaikana | Laurea Journal tai Kokemusasiantuntijuuden eettisiä kysymyksiä – havaintoja kentältä ja hanketyöstä | Laurea Journal). Omien intressien yhdistäminen hankkeeseen on mahdollista, kunhan ne tukevat hankkeen tavoitteita. Esimerkiksi eettisten kysymysten herättäminen on yksi keino tarttua rakenteellisiin haasteisiin.
Monissa hyvissä asioissa, kuten hankkeen innovaatioissa tai jopa tapahtumissa voi olla uhkana se, että ei kerrota muille mitä tehdään, unohdetaan viestiä hyvistä käytännöistä, uudistuksista tai keksinnöistä tai jopa tapahtumista. Monia asioita, jotka ovat itselle itsestään selviä, ei tule aina sanoitetuksi toisille, kun luulee että ne ovat muillakin jo tiedossa ja ymmärryksessä. Joskus motivaatiota voi syödä nähty vaiva tapahtuman eteen, jonne ei saavukaan paljoa osallistujia.
Nykyisin on todella paljon kaikkea tarjolla; tapahtumia, webinaareja, artikkeleita, podcasteja, tietoa eri muodoissaan. Se, miten saadaan ihmiset aidosti osallistumaan voi olla keskeinen uhka. Pienen rajatun teeman ympärillä pyöriessä voi myös olla vaarana, että samat ihmiset tai osallistujat ovat mukana eri jutuissa. Mahdollisimman matala kynnys uusille toimijoille tulle mukaan uusin ajatuksin ja lyhyestikin vailla pitkää sitoutumista voi olla yksi ratkaisu.
Taulukko 2: Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeen SWOT-analyysiä.
Eteenpäin!
Hankkeen äärellä on syytä pysähtyä moneen otteeseen arvioivalla silmällä. Toivottavasti hankkeessa on mahdollista myös levossa ja ajan kanssa tarkastella suurta kuvaa, punaista lankaa: mitä on saatu aikaan ja mihin kaikkeen se liittyy ja voi yhdistyä. Ei keskitytä vain numeerisesti asetettuihin tavoitteisiin, jotka tietysti ovat tärkeitä. Kuitenkin on syytä jatkuvasti kysyä sitä, mihin suurempaan kokonaisuuteen käsillä oleva hanke ottaa kantaa tai osallistuu, ja miten hanke elää päättymisensä jälkeen.
Tänä syksynä olemme Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeessa erityisesti edistämässä kokemusasiantuntijalähtöisiä webinaareja ja podcasteja. KEIJO-koulutusmallin kehittäminen jatkuu myös. Kehittämistyössä apuna ovat yksinkertaiset, niin kutsutut tyhmät kysymykset, jotka usein saattavat alkaa miksi tai miten-sanoilla.
Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeen yhtenä tavoitteena on vaikuttaa yhteiskunnallisiin asenteisiin ja rakenteisiin ja siihen, että kokemusasiantuntijoiden osaamisen käyttö lisääntyy. Tämä vaikuttaa siihen, että osa hankkeen toimista voi olla sellaisia, että niitä on hankala mitata tai että niiden vaikutukset näkyvät vasta hankkeen päätyttyä. Tällaisen hankaluuden ei saa antaa hämätä, vaan sitäkin tulee miettiä jo hankkeen eläessä. Korkeakoulussa esimerkiksi opiskelijayhteistyön edistäminen on avainasemassa, sillä jos jo opintojen aikana kokemusasiantuntijuus tulee tutuksi, sen hyödyntäminen työelämässä voi olla todennäköisempää.
Kirjoittaja on Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeen projektipäällikkö.
Lähteet ja lisälukemista:
