Hankkeissa toteutettava koulutus edellyttää ja vahvistaa korkeakoulun sisäistä yhteistyötä

Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI) rahoitus on ollut kasvussa vuodesta 2015 eteenpäin (Maxenius 2023) ja se näkyykin korkeakoulun arjessa hankkeissa toteutettavan koulutuksen määrän lisääntymisenä sekä TKI- ja opetushenkilöstön sekä korkeakoulupalveluiden opintohallinnosta vastaavien asiantuntijoiden yhteistyön tiivistymisenä. Tässä artikkelissa avaan opintoasianhallinnon näkökulmaa onnistuneen hankkeessa toteutettavan koulutuksen käynnistämiselle ja pohdin, miten korkeakoulun sisäinen, hankkeissa toteutettavan koulutuksen edellyttämä yhteistyö voi edistää kansallisen korkeakoulujen jatkuvan oppimisen strategiaa.

kuvituskuva. — Kuva: BullRun / Adobe Stock (Laurean Education-lisenssi)

Hankkeissa toteutettava koulutus vahvistaa kansallisen korkeakoulujen jatkuvan oppimisen strategiaa

Osaamistarpeet ovat jatkuvassa muutoksessa ja korkeakouluilla on merkittävä rooli uudenlaisen, työelämätarpeisiin vastaavan osaamisen luomisessa (Koirikivi 2024). Opetus- ja kulttuuriministeriön kansallisen korkeakoulujen jatkuvan oppimisen strategian tavoitteena on uudistaa yhteiskuntaa ja tarjota oppijoille selkeitä, osaamista kerryttäviä kokonaisuuksia, jotka tuottavat arvokasta osaamista jo työelämässä oleville henkilöille (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2022a). Lisäksi strategian tavoitteena on selkeyttää korkeakoulujen asemaa jatkuvassa oppimisessa entisestään. Yksi keino vastata tähän tavoitteeseen on TKI-hankkeissa toteutettavat koulutukset, jotka nostetaan jatkuvan oppimisen koulutustarjontaan. TKI-hankkeet tarjoavat mahdollisuuden rakentaa uutta, ajankohtaista jatkuvan oppimisen koulutussisältöä työelämän ja yhteiskunnan muuttuviin tarpeisiin. (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2022a, Opetus- ja kulttuuriministeriö 2022b.)

Hankkeissa toteutettava koulutus korkeakoulupalveluiden arjessa

TKI-hankkeissa toteutettavan koulutuksen määrän kasvu näkyy yhä vahvemmin korkeakoulujen arjessa ja omissa työtehtävissäni opintoasiainhallinnon suunnittelijana korkeakoulupalveluissa. Vastaan Laurean jatkuvan oppimisen koulutusten tarjontaan kuuluvien täydennys- ja erikoistumiskoulutusten opintoasiainhallinnosta. Käytännössä (hankkeessa toteutettavan) koulutuksen opintoasiainhallinto keskittyy pitkälti opiskelijarekisteriin ja opiskelijahallintoon liittyviin tehtäviin kuten koulutuksen, sen opetussuunnitelman ja toteutusten perustamiseen Peppi-järjestelmään ja opiskeluoikeustietojen ylläpitoon. Vaihtelevuutta työtehtävissä on kuitenkin paljon perustettavan koulutuksen mukaan. Työskentelen päivittäin Laureassa eri yksiköissä ja tehtävissä toimivien henkilöiden kanssa ja työhöni kuuluu esimerkiksi hankkeessa työskentelevän henkilöstön ohjaaminen koulutuksen perustamisen kannalta olennaisen tiedon äärelle, ohjeistaminen, sekä koulutuksen perustamiseen ja opiskelijahallintoon liittyvien käytännön yksityiskohtien yhdessä pohtiminen projektipäälliköiden kanssa. Koulutuksen loppuvaiheessa edessä ovat todistusten teko ja toimitus koulutusten osallistujille. Koulutusten hallinnollisiin tehtäviin vaikuttavat lisäksi rahoittajien toisistaan eroavat edellytykset esimerkiksi ilmoittautumisen yhteydessä kerättävän tiedon ja koulutuksesta eri kanavissa tiedottamisen osalta.

Havaintoja ja käytäntöjä opintoasiainhallinnon näkökulmasta

Hankkeessa toteutettavan koulutuksen onnistuminen edellyttää vuoropuhelua ja yhteispeliä korkeakoulupalveluiden ja hankkeessa toimivien TKI- ja opetuksen asiantuntijoiden välillä. Yhteistyö on puolin ja toisin silmiä avaavaa tarjoten korkeakoulupalveluissa toimivalle mahdollisuuden kurkistaa hankemaailmaan. Sama toimii myös päinvastoin, kuten yhdessä huomasimme HereUkraine!– ja Oodi -hankkeiden projektipäällikön Virve Oksasen kanssa. (Oksanen & Martikainen 2023.)

Olen hankkeessa toteutettavan koulutuksen parissa työskennellessäni huomannut tiettyjä erityispiirteitä, joiden ennakointi ja huomiointi sujuvoittaa koulutuksen käynnistämistä. Toivon havaintojeni valottavan hankkeessa toteutettavan koulutuksen toimintaa opiskelijarekisterin konepellin alta ja auttavan hanketoimijoita eteenpäin uuden hankekoulutuksen perustamisessa. Vaikka katson hankkeessa toteutettavien koulutusten kokonaisuutta laurealaisen linssin läpi, uskon, että muidenkin korkeakoulujen hankkeissa on samaistumispintaa seuraavien huomioiden kanssa.

Opiskelijahallinnosta ja koulutuksen järjestelmään perustamisesta vastaava – tai vastaavat – henkilöt osallistetaan mukaan hankkeessa toteutettavan koulutuksen suunnitteluun jo alkumetreillä. Näin voidaan käydä läpi aikataulut ja toiveet sekä koulutuksen perustamiseen vaadittava prosessi hyvissä ajoin sekä pohtia yhdessä käytännön asioita, kuten esimerkiksi kuinka paljon tuntiresursseja koulutuksen hallinnolliseen työhön varataan.

Useamman korkeakoulun yhteistyössä toteutettavat koulutukset – kuka toimii koulutuksen koordinoijana? Kun hankerahoitteista koulutusta toteuttaa useampi korkeakoulu, sekä koulutuksen että osallistujien hallinnoinnissa on erityisen tärkeää tietää, mikä korkeakoulu on pääkoordinoija. Pääkoordinoijan vastuulla on usein muun muassa osallistujatietojen keruu ja välittäminen yhteistyökorkeakouluille, opiskelijahallinnon päävastuu ja opiskelijoiden opiskeluoikeustiedoissa tapahtuvien muutosten tiedottaminen muille korkeakouluille (esim. osallistumisen peruutukset), viestintä käytännön asioista (esim. oppimisalustan käyttö) sekä todistusten myöntäminen koulutuksen suorittaneille henkilöille. Jos mahdollista, hallintohenkilöstön edustajat eri korkeakouluista kannattaa kutsua mukaan tapaamiseen hanketoimijoiden kanssa hankkeen alkuvaiheessa, jolloin etenemistavat ja opiskelijahallinnolliset käytännöt saadaan sovittua yhdessä.

Todistusten suunnittelu jo koulutuksen alkuvaiheessa. Laurean täydennys-, erikoistumis- ja osaajakoulutuksista myönnetään sähköinen todistus tai opintosuoritusote. Opiskelijarekisteri ja sähköisen todistuksen rakenne asettavat tiettyjä raameja sille, millainen todistus osallistujille voidaan antaa. Esimerkiksi koulutuksen nimi opiskelijarekisterissä kirjautuu sellaisenaan todistukseen, eli käytännössä hankekoulutuksen alussa tehtävät linjaukset opiskelijarekisteriin vietävistä tiedoista määrittävät myös sen, miltä osallistujalle myönnettävä todistus näyttää. Vaikka todistukset ovatkin koulutuksen aikajanalla hankkeen keski- tai loppuvaihetta koskeva asia, jo koulutusta perustaessa kannattaa pyrkiä pohtimaan myös todistuksen ulkoasua ja siihen tarvittavia merkintöjä yhdessä todistuksia tekevän henkilön kanssa.

Osallistujatietojen keruu ja ilmoittautumisen avaaminen. Keväällä 2024 Laureassa otettiin käyttöön jatkuvan oppimisen verkkokauppa Laurea Smart, joka mahdollistaa ilmoittautumistietojen siirtymisen verkkokaupasta suoraan opiskelijarekisteriin osallistujan ilmoittautuessa koulutukseen (Ihalainen, Kuusisto & Martikainen 2024). Koulutuksen tuotekortin perustaminen ja näin ollen ilmoittautumisen avaaminen verkkokaupassa edellyttää, että koulutukselle on ensin perustettu mallipohja ja opetussuunnitelma opiskelijarekisteriin. Mitä aiemmin koulutus on saatu perustettua opiskelijarekisteriin, sitä enemmän aikaa ja pelivaraa jää koulutuksen nostamiselle verkkokauppaan ja ilmoittautumisen avaamiseen. Etupainotteisuus on siis etu koulutuksen ilmoittautumisen avaamisessa ja osallistujatietojen keruun sujuvassa aloituksessa.

Rahoittajan vaatimukset. Rahoittajasta riippuen koulutuksen toteuttamiselle hankerahoituksella on omat ehtonsa. Esimerkiksi Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen JOTPAn rahoittamat koulutukset tulee nostaa hakuaikana Opintopolkuun, jotta tieto koulutuksesta tavoittaa potentiaaliset osallistujat mahdollisimman hyvin (Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus 2024). Rahoittajan vaatimuksista on hyvä keskustella yhdessä, sillä osa näistä voi tulla uusina tai olla tuntemattomia tukipalveluiden henkilöstölle. Rahoittajan vaatimukset esimerkiksi tiedonkeruun suhteen voi huomioida muun muassa verkkokauppaan avattavan ilmoittautumisen yhteydessä, kunhan tieto on tarpeeksi ajoissa oikeilla henkilöillä.

Ennakoinnilla ja yhteistyöllä kohti onnistunutta koulutusta

Yhteisymmärryksen ja kunkin hankkeen tarpeiden kartoittaminen ovat tärkeässä roolissa onnistuneelle koulutuksen perustamisprosessille. Kartoitustyö vie oman, joskus pitkänkin, aikansa. Koulutuksen järjestelmään perustamisessa ja prosessin käynnistämisessä avainasemassa onkin ennakointi – jos mahdollista. Hanketyössä voi tulla vastaan yllättäviä ja nopeita käänteitä, eikä kaikkia hankkeessa vastaan tulevia tilanteita voi hyvällä suunnittelullakaan aina ennakoida (Launikari 2024). Joustavuus puolin ja toisin on tärkeää hanke- ja hallintotoimijoiden yhteistyössä ja auttaa yllättävienkin tilanteiden ja koulutuksen perustamisen lainalaisuuksien läpi.

Omasta roolistani katsottuna hankkeessa toteutettavan koulutuksen parissa työskentely on lisännyt yhteistyötä, ymmärrystä ja osaamista korkeakoulun toiminnasta ja hankemaailmasta. Laurean organisaatiomuutoksen myötä täydennys- ja erikoistumiskoulutusten hallinnolliset tehtävät siirtyvät keväällä 2025 opintoasiainhallinnosta jatkuvan oppimisen tiimiin. Uskon yhdistymisen saman katon alle muun Laurean jatkuvan oppimisen tarjonnan kanssa sekä selkeyttävän sisäisiä prosessejamme ja toimintaamme että lisäävän uudenlaisia mahdollisuuksia yhteistyölle hankkeessa toteutettavan koulutuksen parissa työskentelevien toimijoiden välillä. Yhteistyö ja selkeä sisäinen roolitus auttavat koko korkeakoulun henkilökuntaa luomaan ja julkaisemaan oppijoille hyödyllisiä, uutta osaamista kartuttavia opintokokonaisuuksia sekä näin osaltaan edistämään kansallista korkeakoulujen jatkuvan oppimisen strategiaa.