Hyppy liikkuvaan junaan – alati muokkautuvan hanketyön haasteet

Teksti | Jori Linnamäki

Seuraavassa artikkelissa tarkastellaan hanketyön luonnetta systeemisen teorian näkökulmasta. Systeeminen teoria on tällä hetkellä laajasti käytössä eri konteksteissa, ja auttaa organisaatioiden tarkastelussa organisaatioiden sisäisten ja ulkoisten vuorovaikutussuhteiden läpi. Systeemistä teoriaa käytetään paljon konsultoinnissa ja työnohjauksessa, kun tutkitaan työn dynamiikkaa, työyhteisöjä, organisaatioiden rakenteita sekä niiden paikkaa maailmassa. Yksi muutos sysää aina monta muutosta alkuun, joten on tärkeää ymmärtää vuorovaikutussuhteita ja reaktioita, jos haluaa rakentaa pysyvämpää muutosta systeemiin.

kuvituskuva.
Kuva: Jonny Gios on Unsplash

Aloittakaamme allekirjoittaneen tarinalla hanketyöhön päätymisestä.

Helmikuu, 2021. Saan yhteydenoton, kiinnostaisiko olla draama-asiantuntijana hankkeessa, jossa taidetta viedään hoivakoteihin.

Toukokuu, 2021. Työt sovittu, hanke alkaa.

Heinäkuu, 2021. Tavataan pomo, kysytään projektipäälliköksi Eloisa-hankkeeseen tapaamisen perusteella.

Elokuu, 2021. Työt alkavat, ja ensihommina Eloisassa pohditaan sitä, miten jo hyväksyttyä hakemusta pitäisi muokata, että hanke olisi toteutettavissa.

Elokuun jälkeen: 3 muutoshakemusta, oman roolin muutos, 1 työntekijä lähtenyt, monta tullut lisää, hankkeen sisällöt muuttuneet (muokkautuneet).

Kuvaamani alku hanketyössä ei ole harvinainen. Hankkeita haetaan osittain yhteiskunnan tarpeita tunnistaen ja tulkiten, osittain hankkeeseen päätyvien työntekijöiden kiinnostusten, osaamisten ja mieltymysten mukaan. Joskus hakijat eivät itse ole töissä hankkeessa, ja joskus hankehakemukset tehdään hurjalla kiireellä ja rajatuilla tuntiresursseilla. Hankkeen toteuttajat ovat kuitenkin sidottuja hankesuunnitelmaan, joka on rahoittajalta saanut vihreää valoa. Olosuhteet muuttuvat, joitain asioita todetaan mahdottomaksi, ja joskus löydetään toimenpiteitä, joilla päästään hankkeen tavoitteisiin huomattavasti helpommin. Mitään ei kuitenkaan voida tehdä ilman rahoittajan hyväksymistä, ja myös monet hankkeiden toimenpiteet pitää erikseen hyväksyttää hallinnon eri portaissa, että toimenpiteet pystytään ylipäätään toteuttamaan.

Oma taustani yksinyrittäjänä ei ollut helpoin, kun piti oppia byrokratiaviidakon salat ja hypätä juoksevaan (tai kulkevaan) Eloisa-junaan. Omassa työssä olin tottunut siihen, että jos joku asia pitää tehdä, se tehdään – sitä ei tarvitse tarkistaa kolmesta eri osoitteesta, saako sen tehdä. Nämä kohdat ovat itselle olleet isoja oppimisen paikkoja, ja ne ovat opettaneet kärsivällisyyttä, nöyryyttä ja oman turhautumisen kanssa elämistä. Ammattikorkeakouluissa ja hankkeissa on toki huomattavan erilaiset rakenteet kuin mihin olin tottunut, ja on helpompaa toimia joustavasti, kun voi itse päättää kaikista toimista ja rakenteet ovat hyvin löyhät. Systeeminen teoria valaisee tätä erilaisten logiikoiden kautta.

Systeemisen teorian logiikat

Systeemisessä teoriassa tunnistetaan kolme erilaista logiikkaa, joilla systeemit toimivat: mekaaninen, orgaaninen ja dynaaminen (Ståhle 2009). Nämä logiikat ovat erilaisessa rooleissa organisaatioissa, ja palvelevat eri toimintoja. Tiivistettynä logiikoita voisi kuvata seuraavalla tavalla: Mekaaninen logiikka auttaa kaikkia toimintoja, joita automatisointi tehostaa, eli voidaan selkeästi huomata virhe, tehdä korjausliike, ja sen jälkeen systeemi toimii sujuvammin. Mekaaninen logiikka oli valloillaan erityisesti teollisessa ajassa, tehdastyössä, jossa kompleksisuus oli harvinaisempaa. Mekaanisen logiikan suhteen on tärkeää tunnistaa ne paikat, joissa automaatiot voivat tuoda lisää vapautta ja tilaa työntekijöille sekä ne paikat, jolloin hierarkia/säännöt blokkaavat työntekoa ja sen tavoitteita. Orgaaninen logiikka tarkoittaa reaktiivista logiikkaa; systeemi on tietoinen vallitsevista olosuhteista ja ympäristöstä, jossa toimii, ja muokkautuu alati ympäristön vaatimusten mukaan. Systeemiin tuleva data (mikä tahansa tieto) muutetaan informaatioksi, eli tietoon muodostetaan suhde ja aletaan rakentaa yhteistä todellisuutta, eli tieto jakautuu systeemin eri osiin ja voidaan sitä kautta hyödyntää systeemissä. Dynaaminen logiikka auttaa systeemejä, joissa luodaan uusia asioita ja tällaiset systeemit pyrkivät vaikuttamaan ympäristöön ja tuottamaan siihen sitä muokkaavia asioita. Tämä tapahtuu vahvan identiteetin avulla, mutta myös orgaanista logiikkaa hyödyntäen. (Ståhle 2009).

Systeemisen teorian mukaan jokainen systeemi yrittää kopioida itseään ja kasvaa – nämä ovat systeemien ominaislaatuja. (Ståhle et al 2016) Mitä tämä tarkoittaa ammattikorkeakoulun suhteen, tai mahdollisesti hankkeiden suhteen? Ja onko kasvu rajatonta? Parhaimmillaan hanketyö jättää elämään toimintoja, joista on iloa hankkeen jälkeen ja nämä toiminnot jatkavat omaa eloaan. Tämä toki vaatii sen, että hankkeen toiminta tai systeemi sopii ympäristöönsä, eli on tehty riittävästi orgaanisen logiikan töitä (ymmärretty ympäristön tarpeet ja luotu niihin jotain) tai vaihtoehtoisesti dynaamista (hankkeella on selkeä identiteetti sekä suunta, ja siinä luotu uusi asia on jotain, minkä ympäristö ottaa omakseen). Hyvänä esimerkkinä tästä on Anu Hagmanin vetämä Keijo-toiminta, kokemusasiantuntijatoiminta, jossa ex-vangit toimivat kokemusasiantuntijoina ja auttavat päihdetyössä erilaisissa konteksteissa. Hyvä kysymys tulevaisuuden hankevalmisteluiden suhteen onkin, miten orgaaninen työ saadaan tehtyä ja miten tunnistetaan sellaisia tarpeita, joiden ympärille voisi rakentaa uusia toimintoja. Miten hankkeella voi olla niin vahva identiteetti, että sen ympärillä voidaan myös tuottaa jotain uutta, mikä jää elämään ympäristöön? Lyhyellä kokemuksellani iso suositukseni on se, että hankkeen toimijat ovat myös valmistelemassa, ja toimijoille tulee apua oman identiteetin, tavoitteiden, sekä itseään kutkuttelevien ja motivoivien teemojen työstämiseen.

Työ hankkeissa ja ammattikorkeakoulussa systeemisen teorian näkökulmasta

Eloisa-hankkeessa puitteet ovat tuottaneet monia haasteita: hankevalmisteluun oli erittäin lyhyt aika, eikä hankkeen toteuttavat asiantuntijat edes olleet tiedossa, kun hanketta valmisteltiin. Hankkeen saatua rahoituksen hakemusta on pitänyt muokata lukuisia kertoja, kun toimenpiteet eivät olleet sellaisenaan mahdollisia. Hankesuunnitelma olisi ollut huomattavan erinäköinen, jos se olisi tehty yhteistyössä hankkeen valmennuksia. Kuten Rahmelin (2022) blogista näkyy, valmennukset ovat olleet todella monimuotoisia ja niiden tarpeita olisi ollut erittäin vaikea ennustaa hankesuunnitelmaan. Tästä johtuen sitovat toimenpiteet hankesuunnitelmassa muodostuvat helposti esteeksi, kun hanke kohtaa todellisuuden ja rekrytoitavien yritysten tarpeet. Eloisa yrittää hyödyntää luovia menetelmiä ja luovaa toimintaa sekä lähestyä inhimillisiä tarpeita (Räty & Suvitie 2022), ja luovuus tulee usein esiin etsimällä ja vähitellen herättelemällä. Tavoitteiden asettelu hankehakemukseen on vaativaa, ja erityisen vaativaa on ennustaa, mikä on mahdollista. Toivottavasti tulevaisuudessa tulisi mahdolliseksi rakentaa luonteeltaan ketterästi muokkautuva hanke, jossa luotetaan prosessiin eikä tarvitse ennustaa produktia niin tarkasti. Tämä mahdollistaisi uudenlaisen luovan toiminnan, jossa pystytään reagoimaan vahvemmin vastaantuleviin tilanteisiin ja tarpeisiin.

Ammattikorkeakoulut voidaan laskea tavoitteiltaan dynaamisiksi (pyritään muokkaamaan tulevaisuutta kouluttamalla sinne tulevaisuuden tekijöitä), mutta rakenteiltaan melko mekaanisiksi (suuri hierarkkisuus, jäykät päätöksenteon prosessit, isot säännöt). Näin voidaan ajatella myös hankkeiden osalta; hankevalmistelussa on orgaaninen logiikka (pyritään tunnistamaan ympäristön tarpeet), hankkeen idea on olla dynaaminen (luoda uusia malleja, uusi toimintatapoja), ja hanke toimii vahvasti mekaanisissa rakenteissa. Tämä tuottaa jatkuvan jännitteen työn luonteen sekä työn rakenteiden välille, mikä omalta osaltaan tuottaa suuresti lisäkustannuksia työtuntien (ylimääräinen työ) ja työssäjaksamisen (sairauspoissaolot) osalta, ja hankkeiden kustannustehokkuus (minkä varjolla monet säännöt ja rakenteet perustellaan) kärsii myös. Ylimääräisen työn tekeminen kuormittaa, ja ylimääräinen työ maksaa myös työtunneissa. Sama pätee myös matkustukseen ja siihen liittyvään säännöstöön: jos ohje on mennä perille aina halvimmalla julkisella kulkuneuvolla, mutta kulkemiseen tällä tavoin saattaa mennä tällä tavoin jopa 4 tuntia enemmän kuin omalla autolla, tällöin nämä 4 tuntia tulevat hintalapuksi matkalipun päälle, ja saattaa tulla jopa kalliimmaksi kokonaisuudeksi kuin kilometrikorvausten maksaminen.

Hanketyöläisenä pohdin, millainen rahoitus mahdollistaisi hanketyön dynaamiselle luonteelle ominaisen työskentelyn. Olisiko mahdollista rahoittaa hanketta, joka ei ennustaisi tuloksiaan, vaan olisi rakentunut oppivan, dynaamisen toimintalogiikan varaan, ja kuten pieni start up -yritys voisi muokkautua hankkeen edetessä? Miten mahdollistettaisiin asiantuntijoiden resurssien maksimaalinen hyödyntäminen niin, että asiantuntijat voisivat samalla hyvin ja pysyisivät motivoituneina? Millaiset rakenteet meillä on, miten ne ovat tarkoituksenmukaisia, ja millaiset arvot niitä pitävät yllä?

Nämä kysymykset ovat haasteita päättäjille, rahoittajille ja toki ammattikorkeakoulujen johdolle. Toivottavasti tulevaisuudessa löydetään joustavampia ja sujuvampia malleja, jotka mahdollistavat enemmän epävarmuuden sietämistä, ei-tietämistä ja uuden äärellä olemista.

Lähteet:

 

URN http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022062148241

Jaa sivu