Hanke päättyy – mitä on saatu aikaan, kenelle tuloksista kerrotaan ja miten? Tämä kysymys tulee vastaan jokaisessa hankkeessa, sillä tulosten ja tuotoksien levittäminen on yksi tärkeä osa hanketta. Eloisa – Luovat menetelmät työyhteisön hyvinvoinnin ja resilienssin edistäjinä -hankkeessa toteutettiin hankkeen toiminnasta ja tuloksista kertova loppujulkaisu sähköisessä muodossa. Tässä artikkelissa kuvataan loppujulkaisun tekoprosessia toimituskunnan näkökulmasta.

Alussa oli idea, teemat ja kohderyhmä

Hankkeiden loppujulkaisujen tekemistä voi perustella monin tavoin. Loppujulkaisun avulla voidaan jakaa hankkeen tulokset, saavutukset ja opitut asiat laajemmalle yleisölle ja samalla saada näkyvyyttä hankkeelle, sen toiminnalle ja tuloksille sekä hankkeen teemoille. Hankkeen toiminnasta ja tuloksista koottu loppujulkaisu auttaa tuomaan esiin hankkeessa kehitettyjä ja opittuja asioita, mikä hyödyttää myös uusien hankkeiden suunnittelua. Julkaistu tieto toimii pohjana ja taustatietona uudelle, mutta samalla voidaan hyödyntää myös aiemmat kokemukset ja kohdatuista haasteista otetut opit ja siten tehdä entistä parempia hankkeita. Loppujulkaisu toimii dokumenttina niin rahoittajan kuin muiden toimijoiden suuntaan siitä, mitä hankkeessa on tehty ja saatu aikaan. Sähköinen, kaikille avoimena oleva julkaisu on helposti saatavilla ja edistää siten tiedon säilyttämistä. Loppujulkaisu nostaa esiin hanketoimijoiden tekemää työtä ja auttaa siten heitä saamaan tunnustusta työstään. Julkaisu toimii myös verkostoitumisen välineenä niin tekemisen vaiheessa kuin julkaisun jälkeenkin.

Eloisan hankesuunnitelmassa ei ole alun perin mainittu loppujulkaisua sellaisenaan. Sen sijaan hankeviestinnän kuvataan olevaan vaikuttavaa ja monipuolista. Hankkeen aikana onkin kirjoitettu yli 30 blogitekstiä ja artikkelia sekä julkaistu neljän jakson podcast-sarja, jotka käsittelevät hankkeen teemoja, toimintaa ja tuloksia eri näkökulmista (ks. Eloisa-hankkeen nettisivut).

Hankkeessa haluttiin kuitenkin tehdä myös laajempi julkaisu, jonka kohderyhmänä ovat erityisesti yritykset ja organisaatiot. Loppujulkaisun tavoitteena on viedä ajatus taidelähtöisestä toiminnasta osaksi organisaatioiden työyhteisöjen työhyvinvointia ja resilienssiä sekä antaa käytännön vinkkejä luovan tyhy-toiminnan järjestämiseen organisaatioissa. Tältä pohjalta hahmoteltiin julkaisulle kaksi pääteemaa: 1) Taidelähtöisen toiminnan merkitys organisaation työhyvinvoinnille ja resilienssille ja 2) Organisaation mahdollisuudet toteuttaa taidelähtöistä toimintaa.

Kierroksia ja vaiheita

Pääteemojen pohjalta lähdettiin ideoimaan varsinaisia loppujulkaisuun tulevia tekstejä yhdessä hanketiimin kanssa. Heille lähetettiin kirjoittajakutsu, jossa kerrottiin loppujulkaisun kohderyhmä, tavoite ja pääteemat sekä esiteltiin alustava aikataulu prosessin etenemisestä. Aluksi ideoita kerättiin sähköpostilla ja seuraavassa vaiheessa niitä ideoitiin lisää yhteisessä tapaamisessa.

Kerätyt ideat jaettiin pääteemojen alle, jotta nähtiin, millaiseksi kokonaisuus muodostuisi. Kaikki ideat eivät tulleet mukaan loppujulkaisuun, vaan niitä hyödynnettiin muutoin hankkeen viestinnässä. Kirjoittajakutsua lähetettiin myös hankkeen ulkopuolisille toimijoille, kuten ohjausryhmälle sekä muille hankkeen toiminnassa mukana olleille yhteistyötahoille.

Varsinainen tekstien kirjoitusvaihe jaettiin kahteen osaan siten, että ensimmäinen kirjoitusvaihe oli kolme kuukautta, jonka jälkeen oli palaute- ja kommenttikierroksen vuoro. Ensimmäisessä kommentoinnissa keskityttiin julkaisun kokonaisuuteen, rakenteeseen sekä yleiseen viestivyyteen. Kommentointia tekivät sekä toimituskunta että Metropolian julkaisupalvelut. Tämän jälkeen oli toinen kirjoitusvaihe, joka kesti kuukauden verran. Toisen kirjoitusvaiheen jälkeen vuorossa oli kielenhuolto ja tekstien viimeistelyvaihe. Varsinaisen kielenhuollon toteutti julkaisupalvelut ja toimituskunta tarkasteli kokonaisuutta hankkeen näkökulmasta.

Toisen kirjoitusvaiheen puolessa välissä pidettiin koko kirjoittajatiimin yhteinen katsaus loppujulkaisun tilanteeseen. Samalla mietittiin julkaisun nimeä, tekstien järjestystä julkaisun sisällä sekä ulkoasua ja markkinointia. Yhteisellä työskentelyllä saatiin kaikkien ideat kuuluviin ja samalla jokainen kirjoittaja hahmotti paremmin julkaisun kokonaisuuden ja oman tekstin paikkansa siinä.

Selkeä kokonaisuus, mutta asiantuntemuksen kirjo

Jokaisessa vaiheessa on tärkeää katsoa yksittäisten tekstien lisäksi myös niiden muodostamaa kokonaisuutta ja sen tasapainoisuutta. Sen lisäksi, että yksittäisissä teksteissä on yhteneväisyyttä ja tiettyä kronologisuutta ja toisiinsa linkittymistä, täytyy kuitenkin varmistaa, etteivät tekstit ole toisteisia.

Eloisan loppujulkaisussa lähestyimme asiaa niin, että julkaisun alkupuolelle tuli hankkeen pääteemoja, resilienssiä ja sosiaalista pääomaa, käsittelevä teksti, joka toimi pohjana muille teksteille. Kun pääteemat ja avainkäsitteet oli avattu jo ensimmäisessä tekstissä, ei niitä tarvinnut käsitellä enää muissa teksteissä, vaan niissä päästiin suoraan kirjoittajan oman asiantuntemuksen ja näkökulman äärelle.

Useammasta artikkelista ja tekstistä koostuva loppujulkaisu ei synny hetkessä. Viimeistelty ja viilattu loppujulkaisu saatiin taittoon seitsemän kuukautta kirjoittajakutsun lähettämisestä. Kokonaisuutena loppujulkaisun tekemiseen, ideasta valmiin julkaisun markkinointiin ja levittämiseen, kului vuoden verran aikaa (kuva 1).

Mikä on toimituskunnan tehtävä?

Jokainen projekti tarvitsee vetäjän, niin myös loppujulkaisun työstäminen. Kun loppujulkaisu on päätetty tehdä, kootaan työskentelyä varten toimituskunta. Eloisan tapauksessa varsinaiseen toimituskuntaan kuului kolme hankehenkilöstöön kuuluvaa työntekijää. Lisäksi mukana työssä oli hankkeen projektipäällikkö ja Metropolian julkaisupalveluiden edustaja.

Toimituskunnan tehtävänä on sujuvoittaa omaa ja toisten työtä julkaisuprosessin aikana. Ensimmäisenä tehtävänä toimituskunnalla oli luoda julkaisuprosessille aikataulu, jossa oli mietittynä kaikki vaiheet ideoinnista valmiin julkaisun markkinointiin ja levittämiseen. Tämän jälkeen tehtiin kirjoittajakutsu ja fasilitoitiin yhteinen ideointivaihe ja koostettiin teksti-ideoista alustava käsikirjoituspohja. Myöhemmässä vaiheessa fasilitoitiin myös julkaisun kokonaisuuteen liittyvä työpaja, jossa mietittiin julkaisun nimeä, sisältöjärjestystä ja ulkoasua. Yhdessä hankkeen projektipäällikön ja julkaisupalveluiden edustajan kanssa hoidettiin julkaisun taittotyön kilpailutus ja hankinta.

Prosessin aikana toimituskunta luki ja kommentoi tekstejä läpi useamman kerran. Kolmen lukijan voimin pystyttiin olemaan kommentoinnissa nopeita ja tehokkaita. Erilaiset lukutavat ja lukijat myös huomasivat erilaisia asioita teksteistä – yksi keskittyi pilkkujen viilaukseen ja yksityiskohtiin, toinen ajatteli kokonaisuutta ja kolmas vielä laajemmin. Toimituskunnan tehtävänä oli koostaa teksteistä johdonmukainen ja yhteneväinen kokonaisuus ja pitää huolta, että aikataulu prosessin etenemisen kannalta piti paikkansa.

Tärkeä osa prosessia on jatkuva viestintä ja informointi kirjoittajien ja toimituskunnan välillä (kuva 2). Kirjoittajille lähti jokaisessa prosessin vaiheessa sähköposti, jossa kerrottiin, mitä tapahtuu seuraavaksi ja mitä kirjoittajilta odotetaan. Samalla viestissä annettiin ohjeita ja vinkkejä kirjoittamisen avuksi. Varsinaisten informointiviestien lisäksi lähetettiin myös muistutteluviestejä sekä pidettiin jokaisen kirjoittajan kanssa henkilökohtainen tekstin välitsekkaus -palaveri toisen kirjoitusvaiheen puolessa välissä. Kirjoittajien kannustaminen oli tärkeää, jotta heille välittyi tieto, etteivät olleet tekstinsä kanssa yksin, vaikka varsinainen kirjoitustyö olisikin tapahtunut yksin.

Julkaiseminen ja markkinointi

Kun julkaisu on valmis, on vielä edessä tärkeä vaihe eli julkaisun markkinointi ja levittäminen. Toki markkinointia kannattaa tehdä jo ennen julkaisun valmistumista, jotta herätetään kiinnostus tulossa olevaan tietopakettiin. Julkaisun markkinoinnissa ja levittämisessä tulee miettiä julkaisun kohderyhmää, sen laajuutta ja tavoitettavuutta sekä eri kanavia.

Eloisa-hankkeessa loppujulkaisun markkinointi aloitettiin jo keväällä 2023 hankkeen järjestämien tapahtumien yhteydessä ja varsinainen markkinointi ja valmiin julkaisun levitys tapahtui elokuussa 2023. Loppujulkaisua markkinoitiin muun muassa tiedotteen, sosiaalisen median (kuva 3) kuin suoraan sähköpostin välityksellä. Tiedotetta jaettiin esimerkiksi toteuttajakorkeakoulujen omilla sivuilla ja kanavilla. Sähköpostitse julkaisua levitettiin esimerkiksi mukana olleille yhteistyötahoille ja ohjausryhmän jäsenille. Sosiaalisen median kanaviin tehtiin postauksia julkaisun sisällöistä. Loppujulkaisu on luettavissa hankkeen nettisivuilla niin Laurean kuin Metropolian puolella.

Tekijätiimin ajatukset prosessista

Prosessin loppuvaiheessa tiedusteltiin hanketiimiläisten ajatuksia loppujulkaisun prosessista, sen haasteista ja onnistumisista. Kokemuksena loppujulkaisun prosessin koettiin olleen pääasiassa selkeä ja jäsennelty, vaikka prosessin aikataulutus saattoikin osua osalle hankeväestä hieman haastavaan kohtaan muun työn osalta. Onnistuneiksi kohdiksi kirjoittajat nostivat prosessista esiin henkilökohtaisen ohjauksen, muistutukset ja yhteydenpidon, selkeät raamit sekä teksteistä annetut palautteet ja kommentit.
Kehittämisen paikoiksi nostettiin esiin prosessin aloitus, joka koettiin moniääniseksi ja monitulkintaiseksi ennen kuin asiat alkoivat prosessin edetessä selkiytyä. Lisäksi toivottiin enemmän hanketiimin yhteistä työskentelyä ja pohdintaa loppujulkaisun edistämiseksi. Myös loppujulkaisuun tulleiden kuvioiden ja graafien erillistä tekijää kaivattiin mukaan prosessiin.

Kaikkineen loppujulkaisun tekemiseen osallistuneille jäi prosessista positiivinen fiilis ja uusia oppeja tuli jokaiselle takataskuun. Koko hanketiimin mukaan saamisella onnistuttiin luomaan yhdessä hieno loppujulkaisu, jota on ilo esitellä ja jakaa eteenpäin.

Eloisa-hankkeen Luovuuden jyviä, työhyvinvoinnin kasvua. Taide organisaation voimavarana -loppujulkaisu on luettavissa suoraan Theseuksesta.

Kirjoittaja on toiminut hankeasiantuntijana Eloisa-hankkeessa ja ollut loppujulkaisun päätoimittajana. Muut toimituskunnan jäsenet olivat Pauliina Pöyry Laureasta ja Johanna Niemi Metropoliasta.