Hankinta on käsitteenä laaja. Sen kuullessa mieleen saattavat nousta sanat hankintalaki, tarjouspyyntö ja tarjous, mutta valitettavasti myös adjektiivit hankala, epäselvä ja negatiivinen.
Kuva: Nataliya Vaitkevich / Pexels
Jostain syystä mielikuva hankintojen tekemisestä on usein negatiivinen. Hanselin toimitusjohtaja Anssi Pihkala kertoo Kuntalehden kumppaniblogissaan, että hankkiminen koetaan hankalaksi, kilpailutusten lopputulokset huonoiksi ja toisinaan julkiset hankinnat esitetään negatiivisessa valossa (Pihkala 2022). Ei siis ihme, jos sinäkin olet miettinyt lausetta ”onko pakko?”, kun on tullut tarve tehdä hankinta. Negatiivisissa mielikuvissa on kuitenkin enemmän kyse harhaluuloista. Julkisia hankintoja tehdään suuri määrä vuosittain. Arvion mukaan yhteisiä varoja niihin käytetään ainakin 47 miljardia euroa vuodessa, mutta valitettavasti media tarttuu usein niihin tapauksiin, joiden hankinta on mennyt pieleen. (Pihkala 2022) Laureassa on haluttu tarttua hankintoihin, jotka usein herättävät kysymyksiä ja ikävä kyllä myös negatiivisia mielikuvia. Vaikka nämä hankinnat eivät pienen arvonsa vuoksi välttämättä ylitä uutiskynnystä, niitäkin tehdään paljon. Tässä artikkelissa keskitytään Laureassa tehtäviin pienhankintoihin ja kerrotaan, mitä asioita tulisi ottaa huomion pienhankintaa tehdessä.
On hyvä aloittaa siitä, mikä oikeastaan on pienhankinta. Liikkeelle voi lähteä hankinnan kokonaishinta-arvion kautta. Jos hankinnan kokonaishinta on alle 60 000 euroa, on kyseessä pienhankinta, johon ei sovelleta hankintalakia. Jos hankinta maksaa 60 000 euroa tai enemmän, kyseessä on kansallinen hankinta ja se kuuluu hankintalain piiriin. Kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja ei käsitellä tässä artikkelissa, mutta lisätietoja niistä löytyy Laurean intranetistä (Laurean henkilöstöintranet 2023a). Pienhankintaa tehdessä moni lähtee ajatuksesta, että tällainen pienempi hankinta voidaan tehdä oman mielen mukaan ilman sen tarkempia sääntöjä. Ajatus saattaa liittyä siihen, että hankinnan kokonaissumma voi olla pieni, eikä hankintalakia täysin sovelleta, joten ei ole niin väliä, miten pienhankinnan tekee. Näin asia ei kuitenkaan ole. Nimestään huolimatta pienhankinta ei ole vähäinen asia, ja sen tekemistä ohjaavat monet säännöt, joiden taustalla on kuitenkin lainsäädännöllisiä asioita.
Mitä tulee ottaa huomioon, kun lähdetään tekemään pienhankintaa Laureassa?
Ensimmäisenä pohdinta kannattaa aloittaa siitä, onko hankinta jo kilpailutettu Laureassa (Laurean henkilöstöintranet 2023b). Esimerkiksi lakipalvelut, litterointi ja käännöspalvelut on jo kilpailutettu, ja näihin on olemassa palvelusopimukset, joten erillisiä tarjouspyyntöjä tai hintavertailuja ei tarvitse enää tehdä. Koska palvelusopimukset on jo tehty, on tärkeää, että niitä noudatetaan, eikä aleta kysellä tarjouksia muualta, palvelusopimuksen ulkopuolisilta toimijoilta. Myös oma työmäärä vähenee, kun olemassa olevaan palvelusopimukseen vedoten voidaan tehdä heti hankinta.
Jos pienhankinta ei kuulu palvelusopimuksen piiriin, herää kysymys, miten sitten hankitaan? Tähän on olemassa kaksi vaihtoehtoa, joiden valinta riippuu pienhankinnan laadusta. Voidaan tehdä joko hintavertailu tai edetä tarjouspyyntömenettelyn kautta. Hintavertailu tarkoittaa, että hintoja verrataan esimerkiksi internetissä, lehtien mainoksista tai soittamalla yrityksiin. Tämä sopii hankintoihin, joissa hinnat ovat selvästi esillä tai ne voi ilmoittaa tarpeeksi yksiselitteistä. Ajatus vertailusta voi tuntua turhalta, mutta tätä voi peilata arkielämän hankintoihin. Harva ostaa esimerkiksi television niin, että kävelee kauppaan, osoittaa sormella tuotetta ja huutaa ”tuon minä haluan”. Moni haluaa vertailla eri televisiomerkkien laatutietoja ja hintoja etukäteen. Siksi myös organisaatiolle tehtävissä pienhankinnoissa tulee hyödyntää samanlaista vertailua, eikä ostaa ensimmäistä vastaan tulevaa tuotetta, vaikka maksu ei omalta tililtä lähdekään. Joskus hankinta saattaa olla sellainen, ettei sitä voida hankkia kuin yhdeltä toimijalta. Tällöin on mahdollista hankkia suoraan kyseiseltä toimittajalta ilman vertailuja, mutta on hyvä muistaa, ettei tällainen tilanne ole kovin yleinen.
Kun on päädytty hankkimaan tietyltä toimijalta, joko hintavertailun jälkeen tai suoraan, seuraava vaihe on perustelumuistion kirjoittaminen. Se on dokumentti, johon kirjataan, mitä, miten ja miksi, eli mitä ollaan hankkimassa, miten vertailu on tehty ja miksi on päädytty hankkimaan tietyltä toimijalta. Oleellisista on myös se, että vertailuista jää talteen yksityiskohdat. Siksi lehti- tai internet-mainoksista tulisi ottaa kuvat talteen ja liittää ne laadittuun perustelumuistion liitteeksi. Jos hankinta on tehty suoraan yhdeltä toimijalta, on tästäkin asiasta syytä kirjoittaa perustelumuistio, josta käy ilmi, miksi hintavertailua tai tarjouspyyntöä ei ole voitu tehdä ja millä perusteella kyseiseen toimittajaan on päädytty.
Pienhankinta voidaan tehdä myös tarjouspyyntömenettelyllä. Tässä tapauksessa tarjouspyyntö tehdään kirjallisesti ja lähetetään noin 3–5 tarjoajalle. Tarjouspyyntöön on olemassa kirjallinen malli, jota voi muokata pienhankintaa varten (Laurean intranet 2023c). On hyvä muistaa antaa tarjoajille riittävästi aikaa tarjousten jättämiseen huomioiden myös mahdolliset yleiset loma-ajat. Kun tarjouksenjättämisen aikaraja on tullut vastaan, tulee kaikki tarjoukset avata yhtä aikaa. Kun tarjoukset on käyty läpi ja vertailtu, tulee tehdä hankintapäätös, josta käy ilmi, miksi on valittu tietty tarjoaja. Syitä ei tässä vaiheessa voi keksiä itse, vaan valinnan tulee perustua tarjouspyynnössä vaadittuihin asioihin. Hankintapäätös lähetetään kaikille osallistujille pienhankinnan oikaisuohjeen kera. Koska pienhankinta ei suoraan kuulu hankintalain piiriin, ei tarjoajilla ole mahdollisuutta valittaa markkinaoikeuteen. Jos tarjouksen antanut osapuoli kuitenkin kokee tulleensa kohdelluksi väärin ja on päätökseen tyytymätön, hän voi tehdä oikaisuvaatimuksen hankintayksikölle, tässä tapauksessa Laurealle. Tämä mahdollinen oikaisupyyntö käsitellään Laureassa, eikä se siis voi edetä markkinaoikeuteen.
Ennen kuin alkaa tehdä hintavertailua tai tarjouspyyntöä, kannattaa vielä ottaa huomioon, ollaanko pienhankintaa tekemässä TKI (Tutkimus-, Kehittämis- ja Innovaatiotoiminta) -hankkeelle. Jos ollaan, rahoittajalla saattaa olla omia sääntöjä esimerkiksi siihen, pitääkö tarjouspyyntö tehdä kirjallisesti, riittääkö hintavertailu tai onko tarpeen täyttää vielä hankintaselvityslomake. Usein nämä säännöt noudattavat Laurean pienhankinta ohjetta, mutta rahoittaja saattaa esittää enemmän vaatimuksia ja heillä saattaa olla käytössä omia euromääräisiä rajoja. Jos on tekemässä pienhankintaa hankkeelle, eikä ole varma rahoittajan ohjeista, kannattaa olla yhteydessä kyseisen hankkeen hankesuunnittelijaan.
Miksi pienhankinnallakin on merkitystä?
Kaiken kiireen keskellä pienhankintojen dokumentit saattavat tuntua toissijaisilta tehtäviltä. On kuitenkin hyvä tehdä tarvittavat dokumentit heti pienhankinnan yhteydessä ja arkistoida ne ajallaan. Näin asiat ovat tuoreessa muistissa dokumentteja kirjoittaessa, mutta säilyvät pitkän aikaan sähköisessä muodossa tulevaa varten. Molemmista on hyötyä esimerkiksi hankkeiden tarkastuksissa, joita voidaan suorittaa pitkän aikaa hankkeen päättymisen jälkeenkin.
Mitä muuta pienhankinnassa tulee vielä ottaa huomioon? Yksi tärkeä asia on tilaajavastuulaki (Tilaajavastuulaki 2023), joka veloittaa työn tilaajan selvittämään, että sopimuskumppani täyttää työnantajana ja sopimuspuolena lakisääteiset velvoitteensa. Lain tarkoitus on edistää työehtojen noudattamista ja tasavertaista kilpailua yritysten välillä. Tilaajavastuulaki tulee huomioida palveluhankinnoissa, mikäli hankinnan arvo ylittää tilaajavastuulain soveltamisrajan, eli 9 000 euroa. Lisäksi toinen pienhankinnoissa huomioitava asia on, ettei hankintoja ketjuteta Laureassa. Jos siis hankitaan samaa palvelua tai tuotetta peräkkäin, mutta kokonaissumma ylittää 60 000 euroa, tulee noudattaa hankintalakia ja tehdä kilpailutus hankintalain mukaan. Hankinnan kokonaissumma siis ratkaisee, onko kyse todella pienhankinnasta, eikä asiaan vaikuta se, että hankinnan jakaa esimerkiksi eri ajanjaksoille. Lisäksi Laurea nähdään yhtenä hankintayksikkönä, eli vaikka samaa hankintaa olisi tehty useammalle eri yksikölle, katsotaan ne kaikki Laurean tekemiksi hankinnoiksi, eikä 60 000 euron raja saa ylittyä silloinkaan.
On ymmärrettävää, että joskus sääntöviidakossa seikkaillessa alkaa turhautua. Siksi on hyvä muistaa, ettei Laureassa ole tehty sääntöjä hankkijan kiusaksi, vaan sääntöjen taustalla on erilaisia lakeja, joita ei voida jättää huomiotta. Julkishallinnon ohjaava lainsäädäntö, kuten hallintolaki ja hyvä hallintotapa on huomioitava pienhankinnoissa. Lisäksi hankintalain periaatteita, avoimuutta, tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja suhteellisuutta, tulee noudattaa, vaikka itse hankintalakia ei pienhankintoihin suoraan sovelleta. Pienhankintadokumenteilla voidaan näyttää toteen kaikkien edellä mainittujen noudattaminen ja siksi niiden tekeminen on tärkeää. Tätä tekemistä halutaan tukea ja sen vuoksi intran pienhankintaohjetta on päivitetty (Laurean intranet 2023d). Lisäksi sivulle on lisätty mallipohjat pienhankinnan hankintapäätöksestä ja perustelumuistiosta. Myös pienhankintapäätöksen liitteeksi tarvittava pienhankinnan oikaisuohje löytyy sivulta. Toivottavasti nämä ohjeet ja päivitykset saavat pienhankinnan tekemisen tuntumaan vähemmän negatiiviselta. Jos hankkiminen kuitenkin alkaa tuottaa enemmän surua kuin iloa, apua on aina saatavilla. Hyviä ja helppoja hankintoja kaikille!
Lähteet:
