Tieto on ammattikorkeakoulun kaiken operatiivisen toiminnan keskiössä. Se kumpuaa strategiasta arkeen ja arjesta takaisin strategiatyöhön Mutta mistä kaikki tieto tulee? Ketkä sitä tarvitsevat? Entä kuinka kauan tiedolle on oikeasti käyttöä? Ajantasainen kokonaiskuva kaikesta Laurean tiedosta tekee työstämme sujuvaa ja muutoksista hallittuja.

Jokainen opiskelijan suoritus, TKI-hankkeessa toteutettu hanketunti tai avainkumppanin kanssa solmittu sopimus ovat paitsi osa Laurean strategista mittaristoa, myös tietoa, jota joku meistä vie ehkä parhaillaankin johonkin Laurean lukuisista tietojärjestelmistä. Tämä on tärkeää työtä, jotta opiskelija valmistuu, hankkeen tavoitteet täyttyvät, yhteistyö avainkumppanin kanssa onnistuu ja Laurea toimii strategiaansa toteuttaen.

Tärkeää on kuitenkin myös se, mitä tapahtuu taustalla. Ne järjestelyt, joiden ansiosta tiedot liikkuvat järjestelmien ja prosessien välillä oikea-aikaisesti niiden henkilöiden käyttöön, jotka kulloinkin tarvitsevat kyseistä tietoa: lehtoreilta opintotoimistolle, projektipäälliköiltä hanketaloustiimille, aluepalvelupäälliköiltä rehtoraatille ja tarvittaessa Laureasta vaikkapa opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Tätä tietojärjestelmien avulla toteutettavaa näkymätöntä työtä varten tarvitaan mallia, jolla hallitaan kaikkea Laureassa liikkuvaa tietoa. Sille on kerrottava, minkälaista tietoa käsittelemme, missä tiedot konkreettisesti sijaitsevat, mitä tietojärjestelmiä käytämme ja minkälaisia prosesseja toteutamme. Kun kaikki nämä tietopalapelin palat on liitetty toisiinsa, avautuu edessämme tiedonhallintamalli, joka tekee tuon näkymättömän työn näkyväksi. Se kertoo meille esimerkiksi sen, että Laureassa opiskelija- ja opintotietojärjestelmä Peppiä käytetään lähes 50 eri prosessissa, että TKI:n ja opetuksen integrointiin osallistuu yhteensä 14 eri toimijaa ja että aluekehitystoiminta hyödyntää seitsemää eri tietojärjestelmää.

Tiedonhallintaa jatkuvan kehittämisen kehällä

Dokumentointi on oleellinen osa toiminnan kehittämistä. Kun olemme kuvanneet sen, minne kaikki luomamme tieto tallentuu, pystymme tarvittaessa käyttämään samaa tietoa useammassa paikassa ja sujuvoittaa prosesseja. Ajantasaisen tietojärjestelmäsalkun avulla osaamme arvioida, milloin on aika luopua järjestelmistä, joista ei ole enää hyötyä Laurean toiminnalle ja tunnistaa tietojärjestelmät, joiden toimimattomuus aiheuttaisi ainakin jonkinlaisen katastrofin. Näin voimme myös priorisoida toimenpiteitä, joiden avulla estetään häiriötilanteet mahdollisimman tehokkaasti ja tehdä suunnitelmat sille varalle, jos kuitenkin jotain sattuu.

Kattava kokonaiskuva tietovarannoista on puolestaan tae sille, että salassa pidettävä tieto pysyy luottamuksellisena ja että tietoja käsitellään vain niin kauan kuin on tarve. Tietoaineiston luokittelu auttaa taas huomioimaan tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät näkökulmat kaikessa toiminnassa. Jokainen laurealainen voi siis luottaa siihen, että omat henkilökohtaiset tiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka tarvitsevat niitä työssään.

Muun muassa tästä kaikesta on kyse tiedonhallintamallissa, joka on kuvaus kaikesta siitä tiedosta, mitä tarvitaan Laurean tehtävien hoitamiseen. Laureassa malli on kuvattu tiedonhallintaohjelmisto ARCiin, johon jokaisella henkilöstön jäsenellä on pääsy. Prosessikartasta löytyy Laurean strategiset prosessit, tietojärjestelmäsalkusta voi käydä läpi kaikki Laureassa käytössä olevat järjestelmät ja integraatiotaulukosta voi halutessaan tarkistaa, miten tietoja teknisesti yhdistetään.

Tiedonhallintamalli on osa laurealaista laatukulttuuria

Tiedonhallintamallin ajantasainen ylläpito on myös oleellinen osa laadunhallintaa ja toiminnan kehittämistä. Prosessien päivitys on vastuutettu prosessien omistajille ja tietohallinnon tehtävänä on dokumentoida yhteydet järjestelmien välillä. On tärkeää, että kuvaukset pysyvät ajan tasalla, ja vastuuhenkilöt ovat sitoutuneet niiden ylläpitoon.  Vain näin voidaan arvioida suunniteltujen muutoksia ja hahmottaa, mitä kaikkea pitää ottaa huomioon, jotta tieto myös jatkossa liikkuu sujuvasti toimijoiden välillä. Apuna toimii myös sähköinen lomake, joka ohjaa huomiomaan muutoksen vaikutuksia muihin laurealaisiin ja kumppaneihin

Tiedonhallintamalli koskettaa niin sinua kuin minua – ja aivan jokaista ammattikorkeakouluyhteisön jäsentä. Se kertoo siitä, miten tieto liikkuu ja miten toimimme juuri tänään, ja sen avulla voi toteuttaa muutoksia kohti yhä sujuvampaa arkea. Koska kehitettävää löytyy aina, ei tiedonhallintamalli voi koskaan olla valmis. Ja ihan hyvä niin. Mitä kattavammin hallitsemme käyttämäämme tietoa, sitä varmemmin löydämme toiminnastamme aina myös jotain parannettavaa.