Vauhtia ja vaarallisia tilanteita ei jää puuttumaan silloin, kun useamman eurooppalaisen korkeakoulun asiantuntijat lähtevät yhteistyössä valmistelemaan isoa EU-rahoitteista hankehakemusta. Vaikka tavoite- ja tahtotilana kaikilla osapuolilla on varmistua siitä, että rahoitus hankkeelle onnistutaan saamaan, vaikuttavat monet asiat ja tekijät hankehakemuksen laatimiseen. Ennen kuin hakemus on lopullisessa kuosissa ja valmis jätettäväksi rahoittajalle, on ehtinyt tapahtua yhtä ja toista.

Monen kuukauden kestävä rahoitushakemuksen ideointi, suunnittelu ja pyörittely edestakaisin tarkoittaa sitä, että valmisteluun osallistuvilla pitää lähtökohtaisesti olla jaettu ymmärrys siitä, mihin ollaan menossa ja miksi sinne mennään. Valmisteluprosessissa toki sattuu ja tapahtuu, eikä soutamiselta ja huopaamiselta voida kokonaan välttyä. Asiat eivät aina etene lineaarisesti, vaan välillä harhaudutaan tarpeettomasti sivupoluille, toisinaan taas mutkia oiotaan, jotta päästään eteenpäin. Tämä kaikki kysyy epävarmuuden sietämistä, tunteiden kurissa pitämistä, monien (tyhmien) kysymysten esittämistä ja vahvaa luottamusta siihen, että kunhan valmista tulee, niin silloin on loppu hyvin, kaikki hyvin.

Kansainvälisessä hankevalmistelussa jokainen asiantuntija ymmärrettävästi jossain määrin yleensä ajaa edustamansa korkeakoulun etuja ja intressejä. Aina tämä ei suinkaan tarkoita sitä, että tavoiteltaisiin omalle korkeakoululle mahdollisimman suurta rahallista osuutta hankebudjetista, vaan ennemminkin kyse on siitä, että halutaan saada oman toiminnan kannalta keskeiset asiat ja edulliset näkökulmat ujutettua hakemukseen mukaan. Tämä ei automaattisesti tarkoita sitä, että toimittaisiin toisten kustannuksella, vaan sitä, että kaikki osapuolet tapaavat näin toimia. Samanaikaisesti kaikki pitävät huolta siitä, että hankehakemus on riittävän tasapainoinen, tasalaatuinen ja tasapuolinen eri osapuolten kannalta.

Kun kommunikoidaan englanniksi, joka harvoin on kenenkään hankevalmisteluun osallistuvan äidinkieli, syntyy väistämättä väärinkäsityksiä ja virhetulkintoja. Varsin usein niistä selvitään pienellä ponnistelulla. Tarkennetaan ja täsmennetään asiaa, esitetään asia toisin sanoin ja yksinkertaistaen. Toisinaan väärinymmärrykset ovat tahattomia, ja kun ne selvitetään, voidaan niille usein yhdessä nauraa, kun on nähty tilanteen koomisuus. Sen sijaan abstraktien akateemisten ja tieteellisten käsitteiden tulkinnasta aiheutuu usein näkemyseroja. Jokainen osapuoli tarkastelee niitä omasta kontekstistaan ja asiantuntijuudestaan käsin, jolloin aiheesta väittelyä voi jatkua pitkäänkin. Silloin on ehdottoman tärkeää päätyä kompromissiratkaisuun, joka palvelee yhteistä hankeideaa ja jonka takana kaikki osapuolet kykenevät seisomaan.

Mitä lähemmäksi hakuajan umpeutuminen tulee, sitä korkeammaksi stressitaso nousee. Tuolloin inhimilliset tekijät puuttuvat peliin. Käytännössä se näkyy niin, että saatetaan herkästi reagoida tunteella. Kun tulee kuormittava tilanne tai haasteellista neuvonpitoa hankekumppaneiden kesken, ei aina jakseta olla kohteliaita ja diplomaattisia sanankäytössä, vaan asiat ilmaistaan suoraan ja koreilematta. Se voi vaikuttaa tylyltä, mutta harvoin siinä on mitään henkilökohtaista. Kaikilla on kovat paineet, joten he tietävät, mistä tuulee. Harvoin kuitenkaan syntyy varsinaisia kiistatilanteita, joissa riitaa alettaisiin tarpeettomasti haastaa. Kun hakemus on valmis ja poissa käsistä, annetaan pölyn laskeutua, ja toivotaan, ettei kenelläkään ole jäänyt jännitteisestä sananvaihdosta mitään hampaankoloon toisia kohtaan.

Kirjoittajatiedot:

FT, KTM Mika Launikari toimii erityisasiantuntijana Laureassa. Hänen vastuualueenaan on eurooppalainen/kansainvälinen korkeakouluyhteistyö. Mikalla on pitkältä ajalta kokemusta kansainvälisestä hankevalmisteluista ja eurooppalaisesta projektiyhteistyöstä koulutussektorilla.