Saapumisryhmän koodi, AVOP-valmistumispalvelu, HOPS-infot, Jobiili, stipenditiedot, harjoittelusopimukset… Kaikilla näillä Laurean opiskelijoiden ja opetuksen arjen sujuvuuden kannalta tärkeillä toiminnoilla on yhdistävä tekijä, tai tässä tapauksessa tekijät, eli opintoasiainhallinnon suunnittelijat. Tässä artikkelissa avaamme suunnittelijan arkea opiskelijaviestinnästä opiskeluoikeustietojen kirjaamiseen, unohtamatta työhyvinvoinnin kannalta tärkeitä yhteisten kahvihetkien kalenterointia ja virkistyspäivän ohjelman suunnittelua.

Laurean opintopalvelut

Laurean opintopalvelut ovat osa koulutustoiminnan palveluita ja tärkeä osa opiskelijoiden, lehtoreiden ja TKI-toimijoiden arjen sujuvuuden varmistamista. Opintopalveluissa työskentelee henkilöitä erilaisissa tehtävissä: tiimistämme löytyy koordinaattoreita, korkeakouluharjoittelija, opintopalveluiden päällikkö ja suunnittelijat.

Opintopalveluiden suunnittelijoina työskentelemme me, Eeva ja Sanni. Olemme kumpikin aloittaneet uramme Laureassa opintotoimistosta. Aiemmin työskentelimme koordinaattoreina opiskelijarajapinnassa ja saimme laajan käsityksen koko Laurean toiminnasta. Kokemus koordinaattorina työskentelystä toimii hyvänä pohjana nykyisille tehtävillemme suunnittelijoina. Tämän artikkelin tarkoitus onkin avata, mistä työnkuvamme tällä hetkellä koostuu ja mistä kaikista Laurean ja opintopalveluiden tehtävistä meidät löytää.

Eeva: seikkailua sopimusviidakossa

Tällä hetkellä suurin työtehtäväkokonaisuuteni on sosiaali- ja terveysalan harjoittelusopimusten koordinointi. Sopimustyössä olen tekemisissä sosiaali- ja terveysalan lehtoreiden, harjoittelukoordinaattoreiden ja opiskelijoiden kanssa yli kampusrajojen. Kampusten välillä on harjoittelupaikkojen ilmoittamiseen liittyen useita erilaisia menettelytapoja. Tämä edellyttää myös salapoliisitaitoja, kun yrittää metsästää harjoittelupaikan joskus hieman vajavaisten tietojen perusteella kuuluuko harjoittelupaikka esimerkiksi johonkin isompaan organisaatioon. Lisäksi yhteistyökumppaneihini kuuluvat kaikki harjoittelupaikkojen yhteyshenkilöt, sekä Laurean sisällä, sopimukset allekirjoittava vararehtori sekä harjoitteluprosessista vastaava kehityspäällikkö, jonka kanssa parhaillaan kehitämme tilauskoulutusten opiskelijoiden harjoittelusopimusprosessia. Näiden tehtävien lisäksi toimin muun muassa opiskelijoiden tukena valmistuvien palautekyselyn ja Jobiilin (harjoittelupaikkavarausjärjestelmä) kanssa ja olen mukana erilaisissa kehittämisprojekteissa.

Sanni: koulutustoiminnan kameleontti

Sannin vastuualueeseen kuuluvat täydennys-, erikoistumis- ja hankekoulutusten opintoasiainhallinnon tehtävät Laurea-tasoisesti sekä opiskelua ja opiskeluhyvinvointia tukevan Poikkeamo-palvelun toimintaan kuuluvien tutkinto-opiskelijoiden HOPS-infojen ja ilmoittautumisten infojen koordinointi. Lisäksi toimin kestävän koulutustoiminnan koordinaatioryhmässä. Lisäksi viimeisen puolentoista vuoden aikana olen ollut mukana Laurea Smart –verkkokaupan käyttöönottoprojektissa. Tehtävissäni pääsen työskentelemään yhteistyössä opetus-, TKI- ja tukipalveluhenkilöstön kanssa. Suunnittelijan tehtävässä minulle on avautunut laaja näkökulma koko Laurean toimintaan.

Viestintää ja kehittämistyötä

Opintoasiainhallinnon suunnittelijoina jaamme useita yhteisvastuullisia tehtäviä. Pitkin lukuvuotta kehitämme opintotoimiston viestintää ja tiedotamme ajankohtaisista asioista Laurean verkkosivuilla ja intrassa. Lisäksi koordinoimme opintotoimiston osuutta Laureasta valmistuvien opiskelijoiden stipendinmyöntämisprosessissa sekä osallistumme erilaisiin kehittämistehtäviin.

Olemme laatineet opintopalveluiden päällikön kanssa uuden viestinnän vuosikellon. Viestintävastuita selkeytettiin ja jaettiin tiimin kesken ja prosessia automatisoitiin muun muassa ottamalla käyttöön valmiit viestipohjat ja viestintäajankohdista muistuttavat kalenterimerkinnät.

Opintotoimistolla onkin merkittävä rooli opiskelijaviestinnässä esimerkiksi läsnäolotietoihin liittyen. Pitkin lukuvuotta kirjaamme yhteistyössä opintopalveluiden päällikön kanssa tarpeelliset opiskeluoikeustietomerkinnät opiskelijoille ja viestimme näistä heille monikanavaisesti. Juuri tätä tekstiä kirjoittaessamme on käynnissä ilmoittautuminen lukuvuodelle 2024-2025. Opiskelijat saavat kauttamme tietoa intratiedotteella, sähköpostilla ja tekstiviestillä. Usein viestin saaneet opiskelijat ovatkin yhteydessä opintotoimistoon esimerkiksi lukuvuodelle ilmoittautumiseen liittyvissä kysymyksissä ja poikkeustapauksissa.

Yksi suurimmista opintotoimiston sisäisistä kehitysprojekteistamme viestinnän vuosikellon lisäksi on ollut opintotoimiston intrasivujen uudelleenrakentaminen ja sisältöjen päivittäminen sekä opiskelija- että henkilöstöintraan. Olemme muun muassa luoneet uutena opiskelijaintraan Opintotoimiston usein kysytyt kysymykset –sivun ja henkilöstöintraan Opintopalveluiden ohjeet opetushenkilöstölle -sivun, jotka kokoavat samaan paikkaan opiskelijoiden ja henkilöstön avuksi vastauksia yleisimpiin asioihin, joita opintotoimistosta kysytään.

Olemme kehittäneet yhteistyössä talouspalveluiden kanssa keskitetyn stipendienmyöntämiskäytännön, joka on ajankohtainen aina lukuvuoden päätöksen häämöttäessä. Aiemmin opintotoimistot vastasivat kukin erikseen oman kampuksensa stipenditietojen keruusta, mutta syksystä 2022 lähtien keskitimme sen suunnittelijoiden tehtäviin.

Myös muut, laajemmat Laurea-tasoiset projektit ja hankkeet ovat osa työtämme. Eeva on ollut mukana sähköisten tutkintotodistusten, valmistumispalvelu Valon ja sähköisen asiakirjahallinnan Ashan käyttöönottoprojekteissa ja Sanni puolestaan Koppi-hankkeessa, verkkokaupan käyttöönottoprojektissa sekä kestävän koulutustoiminnan koordinaatioryhmässä. Tällaiset projektit ovat erittäin mielenkiintoisia, kun mukana on henkilöitä läpi Laurean, ja niiden päätteeksi on hienoa nähdä lopputulos, joka hyödyttää arjen työprosesseja.

Työhyvinvointia yhteisillä kahvitauoilla ja virkistyspäivillä

Viimeisimpinä, mutta ei vähäisimpinä tehtävistämme haluamme vielä mainita yhteishenkeä ja työhyvinvointia edistävät opintotoimiston Teams-kahvihetket ja opintoasiainhallinnon porukan virkistyspäivien suunnittelun. Opintotoimistotiimissä on henkilöstöä kaikilta Laurean eri kampuksilta, ja on tärkeää päästä vaihtamaan kollegoiden kanssa kuulumisia myös vapaamuotoisesti. Keskusteluaiheet vaihtelevat lempileivonnaisista harrastuksiin, ja välillä kahvitauollakin keskustelut saattavat lipsahtaa työasioihin. Yhdessä kokoontumisen etuna on se, että vastauksen saa aina mietittyä yhdessä.

Virkistyspäivien suunnittelu on hauskaa, koska näihin osallistuu opintotoimistotiimin lisäksi opintoasianhallinnon laajempi joukko, eli hakijapalvelut, koulutussuunnittelijat, Peppi-tiimiläiset, sekä esihenkilömme. Näiden suunnitteluun osallistuu vapaaehtoisia eri tiimeistämme, yhteishenki rakentuu ja kollegoita oppii tuntemaan paremmin niin suunnittelutyössä kuin itse virkistyspäivän aikana. Esimerkiksi viime keväänä olimme Itä-Pasilassa Helsinki Urban Artin graffitikierroksella.

Kuvat Helsinki Urban Artin graffitikierrokselta Itä-Pasilassa.