Tässä artikkelissa pureudumme etsivän toiminnan toteuttamisesta saamiimme kokemuksiin, joita Laurea-ammattikorkeakoulussa olemme vuoden 2021 edetessä saaneet OMA OTE -hankkeessa. Tämän OKM:n erityisavustushankkeen tavoite on ollut eri tavoin tukea koronaviruksen aiheuttaman pandemian takia opintojensa kanssa takkuavia opiskelijoita Laureassa (Akiola, Niemi, Nykänen & Suvisaari 2021).
Kuva: Pixabay / Pexels
Etsivä toiminta, jolla tässä tarkoitamme erilaisia tapoja tunnistaa ja kontaktoida opiskelijoita, on yksi näistä tukimuodoista. Tämän vuoden aikana olemme kokeilleet uusia erilaisia tapoja ottaa yhteyttä opiskelijoihimme, joiden opintojen eteneminen viittaa siihen, että opiskelija ei tule valmistumaan opiskeluoikeusaikanaan. Tavoitteena on siis, että saisimme neuvottua opiskelijaa tai ohjattua häntä niiden palveluiden pariin, jotka hänen tilanteessaan tuntuvat tarpeellisilta ja voivat auttaa opintopolulla eteenpäin.
Sekä keväällä että syksyllä olemme toteuttaneet opiskelijoiden kontaktointia tekstiviestillä (Martikainen, Nykänen, Mäkelä & Aho 2021). Tekstiviestillä totesimme olevan korkeintaan vähäinen todennettu vaikutus palveluiden pariin hakeutumisessa. Tästä syystä lähdimme kehittämään toisenlaisia toimintamuotoja. Tässä artikkelissa kerromme kokeilusta, jossa kontaktoimme opiskelijoita personoidusti sähköpostiviestillä.
Opintopsykologi kontaktoi opiskelijoita personoidulla sähköpostilla
Lähdimme kesällä kokeilemaan yhteistyössä sisarhankkeemme HALIn kanssa henkilökohtaisen sähköpostin voimaa. Otimme tavoitteeksi kontaktoida kaikki keväällä tunnistetut amk-tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijat (N=456), joiden opinnot ovat viivästyneet, ja joita oli aiemmin keväällä tavoiteltu tekstiviestillä (ks. Martikainen ym. 2021).
Teknisessä toteutuksessa hyödynnettiin Lyytiä
Personoidun lähestymisen sähköpostilla mahdollisti tapahtumien järjestämisen työkalu Lyyti, jossa on toiminnot henkilökohtaiseen markkinointiin. Viestien alkuun saatiin vaivattomasti henkilökohtainen tervehdys.
Päädyimme lähestymään opiskelijoita henkilökohtaiseen sähköpostiin Laurean sähköpostin sijaan. Arvioimme, että sellaiset opiskelijat, joilla on kaikkein vaikein tilanne, eivät välttämättä seuraa Laurean sähköpostilaatikkoa. Koska kohderyhmä oli etsitty datasta jo keväällä, tiedostimme, että joukossa voi olla myös korkeakoulusta eronneita. Jälkikäteen tarkasteluna oli oikea ratkaisu, että emme lähteneet tässä kohti kohdejoukon tietoja päivittämään, sillä kukaan ei pahastunut lähetetystä viestistä.
Kuten edellä kerrotaan, alkoi viesti nimellä tervehtien (“Hei Liisa,”). Viestin lähettäjäksi pystyttiin asettamaan haluttu sähköpostiosoite. Tässä tapauksessa lähettäjäksi määriteltiin opintopsykologi. Tyylillisesti päädyimme siihen, että viesti vastaa visuaalisesti mahdollisimman paljon tavallista sähköpostiviestiä. Henkilökohtaisen viestin tuntua kuitenkin hieman pienensi se, että viestin loppuun tulee automaattisesti mm. mahdollisuus perua tilaus sekä tutustua tietosuojaselosteeseen.
Käytännössä kohderyhmä kontaktoitiin porrastaen siten, että viestejä lähetettiin keskimäärin viikon välein 13-138 opiskelijan ryppäissä varmistellen, että opintopsykologi pystyi ottamaan vastaan kaikki yhteydenottopyynnöt. Pääsääntöisesti viesti lähti viikoittain noin 33 opiskelijalle.
Sähköpostilla onnistuttiin tavoittamaan opiskelijoita
Alkuperäinen ajatus oli, että testaisimme kesän aikana useampia erilaisia viestejä. Alkuperäistä viestiä ei kuitenkaan lopulta juuri tuunattu kuin viestiotsikon osalta. Syksyn kiireiden tullessa vastaan jouduimme myös uudelleenarvioimaan kontaktointimahdollisuuksia, ja jätimme kontaktoimatta ne, joilla ei ollut yhtään opintopistettä. Näin ollen lopullinen kontaktoitujen määrä oli 409 opiskelijaa.
Avaustilaston valossa lähestymistapa oli onnistunut. Avausprosentti vaihteli ollen 41–67. Harva kuitenkin vastasi viestiin. Tähän on voinut vaikuttaa se, että viesti oli tervehdyksen personoinnista huolimatta melko geneerinen. Lähettäjän ammattirooli voi vaikuttaa ja esimerkiksi opettajatuutorilta tulevaan viestiin vastattaisiin luultavasti aktiivisemmin. Emme kuitenkaan voi lähettää postia toisten nimissä.
Viesti toi kuitenkin kyseiselle opintopsykologille 12 uutta asiakasta, joista viiden kanssa käytiin pidemmät ohjauskeskustelut. Lisäksi etsivä toiminta toi asiakkaita myös muille kahdelle opintopsykologille, mutta näiden osalta tarkoista määristä ei ole tietoa tämän toimen osalta.
Kontaktoinnista jäi edelleen huoli vaikeimmassa asemassa olevien tavoittamisesta
On tärkeää huomioida, että osa kohderyhmän opiskelijoista on esimerkiksi hakeutunut työelämään, aloittanut opinnot toisessa korkeakoulussa tai heillä menee ylipäänsä hyvin, mutta joukossa on myös heitä, jotka kaipaavat tukea ja apua. Meiltä kuitenkin puuttuu dokumentoitu tieto opintojen viivästymisen syistä. Tästä syystä olimme kokeiluumme perustuen edelleen huolissamme siitä, että emme ole onnistuneet tavoittamaan tätä kohdejoukkoa.
Edellä kuvattua kokeilua arvioitaessa vahvistui jo aiemmin kytenyt toive tavoitella opiskelijoita soittamalla. Pohdimme, että puheluun olisi hyvä valmistautua tutustumalla opiskelijan tilanteeseen, kuten hänen opintojensa etenemiseen. Puhelimitse lähestyminen alkoi tuntua paremmalta ajatukselta myös siksi, että kynnys tarttua tilaistuuteen nousee, jos opiskelijan pitää itse ottaa yhteyttä sähköpostin lähettäjään. Soittamalla lähestyminen tulee selkeästi korkeakoulun puolelta ja etsivän toiminnan kannalta on olennaista, että opiskelijaa tavoitteleva saa mahdollisimman nopeasti ja mutkattomasti yhteyden tukea tarvitsevaan opiskelijaan. Tätä lähestymistapaa lähdimme kokeilemaan syksyllä 2021.
Lähteet:
