Päätä, sovi, muista, toteuta, arvioi. Webinaarin suunnitteluun, järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyy monta työtehtävää. Mitä tulisi ottaa huomioon ja mitä mahdollisuuksia verkossa toteutettu tapahtuma antaa? Tässä Happy Golden Days – vanhustyön webinaarin järjestäjien kootut opit ja knopit.

Happy Golden Days -vanhustyön webinaarin ei pitänyt alun perin olla webinaari. Tapahtuma oli tarkoitus järjestää seminaarina Laurea-ammattikorkeakoulun Tikkurilan kampuksella ja sisältökin oli osittain toisenlainen. Vanhustyön tapahtuman tarkoituksena oli toimia vastaiskuna negatiiviselle mielikuvalle vanhustyöstä. Tapahtuma järjestettiin itsenäisenä toteutuksenaan eli se ei liittynyt mihinkään hankkeeseen tai tiettyyn opintojaksoon. Tapahtuman sisällön haluttiin tuovan näkyviin vanhustyön positiivisia puolia, mielenkiintoisia toteutustapoja ja onnistuneita innovaatioita sekä innostaa opiskelijoita vanhustyön pariin. Vanhustyötä monipuolisuutta avaavien esitysten lisäksi tapahtumaan oli suunniteltu järjestettäväksi pienet messut ja näytteilleasettajiakin oli tulossa viitisentoista. Koronapandemia muutti suunnitelmia.

Tapahtuman teema, vanhuuden onnelliset päivät, oli jo herättänyt kiinnostusta, ja vanhustyön onnistuneiden ja innostavien innovaatioiden esiin tuominen koettiin tärkeäksi. Sen sijaan, että tapahtuma olisi peruttu, päätettiin se siirtää kokonaan verkossa toteutettavaksi. Mitä sitten tulisi ottaa huomioon, kun järjestää ensimmäistä kertaa webinaaria? Ja mitä uusia mahdollisuuksia verkossa toteutettu tapahtuma avaa?

Mitä, miksi, milloin ja kenelle – tapahtuman lähtökohdat

Oli kyseessä sitten webinaari tai seminaari, tulee sen suunnittelu aloittaa ajoissa. Tämän tapahtuman ideointi alkoi jo syksyllä 2019. Aluksi keskityttiin tapahtuman tavoitteen ja teeman kirkastamiseen. Tapahtumalla haluttiin tuoda esille vanhustyön monialaisuutta, mielenkiintoisia toiminnan muotoja sekä onnistuneita innovaatioita. Opiskelijoiden lisäksi tapahtuma oli suunnattu kaikille vanhustyön parissa toimiville ja aiheesta kiinnostuneille. Kohderyhmän ja tavoitteen selkeytyksen jälkeen suunnittelu aloitettiin listaamalla mielenkiintoisia esiintyjiä ja toimijoita.

Sisällön ja teeman lisäksi tärkeä asia on ajoitus eli milloin tapahtuma olisi hyvä järjestää, jotta tavoitetaan mahdollisimman suuri osallistujajoukko. Tätä varten kartoitettiin muita vanhustyön tapahtumia, jottei päällekkäisyyksiä tulisi. Aikataulussa huomioitiin myös ammattikorkeakoulun opetuksen syklit sekä esimerkiksi syysloma-aika. Sopivaksi ajankohdaksi katsottiin lokakuun alku, johon sijoittui myös valtakunnallinen Vanhustenviikko (3.-10.10.2020).

Alun perin tapahtuma sisälsi esitysten lisäksi pienet messut ja näytteilleasettajia oli tulossa viitisentoista. Koronapandemia muutti toteutusta, joten myös sisältö muuttui. Osa jo esityksen luvanneista puhujista perui tulonsa, koska he kokivat, ettei verkkotapahtuma toisi heille samanlaista kuulijakuntaa kuin seminaari olisi tuonut. Lisäksi tuli miettiä, miten osallistaisimme ja saisimme esille messuille lupautuneet näytteilleasettajat.

Tapahtuman oli suunniteltu kestävän työpäivän verran, joten sisältöä ja toteutusta tuli miettiä myös niin, ettei päivästä tulisi liian raskas. Tapahtuma jaettiin kolmeen osioon: aamupäivä esityksiä, lounaan jälkeen kaksi rinnakkaissessiota ja päivän päätteeksi vielä muutama puheenvuoro ja loppuun kevyempi esitys. Rinnakkaissessiot rakennettiin pääasiassa alun perin tapahtumaan lupautuneiden näytteilleasettajien esityksille, jotta myös heidän osuutensa saatiin tapahtumaan mukaan.

Monipuolinen markkinointi ja viestintä

Ohjelman varmistuttua alkoi tapahtuman markkinointi. Webinaari toteutettiin ilman budjettia eli esiintyjät eivät saaneet esiintymiskorvausta eikä esimerkiksi markkinointiin käytetty rahaa. Laurean markkinointitiimi teki tapahtumalle oman logon (kuva 2). Kaikki markkinointi tehtiin pääasiassa omin voimin ja omia kanavia hyödyntäen. Sosiaalinen media sekä suoramarkkinointi sähköpostiviesteillä olivat suurimmat kanavat tapahtumamarkkinoinnissa.

Facebookiin perustettiin oma tapahtumasivu, jonne ajastettiin viikon välein julkaistavaksi tapahtuman esiintyjistä vuorotellen lyhyt kuvaus. Lisäksi erilaiset vanhustyöhön liittyvät Facebook-ryhmät (muun muassa Senioripuhetta, Gerontologinen hoitotyö sekä Mobiililaitteet ikäihmisten kuntoutuksessa ja opetuksessa) hyödynnettiin ja niissä kerrottiin tapahtumasta. Myös Twitteriä hyödynnettiin julkaisujen muodossa.

Tapahtuma oli avoin kaikille ja sen vuoksi tapahtuma lisättiin myös Vantaan kaupungin ylläpitämään sähköiseen tapahtumakalenteriin. Webinaari mahdollisti osallistumisen ympäri Suomen, joten sähköpostimarkkinointia varten kartoitettiin suomalaisten ammattikorkeakoulujen vanhustyön opetushenkilöstöä ja heille lähetettiin tieto webinaarista sekä esitettiin toive tiedon jakamisesta oman korkeakoulunsa opiskelijoille ja kollegoille.

Markkinoinnin kanavia kartoitettiin tapahtuman palautekyselyssä. Vastausten mukaan useampi markkinointikanava tavoitti osallistujia (kuva 3). Eniten tieto oli liikkunut henkilöiden välillä ja vastanneiden kertoman mukaan esimerkiksi oppilaitoksien opettajat sekä työpaikkojen esimiehet olivat välittäneet tietoa kollegoilleen, alaisilleen ja opiskelijoilleen.

Tapahtuman näkyvyyden lisäämiseksi someen kannattaa luoda oma hashtag eli aihetunniste, jota voi käyttää sekä markkinoinnissa että itse tapahtuman aikana. Osallistujia kannattaa myös ohjeistaa käyttämään luotua aihetunnistetta, jolloin heidänkin some-päivityksensä lisäävät näkyvyyttä tapahtumalle. Paljon käytetty aihetunniste nousee paremmin näkyville. Vanhustyön webinaarilla ei ollut omaa hashtagia, mutta seuraaviin tapahtumiin sellainen kannattaa ehdottomasti luoda.

Webinaari lähestyy – huomioi esiintyjät ja osallistujat

Webinaarin lähestyessä työtehtävien ja muistettavien asioiden määrä kasvaa. On huomioitava ja informoitava niin esiintyjiä kuin osallistujia sekä sovittava myös järjestäjien kesken asioita (kuva 4). Tässä muutama pääkohta:

Esiintyjät

• ennakko-opastus webinaarialustan käytöstä. Mahdollisuus testata oman esityksen pitoa ennen tapahtumaa vähentää teknisiä haasteita itse webinaarissa.
• Jos webinaari tallennetaan, täytyy esiintyjiltä pyytää kirjallinen kuvauslupa.
• Esitykset ennakkoon järjestäjille. Vaikka esiintyjä itse näyttäisikin oman esityksensä, on se hyvä olla varalta myös järjestäjillä, jos tekniikka ei toimikaan.

Järjestäjät

• Selkeä työnjako webinaarin aikana: kuka hoitaa tekniikkaa, kuka vastaa tallenteesta, kuka juontaa, kuka vastaa chatin kysymyksiin, kenellä on esiintyjien esitykset valmiina.
• Juontajan puhe valmiiksi (tervetuloa-sanat, informoitavat asiat, esitysten välit, loppupuheenvuoro jne). Tarkka käsikirjoitus auttaa muistamaan kaiken tarvittavan ja vähentää jännitystä.
• Chattiin kannattaa valmistella perusohjeistus-tekstit osallistujille esimerkiksi kommentoinnista, mikin ja kameran käytöstä sekä ohjelmasta. Valmiiksi muotoillut teksti voi helposti lisätä muistutuksena chattiin webinaarin aikana. Näin myös myöhemmin paikalle tulleet saavat samat tiedot ja ohjeistukset.

Osallistujat

• Muista myös jo ilmoittautuneet – lähetä riittävästi infoa tapahtumasta sekä innosta ja muistuta osallistumaan. Tällä hetkellä webinaareja ja muita verkon yli olevia tapahtumia on paljon, joten ilmoittautuneita kannattaa muistuttaa lähestyvästä tapahtumasta. Viestin lisäksi kalenterikutsu on hyvä keino muistuttaa tapahtumasta.
• Ohjeista etukäteen webinaarialustan käytössä. Esimerkiksi Zoom-verkkokokousalusta toimii parhaiten Firefox- tai Chrome-selaimilla. Ennalta kerrotut pelisäännöt esimerkiksi mikin ja kameran käytöstä vähentävät myös keskeytyksiä ja häiriöitä tapahtuman aikana. Nämä tiedot on hyvä jakaa osallistujille myös webinaarin alussa vielä muistutuksena.

Webinaari käynnissä – muista ainakin nämä

Webinaari kannattaa aloittaa reippaasti ja tasan sovittuna aikana. Ennalta sovitut roolit, esimerkiksi juontaja ja tekniikkavastaava helpottavat etenkin tapahtuman aloitusta, kun juontaja voi keskittyä ohjelman vetämiseen ja tekniikkavastaava hoitaa taustatyön. Etukäteen kannattaa sopia kuka tallentaa tapahtuman ja varmistaa, että nettiyhteys on riittävä, jotta tallenteesta tulee laadukas. Yhden henkilön tekemä tallennus helpottaa myös editointivaihetta, kun eri osioiden videot eivät ole eri ihmisillä.

Tarkka käsikirjoitus ja aikataulussa pysymisen varmistaminen (esimerkiksi, että juontaja ilmoittaa esiintyjälle sovitulla tavalla, kun esitysaikaa on enää muutama minuutti jäljellä) auttaa pysymään aikataulussa. Toisaalta tulee miettiä jo suunnitelmavaiheessa tauot ohjelman sisälle. Mitä pidempi tapahtuma, sitä useampi lyhyt tauko on paikallaan. Tauot helpottavat myös aikataulussa pysymistä ja tarvittaessa myös aikataulun kirimistä. Taukojen aikana tarjolla voi olla kevyempää ohjelmaa, kuten taukojumppaa tai kahvipöytäkeskustelua webinaarin aiheista. Taukojen lisäksi osallistujia voi “herätellä” ja osallistaa erilaisilla pienillä kyselyillä. Esimerkiksi tapahtuman alkuun voi laittaa kysymyksen osallistujien roolista: “Millä hatulla olet mukana webinaarissa? Opiskelijana, vanhustyön ammattilaisena, yrityksen edustajana, lehtorina/opettajana, eläkeläisenä, muu”. Pienet kyselyt osallistavat ja antavat myös välitöntä palautetta järjestäjille.

Kyselyiden lisäksi myös keskustelulle tulee jättää riittävästi aikaa. Vanhustyön webinaarissa keskustelu käytiin pääosin chatin välityksellä ja esiintyjät vastaisivat esityksensä jälkeen kommentteihin myös itse chatin kautta. Keskustelun lisäämistä toivottiin myös eräässä osallistujan palautteessa, jossa ehdotettiin, että mukaan keskustelijoiksi olisi voinut pyytää kokemusasiantuntijoita, eli ikääntyneitä henkilöitä. Idea on kerrassaan mainio; ikääntyneet voisivat toimia webinaarin kommentaattoreina tai puhujina tuodakseen esiin oman ikäluokkansa näkemyksiä sekä kokemuksia ja siten kannustaa muitakin osallistujia keskustelemaan aiheista.

Tapahtuman siirtyessä verkkoon pohdittiin, miten verkostoitumista voidaan tukea webinaarin aikana. Keskustelun tukemiseksi tapahtumalle luotiin oma Padlet-sivu, jossa osallistujat saivat verkostoitua toistensa kanssa. Etenkin organisaatiot hyödynsivät Padlet-sivustoa tapahtuman aikana. Keskustelun helpottamiseksi Padlettiin luotiin valmiiksi aloituksia, joihin osallistujat saivat jättää viestinsä. Keskustelunaloitukset olivat

• Mistä vanhustyöhön liittyvästä teemasta tai ilmiöstä toivoisit webinaaria/seminaaria tai esitystä?
• Yhteistyökumppani hakusessa tai tarjolla
• Haetaan harjoittelijaa/harjoittelupaikkaa tai ilmianna hyvä harjoittelupaikka
• Etsinnässä opinnäytetyöaihe tai opinnäytetyön tekijä
• Jos sinua kiinnostaa yhteistyö Laurea-ammattikorkeakoulun kanssa, jätä yhteystietosi, niin olemme sinuun yhteydessä

Webinaarin loppuun kannattaa panostaa. Happy Golden Days – vanhustyön webinaarissa viimeisenä esityksenä oli Laulu-Miesten seniorikuoro Urisevat ukot (kuva 5). Kuoro esitti muutamia kappaleita ja kertoi toiminnastaan sekä musiikin ja laulamisen hyvinvointia lisäävistä vaikutuksista.

Seniorikuoron esitys kuvattiin suorana Laurea-ammattikorkeakoulun Tikkurilan kampuksen videointistudiosta ja välitettiin verkon kautta osallistujille. Erilainen toteutustapa toi myös sopivaa vaihtelua päivän muille perinteisemmin toteutetuille esityksille. Itse kuoron esitys herätti paljon innostusta kuulijoissa.

“Miten piristävä lauluesitys tähän loppuun. Kiitos!!”

“Hienoa, upeaa!! Täydellinen lopetus tälle seminaarille!! Bravo Urisevat Ukot!! Hienoa kuulla teidän laulua sekä kuulla teidän toiminnasta! “

Happy Golden Days – vanhustyön webinaarin tallenne on katsottavissa vuoden 2020 loppuun asti täältä. Webinaarin sisältöä ja osallistujien palautetta käsittelevä artikkeli on luettavissa Laurea Journalissa.

Työ jatkuu myös webinaarin jälkeen

Webinaarin järjestäjien työt eivät lopu tapahtumapäivään. Webinaarin jälkeen tulee varata riittävästi aikaa tapahtuman jälkipuinnille ja palautteen käsittelylle. Webinaarin tallenteen editointi vie oman aikansa. Seitsemän tunnin webinaarin editointiin on hyvä varata riittävästi aikaa.  Pitkän tallenteen kohdalla kannattaa myös miettiä, voisiko tallenteen jakaa mielekkäästi lyhyempiin kokonaisuuksiin. Esimerkiksi vanhustyön webinaarin olisi voinut jakaa loogisesti neljään osioon. Tallenteen aikataulu kannattaa kuvata katsojalle eli kertoa, missä kohtaa videoita mikäkin esitys alkaa. Näin tietystä esityksestä kiinnostunut katsoja voi siirtyä suoraan haluamansa esityksen kohtaan.

Tallenteen lisäksi osallistujille ja esiintyjille on hyvä lähettää kiitosviestit osallistumisesta webinaariin sekä samalla mahdollinen palautekysely. Palautekyselyn vastausten läpikäynti ja reflektointi on myös tärkeää, jotta palautteesta voidaan oppia ja toimintaa jatkossa kehittää. Tapahtumaan, teemaan ja esityksiin liittyen kannattaa myös harkita artikkelien kirjoittamista, näin voidaan lisätä tapahtuman näkyvyyttä vielä varsinaisen webinaarin jälkeenkin. Padletin tai muun keskustelualustan kautta tulleet yhteistyöehdotukset kannattaa ottaa aktiivisesti käsittelyyn.

Tapahtuman arvioinnin osalta tulee ennakkoon miettiä mittarit, joilla tapahtuman onnistumista arvioidaan. Tässä webinaarissa arvioinnin mittareina toimivat ilmoittautuneiden ja osallistuneiden määrät sekä osallistujilta ja esiintyjiltä saatu palaute. Myös saatujen yhteistyökontaktien määrä havaittiin hyväksi mittariksi verkostoitumisen tukemisessa.

Tavoitteena on, että vanhustyön webinaareja järjestetään jatkossa lukukausittain Laureassa. Seuraava webinaari järjestetään huhtikuussa 2021 ja teemana on kulttuurinen vanhustyö. Jos vanhustyön webinaareista halutaan jatkossa vieläkin laajempaa kiinnostusta herättäviä, tulee markkinointiin panostaa enemmän organisaation tasolla. Esimerkiksi pieni markkinointibudjetti somemarkkinoinnissa tuo tapahtumalle varmasti lisää näkyvyyttä ja osallistujia. Toisaalta ilmoittautuneita oli jo nyt lähes viisisataa (mukaan lukien opiskelijaryhmät), joten ilman budjettiakin voi onnistua. Sisältö ratkaisee markkinointia enemmän.

Nämä vinkit ja opit saimme Happy Golden Days – vanhustyön webinaarin järjestämisestä (kuva 6). Tapahtumaviestinnästä on tehty hyvä muistilista, löydät sen halutessasi täältä. Tästä vanhustyön webinaarista saatuja oppeja voimme hyödyntää tulevien vanhustyön seminaarien ja webinaarien järjestämisessä. Järjestipä sitten live- tai verkkotapahtumaa, on hyvä muistaa kaksi asiaa:

1. Varmista, varmista, varmista. Kaikki.
2. Virheet eivät ole paha juttu, niistä oppii jopa enemmän kuin onnistumisista.