Henkilöstön osallistaminen viestintään on monen yrityksen haaste. Tässä tekstissä annetaan muutama vinkki henkilöstön osallistamiseksi viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Kolmen vaiheen kautta yritys tulee muodostaneeksi samalla hyvän pohjan ulkoisen viestinnän toimintasuunnitelmaksi.

”Se meidän some on vähän jäänyt heitteille. Ei oikein tiedetä, mitä sinne pitäisi päivittää.” Se oli tavanomaisin vastaus, kun kysyin Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen koulutuspolulle lähteneen yrityksen edustajalta heidän ulkoisesta viestinnästään. Juuri koskaan viestinnän haaste ei ole sisällön puute, vaan suunnittelemattomuus. Yrityksissä tehdään aivan upeita juttuja, joista olisi syytä kertoa suurella äänellä kaikelle kansalle. Kiinnostavat yhteistyökuviot, ikimuistoiset asiakastarinat ja yrityksen persoonallinen henkilökunta erilaisine osaamisalueineen jäävät pienen piirin salaisuudeksi, sillä niistä ei osata viestiä ulospäin. Miten yritys voisi taklata tämän haasteen ja ryhtyä kertomaan kiinnostavista asioista ulospäin? Olen koonnut kolme koulutuspalautteen perusteella toimivimmaksi todettua vinkkiä tähän kirjoitukseen.

Kaikkein tärkeintä seuraavissa toimenpiteissä on se, että niihin osallistuu yrityksen työntekijöitä eri tehtävistä. Viestinnän toteuttaminen ei ole johtoryhmätyöskentelyä, vaan tarkoitus on saada koko henkilöstön ääni ja kuva näkyviin. Jotta tätä monipuolista viestintää voidaan toteuttaa, on tärkeää ensin luoda ydinryhmä, jossa on henkilöstön edustajia kaikista tärkeistä toiminnoistanne asiakaspalvelusta myyntiin, varastolle ja kuljetukseen tai keittiöstä kassalle ja ostotoimintoihin. Vain heterogeenisellä ryhmällä saadaan monipuolisia ajatuksia ja ideoita.

Vuosikello muotoilee ideat toimintasuunnitelmaksi

Vuosikello on yksinkertainen työkalu, jota on helppo työstää isommallakin joukolla. Sen ajatus on koota kaikki viestinnälliset toimenpiteet vuosikalenteriin. Hienoja työkaluja ei tarvita, mikä tahansa kalenterimallinen muoto riittää. Joillakin toimivat parhaiten Excel-taulukot kuukausittain jaoteltuna, toisille luontainen tapa ajan käsittelyyn on seinäkalenteri. Vuosikelloa googlaamalla löytää ilmaisia työkaluja, jos tekee mieli kokeilla jotain uutta.

Kalenteri täytetään ensin asioilla, jotka jo tiedetään: vuoden tärkeimmät sesongit, kampanjat ja tapahtumat. Onko tiedossa tuoteuutuuksia, joista tulee viestiä? Lanseerausajankohdat laitetaan kalenteriin. Onko tarkoitus osallistua messuille tai tilaisuuksiin? Näiden osalta merkitään kalenteriin sekä varsinainen ajankohta että muutamaa kuukautta aiemmin aloitettava viestinnän lähtölaukaus tapahtumaa varten. Seuraavaksi kalenteria katsotaan vuodenaikojen, sesonkien ja juhlapyhien mukaan. Tuleeko niistä viestittäviä asioita mieleen? Miten vuoden kierto vaikuttaa yrityksen toimintaan? Vähittäiskaupan toimijat voivat merkitä omia myyntipiikkejään, kun taas isännöintitoimistolla on hyvin erilaisia ajankohtiin sidottuja tiedotettavia asioita. Vuosikellossa lukee tämän työvaiheen jälkeen tiedettyjen isojen asioiden lisäksi yrityksen toimialaa koskevia asioita, kuten ”joulumyynti”, ”kesälahjat”, ”ulkomaalaus” tai ”talvirengassesonki”.

Uusia ideoita henkilöstöltä

Vuosikellossa on nyt asiat, jotka ovat jo tiedossa. Varsinaisesti uutta sisältöä ei ole vielä kirjattu, mutta ehkä jo yllä mainittujenkin asioiden viestinnän tehostaminen vilkastuttaisi markkinointiviestintää. Uusien ideoiden kehittäminen monipuolistaa viestintää ja vie viestintää tuote- ja palvelukeskeisestä tiedottamisesta kohti brändiviestintää. Uusien ideoiden kehittelemisessä tärkeää on monipuolinen henkilöstön edustus sekä innovatiivisuuteen kannustava ilmapiiri. Yksikään idea ei ole huono ja mielikuvituksellisuudesta sekä luovasta hulluudesta on syytä palkita. On nimittäin niin, että monella meistä on kyky muotoilla hullukin idea toimivaksi käytännön teoksi, mutta ilman ensimmäistä idean ilmoille heittäjää ei ole mitään, mistä lähteä liikkeelle.

Yksi koulutuksissa kovasti pidetyistä työkaluista on Niku Creativen kehittämä SOME-kalenteri. Se antaa hyviä ideoita viestintäsisältöjen suunnitteluun. Kalenteri muistuttaa toimivalla tavalla siitä, että vain 20 % viestinnästä tulisi olla tiedottamista ja loput asiakkaan palvelemista muulla tavoin. Tuotetiedottaminen ja tarjousten julkaiseminen ovat paikallaan silloin tällöin mutta 80% viestinnästä tulisi olla jotain muuta. Mitä muuta? Asiakas haluaa kuulla kiinnostavia asiakastarinoitanne, nähdä henkilökuntanne edustajia ja yhteistyökumppaneita. Viestinnän sisältönä voi olla vinkkejä, jotka palvelevat seuraajia: siivousyrittäjä voi näyttää videolla hyvän niksin ikkunoiden pesuun tai rengasliike voi kertoa, miten kulutuspintaa on hyvä mitata kotikonstein. Some-kalenterissa teemat on jaoteltu viiteen kategoriaan, joista yksi on siis omista tuotteista ja palveluista tiedottaminen. Neljä muuta ovat auttaminen, osallistaminen, viihdyttäminen ja brändääminen. Kalenteri antaa ideoita siihen, mitä nämä teemat voisivat olla, mutta kukin yritys voi poimia vinkeistä itselleen sopivimmat ja jatkokehittää niitä sekä luoda uusia ideoita viestintäteoista.

Vastuunjako ja ohjeistus

Kehitellyt uudet ideat viestinnän sisällöstä nostavat esiin yritystä persoonallisena toimijana. Useimmat sisältöideoista eivät ole aikaan sidonnaisia, vaan ne voidaan julkaista sellaisina ajankohtina, kun kalenterissa näyttää tyhjältä. Näin viestinnällisiä sisältöjä julkaistaan tasaisesti koko vuoden ympäri.

Suunnitelmallisen viestinnän toteuttamisessa auttavat toimivat työkalut ja vastuunjako. Työkaluista toimivimmat ovat yksinkertaisia ominaisuuksia, jotka keskittävät viestinnän toteuttamista kalenteriin sopiviin ajankohtiin. Sosiaalisen median päivitysten ajastaminen on kätevä toiminto, jonka avulla voi tehdä esimerkiksi joka maanantai kaikki viikon julkaisut valmiiksi. Päivityksiä voi ajastaa vaikka koko kuukaudeksi tai pidemmäksikin aikaa. Tämän jälkeen on toki tärkeää olla tavoitettavissa vuorovaikutusta sekä mahdollisia kysymyksiä ja kommentteja varten, mutta varsinainen sisällöntuotanto on tehty silloin, kun sille on ollut aikaa. Niin ikään blogitekstejä kannattaa kirjoittaa etukäteen sopivalla hetkellä ja julkaista suunnitellussa tahdissa.

Kun vastuuta jaetaan sisällöntuotannosta ihmisille, jotka ovat suunnitellun sisällön parhaita asiantuntijoita ja toteuttajia, tulee yrityksen viestinnän äänestä moniulotteinen, tekijöidensä tuottama ja sitä kautta myös yrityksen näköinen. Vastuunjaon rinnalla on hyvä muistaa antaa riittävästi tukea viestinnän tekijöille. Viestintä ei tapahdu muun työn ohessa vaan sille on varattava aikaa. Ajan lisäksi viestinnän toteuttaja tarvitsee tarvittavat välineet työn tekemiselle. Yksinkertaisimpia välineitä ovat työsuhdepuhelin, jossa on riittävän hyvä kamera ja videokuvausmahdollisuus sekä yrityksen hyväksymä kuvapankki esimerkiksi jaetussa verkkoympäristössä. Tuella ja yhdessä tekemisellä uusien viestinnän tekijöiden ääni vahvistuu ja itseluottamus kasvaa.

Kirjoittaja työskentelee Laurea-ammattikorkeakoulun lehtorina ja Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen viestintäkouluttajana.