Projektipäällikkönä toimiessa ei voi välttyä kokouksilta, eikä niiden järjestämiseltä ja vetämiseltä. Aihe on myös tärkeä ja ajankohtainen, koska kokousten sujuva ja asianmukainen toteuttaminen säästää kaikkien aikaa ja hermoja. Tähän artikkeliin olen koonnut kokousten niin kutsuttuja kokouksen järjestäjän kultaisia sääntöjä, jotka ovat itselleni kirkastuneet matkan varrella.

Hyvän kokouksen järjestäminen vaatii yllättävän paljon etukäteisvalmistelua sekä asioiden miettimistä valmiiksi. Alle onkin koottu lista asioista, jotka jokaisen kokouksen järjestäjän on hyvä pitää mielessä ennen kokousta, kokouksen aikana ja sen jälkeen.

Kokouksen järjestäjän kultaiset säännöt:

1. Sovi kokousten aikataulut hyvissä ajoin, mikäli mahdollista. Hankkeessa säännölliset kokoukset hanketoimijoiden sekä sidosryhmien kanssa on hyvä aikatauluttaa jopa puoli vuotta etukäteen, jotta ne mahtuvat kaikkien kalenteriin.
2. Määrittele kokouksen kesto tarkasti. On hyvä varata kokoukselle riittävästi aikaa, mutta turhaa kollegoiden kalenterien täyttämistä kannattaa välttää. Ja on hyvä muistaa, että kaikkien keskittymiskyky on rajallinen, parempi pääsääntöisesti palaveerata lyhyesti ja ytimekkäästi, tosin joskus pitkillä kehittämispalavereillakin on paikkansa.
3. Kutsu kokouksiin vain ne henkilöt, joiden läsnäolo on tarpeellista. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin se, että sinut kutsutaan palaveriin ja palaverissa huomaat, että käsiteltävät asiat eivät koskekaan sinua. Toinen vaihtoehto on, että ilmoitat jo kutsussa, kenen läsnäolo kokouksessa on pakollista ja ketkä voivat osallistua niin halutessaan.
4. Lähitapaamisissa huolehdi mahdollisten tarjottavien tilaamisesta etukäteen hyvissä ajoin ja oikeaan paikkaan. Ei ole tavatonta, että kokoustarjoilut maksavat enemmän, jos tilaat ne vasta päivää ennen palaveria tai että kokouksen alkaessa tarjoilut ovat hukassa. Näitä ongelmia voi taklata helposti olemalla ajoissa liikkeellä ja huolehtimalla siitä, että mahdollisten muutostenkin sattuessa palvelun tarjoajaa infotaan muuttuneista tilanteista.
5. Huolehdi, että kokouksen asialista on osallistujien nähtävillä viimeistään kokousta edeltävänä päivänä. Kokouksen asialista voidaan kirjata näkyviin hankkeessa sovittuun paikkaan, esim. Teams-kansioon, mutta hyväksi havaittu tapa on myös liittää tai päivittää se myös kokouskutsuun.  Asialistaan on hyvä merkitä, mitkä asiat ovat tiedotettavia, mitkä päätettäviä ja missä aiheissa toivotaan keskustelua. Ilmoita osallistujille asialistassa, mikäli heiltä odotetaan jonkinlaista valmistautumista kokoukseen. Sovi etukäteen myös siitä, kuka toimii kokouksessa sihteerinä.
6. Aikatauluta kokouksen eteneminen ennen kokousta. Kokouksen vetäjänä vastaat siitä, että kaikki asiat ehditään käsittelemään. Yleinen ilmiö, johon kokouksissa törmää on se, että kokous ahdettu liian täyteen asiaa. Tällöin asioita ei ehditä käsittelemään kokouksessa tai ne käsitellään nopeasti ja pinnallisesti aikapulan takia. Varaa aikaa myös kommenteille ja keskustelulle, mikäli sitä kaivataan.
7. Ole paikalla kokoustilassa (oli kokous sitten etänä tai livenä) hyvissä ajoin ennen kokouksen alkua. Kokouksen alkuun saattaa liittyä kahvitarjoilua tai etätapaamisissa osallistujien päästämistä sisälle kokoushuoneeseen, joten hyvä kokouksen järjestäjä varautuu näihin asioihin etukäteen, jotta kyseinen toiminta ei vie aikaa kokouksen alettua. Hyväksi havaittu keino etätapaamisissa on myös laittaa alkuun taustalle soimaan musiikkia tai vaikka luonnon ääniä, se orientoi osallistujia ja rentouttaa.
8. Aloita ja lopeta kokous sovitusti. Etäaikana on yleistä, että kokouksesta toiseen siirrytään ilman taukoja. Näin ollen on erittäin tärkeää pysyä aikataulussa, jotta osallistujat eivät myöhästy seuraavasta palaverista. Jos mahdollista, kannattaa pyrkiä lopettamaan kokous 5-10 minuuttia ennen määräaikaa niin osallistujat (ja sinä itse) ehdit käydä hörppäämässä lasin vettä tai wc:ssä ennen seuraavaa palaveria.
9. Esittele kokouksessa olevat toisilleen, mikäli kaikki eivät tunne toisiaan entuudestaan. Jokainen meistä tietää tunteen, kun istuu kokouksessa ja miettii, että kukahan tuokin oikein on. Esittelyt ja kokouskollegoiden tunteminen edistävät myös verkostoitumista sekä madaltavat kynnystä ottaa osaa keskusteluun.
10. Jaa puheenvuoroja ja anna aikaa keskustelulle. Kokouksen vetäjänä olet vastuussa aikataulussa pysymisestä, mutta myös siitä, että annat tarvittaessa muillekin puheenvuoron kokouksessa. Kokouksen aluksi on hyvä sopia, että miten puheenvuoroja pyydetään. Hyviä tapoja on käden nostaminen (sekä etä- että lähitapaamisissa) tai kirjallinen puheenvuoropyyntö (PVP) kokouksen chattiin. Seuraa myös etäkokouksen chatia, siellä saattaa olla aiheeseen liittyviä kommentteja.
11. Vedä yhteen kokouksessa päätetyt ja sovitut asiat. Tämä on tärkeää, jotta sihteeri pystyy kirjaamaan asiat oikein muistioon. Lisäksi on hyvä selkeästi sanoittaa, kuka ottaa jatkossa vastuulleen mitkäkin asiat. Näin varmistat asioiden sujumisen ja selkeän työnjaon.
12. Päätä kokous kertomalla tai sopimalla seuraavan kokouksen aika ja paikka. Lisäksi on hyvä mainita mistä kokouksen muistio löytyy vai lähetetäänkö se kenties jälkikäteen osallistujille.
13. Huolehdi muistion tarkastamisesta sekä jakamisesta osallistuneille. Hoitotyössä tavataan sanoa, että mitä ei ole kirjattu ei ole tehty. Sama pätee kokousmuistioihinkin: kokousmuistion avulla muistat mitä on sovittu, mitä pitää hoitaa ja kommunikoit samalla muiden kanssa. Hyvä kokousmuisto on ytimekäs, mutta sisältää kaiken tarvittavan informaation. Kokousmuistio on myös väylä tiedottaa kokouksen asioista esimerkiksi niille, jotka eivät ole päässeet paikalle.

Edellä mainitut asiat perustuvat omiin kokemuksiini kokousten järjestämisestä ja niihin osallistumisesta. Itse pyrin niitä noudattamaan ja lisäksi poimimaan käyttöön hyvät ideat, kun niihin törmään päivittäisessä työssäni. Pandemia-aika on opettanut meille varmasti enemmän etäkokouksista, kun mikään aikaisempi aika, mutta koen monien asioiden myös menneen eteenpäin ja tehostuneen etäaikana. Mukavia, tehokaita ja muiden aikaa arvostavia kokouksia kaikille!