Julkiset hankinnat ovat nousseet keskustelunaiheeksi – syystäkin. Julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa vuosittain noin 47 miljardia euroa (Keino 2022a). Julkinen sektori on siis sekä merkittävä kysynnän ajuri että liiketoimintamahdollisuus yrityksille. Yritysten tärkeys julkiselle sektorille on myös tunnistettu kansallisessa julkisten hankintojen strategiassa, jossa peräänkuulutetaan syvempää yhteistyötä ja kumppanuusmalleja toimijoiden välille (Kansallinen julkisten hankintojen strategia 2022). Yritysten osaamista hyödyntämällä voidaan hankkia kestävämpiä ja vaikuttavampia ratkaisuja kansalaisten tarpeisiin.

Hankinnoissa, kuten muussakin organisaatioiden välisessä kaupankäynnissä on perinteisesti painotettu kilpailutusta ja tehokkuutta. Nämä taloustieteestä kumpuavat periaatteet ovat toki tärkeitä, kun kyseessä on veronmaksajien rahat. Toisaalta ne kuvastavat myös tuotekeskeistä ajattelua, jossa markkinoilta hankitaan kilpailutuksen kriteereihin vastaava tuote mahdollisimman edullisesti (Grönroos & Voima 2013).

Markkinoinnin ja myynnin tutkijat, kuten myös edelläkävijäyritykset, ovat kuitenkin jo yli vuosikymmenen ajan puhuneet palvelullistamisesta sekä palvelulogiikasta tuotekeskeisen ajattelun sijaan (Grönroos 2007; Kowalkowski et al. 2017). Tämän ajattelutavan keskiössä on myyjän ja ostajan yhteinen arvonluonti, jossa korostuvat vuorovaikutus ja yhteistyö (Aarikka-Stenroos & Jaakkola 2012). Kunnalle hankinnoista saatu arvo ei tällöin muodostu valmiin tuotteen parhaimmasta hinnasta, vaan parhaista vastauksista kunnan ja kuntalaisten tarpeisiin: ei määritellä tarjouspyyntöön tuotetta tai palvelua liian tarkasti, vaan kuvataan se käyttäjien tarpeen pohjalta esimerkiksi haluttuina toiminnallisuuksina, laatuna tai vaikutuksina. Kohteen määrittely tällä tavoin on osa innovatiivista hankintaprosessia, jossa hyödynnetään uusia toimintatapoja hankinnan valmistelussa ja suunnittelussa: kartoitetaan tarjontaa, viestitään hankintatarpeista ja keskustellaan markkinoiden kanssa ennen kuin hankinnan kohde määritellään. (Keino 2022b).

Kestävyyttä ja pitkäjänteisyyttä hankintoihin

Helsinki-Uusimaa – Kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021-2022 -hankkeessa kehitetään palvelumuotoilun keinoin toimintamallia, joka muuttaisi kuntien julkisten hankintojen suunnitteluvaihetta enemmän kestävyyttä ja markkinalähtöisyyttä edistäväksi. Toimintamalli ei ota kantaa kunnan tai sen hankintaorganisaation malliin tai kokoon, hankintojen volyymiin tai siihen, millaisista hankinnoista on kyse.

Sekä hankkeessamme että tutkimuskirjallisuudessa korostuvat kaksi elementtiä, joista käy ilmi palvelulogiikan tärkeys hankinnoissa. Nämä ovat kestävyys ja osallistaminen.

Kunnat tavoittelevat sosiaalista, ekologista ja taloudellista kestävyyttä kaikilla aloilla. Tämä käy ilmi jo kuntalain (410/2015) 1 §:stä:

Kunta edistää asukkaidensa hyvinvointia ja alueensa elinvoimaa sekä järjestää asukkailleen palvelut taloudellisesti, sosiaalisesti ja ympäristöllisesti kestävällä tavalla.

Talvella 2021-2022 tekemistämme julkisen sektorin hankintavastaavien teemahaastatteluista (N=12) kävi kuitenkin ilmi, että monesta kunnasta puuttuu hankintakriteereistä linjaukset kestävän kehityksen tai digitaalisten ratkaisujen painottamisesta. Hankintavastaavilla ei myöskään ollut aina tietoa näiden kriteerien käytöstä, jos hankintoja tehtiin hajautetusti eri puolilla organisaatiota. (Kaljunen 2022.)

Tässä kohtaa yrityksillä onkin mahdollisuus auttaa kuntia. Kun yrityksille tarjotaan pitkäjänteinen näkymä kunnan toimintoihin, ne voivat tunnistaa ongelmakohtia sekä mahdollisuuksia kestävyystavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä edellyttää osaamista ja sitoutumista niin kunnalta kuin yritykseltäkin (Storbacka et al. 2013).

Toimivampia ratkaisuja avoimuudella ja osallistamisella

Digitalisaatio on ajanut monet yritykset tuotekeskeisestä toiminnasta palveluyrityksiksi (Kohtamäki et al. 2020). Digitaaliset alustat, verkostoituminen ja datan kerääminen luovat mahdollisuuksia täysin uudenlaisille ratkaisuille. Tämä kehitys ei rajoitu vain yritysmaailmaan, vaan asettaa muutospaineita myös julkiselle sektorille ja hankintojen johtamiselle (Pekkarinen et al. 2011). Palvelutalouden aikakaudella julkisten ja yksityisten toimijoiden välinen yhteistyö edellyttää avoimuutta ja osallistamista (Torvinen & Ulkuniemi 2016).

Haastattelutuloksista nousi esiin, että hankintavastaavilla on halua kehittää uutta ja osallistaa yrityksiä enemmän:

”käytäisiin laaja-alaista keskustelua sen substanssikentän, toimittajakentän, sitä hankintoja toteuttavan tahon ja myös mahdollisten sidosryhmien kanssa niin, kyllähän siitä lopputuloksesta tulee varmasti paras mahdollinen.” Hankintavastaavan haastattelu H6

On selvästi ilmaistu tarve päästä pois ”sinä myyt ja minä ostan” -ajattelusta, kuten yksi asiantuntija asian ilmaisi.

Tarvitaan tietoa, vuorovaikutusta ja muutosta tuttuihin toimintatapoihin

Avoimuus, osallistaminen ja yhteistyö ovat nousseet esiin toimintamallin kehittämisessä monin tavoin. Julkisen sektorin hankinta-asiantuntijoiden ja yrittäjien yhteisessä työpajassa joulukuussa 2022 tunnistettiin hankintojen suunnitteluvaiheen tärkeimpiä kohtia, joissa pitäisi kehittää osallistavia toimintatapoja ja vuorovaikutusta. Kehittämiskohteiksi tunnistettiin tiedon tarjoamisen, markkinavuoropuheluiden järjestämisen ja selkeiden tarjouspyyntöaineistojen lisäksi myös asenne- ja toimintatapamuutos: miksi tutut toimintatavat voittavat edelleen, eikä uudenlaisia palveluita valita?

Vaikka eri kokoisilla kunnilla on erilaisia toimintatapoja rajoittavia reunaehtoja, kehittämistyön eri vaiheissa on jatkuvasti noussut esiin johdon tuen ja resurssien merkitys yhteisenä nimittäjänä. Toisaalta myös yritysten aktiivista ja oma-aloitteista yhteydenpitoa on toivottu. Etenkin pienemmissä kunnissa tällainen suora yhteydenpito voi olla helpommin toteutettavissa. Isommissa kunnissa hankintojen määrä on niin suuri, että saamamme palautteen mukaan tällaiseen yhteydenpitotehtävään tarvittaisiin oma henkilö.

Lopuksi

Tässä artikkelissa olemme käsitelleet innovatiivisia hankintaprosesseja palvelulogiikan kautta. Tällaisissa hankintaprosesseissa katse nostetaan yksittäisistä kilpailutuksista kohti pitempikestoista vuorovaikutusta, jossa yrityksille annetaan mahdollisuus osallistua syvällisemmin kunnan toimintoihin. Hankintojen suunnittelussa yrityksille pitäisi antaa mahdollisuus ymmärtää niin kuntalaisten arkisia tarpeita kuin kuntien laajempia strategisia tavoitteita esimerkiksi kestävyyteen liittyen. Silloin ei hankitakaan tuotteita tai palveluja, vaan ratkaisuja näihin perimmäisiin tarpeisiin.

Lähteet:

• Aarikka-Stenroos, L. & Jaakkola, E. 2012. Value co-creation in knowledge intensive business services: A dyadic perspective on the joint problem solving process. Industrial Marketing Management. 41 (1), 15-26.
• Grönroos, C. & Voima, P. 2012. Critical service logic: making sense of value creation and co-creation. Journal of the Academy of Marketing Science. 41, 133-150.
• Grönroos, C. 2007. Service management and marketing: customer management in service competition. 3. painos. Chichester: John Wiley & Sons.
• Kaljunen, R. 2022. Julkisten hankintojen suunnittelusta puuttuu aikaa, työkaluja ja tekijöitä. Viitattu 21.12.2022 https://journal.laurea.fi/julkisten-hankintojen-suunnittelusta-puuttuu-aikaa-tyokaluja-ja-tekijoita/#dbf9c031
• Kansallinen julkisten hankintojen strategia 2020. Viitattu 21.12.2022. https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162418
• Keino 2022a. Viitattu 21.12.2022. https://www.hankintakeino.fi/fi/mika-osaamiskeskus
• Keino 2022b. Viitattu 21.12.2022. https://www.hankintakeino.fi/fi/kestavyys-ja-innovatiivisuus/mika-innovatiivinen-hankinta
• Kohtamäki, M., Parida, V., Patel, P.C. & Gebauer, H. 2020. The relationship between digitalization and servitiziation: The role of servitization in capturing the financial potential of digitalization. Technological Forecasting and Social Change. 151, 119804.
• Kowalkowski, C., Gebauer, H., Kamp, B. & Parry, G. 2017. Servitization and deservitization: Overview, concepts, and definitions. Industrial Marketing Management. 60, 4-10.
• Kuntalaki 410/2015. Viitattu 5.1.2023. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2015/20150410
• Pekkarinen, S., Hennala, L., Harmaakorpi, V. & Tura, T. 2011. Clashes as potential for innovation in public service sector reform. International Journal of Public Sector Management. 24 (6), 507-532.
• Storbacka, K., Windahl, C., Nenonen, S. & Salonen, A. 2013. Solution business models: Transformation along four continua. Industrial Marketing Management. 42 (5), 705-716.
• Torvinen, H. & Ulkuniemi, P. 2016. End-user engagement within innovative public procurement practices: A case study on public-private partnership procurement. Industrial Marketing Management. 58, 58-68.