Digitaalinen yhteiskunta 7.11.2024

Tekoälyn hyödyntäminen hankeviestinnässä

Teksti | Anniina Honkonen

Hankeviestinnän tehtävälistalla on blogitekstin kirjoittaminen, kolmen somepäivityksen tekeminen ja ajastettu julkaiseminen sekä tiedonkeruutavan ideointi webinaariin. Oma ajatus ei kulje yhtään. Mistä apua? Tekoälytyökaluja voi hyödyntää hankkeiden viestinnässä monella eri tavalla, kunhan viestijä muistaa eettiset periaatteet ja säilyttää oman persoonallisen otteensa viestinnässä.

Kuva: deagreez / Adobe Stock (Laurean Education-lisenssi)

Tekoälyä hyödynnetään nykyään monentyyppisissä asiantuntijatöissä ja työtehtävissä. Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotyössä eli TKI-hanketyössä tekoälyä voi hyödyntää esimerkiksi hakemuksen valmistelussa ja projektinhallinnassa (Kemppainen & Sillanpää 2024), tiedonhaussa (Laurea LibGuides 2024) sekä kirjoittamisen tukena (Kelkka 2024). Tekoälystä puhutaan tukiälynä, joka auttaa ajattelemaan (Isola 2024). Euroopan suurimman yksityisen tekoälyfirma Silo AI:n toimitusjohtaja Peter Sarlin onkin todennut, että tekoälyn voi ajatella olevan mukana työntekijän työssä tehostamassa ja parantamassa tuottavuutta (Valkama 2024).

Tekoäly auttaa laadukkaan hankeviestinnän toteuttamisessa

Tekoälyä voi hyödyntää myös hankkeiden viestinnässä. Laadukas hankeviestintä on hankkeen tavoitteita tukevaa, selkeää ja ymmärrettävää, ajankohtaista, kiinnostavaa ja sopivasti persoonallista, osallistavaa sekä kohderyhmät ja sidosryhmät huomioivaa niin sisältöjen, keinojen kuin kanavien näkökulmasta. Toisin sanoen monikanavaista, monipuolista, säännöllistä ja aktiivista.

Aina hanketyössä ei kuitenkaan ole riittävästi resursseja tai esimerkiksi teknistä osaamista hankeviestinnän toteuttamiseen. Tällöin tekoäly tulee apuun ja se voi auttaa esimerkiksi

  • viestintäsuunnitelman teossa
  • visuaalisen ilmeen suunnittelussa
  • blogitekstien ja artikkelien ideoinnissa
  • tiedotteiden tai uutiskirjeiden muotoilussa
  • some-sisältöjen muotoilussa eri kohderyhmille ja eri kanaviin
  • tekstien muotoilussa ja jäsentelyssä tai tiivistämisessä
  • tekstien selkokielisyydessä
  • kielen kääntämisessä
  • kohde- ja sidosryhmien osallistamisessa
  • tiedonkeruussa
  • automatisoinnissa ja ajastamisessa
  • analytiikassa ja kohderyhmätuntemuksessa
  • kuvien, videoiden ja infografiikan luomisessa
  • kuvien vaihtoehtoisten alt-tekstien kirjoittamisessa
  • äänituotannossa
  • tapahtumien mainoksien ja markkinointitekstien tekemisessä.

Tekoälytyökaluja hankeviestintään

ChatGPT ja Copilot in Edge toimivat hyvinä apureina ideoitaessa hankkeen somejulkaisujen sisältöä, blogitekstien aiheita, keinoja kohderyhmän tavoittamiseen tai vaikkapa valmiin tekstin otsikkoa. Ne auttavat myös rakentamaan hankkeen tarpeisiin sopivaa viestintäsuunnitelmaa, muotoilemaan valmiista tekstistä esimerkiksi selkokielisempää tai kääntämään tekstiä kokonaan toiselle kielelle.

Dall-E, Adoben Firefly ja Canva auttavat graafisessa työskentelyssä esimerkiksi kuvien, kuvioiden, uutiskirjeiden ja infografiikan teossa. Kuvapankit, kuten Pixabay ja Pexels tarjoavat valmiita, ilmaisia kuvia käytettäväksi. Lookan avulla voi suunnitella hankkeelle logon ja visuaalisen ilmeen (kuva 1). Padlet, Mentimeter ja Kahoot! ovat hyviä alustoja yhteiskehittämiseen ja osallistamiseen, Answergarden taas sanapilvien tekemiseen.

hakkeen logo kultaisin kaunokirjaimin.
Kuva 1. Lempeä hoiva -hankkeen logo on tehty Looka-tekoälysovelluksen avulla (Lempeä hoiva 2023).

Google Trends näyttää reaaliajassa aiheita, joihin liittyviä hakuja käyttäjät tekevät – tai eivät tee, mikä voi auttaa tunnistamaan hankeviestintään liittyviä relevantteja ja kohderyhmiä kiinnostavia teemoja, aiheita tai avainsanoja. Tekoäly auttaa sosiaalisen median julkaisujen ajastuksessa, joskin eri kanavilla on eri käytännöt (Jokelainen 2023). Sosiaalisen median kanavissa on usein omat analytiikkatyökalunsa, joilla hanke voi seurata omien julkaisujensa analytiikkaa, kuten kattavuutta, tykkäyksiä, klikkauksia ja muita reaktioita sekä ehdottaa julkaisuille sopivia ajankohtia käyttäjien aktiivisuuteen pohjautuen.

Tekoälyn hyödyt ja haasteet viestinnän näkökulmasta

Tekoälyn hyödyntämisessä on monia positiivisia asioita, kuten tiettyjen työtehtävien tai työvaiheiden helpottuminen tai nopeutuminen ja siten työn tehostuminen. Tekoäly voi antaa uusia, yllättäviäkin näkökulmia ja ideoita viestintään ja sen toteuttamiseen. Tekoäly voi myös helpottaa stressiä sisällöntuottamisen näkökulmista – tekoälyn tuottamasta kymmenestä ideasta on joskus helpompi lähteä rakentamaan somejulkaisun sisältöä tai uutta blogitekstiä kuin jos yrittää yksin kiireessä ja väsyneenä saada puserrettua itsestään ulos edes yhden ideanpoikasen.

Tekoäly helpottaa työtä monessa kohtaa, mutta sen kanssa toimiessa on oltava tietoinen vaaranpaikoista (Maunula 2024). Tekoälyn käyttöön ja hyödyntämiseen liittyy erilaisia haasteita tai vähintäänkin pohdittavia asioita. Hankkeen viestintää suunnitellessa ja toteuttaessa tulee pohtia, ymmärtääkö käytetty tekoälysovellus hankkeen sisällön, tavoitteet, kohderyhmät ja toimenpiteet oikein. Faktojen tarkistaminen ja lähdekritiikki on siis tärkeää. Varsinkin, jos hankkeessa syntyy uutta tietoa, joka saattaa jopa kumota vanhaa tietoa tai olettamuksia, on hyvä varmistaa, etteivät hankeviestinnässä sekoitu uusi ja vanha tieto (Hämäläinen 2024).

Toinen huomioitava asia on tietosuoja-asiat – blogitekstin, artikkelin tai somejulkaisun pohjana hyödynnettävää hankkeen materiaalia ei voi suin päin antaa tekoälyn käyttöön, ainakaan varmistamatta ensin, että tekoäly ei tallenna aineistoa itselleen. Viestinnän eettisten ohjeiden periaatteet – avoimuus, rehellisyys, luotettavuus ja arvostus – auttavat ja tukevat tekoälyn käytössä (Laaksonen, Rajalahti & Lind 2023).
Pidempään tekoälyä käyttävälle tekoälystä tulee normaali osa omaa viestintää. Tekoäly ei kuitenkaan ymmärrä käyttäjäänsä puolesta sanasta ja epäkohtelias kielenkäyttö voi johtaa epätarkkoihin vastauksiin (Paukku 2024). Tekoälyn kanssa keskustellessa kannattaa siis olla ystävällinen, selkeäsanainen ja esittää itse lisäkysymyksiä tai toiveita. Tekoälyä voi pyytää esittämään tarkentavia kysymyksiä ennen vastauksen antamista. Kehotteet kannattaa osissa, pala kerrallaan. Tekoälyltä voi myös kysyä, mitä tietoa se tarvitsee, jotta se voi ehdottaa käyttäjälleen esimerkiksi hankkeen viestintäsuunnitelmaa.

Tekoäly on hyvä avustaja ja sparraaja, mutta hankkeen tekijät ovat edelleen parhaita asiantuntijoita, erityisesti viestinnässä. Tekoälyn aikakaudella ei kannata menettää omaa älyään tai ääntään. Kriittisen ajattelun tarve ei vähene, vaikka tekoäly tuottaa sekunneissa pitkän litannian ensi silmäyksellä järkevää tekstiä tai roppakaupalla mahtavia someideoita. Määrän sijaan kannattaa hankeviestinnässäkin panostaa laatuun, jotta hankkeen varsinainen viesti ei huku viestitulvaan. Hankeviestinnässä, kuten monessa muussakin kohtaa, asiantuntija on se tiedonlähde ja toteuttaja, tekoäly vain väline ja tuki.

Lähteet

URN http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024110789994
henkilökuva.
Anniina Honkonen
anniina.honkonen(at)laurea.fi
asiantuntija

hanke tekoäly viestintä

Lisää samanlaisia uutisia

Jaa sivu