Asiantuntijoiden osallistaminen hankkeen viestintään ja sisällöntuotantoon on välillä haastavaa. Viestintä koetaan “vain ammattilaisten” osaamisalueeksi, mutta tosiasiassa viestintä on kaikkien vastuulla. Jokaisella on annettavaa monipuolisen viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa. Tässä artikkelissa kerrotaan, millaisia toimintatapoja Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa on käytetty kirjoittamiseen kannustavan toimintakulttuurin edistämiseksi.

Viestintä on hankkeen ikkuna ulkomaailmaan. Jos verhot pidetään kiinni, eivät hankkeen kohde- ja sidosryhmiin tai ylipäänsä kukaan muukaan hankkeen ulkopuolinen tiedä, mitä hankkeessa tapahtuu. Viestintä on hankehallinnon ohella tärkeä työpaketti, joka kulkee läpi koko hankkeen ja tukee sen tavoitteita. Viestinnän onnistumiseen vaikuttaa sekä budjetoidut resurssit että hyvä toteutussuunnitelma.

Resurssi ei tarkoita vain sitä, että hankkeeseen palkataan viestinnän asiantuntija – somevelho, kuvankäsittelyn mestari tai käyttäjäanalytiikkaa rakastava sanataituri. Hankeviestintä on muutakin kuin hyviä työkaluja ja aktiivista viserrystä, tarvitaan kiinnostavaa sisältöä. Tarvitaan siis heitä, jotka tietävät hankkeen toiminnasta, tuloksista ja teemoista. Viestintä on koko hankkeen yhteinen asia.

Miten sitten saadaan hankkeen asiantuntijat osallistumaan viestintään ja sisällöntuotantoon? Urbaania kasvua Vantaa –hankkeessa viestinnän onnistumisen edellytyksenä on ollut systemaattinen toiminta, innostaminen ja viestintään resurssointi jokaisen hanketoimijaorganisaation taholta. Vapaaehtoisen ja oman kiinnostuksen mukaisen osallistumisen lisäksi tärkeää on kirjoittamiseen kannustava ilmapiiri sekä kirjoittamista tehostava työskentelytapa. Tässä hankkeen hyviksi koetut käytännöt ja vinkit asiantuntijaviestintään.

1: Luo pohja, innosta ja motivoi

Kerro, mitä hankkeen viestinnällä ja sen osa-alueella tavoitellaan. Määrittele myös viestinnän kohderyhmät sekä listaa aihepiirejä, joista hanke viestii. Tässä muutama apukysymys:

• Mikä on hankkeen blogin tavoite?
• Miksi teemme podcastia?
• Mihin pyrimme uutiskirjeillä?
• Kenet haluamme sosiaalisessa mediassa seuraajaksemme?
• Kenelle kirjoitamme eli kuka on kohderyhmämme?
• Mihin teemoihin hankkeen toiminta liittyy?

“Asiantuntijablogi on parhaimmillaan mainio väylä kertoa maailmalle, millaista osaamista teidän talossanne asuu”.

Näin sanotaan Kidekoulun Suuressa bloginpyöritysoppaassa ja lause pätee muuhunkin viestintään kuin vain asiantuntijablogiin. Jotta hankkeen monipuolinen ja vahva asiantuntijuus saadaan esiin, tulee hanketoimijoita kannustaa ja innostaa kirjoittamiseen ja viestintään. Jokaista hanketyöntekijää kannattaa motivoida tuomaan oma osaamisensa esiin, koska se on ainutlaatuista ja tärkeä osa hankkeen toimintaa.

2: Edistä ideointia

Harvoin ideat vain pulppuilevat päästä, etenkään jos ei ole tottunut kirjoittaja ja viestijä. Usein kiireinen arki pitää ajatukset kiireellisimmissä työtehtävissä ja vähemmän akuutit asiat, kuten kirjoittaminen, tipahtaa toistuvasti tehtävälistan häntäpäähän. Tekstien ideoinnille pitääkin raivata kalenterista tilaa, tapahtui ideointi sitten yksin tai yhdessä.

Urbaania kasvua Vantaa –hankkeessa on toteutettu tekstien ideointia kahdella tavalla. Hankejulkaisun suunnittelun alussa toteutettiin hankkeen työntekijöille suunnattu kysely, jossa kartoitettiin kiinnostusta kirjoittamiseen sekä ensimmäisiä ideoita ja ehdotuksia tekstien teemoista ja aiheita. Kyselyyn saadut vastaukset koottiin yhteen ja käytiin kokouksessa läpi vastanneiden eli kirjoittamisesta kiinnostuneiden kanssa.

Hankkeen blogin tekstiaiheita ideoitiin yhteisessä työpajassa, jonka tavoitteena oli madaltaa kynnystä kirjoittamisen aloitukselle. Työpajassa jokainen pääsi pohtimaan omia työtehtäviään, hankkeessa opittuja asioita ja syntyneitä oivalluksia, joista voisi myös kirjoittaa. Tekstiaiheiden ideoinnin avuksi työpajassa esitettiin konkreettisia kysymyksiä, joihin vastaamalla konkretisoitiin tehtyä työtä ja opittuja asioita. Hiljaisen yksin työskentelyn jälkeen osallistujat jakoivat kirjoittamansa aiheet ja ideat muiden nähtäväksi Padlet-työkalun avulla. Näin aiheet jäivät myös talteen myöhempää käyttöä varten. Seuraavassa vaiheessa osallistujat valikoivat omasta listastaan suosikkinsa jatkotyöskentelyä varten. Tekstiaihioiden työstöä jatkettiin seuraavassa työpajassa. Fasilitoitu ideointihetki mahdollisti jokaiselle osallistujalle oman mietintätauon, mutta myös yhteisen ideoinnin ja ideoiden jakamisen sekä aiheiden jatkokehittelyn. Useampi työpaja mahdollisti myös ajatusten ja ideoiden hautumisen ja edistämisen rauhassa sekä työpajan aikana että niiden välissä.

3: Tee etenemissuunnitelma ja aikataulu

Kun tekstin aiheet ovat muotoutuneet tarkemmiksi, on hyvä sopia selkeä etenemissuunnitelma. Eteneminen tarkoittaa sekä yksittäisen tekstin kirjoittamiseen liittyviä vaiheita, mutta myös yhteistä aikataulua. Etenkin hankejulkaisun osalta yhteinen aikataulu on tärkeä, jotta kokonaisuuden hallinta on helpompaa.

Hankkeen hankejulkaisun työstämiselle tehtiin selkeä aikataulutus, johon kuuluivat abstrakti, ensimmäinen tekstiversio ja lopullinen tekstiversio. Kirjoittajille annettiin konkreettiset päivämäärät, johon mennessä tekstejä odotettiin. Kun aikataulu oli alusta asti selvillä ja kokonaisaika tarpeeksi pitkä, pystyi jokainen kirjoittaja aikatauluttamaan kirjoittamisen parhaaksi katsomallaan tavalla. Tietyt raamit toivat jämäkkyyttä etenemiseen, mutta antoivat myös pienen tuuppauksen tekstin edistämiseen, kun sovitut deadlinet lähestyivät.

4: Sparraa ja informoi

Oli kyseessä laajempi hankejulkaisu tai jatkuvampi blogin sisällöntuotanto, tarvitaan toiminnalle vetäjä, joka pitää langat käsissään. Sen lisäksi, että vetäjä huolehtii tekstien etenemisestä ja aikataulussa pysymisestä, hän myös tukee ja sparraa kirjoittajia tekstien kanssa. Vetäjän tulee siis olla helposti saavutettavissa ja kertoa, että lukee ja kommentoi tekstejä mielellään, jos sellaista apua kaivataan. Kirjoittajia on laidasta laitaan. Toiset puskevat tekstejä ulos itsekseen ja nopeallakin tahdilla, toiset jäävät miettimään sanamuotoja ja lauserakenteita pidemmäksi aikaa. Tärkeää onkin kuunnella kirjoittajaa ja tämän tarpeita.

Viestinnästäkin tulee viestiä hankkeen sisällä kaikille toimijoille. Esimerkiksi sovituista aikatauluista ja etenemisaskeleista on hyvä muistuttaa kirjoittajia viikkoa ennen sovittua deadlinea. Viesteissä voi antaa konkreettisia vinkkejä tekstin kirjoittamiseen tai viimeistelyyn liittyen. Viestit toimivat muistutuksena siitä, ettei kirjoittaja ole asiansa ja tekstinsä kanssa yksin vaan apua ja vertaistukea on saatavilla.

5: Vahvista osaamista

Kaikkea ei tarvitse osata itse tai ainakaan opetella yksin. Osaamisen ja tietotaidon jakamiseen kannattaa panostaa, koska siten hyvät käytänteet leviävät. Lisäksi yhdessä oppiminen lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Urbaania kasvua Vantaa –hankkeessa oman osaamisen jakamista on toteutettu muun muassa yhteisellä esiintymiskoulutuksella, perehtymällä graafisen suunnittelun nettisivusto Canvan mahdollisuuksiin, tutustumalla podcastien maailmaan sekä opettelemalla kuvankäsittelyä. Yhdessä opittuja uusia taitoja on voinut hyödyntää hankkeen viestinnässä ja muissakin työtehtävissä.

Hankkeen viestinnän sisällöntuotantoon osallistuu laaja asiantuntijajoukko

Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa on onnistuttu innostamaan laajaa hanketoimijakuntaa osallistumaan monipuoliseen viestinnän sisällöntuotantoon (kuva 1). Hankkeella on aktiiviset Twitter– ja LinkedIn-tilit sekä verkkosivut, joilla julkaistaan sekä tietoa hankkeen toiminnasta ja tapahtumista että hankkeen työntekijöiden kirjoittamia tekstejä niin suomeksi kuin englanniksi.

Blogitekstejä ja artikkeleita julkaistaan myös muissa kanavissa muun muassa hanketoimijoiden taustaorganisaatioissa ja ulkopuolisten toimijoiden kautta. Tekstejä julkaistaan myös hankerahoittajan, Urban Innovative Actionsin sivuilla. Näiden lisäksi hanke on julkaissut Kokemuksia kentältä -hankejulkaisun ja seuraava julkaisu on työn alla. Muitakin artikkeleita ja blogitekstejä on tulossa kattava määrä koko kevään ajan. Hankkeen kohderyhmään kuuluville yrityksille sekä sidosryhmille lähetetään säännöllisesti uutiskirjeitä. Uusimpana viestinnän keinona hankkeessa työstetään parasta aikaa podcast-sarjaa, jossa murretaan osaamisen kehittämiseen liittyviä myyttejä.

Monipuolinen viestintä on nähty tärkeänä keinona kertoa hankkeesta sekä sen toiminnasta ja tuloksista. Samaan aikaan viestintä on tapa kertoa siitä kaikesta osaamisesta, jota hankkeen sisällä on ja niistä monista asiantuntijoista, jotka hankkeessa työskentelevät. Hankkeessa on koettu mielekkääksi se, että jokainen saa osallistua hankkeen viestintään sillä tavalla ja siinä muodossa, minkä kokee parhaiten omakseen.

Kirjoittaja työskentelee projektityöntekijänä Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa, jossa pohditaan jatkuvaan oppimiseen ja siihen innostamiseen sekä oman osaamistason nostamiseen liittyviä kysymyksiä. Hankkeen tavoitteena on löytää ratkaisuja vantaalaisen työvoiman (niin työssä käyvien kuin työttömien) osaamiseen kehittämiseen sekä tukea vantaalaisten yritysten kehitystä digitalisaation ja automatisaation aikakaudella.