Laureassa toimintaa ja koulutusta kehitetään muun muassa hankerahoituksella. Hankkeissa luodaan, kehitetään, pilotoidaan ja testataan monenlaisia koulutuksia erilaisille kohderyhmille. Hankekoulutusta perustettaessa yhteistyötä tekevät hanketiimi sekä korkeakoulupalveluista opintoasiainhallinto ja/tai avoimen ammattikorkeakoulun tiimi.

Lokakuussa 2022 Here Ukraine! (HU) ja OODI –hankkeet toivat yhteen meidät, Virve Oksasen ja Sanni Martikaisen. Sanni oli tuolloin juuri siirtynyt Laureassa uusiin tehtäviin opintoasianhallinnon suunnittelijaksi ja Here Ukraine! Ja OODI –hankkeiden projektipäällikkönä aloittanut Virve oli täysin tuore laurealainen, joten ihmeteltävää ja selvitettävää riitti. Laitoimme kädet saveen ja selvisimme alkuvaikeuksien kautta voittoon – muutaman mutkan kautta. Matkan varrella opimme korkeakouluhallinnon sanastoa, pähkäilimme opiskelijarekisterin toimintoja sekä hankkeessa käynnistyvien opintojen byrokratiaa. Vaikka välillä aivot meinasivat mennä solmuun, yhdessä tekeminen oli kivaa ja sujuvaa. Havaintojemme perusteella kehitimme tulevien hankekoulutusten ja niiden projektipäälliköiden avuksi hankekoulutuksen perustamisen ohjeen.

Hanketyö korkeakouluympäristössä: mitä kaikkea pitää ymmärtää ja opetella?

Projektit ja hankkeet toimivat hyvin samankaltaisella sapluunalla rahoittajasta ja työnantajasta riippumatta. Aluksi pohdinnassa on isompi kokonaiskuva ja operatiivinen puoli: kootaan projektiryhmä ja ohjausryhmä, joiden kanssa kirkastetaan projektin suunnitelmaa ja tavoitteita. Lisäksi suunnitellaan viestintää ja olemassa olevan budjetin käyttöä. Se, mikä toimijoiden välillä eroaa, ovatkin sitten sisäiset prosessit ja järjestelmät.

Koska Laurea on koulutusorganisaatio, uudella projektipäälliköllä on edellisten lisäksi opittavana kokonainen maailma koulutuksen järjestämisen byrokratiasta ja sanastosta. Hankkeessa voi olla olemassa kirkas kuvaus toteutettavasta koulutuksesta: kohderyhmä, tavoitteet sekä toteutustapa ovat jo selvillä ja on sovittu, kuka lehtori vastaa opetuksesta. Koulutusta ei kuitenkaan voi toteuttaa vain varaamalla tilaa, sopimalla lehtorin kanssa ja keräämällä ilmoittautujista listaa, vaan aikaa on varattava opintojakson sekä osallistujien viemiseen Peppiin. Peppi on tietojärjestelmäkokonaisuus, joka pitää sisällään opiskelija- ja opintorekisterin, opetuksen suunnittelun, sekä tila- ja muiden resurssien varauksen.

Hankekoulutusta käynnistäessä projektipäällikölle tulee muun uuden ohella opeteltavaksi myös Pepin kieli ja toiminnot, eli mitä ovat esimerkiksi saapumisryhmä, opetussuunnitelma tai tarjontakori. Uuden, talon ulkopuolelta tulevan projektipäällikön onkin tärkeää ottaa työaikaresurssoinnissa huomioon sekä oma perehtyminen Peppiin että muun henkilöstön Peppi-työ. Projektipäällikön näkökulmasta hankkeen nopea käynnistyminen voi sakata tässä vaiheessa ja Peppi-kokonaisuuden haltuunottoon olisikin hyvä olla tehokas ja tavoitteet täyttävä perehdytys projektipäälliköille. Alla oleva Teams-viestittely havainnollistaa kohtaamiamme Pepin ja korkeakoulusanaston haltuunoton haasteita:

Projektipäällikkö Virve: Moi Sanni! Täällä huhuilee yksi onnellisesti Pepistä edelleen (apua, argh!) pihalla oleva projektipäällikkö 😀 Ryhdyin keräämään tarvittavaa tietoa hankkeessa toteutettavista opintojaksoista. Jäin heti jumiin. Meillä on hankkeessa opintojaksoja, jotka ovat jo olemassa, mutta joita kehitetään hankkeessa eteenpäin. Laitetaanko ne samalla Pepin tunnuksella hankkeeseen?

Toisessa hankkeessa on viisi opintojaksoa tarjolla rajatulle osallistujajoukolle (ei siis kaikille). Minulle ehdotettiin, että näille kannattaisi ehkä tehdä oma tarjontakori, jotta ne eivät näkyisi kaikille. Mikä tämä tarjontakori on ja pitäisikö sellainen tehdä?
En aivan ymmärrä, voidaanko näitä olemassa olevia tunnuksia ja tietoja tosiaan käyttää nyt tällaisenaan. Vaikkakin opet saattavat vielä tehdä muutoksia. Osaatko kertoa näistä? Ja tosiaan, tuleeko näistä olemassa olevista, mutta hankkeen omaan koriin tulevista opintojaksoista tehdä tuo lomake? Pahoitteluni, että olen näin pihalla!

Opintoasiainhallinnon suunnittelija Sanni: Moikka Virve! Katotaan, osaanko vastata. 😀 En oo nimittäin tehnyt tarjontakoreja ja joudun ite pyytämään tähän apua, mutta uskon kyllä, että onnistuu niin.

Opintojaksoasian varmistaisin vielä Outilta. Muistelin, että tultiin kokouksessa siihen lopputulokseen, että näille tehtäisiin omat koodit. Jos hankkeessa toteutettavat opintojaksot eroaa millään tavalla olemassaolevista (esim. Laajuudelta), pitää tehdä omat koodit. Kysyisin Outilta (Outi Perhiö, kehittämispäällikkö), mihin lopputulokseen opettajien kanssa tultiin tässä ja sitten kun on selkeetä, lomakkeelle tulee kaikkien opintojen tiedot. Samalla sinne laitetaan tieto, käytetäänkö olemassa olevia koodeja vai tehdäänkö kokonaan uudet koodit.

(Sekavista) sanoista tekoihin eli hankekoulutuksen perustamisen ohjetta työstämään

Virve: Sori, taas uus tyyppi sekoilee

Sanni: No mäkin vähän sekoilen 😀 Eli tonne lomakkeelle tulee sen koulutuksen nimi (esim. Here Ukraine) ja sen tiedot. Ja sitten siihen lomakkeelle liitetään opintojaksot = OPS omana wordina. 😊 Se polku menee yleensä niin, että koulutuksen vastuuhenkilö ilmoittaa mulle koulutuksen tiedot lomakkeen kautta ja lomakkeen perusteella luon eka HU:n ja Oodin Peppiin. Sit mulle toimitetaan koostettuna niiden OPS, esim. HU:ssa yhtenä tiedostona. Selkeyttikö tää yhtään? Musta tuntuu että en oo jotenkin osannu avata tätä ja prosessissa on eri vaiheita joissa tarvitaan eri tietoja. 😀

Virve: No hei tän keskustelun voi sit copypasteta tulevaan ohjeistukseen/koulutukseen projektipäälliköille 😀 Todellakin selkeytti

Sanni: Nonii hyvä! Tää on siis kaikki pohjatyötä ohjeelle 😉

Kuten keskustelustamme näkee, yhteistä ymmärrystä väännettiin usein rautalangasta ja aivan perusteista lähtien. Huomasimme Peppi-työtä käynnistäessä selkeän tarpeen avata Laurean käytäntöjä ja sanastoa tulevien hankkeiden työn helpottamiseksi. Mielikuvaa tukivat kokemukset Opetushallituksen rahoittamien hankkeiden infotilaisuuksissa käydyt keskustelut sekä käytävillä kollegojen kanssa vaihdetut ajatukset. Ryhdyimme yhdessä työstämään prosessikuvausta hankekoulutuksen perustamisesta.

Aloitimme hahmottelun sparrailemalla yhdessä Teamsissa. Mietimme, mitkä olivat tuntuneet suurimmilta sudenkuopilta hankekoulutusta perustaessa. Missä kohdissa puhuimme eri kielillä ja miten näitä asioita voisi avata selkeämmin?

Teams-keskustelujen ja –palavereiden pohjalta syntyi hankekoulutuksen perustamisen ohje. Valmiin ohjeen julkaisimme henkilöstöintrassa ja saimme markkinoinnilta kuvan visualisoimaan hankekoulutuksen perustamisen vaiheita (kuvio 1). Ohje auttaa hahmottamaan eri toimijoiden rooleja ja vastuita uuden hankekoulutuksen käynnistämisessä Peppi-työn, osallistujatietojen keruun, sekä viestinnän ja markkinoinnin osalta. Se myös avaa sanastoa hanketoimijoille, jotta hankkeesta voidaan antaa oikeat tiedot korkeakoulupalveluille koulutuksen perustamista varten. Ohje kokoaa yhteen myös Laurean korkeakoulupalveluissa, markkinoinnissa ja viestinnässä hankekoulutuksen perustamisessa tukena olevien henkilöiden yhteystiedot ja vastuualueet.

Ohjeen jalkauttaminen: miten saamme vietyä tiedon hankkeisiin?

Projektipäällikölle on Laureassa mietitty ja tarjolla monipuolisesti tietoa. Aivan erinomainen perehdytys projektipäällikölle on Laurean sisäinen Certified Project Manager -verkkokurssi. Kurssi avaa Laurean omia käytänteitä, kokoaa paljon erinomaista tietoa yhteen ja kurssimateriaalin lyhyet tietoiskuvideot ovat informatiivisia. Tämä kurssi olisikin hyvä olla henkilöstön saatavilla jo hankesuunnitteluvaiheessa! Hankekoulutuksen perustamisen ohjeen valmistuttua olimme yhteydessä Laureassa TKI-työn tukena toimivaan Liisa Sillanpäähän projektipäälliköille tarjolla olevan tiedon lisäämiseksi. Liisa lisäsi ohjeen Certified Project Manager -verkkokurssille ja henkilöstöintran hankeprosessin käynnistämisen ohjeisiin. Projektipäälliköille järjestetään erilaisia tilaisuuksia, jossa on mahdollisuus vertaiskeskusteluille ja jossa tuodaan yhteiseen tietoon hankeasioita. Tällaisia ovat esimerkiksi muutaman kuukauden välein järjestettävä Kahvia ja sympatiaa -tilaisuus ja yllä näkyvässä keskustelussa mainittu OPH-rahoitteisten koulutusten infotilaisuus. Syksylle 2023 on suunnitteilla tilaisuus, jossa hanketoimijat pääsevät perehtymään hankekoulutuksen perustamisen ohjeeseen.

Hanketyön ja –koulutusten määrä on kasvussa. Hanketyö on tärkeää, sillä sen avulla kehitetään ja parannetaan Laurean perustyötä, sekä luodaan aivan uusia avauksia. Toivomme kaikille Laurean tuleville hanketoimijoille iloa hanketyöhön ja –koulutusten perustamiseen – hankekoulutusta rakentaessa tutustuu moniin uusiin käytäntöihin ja asiantuntijoihin, oppii uutta ja näkee korkeakoulun ja sen toiminnan uudesta näkökulmasta!