Laurea-ammattikorkeakoululla on ollut keväällä 2024 käynnissä yhteensä 92 ulkoisesti rahoitettua kansallista ja kansainvälistä hanketta. Useimmissa hankkeissa tulee rahoittajan ohjeiden mukaisesti olla ohjausryhmä, jonka tarkoituksena on auttaa hanketta onnistumaan tavoitteissaan sekä ohjata ja tukea hanketta koko sen elinkaaren ajan. Artikkelisarjassa paneudutaan ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden ohjausryhmän toimintaan. Case-esimerkkinä toimii Uudenmaan liiton rahoittaman Lempeä hoiva -hankkeen ohjausryhmä ja sen toiminta. Tässä artikkelissa käydään yleisesti läpi ohjausryhmän tarkoitusta, tehtäviä ja kokoonpanoa.
Kuvituskuva Adobe Firefly / Anniina Honkonen 2024
Ohjausryhmällä tarkoitetaan hankkeen etenemistä valvovaa ja ohjaavaa toimikuntaa, joka muodostuu usein eri organisaatioiden edustajista ja asiantuntijoista. Jäsenet ovat yleensä hankkeen teeman tai alan asiantuntijoita, hankkeen toteuttajien sekä keskeisten sidosryhmien edustajia sekä rahoittajan edustaja. Ohjausryhmä muodostetaan jäsenistä, jotka tuovat hankkeelle tarvittavaa osaamista ja verkostoja sekä edustavat hankkeen kannalta olennaisia tahoja ja kohderyhmää. Yleensä ohjausryhmän kokoonpanosta tulee olla ainakin alustava suunnitelma hankerahoitusta hakiessa ja esimerkiksi ESR-hankkeissa ohjausryhmän nimittäminen on ehtona hankerahoituksen saamiselle (Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus 2011).
Ohjausryhmän tarkoitus ja tehtävät
Ohjausryhmä toimii tukena hankkeen toteuttamisessa. Sen tarkoituksena on auttaa hanketta onnistumaan tavoitteissaan sekä ohjata ja sparrata hanketta koko sen elinkaaren ajan. Uudenmaan liiton tekemän hankkeen toteuttajan ohjeen (2023) mukaan ohjausryhmän avulla pyritään
- saamaan hankkeen ohjaukseen riittävästi asiantuntemusta,
- seuraamaan hankkeen etenemistä ja kustannusten toteutumista hyväksytyn hankesuunnitelman mukaan,
- välittämään informaatiota hankkeesta, mikä edistää hankkeen laajempaa hyödyntämistä ja
- yhteen sovittamaan toiminta muun olemassa olevan toiminnan kanssa.
Käytännössä ohjausryhmän tehtävänä on seurata, että hanke toteutetaan sovitun hankesuunnitelman ja rahoituspäätöksen mukaisesti ja että hankkeen toteuttamat toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia ja asetettuihin tavoitteisiin tähtääviä. Ohjausryhmän jäsenillä ei ole kuitenkaan vastuuta hankkeen toteuttamisesta. (Uudenmaan liitto 2023.)
Vaikka ohjausryhmän tehtävänä on tarjota ohjausta ja tukea sekä seurata hankkeen etenemistä, voi ohjausryhmä myös osallistua itse hankkeen suunnitteluun ja edistämiseen. Sen rooli voi myös vaihdella hankkeen eri vaiheissa. Hankkeen alussa rooli voi painottua enemmän tavoitteiden kirkastamisen, toimenpiteiden suunnittelun ja aikataulutuksen määrittelyn tukemiseen. Hankkeen keskellä ohjausryhmän osuus liittyy seurantaan ja valvontaan, mahdolliseen ongelmanratkaisuun, viestintään ja sidosryhmäyhteistyöhön sekä yleisesti hankkeen toiminnan tukemiseen. Tulosten levittäminen ohjausryhmän omien verkostojen kautta voi myös olla osa ohjausryhmän toimintaa. Hankkeen lopussa ohjausryhmä arvioi hankkeen tuloksia ja toimintaa sekä omaa toimintaansa, jatkaa tulosten levittämistä sekä kokoaa myös hankkeen oppeja yhteen.
Ohjausryhmän omat tavoitteet
Ohjausryhmälle kannattaa asettaa myös hankekohtaisia tavoitteita esimerkiksi ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa yhteisesti keskustellen. Keskusteluun kannattaa osallistaa projektipäällikön johdolla hankkeen toteuttajatiimi, rahoittajan edustaja sekä ohjausryhmän kaikki jäsenet.
Tavoitteet auttavat selkeyttämään ohjausryhmän roolia ja tehtäviä hankkeen kontekstissa. Samalla se selkeyttää ohjausryhmän jäsenten roolia – mitä heiltä odotetaan hankkeen aikana. Tavoitteet tulisikin muotoilla siten, että ne tukevat hankkeen tavoitteita ja olisivat mahdollisimman konkreettisia, saavutettavia ja mitattavissa olevia. Jotta ohjausryhmä ei jää vain ulkopuoliseksi tarkkailijaksi, tulee yhteistyö hankkeen toimijoiden kanssa olla tiivistä. Tämä varmistetaan säännöllisillä kokouksilla, tehokkaalla ja avoimella viestinnällä sekä yhteisillä työpajoilla. Tämä edesauttaa myös sitouttamaan ohjausryhmän jäsenet mukaan toimintaan.
Tavoitteena voi olla esimerkiksi sidosryhmäyhteistyön edistäminen, jossa hyödynnetään ohjausryhmän jäsenten ja heidän verkostojen osaamista ja resursseja tiedon levittämisessä ja vaikuttavuuden lisäämisessä, jotta hankkeen toimintaa ja tuloksia saadaan levitettyä laajemmalle alueelle ja erilaisten toimijoiden tai vaikkapa päättäjien tietoisuuteen. Ohjausryhmälle voi asettaa tavoitteeksi kehittää selkeä suunnitelma hankkeen jalkauttamisesta ja juurruttamisesta, jotta hankkeen tulokset saadaan tehokkaasti integroitua käytännön työelämään. Tavoitteena voi olla myös jäsentensä asiantuntemuksen ja osaamisen jakaminen hankkeen eri osa-alueilla. Tähän voidaan vaikuttaa ohjausryhmän jäsenten tarkalla valinnalla ja osaamisen tunnistamisella.
Asetettuja tavoitteita tulee seurata ja arvioida säännöllisesti. Näin voidaan arvioida myös ohjausryhmän toiminnan vaikuttavuutta ja edistymistä. Tällöin ohjausryhmän toiminnalle tulee syvempi merkitys, eikä se ole vain hankkeen toiminnan ulkopuolinen tarkkailija, vaikkei sillä olekaan varsinaista vastuuta hankkeen toteuttamisesta. Ohjausryhmän toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista voidaan arvioida niin ryhmän itsearviointina kuin hankkeen toteuttajatiimin sekä rahoittajan näkökulmasta.
Ohjausryhmän kokoonpano
”Ohjausryhmän on hyvä olla monialainen – pakollisten jäsenten lisäksi hyvä kattaus hankkeen teeman kohderyhmän edustajia, teeman kehittäjiä ja teeman kanssa työskenteleviä. Näin hanke saa paljon ideoita ja ohjausta viedä hanketta oikeaan suuntaan.” – Mira Rajalakso, projektipäällikkö, VALUE – Vantaan alueellinen ennakointimalli -hanke
Ohjausryhmän jäsenten valintaan kannattaa käyttää aikaa, jotta kokoonpanossa olisi edustettuna laaja-alaisesti eri osa-alueet, toimijat ja tietotaito. Rahoittajat suosittelevat, että ohjausryhmään otetaan mukaan myös kohderyhmän edustaja, ja että kokoonpanossa kiinnitetään huomiota eri sukupuolten edustukseen (Työ- ja elinkeinoministeriö 2022). Toisaalta ohjausryhmän jäseniä mietittäessä, on hyvä pohtia, vaikuttavatko mahdolliset jääviydet jäsenten toimintaan. Eturistiriitojen ja muiden esteiden välttäminen varmistaa, että ohjausryhmä voi toimia puolueettomasti ja tehokkaasti hankkeen parhaaksi. Esimerkiksi kilpailevassa hankkeessa mukana oleminen tai hankkeen tavoitteiden kanssa ristiriidassa olevat omat intressit voivat olla esteitä ohjausryhmään osallistumiselle.
Tässä artikkelissa esimerkkinä käytettävä Lempeä hoiva -hanke on Uudenmaan liiton rahoittama hanke. Tyypillisesti Uudenmaan liiton hankkeissa ohjausryhmän koko on noin 5–8 jäsentä, mutta hankkeen koko ja toiminnan luonne vaikuttavat lopulliseen kokoon (Uudenmaan liitto 2022). Jotta hanke kytkeytyy paremmin toiminta-alueensa muuhun kehittämistoimintaan ja sen tulokset ovat laajemmin hyödynnettävissä, Uudenmaan liitto suosittelee, että ohjausryhmään pyydetään jäseniä myös hankkeen ulkopuolelta (Uudenmaan liitto 2023).
Ohjausryhmän jäsenten valintaan liittyen kannattaa pohtia seuraavia kysymyksiä:
1) Ovatko hankkeen keskeiset sidosryhmät edustettuina ohjausryhmässä?
2) Keiden muiden toimijoiden asiantuntijuutta ohjausryhmässä olisi hyvä olla?
3) Onko ohjausryhmän jokaisella jäsenellä selkeä rooli?
4) Onko ohjausryhmä päätösvaltainen hankkeen keskeisissä päätöksissä? (Rahoittajan ohjeistukset huomioiden)
5) Mitä ohjausryhmältä odotetaan, mitkä ovat sen tavoitteet suhteessa hankkeen tavoitteisiin?
6) Ymmärtävätkö kaikki mukaan pyydetyt jäsenet, mitä osallistuminen ohjausryhmään tarkoittaa ja mitä se vaatii jäseneltä?
7) Onko jäsenillä aikaa osallistua hankkeen ohjausryhmätyöhön? (mukaillen Saastamoinen 2022.)
”Ohjausryhmän jäsenten valintaan vaikuttavat sekä hankekonsortio että hankkeen kohdeorganisaatioiden määrä. On tärkeää, että jokaisesta toteuttajaorganisaatiosta ja kohdeorganisaatiosta on edustaja, jolloin ohjausryhmä voi olla laaja. Ohjausryhmän jäsenten avulla saadaan myös tietoa mahdollisista organisatorisista muutoksista, joilla voi olla vaikutusta hankkeen toteuttamiseen. Laurean yksin toteuttamissa hankkeissa ohjausryhmän jäsenillä voidaan vahvistaa hankkeen sisällöllistä asiantuntijuutta. Useimmiten ohjausryhmän jäsenten nimeäminen tapahtuu jo hankehakemusta valmistellessa, sillä rahoittaja haluaa hankehakemukseen suunnitelman ohjausryhmän jäsenistä. Vaikka tämä ei sido hankkeen toteuttajaa, niin harvemmin jäseniä vaihdetaan hankkeen alkaessa. Ohjausryhmän jäsenten valintakriteereistä olisi hyvä keskustella hankevalmistelussa enemmänkin, koska ohjausryhmän asiantuntemus on resurssi hankkeen toteutuksessa. Emerit-hankkeessa ohjausryhmän jäsenet olivat mukana jo hankevalmistelussa, tämä edistää jäsenteen ymmärrystä hankkeen sisällöllistä kysymyksistä ja vaikuttaa positiivisesti ohjausryhmän työskentelyyn.” – Soili Vento, projektipäällikkö, EMERIT – Emerita- ja Emeritushoitajat voimavarana hoitajapulassa -hanke
Lempeä hoiva -hankkeella on monipuolinen ohjausryhmä
Lempeä hoiva -hankkeen tavoitteena on lisätä lääkkeettömien menetelmien osaamista ja käyttöä muistisairaiden hoivakodeissa. Hankkeessa kehitetään lääkkeettömien menetelmien käyttöönoton malli, joka mahdollistaa lääkkeettömien menetelmien käytön tunnistamisen, osaamisen kehittämisen ja käyttöönoton hoivakodin arjessa mahdollisimman helposti ja mahdollisimman pienin ajallisin panostuksin.
Uudenmaan liiton ohjeistuksen mukaisesti Lempeä hoiva -hankkeelle on muodostettu ohjausryhmä, johon kutsuttiin mukaan sellaisia henkilöitä ja tahoja, joita hankkeessa katsottiin tarvittavan. Ohjausryhmän kokoonpanossa on yhteensä 11 jäsentä ja se koostuu hanketoteuttajien eli kolmen ammattikorkeakoulun edustajista, rahoittajan edustajasta, hankkeen kohderyhmän edustajista sekä muutoin asiantuntemuksellaan hanketta tukevista asiantuntijoista.
Ohjausryhmässä on mukana kaikkien kolmen hankkeessa mukana olevan vanhustyön toimijan eli Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja Betesda-säätiön edustajat, sillä he tuovat laajempaa kuvaa organisaatioistaan ja toisaalta vievät tietoa yksittäisiä yksiköitä laajemmalle toiminta-alueelle. Heidän lisäkseen ohjausryhmään haluttiin saada mukaan hankkeen teemaan ja toimintaan liittyviä asiantuntijoita, jotka pystyvät sekä tuomaan hankkeelle lisäarvoa ja -tietoa että viestimään hankkeesta ulospäin entistä laajemmalle kohderyhmälle. Näitä asiantuntijoita ovat Hoitotyön Tutkimussäätiö Hotuksen, Muistiliiton, ikäihmisten palvelujen kehittämisverkosto GeroMetron ja Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu XAMKin edustajat.
Hankkeen ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti useamman kerran hankkeen aikana. Kokoukset on ajoitettu sekä raportointikausien mukaan, että hankkeen toiminnan kannalta järkeviin kohtiin. Ohjausryhmän kokouksissa pyritään käymään avointa keskustelua hankkeen toiminnan suunnittelusta ja toteutuksesta, edistymisestä sekä tavoitteiden saavuttamisesta, tulosten levittämisestä ja vaikuttavuudesta sekä mahdollisista haasteista. Ohjausryhmän osaamista ja verkostoja pyritään erityisesti hyödyntämään hankkeessa kehitettävän lääkkeettömien menetelmien käyttöönoton mallin kehittämisessä ja jalkauttamisessa sekä yleisemmin lääkkeettömien menetelmien osaamisen kehittämisessä ja tiedon levittämisessä.
Monipuolinen kokoonpano varmistaa, että eri näkökulmat ja osaaminen tulevat huomioiduksi, mikä edistää hankkeen edistämistä ja kokonaisvaltaista onnistumista. Ohjausryhmän kokoonpanoa miettiessä tulisi huomioida asiantuntijuuden lisäksi myös jäsenten motivoituminen ja sitoutuminen hankkeen tavoitteisiin ja kehitettävän asian tai teeman edistämiseen. Ohjausryhmä ei toimi, jos jäsenet eivät ole paikalla tai muutoin sitoutuneita ohjausryhmätyöskentelyyn. Näihin haasteisiin paneudutaan artikkelisarjan toisessa osassa, jossa aiheena on ohjausryhmän toiminta, sen haasteet sekä osallistaminen hankkeen eri vaiheissa. Artikkelisarjan kolmas teksti käsittelee ohjausryhmän toiminnan arviointia.
Kirjoittaja toimii Lempeä hoiva – Hyvinvointia hoivakotien henkilökunnalle ja asukkaille -hankkeen (2023–2025) projektipäällikkönä. Uudenmaan liiton rahoittamaan hanketta koordinoi Laurea-ammattikorkeakoulu, ja osatoteuttajina ovat Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Mukana hankkeessa ovat Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue sekä Betesda-säätiö.
Lähteet
