Ammattikorkeakoululain (15 §) mukaan ammattikorkeakoulun toimielimiä ovat hallituksen lisäksi toimitusjohtajana toimiva rehtori. Rehtorin tehtävänä (18 §) on osakeyhtiölaissa toimitusjohtajalle säädettyjen tehtävien lisäksi: 1) johtaa ammattikorkeakoulun toimintaa ja päättää ammattikorkeakoulua koskevista asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty muun toimielimen tehtäväksi; 2) vastata ammattikorkeakoulun tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta; 3) vastata hallituksessa käsiteltävien asioiden valmistelusta, esittelystä ja täytäntöönpanosta; 4) päättää henkilöstön ottamisesta ja irtisanomisesta.
Näissä rehtorin blogikirjoituksissa olen paljon käsitellyt rehtorin tehtäviä ja arkea. Kolme vuotta sitten julkaistussa blogikirjoituksessa (Korkeakoulun johtaminen rehtorina vai toimitusjohtajana?, 18.8.2020) pohdiskelin em. ammattikorkeakoululain luomaa mielenkiintoista asetelmaa, kun korkeakoulua johtaa yksi henkilö kahdesta eri roolista, mikä luo miltei jännittävän ulottuvuuden korkeakoulun johtamiseen.
Tällä kertaa ajattelin keskittyä rehtorin työn arkeen teknisten järjestelmien näkökulmasta. Ne mahdollistavat paljon ja samalla ne myös ainakin rytmittävät arkea, jos ne eivät varsinaisesti ohjaa sitä. Kun on saanut aloittaa työelämässä jo 80-luvun puolivälissä, on voinut kokea melkoisen muutoksen työvälineissä ja -kulttuurissa. Sähköpostin käyttöönotto oli suuri muutos niin työyhteisön viestintään kuin asiakas- ja sidosryhmäkommunikaatioon. Aluksi yhteydenpitoon olivat käytössä vain lankapuhelin ja telefax. Varhaisilta työvuosilta asiantuntijana on muistoja, jotka tuntuvat nykyarjessa suorastaan hilpeiltä, vaikka silloin ne eivät ”naurattaneet” yhtään. Pelkästään yhteisen kokousajan sopiminen isolle ryhmälle käyttäen pelkkää lankapuhelinta, jättämällä ”nipun” soittopyyntöjä voi nimittäin olla uskomattoman työlästä ja työaikaa vievää eli asioiden ennakoinnille oli sijaa myös silloin, aivan käytännöllisistä syistä.
Kun aloitin johtamistyössä, ehdin muutaman kuukauden käsitellä tulostettuja ja sisäisessä postissa kiertäviä laskuja ennen kuin korkeakoulussa siirryttiin sähköiseen laskujen käsittelyyn. Samaan aikaan vuosituhannen vaihteessa korkeakoulussa havaintojeni mukaan erilaiset työtä ja nimenomaan liikkuvaa työtä helpottavat järjestelmät lisääntyivät merkittävästi samoin kuin muissakin asiantuntijaorganisaatioissa. Hallinnollinen työ ei ollut enää sidoksissa työhuoneeseen tai läsnäoloon siellä, vaan työtehtäviä oli mahdollisuus suorittaa kaikkialta ja yhä useammin myös mobiililiittymän kautta. Samaan aikaan verkko-opetus ja virtuaalinen oppiminen ottivat ensimmäisiä kunnollisia askeleita, kun sähköisiä oppimisalustoja otettiin käyttöön.
Edelleen arvatenkin korkeakoulun rehtori käyttää kommunikoinnissa sähköpostia jatkuvasti, mutta sen rinnalle on tullut paljon muita viestintävälineitä, joista tärkeimpiä lienevät pikaviestimet kuten WhatsApp ja Signal sekä useat sosiaalisen median sovellukset. Erilaisiin ryhmiin kiinnittyvä viestintä on rehtorin työssä lisääntynyt valtavasti, kun olen pian 10 vuotta tehtävässä toiminut. Se viestinvälitys ja kommunikaatio, joka aiemmin toteutui vain sähköpostin ja korkeakoulun intran välityksellä, on jakaantunut useampiin viestintävälineisiin. Vaikka yhä useammin samat viestit tai pikemminkin sama informaatio kulkee yhä useammissa kanavissa, viestinnän merkitys rehtorin työssä on myös yhä korostuneempi. Ehkä siitä yksi ilmentymä ovat myös nämä viikoittain julkaistavat rehtorin blogikirjoitukset, jotka muutama vuosi sitten käynnistyivät korkeakoulun henkilöstölle kuukausittain julkaistavien rehtorin tiedotteiden ja suurelle yleisölle tarkoitettujen tiedotteiden ja korkeakoulun uutiskirjeiden sekä Kehittäjä -lehden rinnalle. Kaiken kaikkiaan informaation saanti korkeakoulun toiminnasta siitä kiinnostuneille nykyään hyvin laajaa. Vuodesta 2016 lähtien korkeakoulu on vuosittain julkaissut Laurean yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttavuus -raportin, josta viimeisin vuodelta 2022 julkaistiin juuri viime viikolla. Sekä siihen että vuosittain julkaistavaan Laurean vuosikatsaukseen sisältyy aina myös rehtorin ajankohtainen tilannekatsaus.
Kun tutkailin kuinka monta mahtaisi olla korkeakoulun järjestelmiä, joita voisin rehtorina työssäni käyttää, löysin yli 20 järjestelmää. Kun taas pohdin sitä, kuinka montaa järjestelmää on niin sanotusti välttämätöntä käyttää päivittäin tai ainakin viikoittain, tunnistin 6-9 järjestelmää. Vaikka järjestelmien määrä tuntuu äkkiseltään suurelta, on niiden käyttö nykyään yhä sujuvampaa, kun kirjautuminen niihin käy nopeasti intran pikalinkkien kautta.
Taannoin blogikirjoituksessani (Hallinnollistumisen tarkoituksenmukaisuus korkeakoulussa, 8.11.2022) pohdiskelin, että hallinnointia hallinnon vuoksi ei soisi korkeakoulusta löytyvän. Vaikka teknologia mahdollistaa nykyään paljon, on aika yhä opettajan keskeinen resurssi. Oppijoille opettajalla ei ole koskaan liikaa aikaa, vaikka hallinto olisi kuinka välttämätöntä tahansa. Hallinto luo lisäarvoa niin kauan kuin se palvelee koulutuksen ja korkeakoulun muiden perustehtävien toteuttamista ja kehittymistä. Tätä me toki korkeakoulussa tavoittelemme ja rehtorin työn näkökulmasta on sanottava, että järjestelmät ovat tehostaneet työskentelyä ja parantaneet myös palvelun laatua valtavasti.
Kun rehtorin työssä aloittaessani allekirjoitin käsin todistuksia ”rehtorin kulmahuoneessa” muutaman kerran vuodessa, allekirjoitan niitä nykyään sähköisesti käytännössä jokaisena arkipäivänä riippumatta siitä, missä työtehtävieni takia silloin olen. Valmistuvat opiskelijat saavat siis nykyään välittömästi sähköisen todistuksen, jota he voivat heti hyödyntää mm. työnhaussa. Toisin oli ennen, jolloin viivettä syntyi useissa valmistumisprosessin vaiheissa ja tutkintotodistuksen saamisessa. Aikaa ja vaivaa säästyy valtavasti kaikilta, myös rehtorilta.
Ei ole onneksi paluuta entiseen, jossa ei ollut työtä ja arkea helpottavia järjestelmiä käytössä, vaikka niitä useita onkin. Toki järjestelmät on syytä pitää ”hyvänä renkinä” luomassa lisäarvoa kaikella korkeakoulutyölle ja myös rehtorin työlle, eikä antaa niille ”isännän asemaa” luovan työn rajoittajana.
Lähteet:
