Laurean opintotoimistojen arki pitää sisällään lukuisia eri tehtäviä. Tekstissä kerromme numeroiden kautta opintotoimistolaisten toimenkuvasta, johon kuuluu muun muassa opiskelijahallintoa, asiakaspalvelua, opiskelijarekisterin kirjauksia ja opiskelijoiden harjoitteluihin sekä valmistumiseen liittyviä hallinnollisia tehtäviä. Lähde mukaan laskemaan, kuinka opintotoimistopalvelut vaikuttavat opiskelijoiden ja henkilöstön arkeen!
Kuva: Black ice / Pexels
Laurean kuusi opintotoimistoa
Jokaisen Laurean opiskelijan asioita käsitellään opintotoimistossa jollain tavalla. Korkeakoulussamme on paljon erilaisia tapoja suorittaa opintoja ja opintotoimiston asiakkaisiin kuuluvatkin muun muassa tutkinto- ja polkuopiskelijat, täydennys-, erikoistumis- ja osaajakoulutusten opiskelijat, vaihto-opiskelijat, yhteistyökorkeakoulujen opiskelijat, tilauskoulutuksen opiskelijat, avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat ja kaksoistutkinto-opiskelijat. Opintotoimisto auttaa ja neuvoo laaja-alaisesti opintoihin liittyvissä asioissa ja tavoitteenamme on taata Laurean palvelulupauksen lunastaminen tukemalla niin opiskelijoita kuin henkilöstöä. Opintotoimiston toiminnan lähtökohtana on opiskelijakeskeisyys ja tarjoamme yksilöllistä palvelua opintojen onnistumiseksi.
3854 kohtaamista paikan päällä, puhelimitse ja sähköpostitse
Opintotoimiston työhön kuuluu paljon asiakaspalvelua niin Laurean sisäisille kuin ulkoisille asiakkaille. Opintotoimistot palvelevat paikan päällä jokaisella Laurean kampuksella ja niihin voi tulla käymään aukioloaikoinamme. Kampuspalveluiden lisäksi opintotoimiston koordinaattorit ovat laurealaisten ja Laurean ulkopuolisten asiakkaiden apuna puhelimitse ja sähköpostitse. Elokuun 2024 aikana opintotoimistosta vastattiin 335 puheluun ja yhteensä noin 1500 eri kampuksille saapuneeseen sähköpostiin. Sähköpostiluku on karkea arvio, sillä Outlookin laskentaominaisuudet eivät mahdollistaneet aivan tarkan määrän laskentaa.
Jokaisen kampuksen oman sähköpostilaatikon rinnalla opintotoimistossa on käytössä myös Efecte-palvelunhallintajärjestelmä. Efecte toimii asiakkaalle sähköpostin kaltaisesti, eli hän voi lähettää kysymyksensä opintotoimistojen yhteiseen sähköpostiosoitteeseen omasta sähköpostistaan, jolloin syntyy tiketti. Opintotoimistoissa Efecte otettiin käyttöön alkuvuodesta 2024 ja syyskuun 2024 loppuun mennessä käsiteltyjä tikettejä on kertynyt 2019 kappaletta.
Tikettijärjestelmän raporteista selviää, että eniten opintotoimistoon tulee tukipyyntöjä, joihin yhteydenottaja ei ole valinnut mitään tiettyä aihetta. Nämä kattavat laajasti eri aiheisia palvelupyyntöjä. Toisiksi suurin kategoria koostuu opintojen neuvonnasta ja ohjauksesta. Tähän kategoriaan kuuluvat muun muassa valmistumiseen, opintoihin ja ilmoittautumisiin liittyvät kysymykset sekä yleiset opiskeluun ja käytänteisiin liittyvät yhteydenotot. Merkittävä osa yhteydenotoista keskittyy myös teknisiin kysymyksiin, erityisesti käyttäjätunnuksiin ja niiden toimivuuteen liittyviin tilanteisiin. Tulevaisuudessa tarkoituksemme on siirtyä painokkaammin Efecten käyttöön, jotta opiskelijat saavat palvelua yhden luukun periaatteen mukaisesti.
Valmistumishumua: 3205 myönnettyä todistusta ja 110 stipendiä
Kun opiskelija valmistuu ja opinnot tulevat päätökseensä, on juhlan paikka. Tärkeä valmistumista konkretisoiva tekijä on todistus. Opintotoimisto valmistelee ja lähettää rehtorin tai vararehtorin allekirjoituksen jälkeen sähköiset todistukset niin tutkinto-, täydennys-, erikoistumis- kuin osaajakoulutuksista valmistuville opiskelijoille. Lukuvuoden 2023-2024 aikana eli 1.8.2023 – 31.7.2024 todistuksia myönnettiin 2324 tutkinnosta valmistuneelle opiskelijalle, 752 täydennyskoulutuksen opiskelijalle, 67 erikoistumiskoulutuksen opiskelijalle sekä 62 osaajakoulutuksen opiskelijalle.
Kesä- ja joulukuussa tutkinnosta valmistuneita opiskelijoita juhlitaan valmistujaisjuhlassa. Juhlassa onnitellaan myös hienon opiskelumenestyksen johdosta stipendin saaneita. Opintotoimiston tehtäviin kuuluu stipendikokonaisuuden koordinointi, eli yhteydenotto yksiköiden vastuuhenkilöihin, stipendin saajista tehtyjen päätösten kerääminen samalle alustalle, yhteydenotot stipendin saajiksi valittuihin opiskelijoihin, maksatustietojen toimitus talouspalveluille sekä stipendinsaajien nimien ilmoittaminen Laurean tapahtumatiimille valmistujaisjuhlaa varten. Lukuvuosittain Laureasta myönnetään yhteensä 74 yksiköiden stipendiä, 12 parhaan opinnäytetyön stipendiä, noin 20 ulkopuolisten tahojen myöntämää stipendiä sekä syksyn valmistujaisjuhlassa neljä rehtorin stipendiä. Stipenditietojen keruu on ollut aiemmin hajautettuna eri laurealaisille toimijoille, mutta syksystä 2024 eteenpäin opintotoimisto koordinoi koko prosessia.
14 014 kertaa opiskelua tukevia muita palveluita
Moni opintotoimiston koordinaattoreista toimii opiskeluarkea tukevassa Poikkeamossa. Poikkeamolaiset tarjoavat henkilökohtaisia ohjausaikoja tutkinto- ja polkuopiskelijoille ja ovat mukana järjestämässä erilaisia oppimista tukevia ryhmiä, infotilaisuuksia ja työpajoja. (Akiola, Niemi & Martikainen 2021; Laurea-ammattikorkeakoulu 2024) Esimerkiksi Poikkeamon koordinoimien HOPS-infojen tarkoitus on tukea opiskelijan toimijuutta ja opintojen etenemistä HOPS-työskentelytaitoja vahvistamalla (Martikainen 2021). Poikkeamon toiminnassa mukana olevat opintotoimistolaiset ohjaavat ja tukevat opiskelijoita HOPS-työskentelyn perusperiaatteissa Zoomissa kerran lukukaudessa järjestettävissä HOPS- ja opintojen suunnittelun infotilaisuuksissa. Lukuvuotena 2023-2024 HOPS-infotilaisuuksiin osallistui yhteensä 239 opiskelijaa ja tilaisuuksista nauhoitettuja tallenteita on katsottu yhteensä 742 kertaa. Syksyn ja kevään opintojen suunnittelun infotilaisuuksiin osallistui puolestaan 428 opiskelijaa ja tilaisuuksista nauhoitettuja tallenteita on katsottu 267 kertaa.
Opintotoimistolla on tärkeä rooli myös sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden harjoittelusopimusten koordinoinnissa (Martikainen & Österman 2024). Vuonna 2023 Laureaan tuli lähes 400 uutta harjoittelusopimusta ja syyskuuhun 2024 mennessä sopimuksia on tehty noin 130 kappaletta. Lisäksi opintotoimiston koordinointivastuulle kuuluvat AVI:n tarkastukset ja vahvistukset, joita tehtiin vuoden 2024 ensimmäisellä vuosipuoliskolla noin 150 kappaletta ja vuoden 2023 toisella puoliskolla, jolloin nämä olivat ensimmäistä kertaa haussa, noin 120 kappaletta.
Sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden opiskeluarkea tukeviin tehtäviin kuuluvat opintotoimistolla myös rikostaustaotteiden tarkastus harjoittelua varten sekä Sairaanhoitajien ydinosaamisen valtakunnallisen kokeen (YleSH) uusintatilaisuuksien ilmoittautumisten hallinnointi ja tietojen toimitus eteenpäin tilaisuuksia valvoville henkilöille. Syyskuusta 2023 eteenpäin rikostaustaote on tarkastettu 1179 opiskelijalta ja opiskelijat ovat ilmoittautuneet yhteensä 1070 kertaa 16.1.2024 – 3.10.2024 järjestettyihin YleSH-uusintatilaisuuksiin. Lisäksi opintotoimistosta tilataan sosiaali- ja terveysalan opiskelijoille harjoittelun henkilökortit.
Opintotoimistosta tehdään myös lukuisia kirjauksia opiskelijarekisteri Peppiin. Eräs näistä on ollut nykyisten opintojen aikana toisessa korkeakoulussa tehtyjen opintojen siirto opintorekisteriin, tuttavallisemmin “purokirjaukset”. Vuoden 2023 aikana purokirjauksia tehtiin 5450 kappaletta ja vuonna 2024 lokakuuhun mennessä kirjauksia on tehty 3839 kappaletta. Näiden käsin tekeminen on tosin saavuttamassa päätöspisteensä, sillä Laureassa on otettu käyttöön korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu, joka automatisoi opintojen ilmoittautumis- ja suoritustietojen siirtymisen korkeakoulujen välillä. Palvelu ei ole vielä helpottanut käsin tehtäviä kirjauksia, mutta vähitellen sen käyttö alkaa näkyä tiedonsiirroissa.
“Äärettömät” eli opintotoimiston laaja-alaiset tehtävät
Opintotoimistoissa on lisäksi paljon työtehtäviä, joita ei voi ilmoittaa lukuina. Näitä ovat esimerkiksi opetushenkilön avustaminen kirjausongelmissa sekä mahdollisten virheellisten kirjausten korjaus, opiskeluoikeus- ja läsnäolotietojen kirjaukset, täydennys- ja erikoistumiskoulutusten mallipohjien, opintojaksojen ja toteutusten perustaminen opiskelijarekisteriin, väyläopintojen hallinnolliset tehtävät, vakuutusilmoitusten teko opiskelijalle harjoittelussa tapahtuneen vahingon selvittämiseksi sekä opiskelijan sosiaaliseen hyvinvointiin ja terveyteen liittyviin viranomaispyyntöihin vastaaminen ja näihin liittyvien lomakkeiden täyttäminen.
Pääsemme arjessamme tekemään todella monipuolisia tehtäviä yhteistyössä muiden laurealaisten ja Laurean ulkopuolisten viranomaistahojen kanssa, eikä yksikään työpäivä ole kopio toisesta. Lukemattomien palveluidemme tavoitteena onkin yhdessä muiden toimijoiden kanssa varmistaa, että opiskelijat saavat parhaan mahdollisen opiskelukokemuksen Laureassa.
Lähteet
