Ohjausryhmän jäsenten motivointi ja sitouttaminen hankkeen ja ohjausryhmän toimintaan ei ole aina itsestään selvää tai helppoa. Lisäksi ohjausryhmän kokousten sisällön ja toteutuksen suunnittelussa on huomioitava jäsenten osallistaminen, jotta kokoukset eivät olisi vain infopaketti hankkeen etenemisestä. Ohjausryhmän jäsenten osaamista ja verkostoja kannattaa hyödyntää monipuolisesti.
Kuva: Adobe Firefly / Anniina Honkonen 2024
Laurea-ammattikorkeakoululla on ollut keväällä 2024 käynnissä yhteensä 92 ulkoisesti rahoitettua kansallista ja kansainvälistä hanketta. Useimmissa hankkeissa tulee rahoittajan ohjeiden mukaisesti olla ohjausryhmä, jonka tarkoituksena on auttaa hanketta onnistumaan tavoitteissaan sekä ohjata ja tukea hanketta koko sen elinkaaren ajan.
Artikkelisarjassa paneudutaan ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden ohjausryhmän toimintaan. Case-esimerkkinä toimii Lempeä hoiva -hankkeen ohjausryhmä ja sen toiminta. Ensimmäisessä artikkelissa käytiin läpi ohjausryhmän tarkoitusta, tehtäviä ja kokoonpanoa (Honkonen 2024). Tämä artikkeli käsittelee ohjausryhmän toimintaa haasteiden ja osallistamisen näkökulmasta. Kolmas artikkeli käsittelee ohjausryhmän toiminnan arviointia.
Ohjausryhmän päätehtävänä on varmistaa, että hanke etenee suunnitellun hankesuunnitelman ja rahoituspäätöksen linjausten mukaisesti. Lisäksi ohjausryhmä valvoo, että hankkeen toteuttamat toimenpiteet ovat asianmukaisia ja edistävät asetettujen tavoitteiden saavuttamista. (Uudenmaan liitto 2023.) Eri rahoittajien ohjeistuksien mukaan ohjausryhmällä on joko enemmän valtaa tehdä päätöksiä hankkeen suhteen tai sitten se toimii enemmän neuvonantajan ja tukijan roolissa. Parhaiten toimii ohjausryhmä, jossa jokaisella ryhmän jäsenellä on hankkeen suhteen ”oma lehmä ojassa” (Ruuska 2007, 145). Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että hankkeen onnistumisella, sen tuloksilla ja vaikuttavuudella on merkitystä ohjausryhmän jäsenten toimintaan ja työhön joko suoraan tai välillisesti, jolloin myös heidän panoksensa ohjausryhmätoimintaan on yleensä merkittävä.
Ohjausryhmän toimintaan ja vaikutukseen hankkeen suuntaan voidaan kuitenkin vaikuttaa myös hankkeen puolelta. Ohjausryhmän kokoonpanoa pohditaan jo hanketta valmistellessa ja rahoitusta haettaessa. Lisäksi tulisi miettiä, miten ohjausryhmään kutsutut motivoidaan ja sitoutetaan antamaan osaamistaan hankkeelle sekä miten ohjausryhmän kokouksissa toimitaan, jotta vaikutus olisi mahdollisimman suuri hankkeen etenemistä ajatellen.
Haasteita ohjausryhmätyöskentelyssä
”Eri hankkeissa työskennellessäni olen huomannut, että joskus ohjausryhmään mukaan tulleiden CV on parempi kuin itse osallistuminen, ja se on vain hyväksyttävä. Kahvi ja pulla -palkkio kokouksista ei aina ole tarpeeksi iso houkutin työskentelylle.” Mira Rajalakso, projektipäällikkö, VALUE – Vantaan alueellinen ennakointimalli -hanke
Ohjausryhmän työskentelyyn voi liittyä erilaisia haasteita, kuten sitoutumisen puute, jäsenten erilaiset intressit ja tavoitteet, viestinnän ongelmat, päätöksentekoprosessien pitkittyminen sekä muutosten hallinta. Sitoutumisen puute voi johtua monesta syystä, kuten aikapaineista, muista työkiireistä tai ettei hanke osu jäsenen oman asiantuntijuuden ytimeen. Toisaalta jäsenten motivaatio vaikuttaa paljon siihen, löytääkö hankkeelle tarvittavan ajan. Ohjausryhmään kutsun saaneen olisikin hyvä pohtia omaa panostaan ja mahdollisuuksia osallistua ohjausryhmän toimintaan realistisesti ennen kuin hyväksyy kutsun. Omien rajojen ja resurssien tunnistaminen on tärkeää. Hankkeen kannalta on arvokasta kokouksiin osallistuva jäsen, ei vain nimi jäsenlistassa.
Jäsenten erilaiset intressit, tavoitteet ja taustat vaikuttavat siihen, miten aktiivisesti he ovat mukana ohjausryhmätyöskentelyssä, kokouksien keskusteluissa ja päätösten tekemisessä. Jos ohjausryhmän kokoukset ovat sisällöltään vain teknisen hallinnollisia ja täynnä hanketerminologiaa, voi teemaa ja termejä vähemmän tunteva jäsen joutua tahtomaattankin keskusteluissa ulkokehälle. Joskus sisäiset intressit voivat johtaa jopa konflikteihin ja siten vaikeuttaa päätösten tekemistä tai yhtenäisen mielipiteen muodostamista.
Ohjausryhmän ja hanketiimin välillä voi olla puutteellista, hidasta tai epäselvää viestintää, mikä voi aiheuttaa tietokatkoksia, väärinkäsityksiä ja jopa hidastaa päätöksentekoa. Päätöksenteko voi viivästyä myös erimielisyyksien tai epäselvän päätöksentekoprosessin vuoksi. Jos päätöksentekoprosessi ei ole selkeästi määritelty ohjausryhmä ei pysty reagoimaan tai tukemaan hanketiimiä joustavasti ja tehokkaasti odottamattomissa muutoksissa. Jos kokouksien sisältöä ja toimintaa ei suunnitella kunnolla, ei ohjausryhmän asiantuntemusta hyödynnetä täysivaltaisesti.
Hanke etenee osallistamalla
”Ohjausryhmän monipuolinen asiantuntemus edistää hankkeen etenemistä. Ohjausryhmässä keskustellaan hankkeen etenemiseen vaikuttavista asioista, jolloin ohjausryhmässä voidaan myös etsiä ratkaisuja hankkeessa ilmenneisiin mahdollisiin ongelmiin.” – Soili Vento, projektipäällikkö, EMERIT – Emerita- ja Emeritushoitajat voimavarana hoitajapulassa -hanke
Hankkeen ohjausryhmän tärkein itselleen esittämä kysymys on: Mitä voimme tehdä hankkeen etenemiseksi? Projektipäällikön vastuulla on informoida ohjausryhmää vastaamalla kysymyksiin miksi ja miten. (Paasivaara, Suhonen & Nikkilä 2008, 121). Toisin sanoen ohjausryhmää on osattava hyödyntää ja ohjausryhmän on puolestaan osattava vaatia (Ruuska 2007, 146). Ohjausryhmän osallistaminen on tärkeä osa hankkeen edistymistä ja vaikuttamista, ja toisaalta mahdollisten haasteiden taklausta. Ohjausryhmän jäseniä voi osallistaa hankkeen työskentelyyn monin tavoin ja eri vaiheissa hanketta.
Aluksi on tärkeää sopia ja suunnitella, miten hanketiimi ja ohjausryhmä kommunikoivat keskenään. Sovitaan yhteisesti, mitä työkaluja ja käytäntöjä käytetään tiedon jakamiseen ja päätösten tekemiseen. Myös mahdollisten konfliktien tai erimielisyyksien käsittelyyn tulee pohtia sopivia keinoja ja käytäntöjä.
Hankkeen eri vaiheissa ohjausryhmän tulee varmistaa toiminnan jatkuvuus ja edistyminen. Tässäkin avoin, ennakoiva ja monikanavainen viestintä sekä osallistaminen ovat kaiken perustana. Ohjausryhmän rooli ja osallistamisen tavat myös muuttuvat hankkeen edetessä. Jäsenet eivät ole vain passiivisia tarkkailijoita, vaan aktiivisia osallistujia, jotka voivat tuoda arvokasta panosta hankkeelle. Rooli ja osallistuminen voi olla esimerkiksi
- hankkeen edistymistä seuraava
- toimintaa, toimenpiteitä ja vaikuttavuutta arvioiva
- esiin tulleita ongelmia ja esteitä ratkova
- sidosryhmäyhteistyöhön ja viestintään keskittyvä
- omaa asiantuntijuutta hyödyntävä
- tuloksia levittävä ja jalkauttava
- opittua koostava ja jatkotoimenpiteitä suunnitteleva.
Osallistamiseen vaikuttaa myös se, ovatko ohjausryhmän kokoukset kasvokkain tapahtuvia vai etänä järjestettäviä ja miten muutoin digitalisaatiota hyödynnetään toiminnassa. Digitalisaatio tuo monenlaisia mahdollisuuksia ohjausryhmän työskentelyyn, tiedon jakamiseen ja ajatustenvaihtoon niin kokousten aikana kuin niiden välissä.
Kokouspalkkiot ohjausryhmän jäsenille ovat yksi osallistamisen keino. Kokouspalkkiot lisäävät motivaatiota osallistua ja samalla osoittavat jäsenille, että heidän aikaansa ja panostaan arvostetaan. Toisaalta osallistuminen pelkän palkkion takia ei aja hankkeen etua. Monissa organisaatioissa ja hankkeissa on vakiintunut käytäntö, ettei kokouspalkkioita makseta. Osallistujat näkevät hankkeen toiminnan edistämisen arvokkaana ja palkitsevana itsessään ja siten sitoutuvat hankkeen tavoitteisiin ja toimintaan. Vapaaehtoispohjalta tapahtuva osallistuminen voi myös edistää yhteisöllisyyttä. Jos palkkio päätettäisiin maksaa, niin tämä tulisi huomioida jo hankkeen budjettia suunniteltaessa hakuvaiheessa ja palkkion tulisi suuruudeltaan olla kohtuullinen ja oikeudenmukainen.
Kokonaisuudessaan ohjausryhmän osallistaminen vaatii hankkeen tekijöiltä ja etenkin projektipäälliköltä sujuvaa viestintää, kokonaiskuvan hyvää hallintaa, ennakointikykyä, ryhmänohjaus- ja fasilitointitaitoja sekä erilaisten digitaalisten ratkaisujen hyödyntämistä työskentelyn tukena. Ohjausryhmä nähdään nykyään enemmän asiantuntijaryhmänä, joten ohjausryhmän vetäjällä, siis projektipäälliköllä tulee olla herkkyyttä kuunnella johtoryhmää ja sen toiveita (Paasivaara, Suhonen & Nikkilä 2008, 120).
”Ohjausryhmän vetäjän eli projektipäällikön vastuulla on luoda hyvä tekemisen meininki ja antaa ryhmän tuoda ajatuksiaan esille, vaikka ohjausryhmän pääsääntöinen tehtävä on pitää huoli siitä, että hanke etenee suunnitelman mukaisesti ja budjetissa.” – Mira Rajalakso, projektipäällikkö, VALUE-hanke
Osallistaminen Lempeä hoiva -hankkeessa
Lempeä hoiva -hankkeen ohjausryhmässä on kolmen ammattikorkeakoulutoteuttajan lisäksi Keravan hyvinvointialueen, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja Betesda-säätiön, Hoitotyön Tutkimussäätiö Hotuksen, Muistiliiton, ikäihmisten palvelujen kehittämisverkosto GeroMetron ja Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu XAMKin edustajat. Ohjausryhmä kokoontuu noin puolen vuoden välein ja kokoukset on ajoitettu raportointikausien vaihtumisen ajankohtiin. Lisäksi ohjausryhmälle on luotu oma Teams-työtila, johon viedään dokumentit ja muu aineisto. Lisäksi sähköpostitse välitetään tietoa. Ohjausryhmälle lähetetään myös hankkeessa tehtävät uutiskirjeet, jotka on suunnattu hankkeessa mukana oleville hoivakodeille. Niissä kerrotaan hankkeen toiminnasta, tehdyistä asioista ja tulevista tapahtumista. Ylipäänsä viestintä pyritään pitämään mahdollisimman suunnitelmallisena, ajantasaisena ja ennakoivana, jotta jäsenillä on myös aikaa reagoida ja valmistautua esimerkiksi tuleviin kokouksiin.
Hankkeen ohjausryhmässä on mukana henkilöitä, jotka voivat levittää tietoa hankkeesta, sen toiminnasta ja tuloksista laajemmin organisaatiossaan. Toimiminen hankkeen tekemisen ja tulosten ”lähettiläinä” tukee hankkeen onnistumista, sillä se parantaa hankkeen näkyvyyttä, tunnettavuutta ja vaikuttavuutta, edistää tiedonjakoa ja oppimista eri toimijoiden välillä sekä edesauttaa tulosten juurruttamista pitkällä aikavälillä. Ohjausryhmän edustajan avulla hanketta on päästy esittelemään esimerkiksi Vantaan ja Keravan vanhusneuvostolle ja opetushoitajille. Hanke on myös ollut esillä GeroMetron uutiskirjeessä alkuvuodesta 2024. Ohjausryhmä osallistuu myös hankkeen arviointisuunnitelman mukaisesti hankkeen etenemisen ja toimenpiteiden arviointiin. Tällä voidaan vaikuttaa hankkeen suunnan muuttamiseen tarvittaessa. Ensimmäinen yhteinen arviointi on tulossa syksyllä 2024.
Tässä hankkeessa ohjausryhmä ei ole varsinaisesti päätäntävaltainen, mutta sen sijaan he voivat auttaa antamalla vaihtoehtoja tai esittää omia mielipiteitään ja ideoitaan asioihin. Ohjausryhmää voi hyödyntää myös heidän oman asiantuntemuksensa kautta esimerkiksi lääkkeettömiin menetelmiin liittyvän koulutuksen sisällön suunnittelussa ja toteutuksessa sekä markkinoinnissa. Ohjausryhmää voi osallistaa myös uusien työskentelytapojen ideoimiseen ja kehittämiseen etenkin hankkeessa kehitettävän lääkkeettömien menetelmien käyttöönoton mallin osalta, jotta kohderyhmän eli hoivakotien henkilöstön osallistaminen saadaan mahdollisimman onnistuneeksi.
Ohjausryhmän tuki tärkeää hankkeelle
Hankkeen ohjausryhmän monipuolinen asiantuntemus ja sitoutuminen ovat keskeisessä roolissa hankkeen tavoitteiden saavuttamisessa. Ohjausryhmän aktiivinen osallistaminen, johdonmukainen viestintä ja toiminnan arviointi ovat tehokkaita keinoja edistää hanketta ja sen vaikuttavuutta sekä toisaalta vastata esiin tuleviin haasteisiin. Kolmas artikkeli pureutuu tarkemmin ohjausryhmän tekemään hankkeen toiminnan arviointiin ja itsearviointiin sekä niiden vaikutukseen hankkeen edistämisessä ja toiminnan kehittämisessä.
Kirjoittaja toimii Lempeä hoiva – Hyvinvointia hoivakotien henkilökunnalle ja asukkaille -hankkeen (2023–2025) projektipäällikkönä. Uudenmaan liiton rahoittamaan hanketta koordinoi Laurea-ammattikorkeakoulu, ja osatoteuttajina ovat Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Mukana hankkeessa ovat Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue sekä Betesda-säätiö.
Lähteet
- Rajalakso, M. 19.1.2024. Henkilökohtainen tiedonanto.
- Vento, S. 25.4.2024. Henkilökohtainen tiedonanto.
