Puoli vuotta ohjattua työntekijäkeskeistä työhyvinvoinnin kehittämistyötä, ja organisaatiolaivat lähtevät kääntymään uuteen suuntaan. Vuosi ohjattua työskentelyä, ja työntekijät ovat oikeasti ja vahvasti keskiössä. Työhyvinvointimuotoilu –projektien tulokset ovat merkittäviä ja projektit vaikuttavia. Tämä on todennettavissa vaikuttavuustutkimuksessa 4 kuukautta projektien päättymisen jälkeen.

Monet organisaatiot ovat huomanneet, että perinteiset henkilöstötutkimukset ja –raportointi tuottavat tärkeää seurantatietoa, mutta ne eivät ei auta luomaan konkreettisia ratkaisuja keskeisiin ja merkittävimpiin kehittämisen kohteisiin. Kyselyjen jälkeen jäädään lähinnä pohtimaan sitä, miksi kyselyihin vastataan niin kuin vastataan, tai mihin asiaa ratkaisuja olisi viisainta etsiä tai miten toteuttaen saisimme parasta vaikutusta aikaan? Työhyvinvointimuotoilu eli työhyvinvoinnin kehittäminen palvelumuotoilun (Design Council 2015) keinoin auttaa porautumaan syvemmälle. Sen avulla löydetään juuri oikeat, työntekijöille tärkeimmät kehittämisen kohteet, joihin työntekijät itse ideoivat ratkaisut.

Työhyvinvointimuotoilu –projektien toteutusta on avattu Laurea Journalin aiemmissa artikkeleissa (Päkkilä & Pietikäinen, 2021 ja Virta & Pietikäinen, 2022). Tämä artikkeli on kolmas tässä sarjassa.

Tässä artikkelissa kerrotaan Laurean työhyvinvointimuotoilu –palvelun tuella vuonna 2021 toteutettujen työhyvinvointimuotoilu –projektien vaikuttavuuden arvioinnin tuloksista. Arvioidut projektit oli toteutettu Folkhälsanissa, Kustannusosakeyhtiö Otavassa, Eläinlääkäripalvelut Evidensiassa sekä Helsingin kaupungin Kustaankartanon seniorikeskuksessa 4 kuukautta projektien päättymisen jälkeen.

Vaikuttavuuden arviointi on tehty loogisen mallin mukaan (kuvio 1) ja se pohjautuu mm. evaluointi-, laatu- ja aikuisoppimisen teorioihin (Taylor and Hamdy 2013; Beetham and Sharpe 2013).

Tavoitteet

Parhaimmillaan työhyvinvointimuotoilu on ollut organisaatiolle strateginen kehityshanke, jolla on luotu työhyvinvoinnista organisaation kantava voima. Projekti on saanut johdon siunauksen ja sen tavoitteet ovat kohdentuneet koko organisaatioon tai valittuihin yksiköihin, laajentuen myöhemmin toisiin yksiköihin. Tavoitteena projekteissa on ollut mm. vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta ja alalta poistumista, sekä jatkossa houkutella uutta henkilöstöä. Tavoitteena on voinut myös olla muuttaa toimintatapoja koko organisaation tasolla työntekijäkeskeisimmiksi ja nostaa työhyvinvointi strategisesti korkeammalle tasolle.

Tarkennusta asiakasorganisaation kehittämisryhmän asettamille strategisille tavoitteille on haettu esim. työhyvinvointikyselyistä ja työterveyshuollon raporteista. Työhyvinvointimuotoilu –projektin tavoitteena onkin ollut esim. kehittää työhyvinvointia selvittämällä juurisyitä kyselyissä havaittuun haasteeseen. Tämä on esim. tarkoittanut juurisyiden hakemista oman työn hallinnantunteen heikkenemiseen ja ratkaisujen luomista niihin työntekijäkeskeisesti kehittäen. Tavoitteena on toisessa organisaatiossa ollut kehittää työhyvinvointityökaluja työntekijän näkökulmasta henkilöstöhaastatteluun, tiimin kehittämiseen ja itsereflektioon hyödyntäen olemassa olevia rakenteita. Miten saisimme henkilöstömme hyödyntämään em.  toimintatapoja systemaattisemmin ja tuottavammin? Projektin tavoitteeksi on myös valittu hyvän yhteishengen ja yhteisöllisyyden uudistaminen yhteisten toimintatapojen ja uusien menetelmien avulla. Mikä olisikaan keskeisempää useiden pandemiavuosien jälkeen?

Tulokset

Työhyvinvointimuotoilu -projektin tuloksena kaikissa asiakasorganisaatioissa oli:

• 2-3 ratkaisua kunkin organisaation tavoitteissa esitettyihin haasteisiin. Ratkaisut veivät oikeiden haasteiden/juurisyiden äärelle, joka auttoi kehittämään edelleen ratkaisuja. Syntyi ratkaisuryppäitä, joita kuvattiin myös visuaalisesti.
• Työntekijäkeskeisen kehittämisprosessin oppiminen. Opittiin työntekijäkeskeisen kehittämisprosessin toteutus. Ymmärrettiin, että muotoiluajattelua voidaan käyttää laajasti. Tämä mahdollisti itsenäisen työskentelyn työntekijäkeskeisesti uusien haasteiden parissa myös projektiajan jälkeen.
• Työntekijäkeskeisten menetelmien saaminen arjen työhön. Kehittämistyön aikana opittiin käyttämään erilaisia työntekijäkeskeisiä menetelmiä. Näitä voidaan käyttää esim. tiimipalavereissa. Työkalupakki koottiin asiakasorganisaatioille portfolion muotoon.

” Palvelumuotoilu lähestymistapana työhyvinvoinnin kehittämisessä toi lisäarvoa ja helpotti työkalujen integrointia organisaatioon.  Hankkeen avulla työntekijäymmärrys kasvoi ja syveni projektin myötä, joka on jatkuvassa kehittämistyössä erittäin arvokasta.” –Folkhälsan-

Tuotokset

Työhyvinvointimuotoilu –projekteissa juurisyihin päästiin kiinni työntekijöiden haastattelujen kautta ja työntekijät myös ideoivat työpajoissa niihin sopivat ratkaisut. Ratkaisut kohdentuivat mm. työn organisointiin, osaamisen johtamiseen ja henkilöstöprosesseihin. Kukin organisaatio loi itselleen merkityksellisiä ratkaisuja. Työhyvinvointimuotoilun menetelmin mm. luotiin työntekijäarkkityyppejä konkretisoimaan eri työntekijäryhmien tarpeita, kehitettiin työhyvinvoinnin tarvekartat tiimeille ja yksilöille, kysymyspatteristo pulssikyselyihin, uudistettiin kehityskeskusteluprosessit sekä luotiin tiimin vahvistamisen menetelmiä. Myös työhön liittyviä toimintoja ja haasteita kuvattiin konkreettisesti ja visuaalisesti asiakkaiden palvelupolun vaiheiden kautta, luotiin yhteiset toimintatavat -konsepti ja pulssikysely sen toteutumisen seurantaan.

Useimmissa asiakasorganisaatiossa luotiin haastattelujen pohjalta työhyvinvointihyrrät, jotka kuvasivat työhyvinvoinnin kehittämisen keskeiset kohdennukset sekä tälle projektille, että tulevaisuuden työskentelyyn. Hyvinvoinnista lähtenyt projekti vaikutti osittain myös resursointiin ja budjetointiin. Koko kehitettyä kokonaisuutta kuvattiin visuaalisesti esim. työhyvinvoinnin ekosysteemi-kehyksellä tai työhyvinvoinnin puutarha –konseptilla, jotka ohjasivat projektien jälkeistä työskentelyä organisaatioissa.

”Hankkeessa onnistuttiin kehittämään hyödyllisiä työkaluja, koska kehitysprosessi perustui työntekijöiden kokemuksiin. Prosessi osoitti, että työhyvinvoinnin viitekehys, jossa työntekijän tarpeet ovat keskiössä, toimii hyvin lähtökohtana työtyytyväisyyttä, motivaatiota ja sitoutumista edistävien työkalujen kehittämisessä.” -Folkhälsan-

”Projektin ideointi -vaiheessa työntekijät toivat esille useita ja varteen otettavia idea-aihioita ja ratkaisuvaihtoehtoja jatkokehittämiseen. Projektin tuotosta voidaan hyödyntää Helsingin kaupungin muissa yksiköissä.” -Kustaankartanon seniorikeskus/Helsingin kaupunki-

Vaikuttavuus

Kukin neljästä työhyvinvointiprojekteista oli erilainen. Projektien tavoitteet saavutettiin erinomaisesti ja projekteista saatiin oppia sekä kehittämisen aiheita tulevillekin vuosille. Mutta annetaanpa projektipäälliköiden kertoa omin sanoin työhyvinvointimuotoilu –projektin vaikuttavuudesta juuri heidän organisaatiossaan.

” Projekti on edistänyt työhyvinvoinnin nostamista agendalla aiempaa korkeammalle ja saada sitä aiempaa enemmän esille. Viitekehys ”Työhyvinvoinnin ekosysteemi” on osoittautunut toimivaksi perustaksi työkalujen kehittämiselle monilla eri osa-alueilla mm. rekrytoinnista, perehdyttämisestä ja työntekijähaastatteluista tiimiin ja itsensä kehittämiseen. Olemme käyttäneet palvelumuotoilua menetelmänä esihenkilöiden perehdyttämisen prosessin kehittämisessä sekä muuttaneet työhaastattelujen toimintatapoja. Sekä haastateltavat, että haastatellut ovat kokeneet saaneensa uusia ulottuvuuksia ja uudet toimintatavat ovat auttaneet rekrytoinnissa. Olemme myös tarkastelleet työpaikkailmoitusten kieltä, jotta saataisiin sopivia henkilöitä tiimeihin. Henkilöstön työhyvinvoinnin tarpeisiin keskittyvää viitekehystä voidaan siten käyttää myös viestinnän tukena ja työhyvinvointia edistävänä resurssina. Kehyksen vahvuus on, että se sopii eri työntekijöille eri yhteyksissä ja konteksteissa” -Folkhälsan-

” Toukokuun 2022 henkilöstökyselyn tulosten mukaan organisaatiomme huolehtii ihmisten hyvinvoinnista- ja esihenkilöni huolehtii osaltaan henkilöstön hyvinvoinnista -indikaattoreissa oli parannusta edelliseen kyselyyn nähden. Työterveyshuollon raportissa oli myös nähtävissä positiivista kehitystä. Erityisesti uupumuksen ja masennuksen takia sairaslomalle jääneiden osuudessa oli selkeää vähenemistä. Tiivistimme yhteistyötä eläkevakuutusyhtiömme ja työterveyshuoltomme kanssa. Mukana oli molempien liiketoimintojen johtoja ja eläkevakuutusyhtiön ja työterveyshuollon edustajia. Projektista nousi esiin teemoja myös tämän yhteistyön kehittämiseen. Työhyvinvointihyrrä esiteltiin tämän yhteistyön keskeisille toimijoille. Työhyvinvointihyrrää on myös hyödynnetty esimiesvalmennusten ja mentorointiohjelman tausta-aineistona.”  -Kustannusosakeyhtiö Otava-

”Kehitetyt työvälineet toivat tuoretta ajattelua ja lisäsivät palautteiden perusteella hyvinvointia ja henkilöstön jaksamista. Kehittämispalaverissa käydyn keskustelun mukaan suhtautuminen esihenkilöön ja työhön oli muuttunut positiivisemmaksi, ratkaisukeskeisemmäksi sekä enemmän asiakaskeskeiseksi. Päästiin pois keskinäisistä ristiriidoista ja keskityttiin asiakkaan hyvinvointiin.” -Kustaankartanon seniorikeskus/Helsingin kaupunki-

”Työntekijälähtöisyyden ja uudenlaisen, ammattiryhmien välille rakentuneen keskustelukulttuurin johdosta nähdyksi ja kuulluksi tulemisen kokemus on lisääntynyt työntekijöittemme parissa. Projektin myötä työntekijäkeskeisyyden ja poikkileikkaavan yhteistyön siemenet ovat juurtuneet: työntekijöitä on opittu kuuntelemaan ja osallistamaan oman työnsä kehittämiseen uudella tavalla ja tähän on saatu hyviä työkaluja. Olemme rakentaneen pohjan yhteisille toimintatavalle ja arvostukseen lisäämiselle, joiden pohjalta voimme johtaa ja parantaa arjessa toimista sekä eri prosesseja.”  – Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy –

Mitä jäi käteen kaiken jälkeen?

Neljästä asiakasorganisaatiosta kolme oli arviointihetkeen mennessä jatkanut työskentelyä uusien kehittämiskohteiden parissa työhyvinvointimuotoilun menetelmiä hyödyntäen ja yhdellä oli suunnitelma työskentelyn jatkamiseksi. Tulevaisuus näyttää minne asti opit kantavat, tällä hetkellä näyttää siltä, että pitkälle.

” Työhyvinvointimuotoilu ja työntekijälähtöisyys on jäänyt pysyväksi toimintatavaksi Folkhälsanille. Projektin jälkeen on samoja menetelmiä käyttäen kehitetty useita tiimitoiminnan ja johtamisen toimintatapoja organisaatiotasoisesti. ”-Folkhälsan-

”Hankkeesta myötä kehittyneen työntekijäymmärryksen ja työhyvinvointimuotoiluosaamisen myötä tehtiin työntekijäkeskeisesti tuotantoprosessin kuvaus. Tuotantoprosessin kuvaus sisältää oppimateriaaliprosessin kuvauksen esikonseptoinnista lopputuotteeseen ja siihen osallistuvien työntekijöiden roolien kuvaukset. Tuotantoprosessin kuvaus lisää kaikkien ymmärrystä siitä, miten monipuolinen prosessi on ja kustannustoimittajien ymmärrystä omasta roolista sekä siihen vaikuttavista asioista (riippuvuudet, ajankäyttö, tehtävänkuvat).”-Kustannusosakeyhtiö Otava-

” Työhyvinvoinnin puutarha toimii meillä kantavana viitekehyksenä, kun kokonaisuutta edelleen kehitetään ja sitä sovelletaan laajemmin. Konseptina Työhyvinvoinnin Puutarha toimii jatkuvan työhyvinvoinnin kehittämisen alustana ja tarjoaa lukuisia vaihtoehtoja konseptin laajentamiseen ja uusienkin osakokonaisuuksien jatkokehittämiseen. Ensimmäisen projektin jälkeen jatkoimmekin työskentelyä uudella kohdennuksella. Tästä saadut tuotokset yhdistettiin Työhyvinvoinnin Puutarhaan.  -Kustaankartanon seniorikeskus/Helsingin kaupunki-

”Kerättyä dataa on valtavasti, ja sitä tullaan hyödyntämään HR-työssä jatkossa. Jalkautamme saamamme opit yrityksen muihin toimipisteisiin.” -Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy-

Minna Pietikäinen toimii Laurea-ammattikorkeakoulussa työhyvinvointimuotoilu –palvelun projektipäällikkönä. Hän on vastannut asiakasorganisaatioiden kehittämisprosesseista sekä toteuttanut vaikuttavuuden arvioinnin yhdessä asiakasorganisaatioiden työhyvinvointimuotoilu –projektien projektipäälliköiden, Inkeri Huotarin (Kustannusosakeyhtiö Otava), Sonja Kososen (Evidensia Eläinlääkäripalvelut Oy), Päivi Markkasen (Helsingin kaupunki, Kustaankartanon seniorikeskus) ja Mikaela Wiikin (Folkhälsan) kanssa.

Tervetuloa kehittämään työhyvinvointia työntekijäkeskeisesti yhdessä Laurean kanssa

Haluaisitteko kehittää organisaationne työhyvinvoinnin tuen prosesseja aiempaa kohdennetummiksi ja vaikuttavammiksi? Voisitteko hyödyntää organisaationne työhyvinvoinnin kehittämisessä työntekijöittenne osaamista ja innostusta aiempaa paremmin? Helpottaisiko se organisaationne työkykyjohtamista ja esimiestyötä?

Laurea-ammattikorkeakoulu tarjoaa teille työkalut ja prosessin, jolla saavutatte asettamanne tavoitteet työntekijäkeskeisesti työskennellen. Laurean Työhyvinvointimuotoilu –palvelun tuella toteutatte konkreettisen, noin puoli vuotta kestävän työhyvinvoinnin kehittämisprojektin palvelumuotoilua hyödyntäen. Tarjoamme teille kehittämistyön ohjauksen, henkilöstön valmennuksen ja kahden palvelumuotoilijan työpanoksen sekä työskentelyn fasilitoinnin. Työhyvinvointimuotoilu sopii kaikille yrityksille, kunnille, säätiöille ja yhdistyksille.

Lue lisää nettisivuiltamme ja ilmoittaudu siellä sivun alareunasta webinaariin kuulemaan lisää.

Lähteet:

• Beetham, H., & Sharpe, R. (Eds.) 2013. Rethinking Pedagogy for a Digital Age: Designing for 21st Century Learning. New York: Routledge
• Design Council 2021. Viitattu 27.10.2021. What is the framework for innovation? Design Council’s evolved Double Diamond. https://www.designcouncil.org.uk/news-opinion/what-framework-innovation-design-councils-evolveddouble-diamond.
• Pietikäinen, M. 2020. Työhyvinvointimuotoilulla tuottavuutta, työhyvinvointia ja loistavia asiakaskokemuksia. Laurea Journal. Viitattu 2.9.2022. https://journal.laurea.fi/tyohyvinvointimuotoilulla-tuottavuutta-tyohyvinvointia-ja-loistavia-asiakaskokemuksia/#7acd80f3
• Päkkilä, S. & Pietikäinen, M. 2021. Työhyvinvointimuotoilu työhyvinvoinnin kehittämisen menetelmänä. Viitattu 11.2.2022. Laurea Journal.  Työhyvinvointimuotoilu osallistamisen ja työhyvinvoinnin kehittäjänä | Laurea Journal.
• Stinkdorn, M., Hormess, M.E., Lawrence, A. ym. 2018. This is service design doing. O’Reilly Media, Inc, USA.
• Taylor, D.S.M. & Hamdy, H. 2013. Adult learning theories: Implications for learning and teaching in medical education: AMEE Guide No. 83, Medical Teacher, 35:11, e1561-e1572, DOI: 10.3109/0142159X.2013.828153
• Tuulaniemi, J. 2011. Palvelumuotoilu, Helsinki: Talentum.
• Virta, S. & Pietikäinen, M. 2022. Työhyvinvointimuotoilu -projektien ilot ja murheet. Viitattu 23.8.2022. Laurea Journal 3/2022. Työhyvinvointimuotoilu -projektien ilot ja murheet | Laurea Journal.