Korkeakouluopiskelijan tulee ilmoittautua vuosittain lukuvuodelle läsnäolevaksi tai poissaolevaksi säilyttääkseen opiskeluoikeutensa. Sekä korkeakoulun että opiskelijan näkökulmasta lukuvuodelle ilmoittautuminen onkin aina ollut tärkeä asia, josta on pyritty tehokkaasti tiedottamaan. Opiskelijan näkökulmasta on harmillista, jos hän joutuu hakemaan opiskeluoikeutta takaisin, sillä se on paitsi stressitekijä myös maksullista.
Kuva: Karolina Grabowska
Laureassa pysähdyttiin lukuvuonna 2021–2022 pohtimaan lukuvuosi-ilmoittautumista opiskeluprosessin vaiheena, jossa opiskelija on vaarassa pudota opinnoistaan (ks. Nykänen, Akiola & Kallionpää 2022). Tähän pysähtymiseen liittyi kaksi keskeistä havaintoa: Ensinnäkin ilmoittautumattomuus voi unohduksen lisäksi olla merkki siitä, että opiskelijaa mietityttää opintojen jatko. Viestinnästä on aikaisemmin puuttunut sen tyyppinen ohjeistus, joka tarjoaisi tukea näihin huoliin. Toiseksi tiedostimme, että lukuvuodelle ilmoittautumisen aikataulu oli sellainen, että meillä ei korkeakoulussa ole toimijoita, jotka voisivat olla yhteydessä ilmoittautumisen laiminlyöneisiin opiskelijoihin ennen kuin on liian myöhäistä, koska tämä työ ajoittui loma-aikaan.
Tästä käynnistyi ohjausviestinnän kehittäminen, jossa toteutettiin myös etsivää toimintaa putoamisvaarassa olevien ohjaamiseksi. Toimista vastasi OKM:n rahoittama Koppi!-hanke (ks. Nykänen, Nurkka & Wilén 2022). Kerromme tässä artikkelissa, miten lukuvuodelle ilmoittautumisen prosessia on kehitetty ja millaisia kokemuksia opiskelijoiden kontaktoimisesta saatiin.
Lukuvuodelle ilmoittautumisaika on korkeakoulun itse päätettävissä
Lukuvuodelle ilmoittautuminen on lakisääteinen prosessi (Ammattikorkeakoululaki 932/2014 29§). Laki ei kuitenkaan ota kantaa ilmoittautumisen aikatauluun, joten Laurean koulutuksen johtoryhmä hyväksyi esityksen lukuvuodelle ilmoittautumisen siirtämisestä huhtikuuhun. Muutoksen tarkoituksena oli mahdollistaa niiden opiskelijoiden kontaktointi, jotka olivat unohtaneet ilmoittautua lukuvuodelle ja ohjata heitä takaisin opintojen tai tarvittaessa muiden palveluiden pariin ennen kuin opiskelijat siirtyisivät opinnoista kesän askareisiin.
Koppi!-hankkeesta resursoitiin etsivään työhön kahdeksan työntekijää. Lukuvuodelle ilmoittautumisen päätyttyä tarkastelimme dataa vielä ilmoittautumattomista opiskelijoita ja jaoimme heitä erilaisiin joukkoihin jatkotoimia varten. Oleellisia tietoja, joiden perusteella opiskelijoita jaettiin ryhmiin olivat opinto-oikeusaika, opintojen keskimääräinen eteneminen ja opintojen suoritusvaihe opintopistekertymän perusteella. Tunnistetut kohderyhmät ovat linjassa myös korona-ajan opiskelijaprofiileihin, joiden perusteella olemme tunnistaneet, että opiskelijan tarvitsema tuen määrä vaihtelee opiskelijan hyvinvoinnin mukaan (ks. Hansen & Nykänen 2022). Korona-ajan profiilien lisäksi oleellisia profiileja oli luonnollisesti valmistumisvaiheen opiskelijat ja ne, joiden opiskeluoikeus on päättymässä. Oma profiilinsa on myös opiskelijat, jotka eivät opiskele aktiivisesti, vaikka ovat korkeakoulussa kirjoilla. Taustalla opiskelijaksi hakeutumiselle voi olla esimerkiksi opiskelijaedut.
Kuvaan 1 on koottu tunnistamamme kohderyhmät, niiden koko sekä miten kohderyhmää lähestyttiin. Alla kerromme toimista tarkemmin. Teknisesti lukuvuodelle ilmoittautumisaikaa jatkettiin 31.7. asti, jotta opiskelijat voivat vielä ilmoittautumisen tehdä.
Kuva 1. Toimet lukuvuodelle ilmoittautumattomien kontaktoimiseksi kohderyhmittäin (Kuva: Anna Nykänen 2023).
Tavoitteiden mukaan eteneviä ja valmistumisvaiheessa olevia muistutettiin ilmoittautumisesta
Lähdimme oletuksesta, että ne opiskelijat, jotka ovat edenneet opinnoissaan hyvin, ovat unohtaneet ilmoittautua lukuvuodelle. Näille opiskelijoille laitettiin ilmoittautumisesta muistutusviesti sähköpostitse opintotoimistosta.
Datasta oli tunnistettavissa helposti myös ne, jotka opintopistekertymään perustuen näyttivät olevan valmistumassa. Näille opiskelijoille laitettiin niin ikään sähköpostitse muistutus.
Niitä, joilla opiskeluaika oli loppumassa, ohjeistettiin harkinnanvaraisen lisäajan hausta
Opintorekisterin tietoihin perustuen oli myös erotettavissa ne, joilla opiskeluoikeusaika oli päättymässä. Näille opiskelijoille lähetettiin Lyytistä ohjeet mahdollisuudesta hakea harkinnanvaraista lisäaikaa, mikäli he eivät valmistu ennen opiskeluoikeusajan päättymistä. Tapahtumien järjestämiseen kehittyä Lyytiä käytettiin viestinnässä siksi, että pystyimme tarkistamaan, kuinka hyvin viesti tavoitti. Suomenkielisen viestin avasi 41 % ja englanninkielisen 50 % vastaanottajista.
Opinnoissaan viivästyneitä tavoiteltiin puhelimitse
Hankkeessa tehdyn etsivän toiminnan ytimessä oli löytää kohdejoukosta ne, joilla voi olla tuen tarvetta. Ennakko-oletus oli, että lukuvuodelle ilmoittautumattomuus voi heijastaa erilaisia haasteita ja kysymyksiä, joiden ratkomisessa opiskelija voi kokea olevansa yksin. Tyypillisiä pohdinnan aiheita arveltiin olevan, onko valmistuminen vielä mahdollista, vaikka opiskelija on jäänyt opinnoissani jälkeen ja toisaalta myös erilaiset motivaatioon ja opiskelun sekä töissä käynnin yhdistämiseen liittyvät kysymykset, joissa usein taustalla on hyvinvointiin ja ajanhallintaan liittyviä haasteita.
Valitsimme etsivän toiminnan kohderyhmäksi ne opiskelijat, jotka eivät kuuluneet edellisiin kohderyhmiin ja joiden etenemistahti opinnoissaan on ollut keskimäärin alle 23 per lukukausi, mutta joilla kuitenkin oli yhteensä yli 10 opintopistettä. Tällä tahdilla opiskelevat eivät tule valmistumaan tavoiteajassa, vaan he tarvitsevat todennäköisesti jatkossa harkinnanvaraista lisäaikaa.
Koppi!-hankkeen puitteissa jaoimme opiskelijat kampuksittain kontaktoitaviksi. Lähetimme yhteisen tekstiviestin, jossa oli linkki sivulle, jossa oli ohjeita. Yhteydenotto tehtiin Poikkeamon nimissä. Poikkeamo on Laurean tukipalveluiden organisoima monitoimijainen ohjauspalvelu, josta saa ajanvarauksella tukea erilaisiin opintojen etenemisen ja opiskeluhyvinvoinnin kysymyksiin (ks. Akiola, Martikainen & Niemi 2021). Tekstiviestissä kerrottiin, että tulemme ottamaan yhteyttä, mikäli opiskelija ei ilmoittaudu lukuvuodelle.
Varsinainen yhteydenotto puhelimitse ajoittui toukokuun puolivälistä kesäkuun loppupuolelle. Poikkeamon toimijat käyttivät apuna niin henkilökohtaista tekstiviestiä, puheluja kuin Teams-keskusteluaikojen sopimista. Osa opiskelijoista oli tehnyt jo eropäätöksen, jolloin heitä ohjeistettiin tässä prosessissa sekä jututettiin mahdollisista tulevista opiskeluhaaveista. Osa opiskelijoista kaipasi vain muistutusta. Joukosta löytyi kuitenkin myös niitä, joilla oli tarvetta syvällisempään ohjauskeskusteluun.
Yhteydenotto koski niin suomalaisia kuin kansainvälisiä opiskelijoitamme, joiden osalta jaamme tässä muutamia kokemuksia. Useimmat kansainväliset opiskelijat vastasivat lähetettyyn henkilökohtaiseen tekstiviestiin välittömästi ja lupasivat ilmoittautua lukuvuodelle heti. He pahoittelivat unohtaneensa sen työasioiden, perhekiireiden tai kotimaassa vierailun vuoksi. Muutama opiskelija oli päättänyt erota Laureasta. Eroamisen taustalla oli opiskelijan epävarmuus koulutusohjelman sopivuudesta. Myös opiskelijan taloudellinen tilanne ja se, että opiskelija oli löytänyt koulutusta vastaavan työpaikan, vaikutti päätökseen.
Ohjausaikoja varattiin erityisesti, kun opiskelija pohti koulutuksesta eroamisen ja jatkamisen välillä. Joillakin oli tietoteknisiä haasteita Laurean käyttäjätunnusten kanssa, jolloin opintotoimisto auttoi opiskelijaa. Kokemuksiin perustuen tekstiviesti kohdennetulle opiskelijajoukolle ja välitön ohjauskeskustelu ovat tehokas, saavutettava ja tarvelähtöinen menetelmä neuvoa ja motivoida opiskelijoita.
Opinnoissaan etenemättömille viestittiin palveluista
Alle 10 opintopistettä suorittaneita opiskelijoita päädyttiin muistuttamaan ilmoittautumisesta Lyytin kautta. Viestiin lisättiin ohjeistusta Laureasta saatavista ohjaus- ja neuvontapalveluista. Arvioimme, että joukossa on paljon sellaisia opiskelijoita, jotka eivät edes aio suorittaa tutkintoaan. Lyyti-viestien lukuaktiivisuus heijastanee juuri tätä asiaa: suomenkielisen viestin oli avannut neljä opiskelijaa, englanninkielistä viestiä ei yksikään. Johtopäätös on näin ollen se, että jos näitä opiskelijoita haluaa tavoittaa, tekstiviesti liene tehokkain keino.
Henkilökohtainen yhteydenotto toi välittämisen tuntua
Ilmoittautumisen laiminlöi lopulta 254 opiskelijaa. Määrä on samaa luokkaa kuin aiempina vuosina, joten on perusteltua kysyä, mitä tehostetulla ohjausviestinnällä tavoitettiin.
Keräsimme syksyllä 2022 viivästettyä palautetta kontaktoiduilta opiskelijoilta. Vaikka palautetta saatiin niin vähän, että yleistettävää vastausta toimenpiteiden vaikuttavuudesta ei voida antaa, yksittäiset palautteet antavat ymmärtää, että yksilöille tehdyillä toimilla on ollut merkitystä. Kyselyllä tavoitettiin useita Laureasta eronneitakin. Hekin halusivat olla vaikuttamassa siihen, että palvelusta annettiin hyvä arvosana (asteikolla 1 heikko – 5 kiitettävä 16 vastaajan keskiarvo oli 4,3), jotta kontaktoitia jatkettaisiin. Alla on muutama suora lainaus:
”Olin jo lopettamassa kouluani, kun sain yhteydenottopyynnön. Nyt jatkan.”
”Kiitos, loistava palvelu! Monimuoto-opiskelijana ajautuu välillä enemmän muihin tehtäviin, ja ilmoittautumisaikataulujen seuraaminen unohtuu. Madaltaa kynnystä jatkaa opinnoissa eteenpäin, kun joku soittaa, muistuttaa ja neuvoo.”
Toiminnan jatkaminen hankerahoituksen päätyttyä olisi tärkeää
Opiskelijoiden kanssa voidaan henkilökohtaisissa ohjauskeskusteluissa vielä löytää ratkaisuja, jotka mahdollistavat opintojen jatkamisen. Myös palveluihin ohjaaminen sekä opintosuunnitelman päivittäminen ajan tasalle ovat tärkeitä toimia. Yleisesti havahduimme siihen, että ulkopuolisen henkilön yhteydenotto voi myös olla interventio, jota tarvitaan. Häpeä opintojen etenemättömyydestä ja tehdyistä tyhjistä lupauksista voi olla opiskelijalle este hoitaa asiaansa itse eteenpäin tutun ohjaajan kanssa. Kilautus Laureasta olikin monelle positiivinen yllätys: minusta aidosti välitetään yksilönä.
Palautteista voi päätellä, että mikäli meillä vain Laureassa on resurssia, meidän kannattaa jatkossakin ottaa yhteyttä lukuvuodelle ilmoittautumattomiin opinnoissaan viivästyneisiin opiskelijoihin. Myös eri kohderyhmien huomiointia ohjausviestinnässä kannattaa edelleen jatkaa juuri heille merkityksellisten viestien muotoilemiseksi.
Lähteet:
