Hankkeen ja sen ohjausryhmän toiminnan arviointi on kannattavaa toiminnan kehittämisen ja suuntaamisen, tavoitteiden saavuttamisen, resurssien tehokkaan käytön ja oppimisen näkökulmasta. Arvioinnilla varmistetaan, että toiminta on tuloksellista, tavoitteellista ja mukautumiskykyistä. Säännöllinen toiminnan tarkastelu mahdollistaa haasteisiin ja muutostarpeisiin tarkoituksenmukaisen reagoinnin ja edistää siten hankkeen laatua, tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta. Ohjausryhmän toimintaa voi tarkastella esimerkiksi osaamisen hyödyntämisen, jäsenten sitoutumisen ja aktiivisuuden, viestinnän, päätöksenteon sekä kehittämisasenteen näkökulmasta.

Laurea-ammattikorkeakoululla oli keväällä 2024 käynnissä yhteensä 92 ulkoisesti rahoitettua kansallista ja kansainvälistä hanketta. Useimmissa hankkeissa tulee rahoittajan ohjeiden mukaisesti olla ohjausryhmä, jonka tarkoituksena on auttaa hanketta onnistumaan tavoitteissaan sekä ohjata ja tukea hanketta koko sen elinkaaren ajan. Artikkelisarjassa paneudutaan ulkoisesti rahoitettujen hankkeiden ohjausryhmän toimintaan. Case-esimerkkinä toimii Lempeä hoiva -hankkeen (2023–2025, Uudenmaan liitto) ohjausryhmä ja sen toiminta. Ensimmäisessä artikkelissa käytiin läpi ohjausryhmän tarkoitusta, tehtäviä ja kokoonpanoa. Toinen artikkeli käsitteli ohjausryhmän toiminnan haasteita ja osallistamista. Tämä artikkeli keskittyy ohjausryhmän tekemää hankkeen ja oman toiminnan arviointia.

Yksi keino, jolla voi vaikuttaa ohjausryhmän onnistumiseen tehtävässään on sisällyttää ohjausryhmän toimintaan ohjausryhmätyöskentelyn itsearviointia ja kehittämistä jo hankkeen aikana (Saastamoinen 2024). Arvioinnilla tarkoitetaan hankkeen (tai ohjausryhmän) onnistumisen selvittämistä systemaattisella toiminnalla. Arviointi on arvon antamista eli arvottamista sekä toiminnan kehittämistä eli tiedon antamista päätöksenteon tueksi. (Paasivaara, Suhonen & Nikkilä 2008, 140.)

Arvioinnin merkitys ja hyödyt

Ohjausryhmän oman toiminnan ja hankkeen toiminnan arvioinnille on monta perustetta. Ensinnäkin arvioinnin avulla tunnistetaan niin ohjausryhmän kuin hankkeen vahvuuksia ja kehittämiskohteita. Tunnistamalla parhaita käytäntöjä ja onnistumisia sekä oppimiskokemuksia, niitä voidaan levittää ja hyödyntää myös muissa hankkeissa ja yhteistöissä. Arviointi kannustaa jatkuvaan oppimiseen ja kehittymiseen niin yksilö- kuin organisaatiotasolla. Toiminnan arviointi auttaa tunnistamaan esimerkiksi viestinnän ja yhteistyön esteitä ja mahdollistajia niin ohjausryhmän ja hanketiimin välillä kuin hanketiimin kesken. Ohjausryhmän oman toiminnan arvioinnissa keskitytään myös hankkeen tukemiseen liittyviin seikkoihin.

Toisekseen arviointi tukee myös päätöksentekoa niin prosessin kuin resurssien ja toimenpiteiden priorisoinnin näkökulmasta. Arvioinnin perusteella voidaan tehdä perustellumpia päätöksiä esimerkiksi resurssien kohdentamisesta ja käytöstä. Toisaalta se mahdollistaa joustavuuden ja sopeutumisen vaihteleviin tilanteisiin ja muuttuviin olosuhteisiin. Joskus tilanteet vaativat nopeaa reagointia, mutta silti aina harkittuja, tarkoituksenmukaisia ja hankkeen tavoitteiden kannalta suunnitelmallisia toimenpiteitä.

Kolmanneksi oman toiminnan arviointi lisää sekä hankkeen että ohjausryhmän toiminnan läpinäkyvyyttä esimerkiksi hankkeen etenemisestä, tehdyistä toimenpiteistä ja saavutetuista tuloksista. Lisäksi se parantaa luottamusta hanketiimissä, ohjausryhmässä ja sidosryhmissä.

Arvioinnin tulosten perusteella tehtävät muutokset voivat auttaa parantamaan toiminnan laatua ja tehokkuutta sekä edistämään viestintää ja yhteistyötä kaikkien sidosryhmien välillä. Kaikkineen arvioinnilla varmistetaan, että hanke etenee suunnitelman mukaisesti ja tavoitteet saavutetaan tehokkaasti.

Hyvän ohjausryhmän kriteerit ja arviointikeinot

Hyvän ohjausryhmän kriteereiksi voidaan nostaa ainakin viisi asiaa:

• jäsenten monipuolinen osaaminen ja sen hyödyntäminen
• jäsenten sitoutuminen hankkeeseen sekä aktiivinen ja rakentava osallistuminen
• avoin, selkeä ja vuorovaikutteinen viestintä
• erilaisten näkökulmien antaminen päätöksenteon tueksi sekä tehokas päätöksentekokyky
• innovatiivinen kehittämisasenne niin hankkeen kuin ohjausryhmän omaa toimintaa kohtaan.

Näitä kriteerejä voidaan käyttää pohjana toimintaa arvioitaessa. Arvioinnissa voidaan ottaa lähestymistavaksi esimerkiksi tavoiteperusteinen tai tavoitteesta vapaa arviointi, tehokkuuden, toimeenpanon tai teoriaperusteinen arviointi. Arvioinnilla tähdätään onnistuneisuutta koskeviin johtopäätöksiin, muutokseen tähtääviin toimenpiteisiin sekä tuottamaan kuvailevaa tietoa hankkeen eri vaiheista. (Paasivaara ym. 2008, 140–142.)
Arviointikysymykset auttavat arvioimaan ohjausryhmän toimintaa kattavasti eri näkökulmista. Ohjausryhmän yhteisen toiminnan arvioinnin lisäksi jokainen sen jäsen voi myös pohtia omaa osuuttaan ja panostaan suhteessa hankkeen toimintaan ja tavoitteisiin. Arviointikysymyksiä voivat olla esimerkiksi:

• Osaamisen hyödyntäminen
  • Millaista osaamista ja millaisia verkostoja ohjausryhmän jäsenillä on ja miten niitä on hyödynnetty?
  • Miten ohjausryhmän kokoonpano on vastannut hankkeen tarpeisiin?
• Jäsenten sitoutuminen ja aktiivisuus
  • Miten jäsenten sitoutuneisuus on hankekaudella näkynyt (konkreettisia esimerkkejä)?
  • Kuinka aktiivisia ohjausryhmän jäsenet ovat osallistumaan kokouksiin ja niissä käytyihin keskusteluihin sekä osoittamaan kiinnostustaan hankkeen etenemiseen kokousten ulkopuolella?”
• Viestintä
  • Miten viestintä ja vuorovaikutus ovat toimineet ohjausryhmän ja hanketiimin välillä, ja miten niitä voitaisiin kehittää?
  • Miten ohjausryhmän jäsenet ovat osallistuneet hankkeen viestintään?
• Päätöksenteko
  • Miten ohjausryhmän antamat näkökulmat ovat tukeneet hankkeen päätöksentekoa ja etenemistä?
  • Miten ohjausryhmä on käsitellyt hankkeen aikana ilmenneitä haasteita ja ongelmia, ja millaisia ratkaisuehdotuksia se on niihin tarjonnut?
• Kehittämisasenne
  • Miten aiemmissa arvioinneissa esiin nousseisiin kehittämiskohteisiin on reagoitu?
  • Millä tavoin ohjausryhmän jäsenet ovat tuoneet hankkeen tietoon hankkeen ulkopuolelta tullutta palautetta?
  • Miten ohjausryhmän toiminta on vaikuttanut hankkeen toimintaan, onnistumiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen?
  • Miten ohjausryhmä on osallistunut hankkeen tulosten levittämiseen ja juurruttamiseen?

Arvioinnin menetelmät ja käytännöt

Ohjausryhmän toiminnan arviointia kannattaa tehdä koko hankkeen ajan. Näin arvioinnista saatavat tulokset voidaan hyödyntää jo hankkeen aikana. Arviointien määrään vaikuttaa esimerkiksi hankkeen ajallinen kesto, ohjausryhmälle itselleen asetetut tavoitteet sekä ohjausryhmän toiminnan aktiivisuus eli se, miten jäsenet osallistuvat keskusteluihin ja hanketoimintaan.

Arviointimuodot voidaan karkeasti jakaa itsearviointiin ja ulkopuoliseen arviointiin. Arviointiaineisto voi olla objektiivista (tilastot), subjektiivista (haastattelut, kyselyt) tai niiden yhdessä muodostamaa dataa. (Paasivaara ym. 2008, 140.) Ohjausryhmän itsearviointia voidaan toteuttaa erilaisin menetelmin, kuten SWOT-analyysin, Sinisen valtameren logiikan tai muutoskorimallin kautta. Kevyiden menetelmien ajatuksena on tuottaa nopeaa ja ajantasaista tietoa hankkeen etenemisestä ja ohjausryhmän toiminnasta, jota voidaan hyödyntää päätöksenteossa sekä hankkeen sisäisessä kehittämistyössä. (Aro 2012.)

SWOT-analyysissä kirjataan nelikenttämalliin ylös sisäiset vahvuudet ja heikkoudet sekä ulkoiset mahdollisuudet ja uhat. Muutoskorimallissa asiat kirjaimellisesti jaetaan kahteen koriin: niihin, joihin voidaan itse vaikuttaa ja niihin, joihin ei voida itse vaikuttaa. Sinisen valtameren logiikassa asiat jaetaan nelikenttään sen mukaan, voidaanko niitä vähentää vai vahvistaa, voidaanko niistä luopua tai mitä uutta pitää luoda. Asiat voivat liittyä arvoihin tai periaatteisiin, konkreettisiin tavoitteisiin, toimintatapoihin tai organisaation rakenteeseen. (Aro 2012.)

Case: Lempeä hoiva -hankkeen arviointi

Lempeä hoiva -hankkeessa arviointi on yksi hankkeen toimenpiteistä ja siten merkittävä osa hankkeen kokonaistoteutusta. Hankearvioinnin tavoitteena on

• tukea hankkeen kokonaiskoordinaatiota (Toimenpide 6),
• tuottaa määrällistä ja laadullista tietoa lääkkeettömien hoitomenetelmien käyttöönoton mallin kehittämisen tueksi (Toimenpide 4)
• tukea viestintäsuunnitelman toteutumista (toimenpide 5)
• tuottaa tietoa raportoitavaksi (soveltuvin osin) hanketoimijoille, ohjausryhmälle, rahoittajalle, TKI-kehittäjille ja opetustoimijoille sekä vanhustyön toimijoille eri sektoreilla sekä suurelle yleisölle
• tietojen mahdollinen hyödyntäminen osana 3AMK-toimijoiden tulevien kehittämishankkeiden suunnittelua
• tarjota hankkeessa syntynyttä ja kerättyä tietoa hoivakotien johdolle jatkohyödynnettäviksi oman toiminnan tueksi. (Lempeä hoiva 2024.)

Lempeä hoiva -hankkeessa arviointi toteutetaan kaksi kertaa – hankkeen puolessa välissä ja hankkeen lopussa. Hanketiimin sisäistä arviointia tehdään useammin ja pienimuotoisemmin koko hankkeen toiminnan ajan. Jatkuva arviointi mahdollistaa reaaliaikaisen oppimisen ja toiminnan kehittämisen. Ohjausryhmän kanssa hankkeen toiminnan osa-arviointia tehdään aina kokousten yhteydessä eli noin puoli vuosittain.

Hankearvioinnin yhtenä aineistona on hanketoimijoiden ja ohjausryhmän hankeprosessin itsearvioinnin verkkokyselyn vastaukset sekä hanketoimijoiden ja ohjausryhmän vaikuttavuuden arvioinnin verkkopohjaisen verkostokyselyn ja fasilitoidun arviointityöpajan vastaukset. Aineistoja analysoidaan soveltuvin tavoin laadullisesti ja määrällisesti ja niitä hyödynnetään muun muassa loppuraportissa sekä mahdollisuuksien mukaan muissa julkaisuissa. Näiden lisäksi arvioivaa keskustelua voidaan käydä ohjausryhmän tapaamisten aikana, jolloin saadaan nopeaa tietoa ja palautetta hankkeen etenemisestä ja ohjausryhmän toiminnasta.

Arviointi kehittää kaikkien toimintaa

Arviointi on keskeinen osa hankkeen ja sen ohjausryhmän toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Vaikka arviointia voidaan toteuttaa eri tavoin — säännöllisesti ja usein tai vain kerran hankkeen loppuvaiheessa — ja vaikka arviointimenetelmät voivat vaihdella kokonaisvaltaisista arvioinneista osittaiseen tarkasteluun, tärkeintä on, että arvioinnin tulokset todella vaikuttavat käytännön toimintaan.

Olipa arviointi kevyttä ja nopeaa tai perusteellista ja syvällistä, sen päämääränä on aina tukea ohjausryhmän ja hankkeen kehittämistä. Arvioinnin avulla saadaan arvokasta tietoa ohjausryhmän vahvuuksista, kehittämiskohteista ja toiminnan vaikutuksista ja se voi auttaa myös ohjausryhmän jäseniä pohtimaan omaa rooliaan ja panostustaan hankkeen suhteen.

On tärkeää, että arviointituloksia käytetään aktiivisesti hyväksi, jotta ne eivät jää vain paperille. Käytännön kehittämistoimenpiteet, jotka perustuvat arvioinnin havaintoihin, varmistavat, että ohjausryhmän toiminta ja hankkeen toteutus kehittyvät jatkuvasti. Arviointi ei ole vain mittaamista ja asia, joka on tehtävä, vaan se on myös mahdollisuus oppia, sopeutua ja parantaa. Näin varmistetaan, että ohjausryhmä pystyy vastaamaan muuttuviin tarpeisiin ja haasteisiin tehokkaasti ja tavoitteellisesti ja siten edesauttaa hanketta pääsemään haluttuihin tavoitteisiin.

Lähteet

• Aro, T. 2012. Onnistu ohjausryhmän kanssa! VTT. Viitattu 5.8.2024.
• Lempeä hoiva 2024. Arviointisuunnitelma. Hankkeen sisäinen dokumentti.
• Paasivaara, L., Suhonen, M. & Nikkilä, J. 2008. Innostavat projektit. Sipoo: Suomen Sairaanhoitajaliitto ry.
• Saastamoinen, M. 2024. Ohjausryhmä on olemassa projektia varten. Kumura. Blogiteksti 3.5.2024. Viitattu 25.6.2024.