Riku Oksmanin (2022) mukaan viime aikoina projektien ja projektisalkkujen johtamisesta on annettu kuva salatieteenä, johon liittyy vaikeaselkoinen terminologia, erilaisia työkaluja ja monimutkaisia prosesseja. Hänen mukaansa asia ei kuitenkaan ole niin (Oksman 2022). Pohdin tässä tekstissä muutamaa Oksmanin esiin tuomaa näkemystä projektijohtamisesta. Hänen ajatuksensa haastavat perinteisiä projektikirjallisuuden näkemyksiä (Oksman 2013). Väitteet ovat positiivisuudessaan itseasiassa melko yksinkertaisia.

Ensinnäkin: Projektityö ei eroa muusta johtamisesta tai työstä paitsi väliaikaisuudessaan

Projektityö työntekemisen muotona eroaa muusta työntekemisestä lähinnä siten, että se on määräaikaista (Oksman 2023). Johtamisen näkökulmasta tämä on tärkeä huomio. Väliaikaisuudesta seuraa projektityöhön ja niiden johtamiseen erityisiä asioita, niin iloja kuin haasteitakin. Väliaikaisuuden ohella kaikki muut asiat ovat suurin piirtein kuten muussakin työelämässä ja johtamisessa.

Väliaikaisuus voi olla monelle myös inspiroiva ajatus työelämässä: projektin myötä tulee uusia työkavereita, uudet aiheet ja teemat ja uudet mahdollisuudet oppia seuraavassa projektissa ja kehittyä ammattilaisena, vaikka pysyisikin samassa organisaatiossa töissä. Toisaalta määräaikaisten työntekijöiden osalta väliaikaisuus voi olla haasteellistakin esimerkiksi oman työsuhteen jatkon kannalta. Myös tämä on johtamisen näkökulmasta otettava huomioon.

Yksi projektityön rikkaus on siinä, että siinä voi oppia erilaisilta ihmisiltä. Samaan aikaan projektipäällikkönä pitää olla ihmistuntemusta ja kykyä ymmärtää, että erilaiset ihmiset tarvitsevat projektissakin erilaista johtamista ja ohjausta.

Toiseksi: Alussa projekti saattaa tuntua kaaokselta

Uuden projektin alkaessa saattaa kaikki tuntua kaaokselta (Oksman 2023). Ja siihen auttaa kiireettömyys! Näinä päivinä kiireettömyys on suorastaan melko radikaali ajatus. Kun tuntuu kaaokselta, pitäisi hidastaa vauhtia ja pohtia mitä oikeastaan olla tekemässä ja miksi. On hyvä kysyä enemmän miksi -kysymyksiä. Yksinkertaisten kysymysten kysyminen tosin vaatii rohkeutta.

Kiireettömyyden vaaliminen ja tilan luominen kiireettömälle yhteiselle ajattelulle olisi välttämättömän tärkeää, jotta päästään riittävässä määrin jaettuun yhteiseen ymmärrykseen siitä, mitä oikeastaan ollaan yhdessä tekemässä ja tavoittelemassa. Kykymme olla vuorovaikutuksessa ja ilmaista itseämme on rajallista, vaikka olisimme kuinka dialogisuuden ja vuorovaikutuksen ammattilaisia. Kuitenkin, tieto muuttuu tietämykseksi vain vuorovaikutuksessa, eli tieto realisoituu, kun ihmiset puhuvat keskenään (Oksman 2023). Siksikin kiireetön yhdessä ajatteleminen, projektin alusta asti, olisi äärimmäisen tärkeää.

Usein projektityössä kiirehditään tekemään – jotain. Kiire saattaa tulla väliaikaisuudesta tai tarpeesta osoittaa, että tietää mitä minulta odotetaan tai rohkeuden puutteesta kysyä yksinkertaisia kysymyksiä projektisuunnitelmasta. Tai siitä, ettei kiireettömyydelle sanoiteta tilaa.

Ehkä kiirehtimisen toimintatapa tulee siitä, että ihmiset haluavat olla toimeliaita ja aikaansaavia ja osoittaa sen myös muille. Pelkästä rauhassa ajattelusta ei välttämättä tule tunne että ”tekee” jotain tuotteliasta tai saa aikaiseksi jotain, vaikka se olisi aivan luovuttamatonta uuden projektin edessä.

Kolmanneksi: Tärkeintä (projekti)johtamisessa on vuorovaikutus

Iso osa johtamisesta on vuorovaikutusta, niin myös projektityössä (Oksman 2023). Juuri vuorovaikutuksen tärkeyden vuoksi voi vuorovaikutuksella pilata tai kannatella melkein mitä tahansa projektin johtamisessa, saada ihmiset ja projektin toiminta kukoistamaan tai toisaalta olla epäkunnioittava ja epämotivoiva.

Etenkin asiantuntijaorganisaatiossa vuorovaikutus ja käytetty kieli ovat todella tärkeässä roolissa siinä millaista työkulttuuria luodaan, millaista jaettua käsitystä asioista rakennetaan, miten kannustavasti tai kannattelevasti toisia kohdellaan ja mitä ylipäänsä lopulta koko projektissa saadaan aikaan.

Lopuksi: Kaikkein tärkeintä on ihmiset

Projektipäällikkö on etenkin asiantuntijaorganisaatiossa projektin työntekijöiden armoilla (Oksman 2023). Asiantuntijaorganisaatiossa ihmisiä on vaikea, ellei mahdotonta motivoida ulkopuolelta, vaan motivaation ja intressin tehdä jotakin tulee löytyä sisäisesti. Ihmisten potentiaali jää hyödyntämättä, jos ei riittävästi kiinnitetä huomiota ihmisiin.

Minun on helppo allekirjoittaa kaikki nämä ajatukset mm. hiljattain päättyneet hankkeen projektipäällikkönä. Ihmiskeskeisyys on tietysti humanistille melko luontaista allekirjoittaa. Mutta ihmiskeskeisyys toiminee rakennus- tai logistiikka-alallakin: yhtään taloa tai siltaa, mallia tai ohjeistusta ei tule rakennetuksi tai muotoilluksi ilman ihmisiä.

Lähteet:

• Oksman, R. 2013. Projektijohtaminen suomalaisessa tv- ja elokuvatuotannossa: näkökulmia projektijohtamiskäytäntöjen rakentumiseen tv- ja elokuvatuottajien haastatteluissa. Aalto yliopisto. Diss.
• Oksman, R. 2022. Projektisalkun johtaminen ei ole rakettitiedettä. Projektimaailma.
• Oksman, R. 2023. Luentomuistiinpanot projektijohtamisen luennolta 5.9.2023. Aalto yliopisto.