Exceleitä ja projektinhallinnan työkaluja koluava koordinoija. Ihmisiä innostava sparraaja ja monitahoinen viestijä. Keskeneräisyyttä ja spontaanisuutta rakastava multitaskaaja. Tätä kaikkea on projektipäällikkyys monimuotoisissa ja monialaisissa tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeissa korkeakoulumaailmassa.
Kuva: Dominika Roseclay / Pexels
Tammikuussa 2023 Laureassa oli käynnissä yli 130 ulkoisen rahoituksen saanutta hanketta. Näistä noin 40 prosenttia kuuluu Kestävä ja monipuolinen sosiaali- ja terveysala -tutkimusohjelmaan ja suurin piirtein saman verran Palveluliiketoiminta ja kiertotalous -tutkimusohjelmaan. Noin viidesosa kaikista hankkeista on Yhtenäinen turvallisuus -tutkimusohjelmaan liittyviä hankkeita.
TKI-hankkeiden toiminta-alat ja tavoitteet ovat moninaiset, mutta yksi asia yhdistää. Jokaisella hankkeella on projektipäällikkö. Projektipäällikötkin ovat erilaisia ja tulevat erilaisista ammatillisista taustoista. Roolit ja vastuut ovat kuitenkin samanlaisia hankkeesta riippumatta. Hankkeiden onnistumiseen vaikuttaa moni asia, mutta projektipäällikön osuus lopputulokseen ja hankkeen loppuun asti viemiseen on merkittävä. Projektipäällikkö onkin todellinen multitaskaaja ja moniosaaja, joka pitää hankkeen ja sen ihmiset toimintakykyisenä ja eteenpäin menevänä. Tässä artikkelissa valotetaan projektipäällikön monia rooleja ja osin tehtäviäkin, joita hankkeen vetäminen ja johtaminen vaatii. Mukana artikkelissa on myös Laureassa toimivien projektipäälliköiden omia ajatuksia ja kokemuksia projektipäällikön työstä ja rooleista.
Hankehallinnon syövereissä
Laurea-ammattikorkeakoulun menettelytapaohjeen mukaan projektipäälliköllä on monenlaisia tehtäviä ja vastuita. Projektipäällikkö muun muassa
- vastaa hankkeen toteuttamisesta sisällön, aikataulun ja budjetin mukaisesti
- viestii saadusta TKI-rahoituksesta, hankkeen etenemisestä sekä tuloksista
- vastaa hankkeen integroimisesta opetukseen (Laurea-ammattikorkeakoulu 2023).
Näiden tehtävien lisäksi projektipäällikkö tekee alla olevassa kuvassa listattuja tehtäviä (kuva 1).
Kuva 1. Projektipäällikön tehtävät (Laurean Certified Project Management -koulutusmateriaalia mukaillen) (Kuva: Anniina Honkonen 2023).
Hallinnollisten tehtävien ja vastuiden lisäksi projektipäällikön rooliin kuuluu kuitenkin paljon muutakin. Itse asiassa projektinhallinta on vain yksi kolmesta osa-alueesta, jotka projektipäällikön on hallittava. Kaksi muuta aluetta ovat Tieturin verkostokouluttaja Niklas Reuterin (n.d.) mukaan ihmisten johtaminen ja liiketoimintaymmärrys. Liiketoimintaymmärrys voidaan nähdä TKI-hankkeissa sekä taloudellisena ja siten hallinnollisiin tehtäviin kuuluvana, mutta myös hankkeiden lopun jälkeisenä, tulosten juurruttamiseen ja käytäntöön viemiseen kuuluvana tehtävänä.
”Projektipäällikkyydestä puhuessani olen käyttänyt 3R-jaottelua:
Raha – projektinhallinnalla lunastetaan rahoitushakemuksessa luvatut asiat. Raha mahdollistaa projektin toteuttamisen ja sen vuoksi raha kytkeytyy erityisesti projektipäällikön rooliin.
Rakkaus – palveleva johtajuus tukee empatian, luottamuksen ja muutoskyvykkyyden kasvua, jolloin ihmisten osaamisen hyödyntäminen mahdollistuu projektin menestymiseksi.
Rohkeus – liiketoimintaymmärryksellä varmistetaan, että projektissa löytyy kyvykkyyttä tehdä innovatiivisia ratkaisuja projektin toteuttamisessa. Rohkeus ilmenee muutoksina, joita projektilla halutaan saada aikaan.” – Soili Vento, projektipäällikkö
Moniäänisyyden kapellimestari
Ihmisten johtaminen on vähintään yhtä monitahoinen asia kuin hankkeen hallinnointi. Kyse ei ole vain resurssien, numeroiden, tuntien ja eurojen pyörittelystä. Vaikka projektipäällikkö ei olisi tiimin jäsenten hallinnollinen esihenkilö, tulee hänellä olla esihenkilötaitoja. Oli projektipäällikkö ollut mukana jo tiimin muodostamisessa tai ei, on hänen hyvä oppia tuntemaan tiiminsä jäsenet, heidän osaamisensa, intressinsä ja arvonsa – miksi nämä ihmiset ovat valikoituneet ja lähteneet mukaan tähän hankkeeseen.
Ihmistuntemuksen lisäksi luottamuksen luominen tiimin jäsenten kesken on tärkeää, samoin motivointi-, neuvottelu- ja ristiriitatilanteiden ratkaisemisen taidot. Projektipäällikkö ei ole vain kokonaisuuden osiin pilkkova koordinoija ja delegoija, vaan myös organisoija, eteenpäin viejä, kokoaja sekä viestijä ja raportoija. Lisäksi hän on innostaja, kysyjä, sparraaja, mahdollistaja, ongelman ratkaisija, tiimityöskentelijä sekä ilmapiirin ylläpitäjä. Projektipäällikkö luo toiminnallaan toimintaedellytykset muille hanketoimijoille.
”Koen, että projektipäälliköllä on sormensa pelissä vähän joka asiassa. Lisäksi pitää olla käsitys siitä, että mihin suuntaan hanke on menossa ja koittaa pitää se koko ajan mielessä. Projektipäällikön pitää koordinoida toimintaa ja pitää kaikki langat käsissään, mutta osata myös delegoida sekä saada muut tekemään asioita, joissa ovat hyviä. Rooleista tärkeimmäksi koen tsempparina ja taustatukena toimimisen. Myös positiivisen ja kannustavan palautteen antaminen on mielestäni tärkeää. Haastavinta projektipäällikkönä toimimisessa on sanoittaa sekä ymmärtää eri toimijoiden tarpeita ja pyrkiä luovimaan viidakossa, jossa kaikilla toimijoilla on erilaiset lähtökohdat.” – Sanna Soini, projektipäällikkö
Toisaalta ihmisten kanssa työskentely ei rajoitu vain hanketiimiin. Yhtä lailla projektipäällikön tulee kommunikoida sidos- ja kohderyhmien suuntaan asiakaslähtöisesti. Myös hankkeen taustaorganisaatio ja rahoittaja odottavat ja edellyttävät viestintää. Monipuolinen kommunikointi, hallinnointi ja raportointi vaatiikin nykypäivänä myös laajahkoa tietoteknistä osaamista.
”Projektipäällikkö on kuin kapellimestari, joka ihannetilanteessa saa omaa toimintaansa optimoimalla koko tiimin soimaan yhteen ja vielä yleisönkin hurmioitumaan kuulemastaan. Viestintä on johtamista ja johtaminen pitkälti viestintää, joten kaikkien osapuolten ajan tasalla pitämistä ei voi korostaa liikaa” (Nordlund 2020).
Tarvelähtöinen tuloshakuisuus
Liiketoimintaymmärryksen voi nähdä ainakin kahdella tavalla. Toisaalta se on hankkeen hallinnollinen puoli – mitä tulee tehdä, jotta hanke etenee, työt tulee tehtyä ja tunnit käytettyä niin, että luvattu raha kotiutetaan organisaatiolle. Kyse on tietyllä tavalla tuloshakuisuudesta, vaikka hanketta toteutetaankin ensisijaisesti tarvelähtöisesti. Toisaalta liiketoimintaymmärrys voi olla myös hankkeen toimintaan ja tuloksiin liittyvää – miten hankkeessa kehitetystä tuotteesta tai palvelusta saisi muodostettua pysyvää liiketoimintaa?
Projektipäällikkö saattaa olla hankkeessa hallinnollisen roolinsa lisäksi myös asiantuntijan ja kehittäjän roolissa, mikä tuo oman perspektiivinsä hankkeen toteuttamiseen ja vaihtelua työnkuvaan. Projektipäälliköllä tuleekin olla kyky hahmottaa asiakokonaisuuksia niin hankkeen sisällä kuin sen ulkopuolella.
”Miellän oman roolini projektipäällikkönä ensisijaisesti hankehallinnon käytännön työrukkasena ja hanketiimin kollegoiden työn mahdollistajana. Projektipäällikön työn sisältö vaihtelee hankkeittain ja oman asiantuntijuuden mukaan; toisissa hankkeissa rooli on enemmänkin puhtaan tekninen hallinnoitsija ja toisissa oma sisällöllinen asiantuntijuus on vahvasti läsnä. Mielestäni tärkein rooli on viedä hanketta eteenpäin rahoittajalle luvatuissa raameissa. Tämä on se projektipäällikön perusasetus. Antoisinta on, kun perushallinnoinnin lisäksi voi olla ideoimassa uutta yhdessä upeiden hanketiimiläisten ja yhteistyökumppaneiden kanssa tai yhteiskehittämässä toimintaa tai palvelua kohderyhmän kanssa. Olen tehnyt hankkeita vuodesta 2007 asti julkisella sektorilla ja järjestöissä. Hanketöissä ei ole kahta samanlaista päivää, vuosikymmenten saatossa tietyt yleiset kehityskaaret ja ilmiöt alkavat toki toistua. Suurin oppi on ollut se, että ohjekirjaa ei ole ja lentämään on opittava, vaikka ei ole varmuutta tuleeko valmista, lentokone vai ompelukone.” – Piia Tiilikallio, projektipäällikkö
Vertaistuki ja jaettu vastuu jatkuvasta kehittymisestä
Alkoiko hengästyttää? Ei hätää, niin monia muitakin. Toisaalta on hyvä muistaa, että kukaan ei ole tässä työssä yksin, vaan aina löytyy apua ja neuvoja, vähintäänkin rutkasti vertaistukea. Myös taustaorganisaatiolla on omat vastuunsa, jotta hankkeiden toteutus ja projektipäällikön työt on mahdollista tehdä. Yksi tällainen vastuualue on henkilöstön osaamisen kehittämisen mahdollistaminen. Hyvän pohjan Laurean hankkeiden projektipäällikkyyteen antaa Laurean henkilöstölle suunnattu Certified Project Manager -projektipäällikkökoulutus. Verkkokoulutuksessa käydään läpi muun muassa projektipäällikön roolia ja vastuita eri näkökulmista, kuten talouteen, sopimuksiin, raportointiin, viestintään ja opetuksen integrointiin liittyen. Ja jos innostuu enemmänkin, niin projektinhallinnan pätevyysalueista voi lukea esimerkiksi Adapron blogitekstistä.
Soilin 3R-jaottelua mukaillen, rahalla ei saa aikaiseksi mitään, ellei ole rakkautta ja rohkeutta. Projektipäällikön on siedettävä keskeneräisyyttä, oltava oma-aloitteinen ja itsenäinen työskentelijä sekä kyettävä spontaanisuuteen ja multitaskaamiseen. Projektipäällikkö on johtaja, joka pitää toiminnan ja ryhmän kasassa, innostuneena ja oikealla reitillä kohti yhteistä tavoitetta. Projektipäälliköllä on monta rautaa tulessa ja aina löytyy kehittymisen kohteita, mutta siinähän se on tämän työn ja roolin suola.
Kirjoittaja toimii Vantaan kaupungin koordinoimassa Talent Vantaa -hankkeessa Laurean osaprojektin projektipäällikkönä. Hankkeen tavoitteena on tukea työnantajia kansainvälisten työntekijöiden rekrytoimisessa sekä kehittää valmiuksia ja käytäntöjä heidän osaamisensa tunnistamiseksi ja hyödyntämiseksi. Toiminnalla tuetaan myös kansainvälisten osaajien houkuttelua, asettautumista ja työllistymistä Vantaalle. Kansalliseen TalentBoost-toimenpideohjelmaan kuuluva hanke toteutetaan 1.5.2022-30.4.2023 ja sen rahoittaa Työ- ja elinkeinoministeriö.
Lähteet:
Henkilökohtaiset tiedonannot projektipäällikkyydestä:
- Soini, S. 19.1.2023. Kommentti projektipäälliköltä.
- Tiilikallio, P. 25.1.2023. Kommentti projektipäälliköltä.
- Vento, S. 5.1.2023. Kommentti projektipäälliköltä.
