Laureassa otettiin helmikuussa 2022 käyttöön paljon odotettu virallinen sähköinen tutkintotodistus tutkintoon valmistuville opiskelijoille. Siirtyminen sähköisiin tutkintotodistuksiin on korkeakoulujen Digivisio 2030-hankkeen mukainen askel.  Tässä artikkelissa kerromme, millaista suunnittelutyötä sähköiseen tutkintotodistukseen siirtyminen vaati sekä miten käyttöönotto sujui Laurean opintopalveluissa. Kerromme myös, millaisia kokemuksia meillä on sähköisistä tutkintotodistuksista.

Projekti alkaa

Itse projektitiimi koostettiin opintohallinnon ja opintopalveluiden henkilöstöstä, mutta useita vaiheita sisältävään projektiin osallistui moni laurealainen yli tiimirajojen. Osallistumaan pääsivät myös rehtori ja vararehtorit. Olimme tehneet järjestelmätoimittaja Studyo Oy:n kanssa yhteistyötä jo aiemmin ottaessamme käyttöön sähköisen opiskelu- ja opintosuoritusotteiden palvelun, joten projektin etenemisen toimintatavat olivat meille jo tuttuja.

Käyttöönottoprojekti eteni ripeästi hyvän etukäteissuunnittelun ansiosta. Kaikki tarvittavat työvaiheet oli järjestelmätoimittajan puolelta tarkkaan määritelty ja dokumentoitu. Tämän johdosta tiesimme, mitä asioita meidän tuli tehdä sähköisten tutkintotodistusten käyttöönottoa varten ja toisaalta minkälaisia määrittelyjä tai päätöksiä tarvittiin.

Käyttöönottoa edeltävät työvaiheet

Sähköisten tutkintotodistusten visuaalinen ilme suunniteltiin Laurean markkinoinnissa. Visuaalisen ilmeen suunnittelun yhteydessä päätimme myös siitä, mitä fonttia käytämme todistuksissa ja varmistimme fontin lisenssiehdot. Todistusten sisältöjen suunnitteluun ja viilaukseen osallistui opintohallinnon lisäksi opintopalveluiden henkilöstöä.

Päädyimme luonnollisesti siihen, että rehtori allekirjoittaa todistukset. Lisäksi päätimme, miten vararehtorit sijaistavat tutkintotodistusten allekirjoittamisissa tarvittaessa.  Rehtorin toimistosta tilattiin todistusten allekirjoittajille allekirjoittamiseen tarvittavat organisaatiokortit ja IT-palvelut tilasivat puolestaan korteille kortinlukijat. Organisaatiokorttien ja kortinlukijoiden käyttöönoton kanssa oli hieman epäonnea ja nämä ongelmat viivästyttivät sähköisten tutkintotodistusten käyttöönottoa – mutta ei taida olla projektia, jossa ei tulisi välillä vastoinkäymisiä. IT-palveluiden asiantuntemusta tarvittiin monessa vaiheessa niin organisaatiokorttien lukulaitteen järjestelmän asentamiseen kuin järjestelmärajapintojen avaamiseen. Laureassa oli otettu sähköisen arkistoinnin järjestelmä käyttöön jo aiemmin. Tahtotilana oli arkistoida sähköiset tutkintotodistukset sähköiseen arkistoon, joten IT-palveluiden tuli avata yhteys arkistointijärjestelmään. Lisäksi suunnittelimme, mitä todistuksiin liittyviä metatietoja siirtyisi arkistointijärjestelmään.

Myös opiskelijoiden käyttäjätunnusten voimassaolo tuli ottaa huomioon sähköiseen tutkintotodistukseen siirryttäessä. Aiemmin Laurean opiskelijoiden käyttäjätunnukset sulkeutuivat heti, kun opintopalvelut merkitsivät opiskelijan valmistuneeksi. Käyttäjätunnusten sulkeutumisen ajankohta asetettiin myöhäisemmäksi, jotta opiskelijat pystyisivät itse ottamaan sähköisen tutkintotodistuksensa talteen.

Todistusten aitouden varmistamisessa pystyimme hyödyntämään jo aiemmin tehtyä työtä. Olimme sähköisten opiskelutodistusten ja opintosuoritusotteiden käyttöönottoprojektin yhteydessä tehneet Laurean verkkoviestinnän kanssa verkkosivun, josta löytyy palvelu sähköisten dokumenttien aitouden varmentamiseen. Samalla sivulla voi varmentaa myös sähköisten tutkintotodistusten aitouden.

Viestinnän ja tiedottamisen suunnittelu

Kun sähköisten tutkintotodistusten käyttöönotto lähestyi, suunnittelimme yhdessä markkinointi- ja viestintätiimin kanssa, miten ja missä viestintäkanavissa uudistuksesta tiedotetaan. Sähköinen tutkintotodistus helpottaa valmistuneen opiskelijan arkea, joten palvelusta haluttiin tiedottaa hyvin. Päivitimme opiskelijaintran valmistumisen ohjeet. Muokkasimme kirjallisia ohjeita sekä teimme kuvalliset ohjeet opiskelijoille tutkintotodistuksen talteen ottamisesta. Opiskelijaintran lisäksi sähköisiä tutkintotodistuksia päädyttiin mainostamaan myös somessa.

Opintopalvelut lähettävät jokaiselle valmistuneelle opiskelijalle sähköpostitse tiedon, kun todistus on ladattavissa opiskelijan työpöydältä Pakista. Sähköpostissa kerrotaan ohjeet sähköisen todistuksen talteenottoon ja neuvotaan, miten todistuksen voi lähettää esimerkiksi työnantajalle sekä miten sähköisen tutkintotodistuksen aitous varmennetaan.

Sähköpostin sisältö suunniteltiin opintopalveluissa ja markkinointi toteutti visuaalisen ilmeen. Valmistuminen on aina onnittelun paikka ja koimme tärkeäksi, että sekin tehdään Laurean visuaalisen ilmeen mukaisesti.

Käyttöönoton lähestyessä

Ennen käyttöönottoa järjestelmäntoimittaja piti koulutuksen rehtoreille sähköisten tutkintotodistusten allekirjoittamiseen sekä opintopalveluille sähköisten tutkintotodistusten tekemiseen. Järjestelmä sai erittäin hyvän vastaanoton ja käyttöönottoa todella odotettiin. Ennen käyttöönoton h-hetkeä teimme opintopalveluiden oman TEAMS-kanavan, jossa saattoi kysellä apuja ja neuvoja kollegoilta sekä projektitiimiläisiltä. Tarkkasilmäiset huomasivat todistusten sisällöissä myös pieniä korjattavia asioita, joista oli helppo ilmoittaaa TEAMSin kautta. Näin kaikki todistuksia tekevät saivat tiedon samanaikaisesti.

Sähköisen tutkintotodistuksen prosessi Laureassa

Laureassa on käytössä jatkuva valmistuminen. Kun opiskelija on suorittanut kaikki tutkintoon vaadittavat opinnot ja ne on merkitty opintorekisteriin, hän voi jättää valmistumisilmoituksen. Opintopalveluiden koordinaattorit käsittelevät valmistumisilmoitukset ja tarkastavat valmistumisen edellytykset. Tämän jälkeen opiskelijalle kirjataan valmistuminen Peppi-järjestelmään.

Sähköinen tutkintotodistus luodaan Peppi-järjestelmään integroidussa Atomi tutkintotodistusten käsittely -palvelussa. Kun todistus on luotu ja tarkastettu, se lähetetään rehtorille allekirjoitettavaksi.

Rehtorin allekirjoituksen jälkeen todistus palautuu opintopalveluihin, jonka jälkeen koordinaattori lähettää todistuksen opiskelijalle Pakin sähköiselle työpöydälle. Lisäksi opiskelija saa sähköpostiinsa todistuksen latauslinkin ja onnitteluviestin. Tämän jälkeen opiskelija voi ladata todistuksen itselleen.

Sähköisen tutkintotodistuksen aitous voidaan varmistaa Laurean verkkosivuilta Atomi Validator-palvelun kautta, Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilta tai EU:n vastaavista palveluista.

Kokemuksia sähköisestä tutkintotodistuksesta

Sähköisten tutkintotodistusten käyttöönotto on ollut onnistunut muutos niin opintopalveluiden, valmistuneiden opiskelijoiden kuin rehtorin näkökulmasta. Opiskelijan valmistuttaminen on sujuvoitunut sähköisten tutkintotodistusten myötä. Todistus on helppo tehdä ja sen toimittaminen opiskelijalle on nopeaa. Esimerkiksi ulkomailla asuvat opiskelijat saavat tutkintotodistuksensa heti, kun se on valmis, eivätkä joudu odottamaan pitkiä aikoja todistuksen saapumista postitse. Todistuksen pystyy tallentamaan useampaan paikkaan, mikä helpottaa todistuksen tallessa pitämistä.

Keräsimme helmi-huhtikuussa 2022 valmistuneilta opiskelijoilta palautetta heidän kokemuksistaan sähköisestä tutkintotodistuksesta. Valmistuneille opiskelijoille lähetettiin anonyymi kyselylomake suomeksi ja englanniksi. Kyselyyn vastanneiden mielestä opintopalveluista lähtevä onnittelusähköposti on selkeä ja hyödyllinen. Yksi opiskelijoista kuvasi ajatuksiaan onnitteluviestistä seuraavasti:

“Helppo ja selkeä. Siinä oli ytimekkäästi tarvittavat toimenpiteet ja ohjaus.”

Myös sähköisen tutkintotodistuksen lataaminen koettiin pääsääntöisesti helpoksi ja nopeaksi toimenpiteeksi. Eräällä opiskelijalla lataaminen ei ollut onnistunut opiskelijarekisterissä olleen teknisen häiriön vuoksi. Hänelle todistus oli toimitettu opintotoimiston lähettämällä turvasähköpostiviestillä.

Kyselyyn vastanneet valmistuneet opiskelijat antoivat sähköisestä tutkintotodistuksesta myös seuraavaa palautetta:

“Hyvä ja nykyaikainen menettely.”

“Hyvin toimii.”

Yksi opiskelija esitti toiveen siitä, että sähköinen tutkintotodistus olisi saatavilla kansallisesta Opintopolku –palvelusta.

Rehtorin ajatuksia sähköisestä tutkintotodistuksesta

Sähköinen tutkintotodistus on ollut hyvä uudistus myös rehtorin näkökulmasta. Rehtorimme Jouni Koski kertoo ajatuksistaan näin:

“Olen todella iloinen ja vaikuttunut siitä, että olemme siirtyneet sähköisiin tutkintotodistuksiin. Tämä on upea konkreettinen esimerkki hyödyllisestä digitalisaatiosta, joka on kaikkien parhaaksi. Sähköinen tutkintotodistus on turvallinen ratkaisu ja se myös parantaa todistuksen hyödynnettävyyttä. Lisäksi se myös sujuvoittaa niiden hallinnointia ja helpottaa tukipalveluhenkilöstön ml. rehtorin työtä ja arkea.”

Todistusten sähköinen allekirjoittaminen on tullut sujuvaksi osaksi rehtorin työtä. Jouni Koski kertookin, että järjestelmä on toimintalogiikaltaan selkeä ja helppokäyttöinen ja siinä on huomioitu myös tietoturva-asiat aivan kuten verkkopankissa.

Sähköisillä todistuksilla kohti digitaalisempaa korkeakoulua

Laureassa lähetettiin vielä kevätlukukaudella 2022 valmistuneille sähköisen tutkintotodistuksen lisäksi epävirallinen paperinen todistus. Paperisen todistuksen lähettämisestä luovuttiin monien muiden ammattikorkeakoulujen esimerkin mukaisesti elokuussa 2022. Siirtyminen täysin sähköisiin tutkintotodistuksiin säästää opintopalvelutiimin työaikaa muutaman kuukauden vuodessa, joka vapauttaa työaikaa esimerkiksi opiskelijoiden ohjaamiseen. Olemme muun muassa pystyneet palvelemaan opiskelijoita uudella henkilökohtaisella ajanvarauksella TEAMSissa.

Positiivisten kokemusten perusteella päätimme syksyllä 2022 laajentaa sähköisten todistusten käyttöä myös täydennyskoulutuksen suorittaneiden opiskelijoiden todistuksiin. Näin otamme askelia kohti yhä digitaalisempaa korkeakoulua.