Laurea-ammattikorkeakoulu menestyi hyvin kevään 2021 rahoitushauissa. Sen tuloksena kuluvan syksyn aikana käynnistyy useita uusia hankkeita. Viestintä ja sen suunnittelu ovat strategisesti merkittävä osa hankkeen käynnistämistä, toimintaa sekä kokonaisvaikuttavuutta Viestintästrategia antaa suuntaviivat hankkeen viestinnälle selkeyttämällä sen tavoitteita, kohderyhmiä, ydinviestejä sekä mittareita ja vaikuttavuutta. Hyvä ja onnistunut hankeviestintä koostuu suunnitelmallisuudesta, pitkäjänteisyydestä ja osallistamisesta. Tässä artikkelissa pureudutaan hanketoimijoiden kirjalliseen viestintään erityisesti julkaisujen näkökulmasta. Tekstissä tuodaan esille, mitä kirjoitustyössä kannattaa huomioida, jotta viestintä olisi mahdollisimman monipuolista, vaikuttavaa ja kohdeyleisönsä tavoittavaa.

Vinkkejä aiheiden ideointiin

Päivittäisen viestinnän lisäksi hankkeesta on hyvä viestiä myös muilla tavoin, esimerkiksi blogitekstien ja artikkelien muodossa. Pidemmissä teksteissä saadaan kerrottua hankkeesta, sen toiminnasta ja tuloksista syvemmin ja laajemmalle lukijajoukolle, jotka eivät välttämättä seuraa hankkeen tavallisia viestintäkanavia. Kirjoittaminen on myös hanketoimijoiden tapa jäsentää ja koota yhteen hankkeessa tehtyjä ja opittuja asioita sekä tuotettua tietoa. Erilaisten julkaisujen avulla voi myös syventää ymmärrystä hankkeen teemoista ja herättää keskustelua.

On olemassa monta tapaa lähteä hahmottelemaan ja ideoimaan hanketekstejä, niiden näkökulmia ja sisältöjä. Kaikkia teksti-ideoita ei tietenkään voi miettiä valmiiksi etukäteen, vaan niitä syntyy hankkeen edetessä, toimintaa kehitettäessä, tuloksia kootessa ja omaa tekemistä ja opittua reflektoidessa. Hankeviestintä jää helposti lapsipuolen asemaan, jos se on kaikkien hanketoimijoiden yhteisenä vastuuna. Jotta varmistetaan viestinnän jatkuvuus, tehokkuus ja vaikuttavuus, olisi hyvä, että hankkeessa on erikseen nimetty viestintää koordinoiva taho. Viestintäkoordinaattori vastaisi viestinnän suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta sekä varmistaisi sen, että riittävä määrä hanketoimijoita osallistuisi kirjoitustyöhön osana muita hanketehtäviään.

Hankkeesta kirjoitettavia tekstejä voi ideoida yksin ja yhdessä hanketiimin kanssa. Aiheita voi ideoida esimerkiksi miellekartan avulla ja miettiä seuraavia näkökulmia:

• Mitkä ovat hankkeen pääteemat?
• Mitä kohderyhmiä ja sidosryhmiä hanke koskee? Millaista osaamista niillä on ja mitkä ovat niiden odotukset ja toiveet hankkeen suhteen?
• Keitä muita haluat tavoitella tekstilläsi? Mistä aiheista he haluaisivat lukea?
• Mitkä ovat hankkeen lähtökohdat? Mihin ongelmaan tai haasteeseen haetaan ratkaisua? Mitä jo tiedetään tästä aiheesta?
• Mitä hankkeella tavoitellaan? Mitä näkökulmia halutaan nostaa esille tai millaista keskustelua halutaan herättää?
• Ketkä hankkeessa työskentelevät, mikä on heidän tulokulmansa ja osaamisensa tässä hankkeessa?
• Mistä toimenpiteistä ja tuloksista voisi kirjoittaa?
• Mikä merkitys hankkeella on yksilölle, yhteisölle, alueelle tai työelämälle/alalle?
• Mikä on tekstisi tavoite ja tarkoitus? Tiedon lisääminen, käytännön vinkkien jakaminen, keskustelun herättäminen vai jotain muuta?

Kannattaa myös listata aiheita, jotka ovat sinulle tuttuja ja joista haluat sanoa sanottavasi. Tutki, mitä aiheesta on jo kirjoitettu ja pohdi, mikä olisi oma näkökulmasi aiheeseen. Syntyviä teksti-ideoita kannattaa järjestelmällisesti kirjata johonkin ylös – näin löydät ja muistat ne myöhemminkin. Vinkkejä asiantuntijakirjoittamiseen löytyy esimerkiksi tästä blogitekstistä. Yksin tapahtuvan ideoinnin lisäksi kannattaa haastaa mukaan koko hankkeen toimijajoukko – yhdessä ideoiden syntyy paitsi paljon ideoita myös vaihtelevia, uusia kirjoittajakokoonpanoja. Yhdessä tekeminen kasvattaa myös tiimihenkeä sekä laajentaa ajatusmaailmoja ja näkökulmia.

Hankkeesta voi siis kirjoittaa hyvin erilaisia tekstejä ja todella monesta näkökulmasta sekä teemasta. Seuraavaksi esittelen kaksi esimerkkiä erilaisista hankkeista ja siitä, miten ne ovat hyödyntäneet kirjoitettuja tekstejä viestinnässään.  Elossa! Luovaa alaa ja hoivakoteja elvyttämässä yhteiskehittämällä -hanke on alkanut vasta muutama kuukausi sitten, joten siinä kirjoitustyö ja aiheiden ideointi ovat vielä alkuvaiheessa. Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa on jo tehty paljon kirjoitustyötä, joka näkyy julkaistujen tekstien suurena määränä.

Tekstien ideointi osaksi hanketta alusta alkaen

Luovan alan toimijoiden ja ikääntyneiden hoivakotien yhteistyön kehittämiseen keskittyvä Elossa! -hanke on alkanut toukokuussa 2021. Hankkeen lähtökohtana on koronapandemian aiheuttamat muutokset luovan alan toimijoiden työllisyydessä ja ikääntyneiden hoivakotien arjessa ja toiminnassa. Ensimmäinen julkaistava teksti pohtii tätä näkökulmaa sekä yleisesti luovien menetelmien hyötyjä sekä ikääntyneiden että hoitohenkilökunnankin näkökulmasta (Bethell & Honkonen, 2021).

Uudessa hankkeessa kirjoitustyö ja sen suunnittelu on hyvä integroida toimintaan alusta alkaen, eikä siirtää myöhemmin tehtäväksi. Samoin kirjoitustyöhön on hyvä integroida koko hanketiimi. Elossa!-hankkeessa työskentelee laaja-alainen toimijajoukko, jossa on osaamista liiketalouden ja yrittäjyyden puolelta, vanhustyöstä sekä luovista menetelmistä. Lisäksi omaa osaamistaan tuovat mukaan hankkeeseen rekrytoitavat luovan alan toimijat, korkeakoulujen opiskelijat sekä yhteistyökumppanin Helsingin Seniorisäätiön henkilökunta ja tietysti myös hoivakotien ikääntyneet asukkaat. Sen lisäksi, että tekstejä voi kirjoittaa omasta osaamisalueestaan ja työnkuvastaan hankkeessa, jokaisella toimijalla on omat odotuksensa ja toiveensa hankkeelle ja näistä ajatuksista voisi myös hyvin kirjoittaa oman tekstinsä.

Laajempia teemoja teksteissä voisivat olla esimerkiksi

• luova ryhmätoiminta hoivakodeissa sekä tietoperustaisesti että esimerkiksi tässä hankkeessa tehdyn alkukartoituksen tulosten perusteella
• luovan alan arvostus vanhustyön näkökulmasta
• luovan alan hinnoittelu sosiaali- ja terveysalalla tai juuri ikääntyneiden parissa tehtävän työn osalta
•  luovan alan yrittäjyys hoiva-alalla sekä sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden että luovan alan toimijoiden näkökulmasta
• luovan alan toimijoiden kokemukset ja saadut opit hankkeesta
• luoville toimijoille järjestetyn yritystoiminnan sparrauksen toimintakuvaus
• hoivakotien työntekijöille toteutetun alkukartoituksen tulokset, jossa käsitellään luovien menetelmien käyttöä ja sen kehittämistä.

Nämä teksti-ideat ovat hankkeessa toimivan Laurea-tiimin yhteisen ideoinnin tuotoksia, mutta auttavat hahmottamaan hankkeesta kirjoitettavien tekstiaiheiden laajuutta ja monipuolisuutta ja samalla koko hanketta ja hanketoimintaa. Kaikkia syntyviä teksti-ideoita ei välttämättä ehdi kirjoittamaan tekstiksi asti ja matkan varrella niin hankkeen toiminnan ja syntyvien teksti-ideoiden painotuskin voi vaihdella. Tärkeintä onkin, että pidetään aistit kirkkaina ja mieli avoimena uusille teksti-ideoille – niitä voi syntyä missä tilanteessa tahansa.

Monitahoinen hanke, monipuoliset tekstit

Osaamisen kehittämiseen ja yritysten vastuulliseen kasvuun keskittyvässä Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa on kuluneiden kahden ja puolen vuoden aikana kirjoitettu yli 130 erilaista tekstiä. Aiheet ovat vaihdelleet laidasta laitaan, sillä hankekin on hyvin monimuotoinen ja monitoimijainen. Julkaisuja on kirjoitettu hankkeen yleisestä toiminnasta ja pääteemoista, kuten kasvudiileistä ja niiden palveluista, hanketyöstä sekä yritystoiminnasta ja osaamisen kehittämisestä (kuvio 1). Tekstejä on kirjoitettu myös vielä rajatummasta aiheesta tai syvennytty pienempään hankkeen yksityiskohtaan tai teemaan, kuten rekrytointiin, johtamiseen, viestintään ja resilienssiin (kuvio 2).

Tekstejä on julkaistu hankkeen omien nettisivujen lisäksi toteuttajaorganisaatioiden sivuilla ja muissa hankkeen teemoihin sopivissa julkaisukanavissa. Tekstit ovat olleet muodoltaan pidempiä artikkeleita, tiiviimpiä blogitekstejä, uutiskirjeen uutisia sekä kohderyhmään kuuluvien yritysten kasvutarinoita.

Koska hanke on laaja ja sitä on toteuttamassa monialainen osaajajoukko eri organisaatioista, on tärkeää osallistaa mahdollisimman moni tekijä kirjoittamaan omasta työstään ja tekemisestään. Vastuun jakautumisen lisäksi tekstien aiheiden kirjo kasvaa ja kohde- sekä sidosryhmille välitettävä tieto hankkeesta laajenee olennaisesti. Samalla monialainen hanketiimi jakaa osaamistaan myös toisilleen ja edistää siten hankkeen sisäistä ajattelua ja kehittymistä.

Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa on tehty määrätietoisesti töitä sen eteen, että on onnistuttu luomaan kaikkia hanketoimijoita osallistava, aktiivista kirjoittamista ja julkaisutoimintaan kannustava ilmapiiri. Menetelminä tähän on käytetty yhteisiä tekstien ideointityöpajoja, niin sanotun kirjoitustyön koordinaattorin työnkuvan luomista sekä julkaistuista teksteistä monipuolisesti viestimistä. Olemme keränneet hanketyöntekijöiden kokemuksia ja ajatuksia hankekirjoittamisesta sekä siitä, mitä se on heille opettanut. Strukturoitu kirjoitustyön edistäminen sekä palautteen saaminen ja antaminen ovat osoittautuneet yhteiskehittämisessä todella tärkeäksi tekijäksi. Hanketoimijoiden kokemuksista ja opeista voit lukea lisää hankkeen Laurea-tiimin kirjoituksesta.

Kirjoittaminen hyödyttää hanketta monin tavoin

Hankkeet ovat usein pitkiä ja monitahoisia prosesseja, joissa ehtii tapahtua hyvin paljon ja tuloksia syntyy pitkin matkaa. Se, että hanke aktiivisesti ja monipuolisesti viestii toiminnastaan ja etenemisestään, auttaa hankkeen ulkopuolisia hahmottamaan hankkeen kokonaisuutta ja löytämään itseä kiinnostavat ja koskettavat asiat.

Koko hanketta ei kannata yrittää kuvata yhdessä tekstissä, koska ymmärrettävyys monesti kärsii. Sen sijaan viestiä kannattaa pilkkoa osiin ja miettiä jokaisen tekstin julkaisupaikka ja kohderyhmä erikseen. Hanketoimijoiden kirjoittaessa ja julkaistessa tekstejä eri kanavissa, foorumeilla ja erilaisille yleisöille, se laajentaa hankkeesta tietävien määrää ja siten lisää hankkeen vaikuttavuutta. Kun tekstejä kirjoitetaan eri vaiheissa hanketta ja eri näkökulmista, se lisää hankkeen lähestyttävyyttä ja aikaansaannosten vaikuttavuutta. Tuloksia ja oppeja ei kannata pantata hankeen päättymiseen asti, vaan kertoa niistä, kun ne ovat tuoreita. Toki kaikki hankkeessa julkaistut tekstit kannattaa myös tietoisesti koota yhteen paikkaan, sillä se helpottaa esimerkiksi raportointia.

Kaikki julkaistu materiaali viestii hankkeesta. Jos viestintää on vähän, jää koko hankekin vähälle huomiolle, vaikka tulokset olisivat kuinka vaikuttavia. Julkaisut ovat myös hankeorganisaatioiden ja hanketoimijoiden käyntikortteja, jotka hyödyttävät myös hankkeen jälkeen. Tehokkaasti ja monipuolisesti viestitty asia auttaa myös muita saman teeman ympärillä työskenteleviä – julkaisu voi toimia pohjana ja innostajana vielä vuosienkin päästä.

Tässä artikkelissa on esitelty viestintää ja kirjoitustyötä alkavan ja jo loppuvaiheessa olevan hankkeen näkökulmista. Käynnissä olevankin hankkeen viestintää voidaan kehittää, kirjoitustyöhön aktivoituminen ei ole koskaan myöhäistä. Hankkeiden hyviä viestintäkäytäntöjä kannattaa myös tietoisesti koota yhteen ja viedä alkaviin uusiin hankkeisiin. Näin hyvät käytänteet leviävät.

Lähde:

• Bethell & Honkonen, 2021 (tulossa). Eloa luovan alan liiketoimintaan ja ikääntyneiden hoivakoteihin. Laurea-ammattikorkeakoulu, Laurea Journal.