Digitaalisuus puhuttaa kaikkialla. Sähköinen kirjaaminen, mobiilisovellukset, älypuhelimet ja tabletit ovat jo monen työntekijän arkipäivää myös sosiaali -ja terveysalalla. Monissa yrityksissä tiedostetaan tarve uusien tekniikoiden käyttöönotolle, mutta valmiudet ja kyky ottaa uusia järjestelmiä käyttöön koko työyhteisön tasolla on iso haaste. Helsingin Sanomat uutisoi kesäkuussa 2017, että moni pk-yritys on pudonnut digikehityksestä. Tulosten perusteella suomalaiset pienet ja keskisuuret yritykset hyödyntävät heikosti digitaalisuutta.  Syyksi tähän artikkelissa arveltiin osaamisen puutetta, asennetta ja pelkoa uusia asioita kohtaan. (HS 7.6.2017.) Lähtökohtaisesti kaikki tarvitsevat uusien digitaitojen oppimiseen tukea ja opastusta iästä ja koulutuksesta huolimatta. Digitaalisten taitojen kehittäminen on tärkeä tavoite, jotta pienet hoiva-alan yritykset pysyvät kehityksessä mukana. Uusien järjestelmien avulla hoitotyötä on mahdollisuus saada toimivammaksi ja tehokkaammaksi.

Tässä artikkelissa kuvaamme HoivaDigi-hankkeen case-yritysten kanssa tehtyä kehittämistyötä, siihen liittyviä kokemuksia yritysten henkilökunnan, opiskelijoiden ja hankekehittäjien näkökulmasta. Oman erityisyytensä kehittämistyöhön toi se, että hanke oli osa korkeakoulutoimintaa ja opiskelijoiden opintojen integrointi osaksi hanketoimintaa on tärkeä osa hanketta. Tuomme tässä artikkelissa esiin myös opiskelijoiden rooleja digitaalisen työelämän kehittäjinä.

Hankkeen tausta ja tavoitteet

ESR-rahoitteinen HoivaDigi-hanke toteutettiin moniammatillisena yhteistyönä Laurea – ammattikorkeakoulussa vuosina 2015 – 2017. Keskeisin tavoite oli hoivapalveluyritysten sähköisten järjestelmien ja henkilöstön digitaalisten taitojen kehittyminen sekä työhyvinvoinnin ja johtamisosaamisen kehittyminen. Kohdennettua kehittämistukea saivat ns. case-yritykset, joita oli 7. HoivaDigi-verkostoon osallistui noin 30 erilaisia it-palveluja tarjoavaa yritystä ja saman verran hoivapalveluyrityksiä sekä kuntien, oppilaitosten ja kolmannen sektorin toimijoita. HoivaDigi-hankkeessa kehittämistoiminta rakentui verkostoitumisen, case-yritystoiminnan ja koulutuksien ympärille. Hanke tarjosi hoivapalveluyrityksille myös yrityskohtaista kehittämistukea, jonka tavoitteena oli palvelujen digitalisoinnin edistäminen. Kehittämistyö toteutettiin henkilöstökyselyn tuloksiin perustuen ja yritysten kehittämiskohteista sovittiin hankkeessa yrityskohtaisesti. Tärkeä näkökulma kehittämistyössä oli se, että palvelujen kehittämistä tehtiin yhdessä henkilöstön kanssa.

Hanke integroi myös opiskelijoita mukaan hankkeen eri toimintoihin.  Laurean pedagoginen malli eli kehittämispohjainen oppiminen (Learning by Developing, LbD) antaa mahdollisuuden kytkeä opiskelun aitoon asiakastyöhön jo opiskelun aikana. LbD:ssä lähtökohtana on aina aito työelämä ja sen kehittämistä uudistava hanke. Kehittämishankkeessa tuotetaan parhaimmillaan uutta osaamista ja sen edistämiseksi tarvitaan opettajien, opiskelijoiden ja työelämäosaajien yhteistyötä. (Kallioinen 2008, 117.)

HoivaDigi-hankkeen case-yrityksen kehittämistoiminnan kuvaus

Hankkeeseen osallistuneet case-yritykset olivat pieniä ja keskisuuria yrityksiä, jotka työllistivät 5 – 30 henkilöä. Yritykset tarjosivat hoiva- ja asumispalveluja palveluja ikääntyneille sekä muita sosiaalialan palveluja. Kehittämistyö yrityksissä aloitettiin aina alkukartoituskyselyllä, johon vastasivat kaikki yrityksen työntekijät. Kyselyssä oli kysymyksiä liittyen tietotekniseen osaamiseen, erilaisten ohjelmistojen käyttöön ja hallintaan, osaamiseen yleisesti sekä työhyvinvointiin liittyviä näkökulmia. Kyselyjen vastaukset tuotiin kaikkien työyhteisön jäsenten tarkasteltavaksi ja kyselyn tulosten pohjalta työyhteisö nosti esiin itselleen tärkeitä ja keskeisiä kehittämistarpeita. Case-yritysten kehittämistarpeet liittyivät mm. sähköisten järjestelmien käyttöönottoon, intran kehittämiseen, työvälineiden hallintaan, kotisivujen tekemiseen ja älypuhelimien käyttöön.

Ensimmäisten kehittämistarpeiden selvittyä kehittämistoimenpiteitä lähdettiin suunnittelemaan yhteisöllisesti; esimerkiksi tavoitteita, työnjakoa, aikaresursseja ja vastuita. Tässä vaiheessa kehittämistyön suunnittelussa tulivat mukaan erilaisten koulutusten mahdollisuudet, verkoston hyödyntäminen sekä It-opiskelijoiden toteuttama käytännön tuki työyhteisöille.  Tämän kokonaisuuden toteuttaminen edellytti tiivistä yhteistyötä yritysten ja hanketoimijoiden välillä. Hankekehittäjinä toimivat sekä tietojenkäsittelyn että sosiaalialan lehtorit. Keskeisinä toimijoina hankkeessa olivat myös opiskelijat. Kehittämistyössä huomioitiin samanaikaisesti sekä tekninen osaaminen kytkeytyneenä laajempaan teoriaan oppimisesta ja työhyvinvoinnista.

Tietojenkäsittelyn opiskelijat hanketyössä

Laurean tietojenkäsittelyn opiskelijoita oli hankkeessa mukana monissa erilaisissa tehtävissä ja rooleissa. Opiskelijat tekivät hankkeessa työharjoittelua, opinnäytetöitä ja suorittivat projektiopintoina monenlaisia it-painotteisia projekteja, joiden laajuus vaihteli. Tietojenkäsittelyn opiskelijat auttoivat case-yrityksiä nimenomaan erilaisissa it-painotteisissa kehittämistehtävissä, kuten tietokoneiden ja mobiililaitteiden käyttökoulutuksessa, internet- ja intranet-sivujen kehittämisessä, Word- ja Excel-osaamisen kehittämisessä jne. Hankkeessa oli mukana yhteensä kymmenen tietojenkäsittelyn opiskelijaa. Kaksi heistä teki hankkeessa työharjoittelua ja heidän tehtävänsä olivat hyvin monipuolisia. Työharjoittelua suorittavat opiskelijat tekivät muun muassa case-yrityksille internet- ja intranet-sivuja, opastivat case-yritysten henkilökuntaa erilaisten tietoteknisten välineiden käytössä. Tällaisia laitteita olivat esimerkiksi tietokoneet, älypuhelimet ja tabletit. Opiskelijat myös suunnittelivat ja toteuttivat case-yritysten henkilöstölle Word- ja Excel-koulutuksia.

Opinnäytetöitä hankkeessa tehtiin kaksi erilaista. Toisen opinnäytetyön aiheena oli kartoittaa, minkälaisia asiakkuudenhallintajärjestelmiä case-yrityksissä on käytössä. Toisen opinnäytetyön aiheena oli selvittää Uudenmaan pienten ja keskisuurten hoivapalveluyritysten käytössä olevia sähköisiä järjestelmiä, niiden käytön laajuutta ja hyötyä sekä niiden vaikutusta hoivatyön tehokkuuteen, turvallisuuteen ja laatuun. Tietojenkäsittelyn opiskelijoiden opinnäytetyön tekeminen hoiva-alalle ei ole Laurea-ammattikorkeakoulussa ollut kovin yleistä. Yleensä tietojenkäsittelyn opiskelijat tekevät opinnäytetyönsä, johonkin it-alan yritykseen tai jonkin it-järjestelmän suunnitteluun ja/tai toteutukseen liittyvään aiheeseen. Nyt tässä hankkeessa tehdyt opinnäytetyöt keskittyivät enemmän selvitykseen tai tilannekartoitukseen ja siihen, miten asioita pitäisi kehittää. Hoiva-alalla on tietojenkäsittelyn opiskelijoiden näkökulmasta otettava huomioon monia asioita, esim. eettisiä näkökulmia, joita ei siinä laajuudessa tule tavanomaisissa opinnäytetöissä vastaan.

Opiskelijoiden kokemuksia hanketyöstä

Tietojenkäsittelyn opiskelijoiden kokemuksia hankkeesta on kerätty yhteisistä keskusteluista sekä opiskelijoille lähetystä sähköpostikyselystä. Tietojenkäsittelyn opiskelijoiden kokemukset HoivaDigi-hanketyöstä ovat olleet pääosin kaikki positiivisia. Word- ja Excel-koulutuksia suunnitelleet ja toteuttaneet opiskelijat kertoivat, että oli ihana nähdä kuinka innokkaita ja vastaanottavaisia koulutukseen osallistuvat henkilöt olivat. Opiskelijat saivat kokemusta kouluttamisesta ja he pitivät sitä hyödyllisenä taitona tulevaisuutta varten.

Yksi opiskelija kommentoi sähköpostikyselyn vastauksissaan, että haastavimmaksi opiskelija koki aikatauluttamisen, sillä asiakkailla oli sellaisia tarpeita, joihin piti etsiä ratkaisua pitkään ja se edellytti usein myös useita yrityskäyntejä. Tämä aikatauluihin liittyvä kaoottisuus nousi ainoana negatiivisena asiana esiin vastauksista. Opiskelija sai hankkeessa työskentelystä kuitenkin tärkeitä kokemuksia haasteista selviämisestä ja päällimmäiseksi jäi tunne siitä, että kaikki asiakkaiden tarpeet saatiin selvitettyä.

”Olen mielestäni selviytynyt kaikista asiakkaiden tarpeista yllättävän hyvin, vaikka aivan hankkeen alussa hieman mietityttikin riittävätkö taitoni yhdeltä WordPress-kurssilta. Asiakkaat ovat olleet erittäin tyytyväisiä”.

Opiskelija myös koki, että hankkeeseen osallistuminen on ollut hyödyllistä oman osaamisen kehittymisen kannalta. Opiskelijan ongelmanratkaisukyky on kehittynyt hankkeessa työskennellessä valtavasti.

Työharjoittelua tehneet opiskelijat suoriutuivat omasta mielestään hyvin heidän harjoitteluunsa liittyvistä tehtävistä. Joskus tehtävät olivat varsin haastavia, mutta kaikista tilanteista selvittiin. Joskus tarvittiin vähän enemmän asioiden tutkiskelua ja opiskelua tai mahdollisesti opettajan tukea, mutta mitään sellaista työtehtävää ei tullut vastaan, josta he eivät olisi selviytyneet.

Case-yritysten kokemuksia hankkeesta

Hankkeeseen osallistuvilta tahoilta kerättiin tietoa hankkeen aikana monella tavalla. Tätä artikkelia varten tietoa kerättiin case-yrityksiltä myös sähköpostikyselyn avulla. Tässä artikkelissa esitellään muutamien case-yritysten antamia palautteita.

Toinen kyselyyn vastannut yritys osallistui hankkeen aikana Word ja Excel-koulutukseen. Yritys kuvaa, että koulutuksen jälkeen heidän tietotaitonsa kasvoi huomattavasti ja osaaminen jakaantui tasaisemmin yrityksessä.

”Suuri osa hoitajista tehnyt excel ja word taulukoita atk koulutusten jälkeen. Tietotaito atk ohjelmissa lisääntyi selvästi kiitos loistavien koulutusten. Muutkin kuin atk vastaava hoitajamme kykenee nyt käyttämään kyseisiä ohjelmia. Tietotekniikan käyttö lisääntynyt muutenkin. Painopistettä markkinoinnissa lisätty panostamalla Facebook päivityksiin, virike blogi ja uudet kotisivut tehty.”:

Yrityksiltä kysyttiin, mikä on muuttunut organisaatiossanne ja omassa työssänne HoivaDigi-hankkeen myötä. Vastauksissa kuvattiin rohkeuden lisääntymistä sekä digitaalisen ymmärryksen ja hyödyllisyyden lisääntymistä. Vertaisuus uuden kehityksen edessä ja toisten kokemuksista oppiminen nousi vastauksissa tärkeäksi. Myös yhteisen ymmärryksen lisääntyminen ja digitaalisuuden merkityksen ymmärtäminen nousi tärkeäksi oppimiskokemukseksi.

”on ollut mielenkiintoista ja innostavaa kuulla erilaisten hoiva-alan yritysten digitasoista ja tavoista digitaalisesti hoitaa ja tuottaa palveluja ja hyödyntää digiä”

Hankkeen myötä yrityksissä käynnistyi useita muutoksia sähköisten välineiden hyödyntämisessä ja järjestelmien käytössä.  Faksin käytöstä on siirrytty apteekkitilausten sähköiseen käyttöön. Organisaatiossa on otettu käyttöön oma intranet ja GoogleDrive-pilvipalvelu. Tämä on mahdollistanut luopumisen paperisista lomakkeista, ohjeista ym. ja kaikki paperidokumentit muunnetaan digitaaliseen muotoon. Hankkeeseen osallistuminen on innostanut myös muiden muutosten tekemiseen.

”kyllä, meneillään on CRM-asiakasjärjestelmämme uudistaminen sekä taloushallinnon ohjelmistotoimittajan vaihtaminen ja sitä kautta pyrkimys hoitaa mahdollisimman paljon ja helposti asiakasasioita ja taloushallintoa sähköisesti, tavoitteena ”paperiton” toimisto”

Digitaalisuuden oppiminen jatkuu yrityksissä tulevaisuudessakin. Tavoitteena on jatkaa intran käytön opettelua, henkilötietosuojalain koulutusta, lomakkeiden ja ohjeiden muuntamista sähköiseen muotoon sekä sähköisten raportointimuotojen jatkokehittämistä.

Kokemuksia HoivaDigin tietojenkäsittelyn-opiskelijoiden kanssa tehdystä yhteistyöstä kuvattiin vastauksissa erittäin merkittäviksi.  Opiskelijoiden tarjoama konkreettinen ja käytännönläheinen apu ja tuki oli yrityksissä arvostettua ja tärkeää.

 ”Tietojenkäsittelyn opiskelijan kanssa erinomainen yhteistyö ollut, hän on ollut meille kultakimpale, yhteistyö on helppoa ja vaatinut häneltä kärsivällisyyttä kun me ei ”ymmärretty mitään” ja hän tietää ja pyrkii tekemään sen mitä me tarvitaan”

Saadun palautteen pohjalta voidaan todeta, että kaikkien hankkeen case-yritysten osaaminen kehittyi hankkeen aikana eri osa-alueilla. Näiden case-yrityksen vastaukset ovat samankaltaisia kuin muiltakin yrityksiltä saatu palaute hankkeen toiminnan aikana.  Hankkeen aikana case-yritysten työntekijät ovat oppineet uusia hyödyllisiä taitoja ja heidän asenteensa digitaalisuutta kohtaan on muuttunut positiivisemmaksi.

Kehittäjien havaintoja ja kokemuksia 

Hankkeen aikana huomasimme, miten digitaalisten taitojen oppiminen eteni vaiheittain ja pienin kehitysaskelin. Yksi onnistuminen ja uuden oppiminen johdatti seuraavaan ja pääsimme hankkeessa seuraamaan lähtökohtaisesti melko digikielteisten työyhteisöjen matkaa digimyönteisiksi.  Samansuuntaisia havaintoja löysivät kehittämistyössään myös Wild ja Kydd (2015), jotka kuvaavat artikkelissaan erään glasgowilaisen hoivakodin henkilöstön digitaalisten taitojen kehittämäprojektia ja nostavat esiin myös henkilökohtaisen tuen ja yhteisöllisyyden merkityksen digitaalisten taitojen oppimisen edellytyksinä ja asennemuutoksen mahdollistajana. Jos työntekijät ymmärtävät mitä konkreettista hyötyä digitaalisten taitojen kehittäminen heidän arkeensa tuo, kehitystyön eteenpäin vieminen helpottuu. Samaa mahdollisuuksien näkökulmaa luo myös Risto Linturi (2015), joka toteaa, että terveydenhuollossa digitaalisuus tuo mukanaan paljon enemmän mahdollisuuksia kuin uhkia.

Hyvinvoinnin ja digitaalisuuden käsitteet kietoutuivat hankkeessa toisiinsa. Voidaan ajatella, että hyvinvointi ja digitaalisuus tukevat toinen toisiaan. Digitaalisia taitoja kehittämällä myös työntekijöiden hyvinvointi kehittyy.  Kehittämistyöhön osallistuneet työyhteisöt kuvaavat palautteessaan, että digitaalisten taitojen kehittyessä myös työn kuormittavuus laski, sillä työtehtävät jakautuivat tasaisemmin ja aikaa vapautui muuhun hoitotyöhön. Koko työyhteisön sitouttaminen kehitystehtävään, yhteisen tavoitteen kirkastaminen ja yhteisöllinen ote uuden oppimiseen ovat kuitenkin avaintekijöitä, joiden avulla digitaaliset taidot on mahdollista ottaa hyötykäyttöön.  Tämän lisäksi tarvitaan myös konkreettista ja käytännönläheistä tukea ja ohjausta.

Moniammatillisessa HoivaDigi-hankkeessa lähdettiin toteuttamaan työtä sosiaalialan ja it-alan yhteistyönä ja voimme todeta, että tämä yhteistyö mahdollisti laaja-alaisen lähestymisen digitaalisen kehittämisen kysymyksiin ja katsomme, että tämän ansiosta kokemukset hankkeesta ovat näin hyviä. Sosiaali- ja it-alan opettajien yhteistyön avulla sekä opiskelijoiden opintoja hankkeeseen integroimalla pystyttiin case-yritysten kehittämistyötä tukemaan monipuolisesti. Tietojenkäsittelyn opiskelijat puolestaan oppivat paljon uusia hyödyllisiä taitoja ja hoiva-alan erityisosaamista. Tämän kokemuksen toivomme innostavan myös muita kehittämään ja kehittymään tekemällä yhteistyötä työelämähankkeissa eri koulutusaloja yhdistäen.

Lähteet:

• Helsingin Sanomat: Selvitys: Moni pk-yritys on pudonnut digikehityksestä. 7.6.2017
• Kallioinen, O. (toim.) 2008. Oppiminen Learning by Developing -toimintamallissa. Vantaa: Laurea Publications A 61. Edita Prima Oy.
• Kangasniemi, M. 2017.  Seminaariesitys: Etiikan näkökulma hoivarobotiikkaan ikääntyneiden hoidossa. HoivaDigi ja ROSE –hankkeiden seminaariin 19.5.2017.
• Linturi, R. 2015. Technology as an enabler of sustainable well-being in the modern society. Sitra Studies 1032.Viitattu 22.11.2017.  https://media.sitra.fi/2017/02/28142509/Selvityksia103.pdf
• Wild, D. & Kydd, A. 2015. Digital skills training in care homes: achievement. Nursing Older People (2014+); London Vol. 28, Iss. 5,  (May 2016): 31