Sähköisen viestinnän helppoudesta ja erilaisten viestintäkanavien määrästä huolimatta opiskelijoiden tavoittaminen on haastavaa. Tässä artikkelissa tarkastellaan yleisesti Laurean opiskelijaviestintää sekä erityisesti Laureassa opiskelijoille toimitettavaa Lukukausikatsaus-uutiskirjettä viestinnän välineenä. Keskeinen tarkastelun kohde on, miten Lukukausikatsaus tavoittaa opiskelijamme.
Ajantasaiset uutiset opiskelijaintranetissä sekä mobiilisti seurattavissa
Brooke Cagle on Unsplash
Tärkein opiskelijoille suunnatun viestinnän kanava Laureassa on opiskelijaintranet. Uusi, henkilöstöintran rinnalla toimiva opiskelijaintra otettiin käyttöön joulukuussa 2020. Opiskelijaintraan on koottu tärkeimmät opintoihin ja opiskeluun liittyvät ohjeet. Lisäksi siellä julkaistaan uutisia opiskelijoita koskevista ajankohtaisista asioista.
Uusi opiskelijaintra toimii mobiililaitteissa Sharepoint-sovelluksen kautta. Lisäksi laurealaisten käytössä on Tuudo-mobiilisovellus, joka kokoaa samaan paikkaan opiskelijoiden usein tarvitsemat palvelut, kuten opintojen aikataulut, opiskelijaintran uutiset sekä opiskelijaravintoloiden ruokalistat. Aiemmin Tuudo-sovelluksesta löytyivät myös harjoittelu- ja työpaikkailmoitukset sekä opinnäytetyöaiheita koskevat ilmoitukset, jotka ovat nyt tarkasteltavissa erillisessä JobTeaser-palvelussa.
Opiskelijaintra elää ajassa. Vaikka uudessa intrassa tärkeimpien uutisten näkyvyyttä on lisätty, on uutisten seuraaminen ollut käyttäjälle haaste. Ajankohtaisten asioiden seuraamisen tulisi olla jatkuvaa, jotta itselle tärkeän tiedon huomaa ennen uutisen painumista uutisarkistoon. Tästä syystä Laureassa koostetaan opiskelijoille myös uutiskirjettä.
Mikä on uutiskirje?
Uutiskirje tarkoittaa viestiä, joka lähetetään sähköpostitse säännöllisesti suurelle joukolle vastaanottajia (Helpot Kotisivut 2021). Uutiskirjeitä on Laureassa hyödynnetty sisäisessä viestinnässä, sidosryhmäviestinnässä ja markkinoinnissa. Uutiskirjeitä käytetään Laureassa silloin, kun halutaan välittää saman sisältöinen viesti suurelle vastaanottajajoukolle.
Pääsääntöisesti uutiskirje sisältää joukon lyhyitä nostoja, joiden tarkoituksena on herättää lukijan mielenkiinto ja ohjata hänet tutustumaan aiheeseen tarkemmin esimerkiksi lähettäjäorganisaation verkkosivuilla (Juholin 2013). Oikein toteutettuna uutiskirje tarjoaa lukijalle hänen tarvitsemaansa informaatiota helposti luettavassa muodossa (Huttunen 2020).
Koska uutiskirje vastaanotetaan sähköpostiin, se on helppo huomata saapuneista viesteistä. Toisaalta, jos vastaanottaja saa suuria määriä sähköposteja päivittäin, uutiskirjeen vastaanottaminen saattaa aiheuttaa ylikuormitusta tai jopa ärsytystä (Juholin 2013). Kokemuksemme mukaan uutiskirje tulee myös herkästi jätettyä lukematta, jos sen otsikko tai sisältö ei ensisilmäyksellä kiinnosta. Verkkopalveluja asiakkailleen tarjoava Helpot Kotisivut (2021) korostaakin, että uutiskirjeen sisällön on oltava helposti silmäiltävää ja ytimekästä, visuaalisesti selkeää. Tärkeimpien aiheiden tulee käydä ilmi viestin otsikosta tai itse viestin alusta (Helpot Kotisivut 2021).
Uutiskirjeelle tyypillistä on säännöllinen ilmestymisrytmi, jonka tiheys riippuu viestintätarpeista. Sähköpostitse lähetettävässä viestinnässä tärkeää on, ettei viestejä lähetetä vastaanottajille liian usein. Tämä saatetaan kokea kuormittavaksi. Ilmestymisrytmi ei myöskään voi olla liian harva, jotta kirjeen aiheet ovat aina riittävän ajankohtaisia.
Uutiskirjeessä on lähtökohtaisesti oltava ominaisuus, että vastaanottaja voi peruuttaa kyseisen lähettäjän uutiskirjeiden tilauksen. Jos sisältö ei kiinnosta vastaanottajaa tai palvele hänen tarpeitaan, on lukijan helppo “äänestää jaloillaan” ja peruuttaa uutiskirjeen tilaus. Viestijän näkökulmasta tämä on armoton piirre – menetettyä lukijaa on lähes mahdoton saada enää muuttamaan mieltään ja palaamaan uutiskirjeen tilaajaksi.
Lukukausikatsaus kokoaa opiskelijan kannalta tärkeimmät uutiset
Lukukausikatsaus-uutiskirjettä on Laureassa julkaistu vuodesta 2016 lähtien. Uutiskirjeen tarkoituksena on ollut alusta lähtien koota tärkeimmät opiskeluun liittyvät asiat säännöllisesti yhteen. Tärkeitä aiheita, joista uutiskirjeessä viestitään, ovat muun muassa ilmoittautuminen lukuvuodelle sekä opintoihin, henkilökohtaisen oppimissuunnitelman päivittäminen sekä opiskeluoikeuteen liittyvät ohjeet. Uutiskirjeen keskimääräinen julkaisutahti on ollut 2–3 kirjettä lukukaudessa. Uutiskirje julkaistaan aina lukukauden alettua. Lukukauden aikana ilmestyvien uutiskirjeiden ajankohta on päätetty opintoihin ilmoittautumisajat huomioiden.
Uutiskirje kehitettiin monitoimijaisen yhteistyön tuloksena. Yhteistyössä kartoitettiin opintojen aloitukseen liittyvää tiedontarvetta. Samalla tunnistettiin niitä aiheita, joita voitaisiin opintojen alkuorientaation sijaan käsitellä uutiskirjeissä. Uutiskirjeen runko on pitkälti samanlainen vuodesta toiseen. Sisällöissä huomioidaan kuitenkin myös ajankohtaiset tärkeät uutiset, kuten esimerkiksi muutokset tutkintosäännössä tai järjestelmissä. Uutiskirjeessä on tärkeää myös tehdä näkyväksi Laurean laadunhallintaa ja opiskelijan mahdollisuuksia vaikuttaa opiskeluunsa palautetta antaen. Näin pyritään tuomaan esille, millaista kehittämistoimintaa Laureassa on palautteiden pohjalta tehty.
Uutiskirje lähetetään sähköpostitse kaikille Laurean opiskelijoille sekä henkilöstölle. Kirjeen kohderyhmä on sekä amk- että yamk-opiskelijat, ja sisältö on aina sekä suomeksi että englanniksi. Uutiskirjeen lähetyksessä on hyödynnetty Laurean markkinoinnissa ja viestinnässä käytettyjä uutiskirjesovelluksia.
Miten kirje tavoittaa?
Viimeisen vuoden aikana (huhtikuu 2020 – maaliskuu 2021) Lukukausikatsaus-uutiskirje on lähetetty Laurean opiskelijoille seitsemän kertaa. Uutiskirjeen vastaanottajalistaa on tänä aikana päivitetty aina lukukauden alussa. Keskimäärin uutiskirjeet on toimitettu noin 10 000 vastaanottajalle. Joukossa on sekä läsnäoleviksi että poissaolevaksi ilmoittautuneet opiskelijat.
Toimitettujen uutiskirjeiden määrä ei yksinään takaa viestinnän onnistumista, vaan tärkeimmät mittarit onnistumiselle ovat kirjeen avausprosentti, toteutuneiden klikkausten määrä sekä perumisprosentti (Huttunen 2020). Miten Lukukausikatsaus on onnistunut näiden tunnuslukujen valossa?
Lukukausikatsauksen avausprosentti on tarkastelujaksolla ollut keskimäärin 43 prosenttia. Avausprosentti kertoo sen osuuden vastaanottajista, jotka ovat viestin sähköpostisovelluksessaan avanneet. Vertailun vuoksi kuluttaja-asiakkaille suunnatussa sähköpostimarkkinoinnissa pidetään hyvänä, jos joka viides vastaanottaja avaa uutiskirjeen (Liana Technologies 2018).
Toinen tärkeä mittari on kirjeen keräämien klikkausten määrä tai klikkausprosentti eli niin sanottu Click-Through Ratio (CTR). Se kertoo, kuinka moni viestin vastaanottajista klikkasi vähintään yhtä linkkiä kirjeessä. (Huttunen 2020.) Yleensä uutiskirjeen tavoitteena on saada aikaan haluttu toiminta, eli että lukija siirtyy uutiskirjeen linkkien avulla eteenpäin. Klikkausten määrä kertoo mielestämme myös paremmin aktiivisten lukijoiden määrästä kuin pelkkä avausprosentti. Lukukausikatsauksen uutiskirjeet ovat keskimäärin keränneet 760 klikkausta kirjettä kohden, jolloin CTR-luku on ollut hieman alle 8.
Avaus- ja klikkausprosenttien tarkastelu antaa suuntaa siihen, miten moni kirjeen vastaanottajista kokee uutiskirjeen sisällön kiinnostavaksi tai hyödylliseksi. Toista ääripäätä edustavat ne vastaanottajat, jotka eivät halua jatkossa vastaanottaa uutiskirjettä ja peruuttavat tilauksensa. Lukukausikatsauksen kohdalla tilauksen peruutuksia ei ole juurikaan tullut. Viimeisen vuoden aikana tilauksen on peruuttanut kaksi vastaanottajaa.
Suosituimpia yksittäisiä aiheita viimeisen vuoden aikana lähetetyissä uutiskirjeissä ovat olleet muun muassa kesäopintojen tarjonta (831 klikkausta), kevään opintotarjonta (534) sekä lukuvuoden aikataulu (465).
Uutiskirjeen tavoittavuuslukuja voi vertailla muiden viestintävälineiden käyttöön
Laurean uudistetussa opiskelijaintrassa on sen avaamisesta lähtien vieraillut 9500 uniikkia kävijää. Huhtikuussa 2021 vastaava luku 30 edellisen päivän osalta oli 6600. Opiskelijaintran suosituimmat sivustot ja sivut liittyvät IT-tukeen ja -ohjeisiin, opinnäytetyöhön ja valmistumiseen liittyviin ohjeisiin, opinnäytetyöpohjaan sekä opintojen suunnitteluun liittyviin aiheisiin. Yksittäisten uutisten lukijatilastoista on vaikea tehdä yhteenvetoa.
Myös Tuudo-mobiilisovelluksella on runsaasti käyttäjiä. Huhtikuussa 2021 Laureassa oli vieraillut Tuudossa hieman yli 5000 uniikkia käyttäjää 30 päivän aikana. Uusia käyttäjiä oli samalla tarkastelujaksolla tullut yli 100. Sovellus oli avattu 30 päivän aikana noin 110 000 kertaa. Yksittäisten Tuudon kautta luettujen uutisten tai sivujen määrästä ei tietoa ole saatavissa.
Johtopäätökset opiskelijoiden tavoittamisesta Lukukausikatsauksella
Uutiskirje ei voi olla ainoa viestinnän kanava, mikä pätee myös Lukukausikatsauksen kohdalla. Vaikka se pelkkien tilastojen valossa tavoittaa lähes jokaisen opiskelijan ja noin puolet sen myös avaa, ei opiskelijaviestintä voi perustua pelkkään uutiskirjeeseen. Näin ei tietenkään ole Lukukausikatsauksen kohdalla ollut tarkoituskaan, vaan intranet on opiskelijaviestinnän pääkanava.
Lukijatilastojen perusteella voidaan tehdä johtopäätös, että Lukukausikatsaus toimii parhaiten muistutuksena lähetyshetkellä ajankohtaisista aiheista. Tällöin lisätietolinkkejä seurataan. Sellaisista aiheista, jotka eivät ole lukijan kannalta niin keskeisiä, voidaan tarjota perustietoa. Lukija kuitenkin harvoin siirtyy lukemaan aiheesta lisää. Toisaalta hänelle jää mielikuva, että asiasta on myös saatavilla lisätietoa.
Vaikka emme tiedä paljon uutiskirjettä avataan opiskelijaintran, SharePoint tai Tuudon kautta, on siis selvää, että Lukukausikatsaus on vain yksi väline. Viestinnän lisäksi tarvitaan myös ohjausta. Uutiskirje toimiikin opettajatuutorille hyvänä muistilistana ohjauksessa esille otettavista asioista. Tärkeää on kaikkinensa monikanavainen viestintä ja muistuttelu.
Koska oikea-aikainen tiedon saaminen korostuu, on suositeltavaa, että opiskelija saisi kalenterinsa kautta tai suoraan mobiililaitteeseensa muistutuksen tärkeistä aikatauluista.
Lähteet:
