Laurea-ammattikorkeakoulun ja Helsingin kaupungin innovaatioyhtiön Forum Viriumin yhteishankkeessa Mission Zero Foodprintissä (MZF) yhteiskehitettiin huhtikuussa 2020 kahdessa samansisältöisessä työpajassa ratkaisuja ravintoloiden energiatehokkuuden parantamiseksi. Virtuaalisissa energiatehokkuustyöpajoissa ideoidut ratkaisut koskivat ravintoloiden strategista johtamista, henkilöstön motivointia ja sitouttamista, kulutuksen mittaamisen ja seurannan kehittämistä sekä arjen toimintatapoja.
Syksyllä 2019 käynnistynyt Mission Zero Foodprint -hanke pyrkii kehittämään ratkaisuja ja toimintamalleja, joiden avulla ravintolat voisivat kehittää toimintaansa kohti hiilineutraalisuutta sekä vähentää energiankulutustaan ja syntyvää ruokahävikkiä. Kohderyhmänä ovat erityisesti pienet ja keskisuuret ravintola-alan toimijat Uudellamaalla.
Uusia ratkaisuja virtuaalisesti yhteiskehittäen
Energiatehokkuustyöpajojen tavoitteena oli oppia yhdessä energiatehokkuudesta ravintolaympäristössä ja kehittää ideoita energiaa tuhlaavien toimintojen muuttamiseksi. Tavoitteena oli myös pohtia, mitä arvoa uudet toimintatavat voivat tuottaa ravintoloitsijalle ja asiakkaalle, ja kuinka niistä voisi viestiä kuluttajille.
Kevään 2020 poikkeusoloista johtuen työpaja toteutettiin etäkokous- ja videopuhelupalvelu Zoomissa ja yhteiskehittämisen virtuaalialustalla Muralissa. Hyvin suunnitellulla fasilitointiprosessilla on tärkeä rooli ryhmien työskentelyn tuloksellisuuden kannalta, jonka merkitys korostui etenkin tässä tapauksessa, kun kyseessä oli täysin virtuaalisessa ympäristössä toteutettu yhteistyöskentely.
Eri yhteistyötahojen yhteensovittaminen on prosessille välttämätön rikkaus, sillä eri taustaisten henkilöiden tuonti yhteen auttaa ideointia ja innovointia, ja yhteiselle työskentelylle olisi siksi pyrittävä aikaansaamaan otolliset olosuhteet (Pirinen 2016, 28-29). Kahdessa työpajassa oli yhteensä yli neljäkymmentä osallistujaa ravintola-alalta, alan oppilaitoksista ja sidosryhmistä. Erilaisten toimijoiden, asiantuntijoista opettajiin ja laitevalmistajiin, yhteen tuomisella pystyttiin varmistamaan erilaisten näkökulmien huomioiminen osana yhteiskehittämistä. Onnistuessaan ryhmä tuottaa inklusiivisia ratkaisuja, joissa kaikkien osallistujien näkökulmat ja tarpeet on pystytty ottamaan huomioon ja he kokevat yhteistä vastuuta ryhmän tuotoksista (Kaner ym. 2014, 24).
Palvelumuotoilun prosessista rakennetta ja syvyyttä kehittämiseen
Virtuaalisissa työpajoissa työskentely eteni palvelumuotoilun prosessin mukaisesti vaiheittain, edeten ymmärryksen muodostamisesta haasteiden tunnistamiseen, ideointiin ja edelleen kohti ratkaisuja. Palvelumuotoilun prosessin eteneminen visualisoidaan usein lineaariseksi, jotta se olisi helppo ymmärtää, mutta todelliselta luonteeltaan se on ennemminkin iteratiivinen ja jatkuvasti kehittyvä. (Stickdorn ym. 2018, 89-90) Vaikka työpajatyöskentely oli suunniteltu vaiheistetuksi, esimerkiksi ideointivaiheessa osallistujia kehotettiin palaamaan ymmärrysvaiheessa läpikäytyyn materiaaliin.
Ryhmätyöskentely tapahtui yhteiskehittämisen virtuaalialustalla Muralissa, edeten taululta taululle digitaalisia muistilappuja käyttäen (Kuva 1). Fasilitaattorit ohjeistivat ryhmiä ja tukivat niiden työskentelyä, jossa lähdettiin liikkeelle yhteisen ymmärryksen rakentamisesta. Alun hanke-esittelyä seurasi ammattikeittiöiden ja julkisyhteisöjen energiatehokkuutta ja CO2- päästöjä tutkineen asiantuntijan Jari T. Korhosen alustus, jossa hän mm. antoi konkreettisia vinkkejä energiatehokkuuden edistämiseen ravintola-alalla. Alustuksen jälkeen Zoomin yhteiskokouksesta jakauduttiin pienryhmäkohtaisiin kokoushuoneisiin ja varsinainen ryhmätyöskentely alkoi.
Kuva 1. Etätyöpajaympäristössä työstettiin erilaisia tehtäviä, joiden lopputulos esiteltiin koko osallistujajoukolle (Kippo 2020)
Pienryhmille oli annettu työskentelyn lähtökohdaksi kuvaukset esimerkkiravintoloista, joiden toimintaa pyrittiin kehittämään energiatehokkaammaksi. Inspiraatioita esimerkkeihin oli haettu eri tyyppisistä uusimaalaisista ravintoloista. Ideoinnin tueksi ravintolasta kerrottiin mm. tietoja omistajasta, asiakaspaikkojen määrä, ruokalista sekä tietoja keittiötiloista. Osallistujat saivat käyttöönsä myös ravintola-alan energiatehottomuuden “perisyntilistan”, johon oli poimittu alalle tyypillisiä energiaa tuhlaavia toimintatapoja. Näitä ovat esimerkiksi pakasteiden sulattaminen juoksevan veden alla, laitteiden huollon laiminlyönti tai lauhdelämmön hyödyntämättä jättäminen.
Ideointi siitä, kuinka ravintoloiden energiatehokkuutta voitaisiin parantaa, tapahtui lootuskukka-menetelmää hyödyntäen (Kuva 2.). Menetelmä tähtää siihen, että ideoita syntyy paljon ja nopeasti, joka puolestaan kasvattaa motivaatiota ja edistää konkreettista etenemistä (IMPROVment 2015). Osallistujat täyttivät ideointipohjaa kerros kerrokselta muiden ryhmäläisten ideoita jatkaen. Kun työpajan osallistujat tuottavat mahdollisimman suuren määrän ideoita, on heillä mahdollisuus päästä kaikkein ilmeisimpiä ideoita pidemmälle ja kohti avartavimpia, radikaalimpia ideoita. Yhdessä ideointi ja toinen toistensa ideoiden päälle rakentaminen vahvistavat yhteisomistajuuden kokemista ideoista. (Stickdorn ym. 2018, 157).
Kuva 2. Lootuskukka-menetelmällä pyritään keräämään suuri määrä ideoita (Kippo 2020)
Ideoinnin jälkeen osallistujien tehtävänä oli valita ja luokitella ideat neljään kategoriaan: 1. Helpot ja halvat toteuttaa, 2. Innovatiiviset, 3. Paljon vaikutusta energiatehokkuuteen, ja 4. Pitkällä tähtäimellä tärkeät. Luokittelun (Kuva 3.) tarkoituksena oli varmistaa, että kehittämisideoita on syntynyt riittävästi eri lähtökohdista katsoen. Jos kehittämiseen viedään vain helposti ja halvalla toteutettavia ideoita, voi esimerkiksi vaikutus energiatehokkuuteen jäädä huomioimatta. Kun eri luokkien ideoita tarkastellaan ristiin, voidaan niitä yhdistelemällä löytää aivan uudenlaisia ratkaisuja.
Kuva 3. Ideat luokiteltiin nelikenttään niiden toteuttamiskelpoisuuden ja vaikuttavuuden mukaan (Kippo 2020)
Jotta ideat eivät jäisi vain ideoinnin tasolle, luokitteluvaiheen jälkeen osallistujat lähtivät tekemään niiden pohjalta konkreettista toimintasuunnitelmaa (Kuva 4.). Tehtävänä oli pohtia mm. minkälaisia käytännön toimenpiteitä tarvitaan, jotta ravintolan toiminta on energiatehokasta, keitä ovat vastuuhenkilöt sekä miettiä yhteisiä tavoitteita ja niiden seurantatapoja. Lisäksi pyrittiin kuvaamaan, minkälaista arvoa suunnitelman toteuttaminen tuottaa yritykselle ja sen asiakkaille, ja mitkä ovat suunnitelman vahvuudet, hyödyt, heikkoudet ja riskit. Toimintasuunnitelman työstämisen lopuksi ryhmät palasivat yhteiseen työskentelytilaan ja esittivät kehittämänsä tuotoksensa muille.
Kuva 4. Työpajassa esimerkkiravintolalle ideoitu toimintasuunnitelma (Kippo 2020)
Kaikki lähtee energiankulutuksen nykytilanteen kartoittamisesta ja henkilöstön sitoutumisesta
Laadullisessa tutkimuksessa tulosten merkitys perustuu olemassa olevien ongelmien paljastamiselle, uusien mahdollisuuksien havaitsemiselle, oivallusten tuottamiselle ja niistä viestimiselle (Kuniavsky 2012, 429, 550). Työpajojen jälkeen niissä syntyneet tuotokset käytiin läpi ja teemoiteltiin samankaltaisuusluokittelun avulla.
Työpajoissa nousi esiin laaja kirjo kehityskohteita energiatehokkuuden parantamiseksi. Tärkeänä teemana pidettiin ravintoloiden todellisen sähkön- ja vedenkulutuksen selvittämistä ja tulosten ymmärrettäväksi tekemistä henkilökunnalle ja asiakkaille esimerkiksi visualisoinnin keinoin. Energian talteenottoa voitaisiin selvittää ja energiansäästöä saada myös ruokalistaa kehittämällä. Energiankulutusta tulisi seurata ja raportoida reaaliaikaisesti. Energiatehokkaisiin laitteisiin sekä energiatehokkuutta ja suunnitelmallisuutta tukeviin digitaalisiin ratkaisuihin ja automatiikkaan olisi hyvä investoida. Kaikilla laitteilla tulisi olla huoltosuunnitelma ja tarpeettomia laitteita tulisi karsia. Tärkeänä kokonaisuuden kannalta pidettiin myös mm. ravintolan tavarantoimittajien ja laitevalmistajien vastuullisuuden huomioimista.
Toinen tärkeäksi nostettu teema oli henkilöstön kouluttaminen ja sitouttaminen yhteisiin toimintatapoihin, jolloin kaikilla olisi ymmärrys energiatehokkuudesta ja jopa henkilökohtaiset tavoitteet sen edistämiselle. Yhtenä vaihtoehtona nostettiin jokaisen suorittama energiatehokkuuspassi. Kouluttamista voitaisiin tukea esimerkiksi verkkokurssilla tai työpajatyöskentelyllä, jossa henkilöstö voisi tuottaa ideoita energiansäästöön omassa työympäristössään. Keskeisenä onnistumisen kannalta pidettiin johtamistaitoja, tavoiteasetantaa sekä sen kautta tapahtuvaa motivointia.
Henkilökunnan työtä voitaisiin helpottaa laatimalla tarkistuslistoja energiatehokkaiden toimintatapojen toteutumisen varmistamiseksi. Uusia käytäntöjä voitaisiin tuoda osaksi arkea myös leikkimielisten kilpailujen muodossa.
Energiatehokkuudella voidaan saada kilpailuetua, mutta tuleeko arki uudistusten tielle?
Toimintasuunnitelmien toteuttamisen kautta tehtävien uudistusten arvioitiin tuovan yrityksille arvoa kustannussäästöjen, henkilökunnan paremman sitoutumisen ja ammattiylpeyden kokemuksen myötä. Myös strategisen kilpailuedun syntyminen nähtiin mahdollisena energiatehokkuutta ja vähäpäästöisyyttä korostavassa toimintaympäristössä – sen osalta huomautettiin vastuullisuuden olevan jo niin vallalla, että sillä erottautuminen voi olla haastavaa. Siitä huolimatta vaikutukset brändiin ja työnantajamielikuvaan voivat olla myönteisiä. Asiakkaiden näkökulmasta uudistusten nähtiin voivan tuoda konkreettista hyötyä asiakkaalle, jos kustannussäästöt siirtyvät hintoihin. Lisäksi vastuullisuutta arvostava asiakas voi toimia omien arvojensa mukaisesti asioimalla energiatehokkaasti toimivassa ravintolassa.
Riskeinä pidettiin epäonnistumista henkilökunnan sitouttamisessa ja motivoinnissa. Uusia toimintatapoja voi olla vaikeaa sovittaa yhteen kiireisen ravintola-arjen kanssa ja haasteita toimintatapojen jalkauttamiseen tuo ravintola-alan henkilökunnan suuri vaihtuvuus. Myös laiteinvestoinnit luovat taloudellisia riskejä, ja alan sääntely voi aiheuttaa toimintaan rajoituksia. Ravintoloilla voi myös olla vaikeuksia löytää oikeita tahoja koulutuksen järjestämiseen ja energiankulutuksen seurannan tekniseen toteutukseen.
Kokemuksia virtuaalisesta työpajasta
Siihen nähden, että virtuaalisesti toteutetut työpajat olivat opin paikka myös hanketoimijoille, osallistujat ottivat alustan haltuunsa hyvin. Myös vähäiset tekniset ongelmat joita työskentelyn aikana ilmeni, pystyttiin ratkaisemaan nopeasti.
Yhteenkuuluvuuden tunne ei muodostu virtuaaliympäristöissä kuitenkaan yhtä vaivatta kuin perinteisissä työpajoissa. Tämän takia fasilitaattorin rooli on kriittinen ryhmän toimivan vuorovaikutuksen luomisessa ja työskentelyn sujuvan etenemisen varmistamisessa. Ero virtuaalisen ja fyysisen työpajan välillä näkyi esimerkiksi siinä, että työskentelyn tuloksena syntyi runsaammin ideoita. Kenties virtuaaliympäristö luo korkeamman kynnyksen heittäytyä vain kuuntelijan rooliin. Kun omaa aktiivisuuttaan ei voi viestiä sanattomasti ja fyysisen läsnäolon kautta, saattaa osallistuja tuoda omaa panostaan esille konkreettisemmin – kirjoittamalla ja keskustelemalla. Lisäksi huomattiin, että virtuaalisista työpajoista syntyvä materiaali on jalostuneempaa ja näin ollen helpommin jatkotyöstettävissä.
Virtuaalisia työskentelyalustoja ja muita digitaalisia ratkaisuja halutaan ehdottomasti hyödyntää osana hankkeessa tehtävää palvelumuotoilua ja yhteiskehittämistä myös tulevaisuudessa perinteisten työskentelytapojen rinnalla.
Lopuksi
Yhteiskehittämisen työpajojen tuloksia hyödynnetään osana hankkeessa tuotettavien konseptiaihoiden kehittämistä, joita tullaan mallintamaan BarLaurean Living Lab -ympäristössä. Tavoitteena on tuottaa hiilineutraalisuutta edistäviä ja pilotointivalmiita ratkaisuja sekä toimintamalleja kokeiltavaksi Uudenmaan ravintoloissa. Tietoa tuloksista, työpajoista ja tapahtumista saa seuraamalla Mission Zero Foodprintin Facebook-sivua ja Laurean hankesivuja. Vuoden 2020 teematyöpajojen sarjan päättävät 25.8. ja 1.9.2020 järjestettävät työpajat, joissa teemana on hiilineutraalisuus. Työpajan aihetta tulee alustamaan Co-Creation Manager Mirva Lampinen VTT:lta (Food Solutions).
Lisätietoa hankkeesta:
Lähteet:
- Kaner, S., Lind, L., Toldi, C., Fisk, S. & Berger, D. (2014). Facilitator’s guide to participatory decision-making. 3rd ed. San Francisco, CA : Jossey-Bass.
- Kuniavsky, M., Moed, A. & Goodman, E. (2012). Observing the User Experience: A Practitioner’s Guide to User Research, Elsevier Science & Technology, 2012.
- Pirinen, Antti 2016. The Barriers and Enablers of Co-design for Services. International Journal of Design, no 10. vol. 3., 27-42.
- IMPROVment, j. (2015). Ideapakka: Palvelumuotoilu. [Helsinki]: IMPROVment.
- Stickdorn, M.; Lawrence, A.; Hormess, M.E.; Schneider, J. (2018). This is service design doing: applying service design thinking in the real world: a practitioner’s handbook. First Edition. O’Reilly Media, Inc.
Kuvat
- Nostokuva: Jussi Hellsten Helsinki Marketing
- Kuvat 1-4: Kippo, J. (2020). Kuvakaappaukset Mission Zero Foodprint -hankkeen Energiatehokkuus työpajojen työskentelyalustalta Muralista.
