Helsinki-Uusimaa – Kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021–2022-hankkeessa Laureassa kehitettiin kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli, joka auttaa kuntia tekemään kestävämpiä julkisia hankintoja ja helpottaa pk-yritysten osallistumista niihin. Toimintamallin tulevilta käyttäjiltä kysyttiin jo kehittämistyön aikana, miten mallia voisi hyödyntää ja kenelle sitä kannattaisi markkinoida.
Mallin visualisointi: Jarko Hänninen
Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli kokoaa yhteen kestävien julkisten hankintojen tavoitteet ja toimenpiteet, joilla tavoitteisiin päästään. Käytännönläheinen malli kokoaa yhteen keskeiset toimijat ja konkreettisia toimintatapoja, joista kunta ja yrittäjä voivat valita itselleen ajankohtaiset asiat kehitettäväksi. Toimintamallissa kunnan hankinta-asiantuntijoiden ja yrittäjien välinen yhteistyö on jaettu jatkuvaan, pitkäjänteiseen vuoropuheluun ja viestintään sekä yksittäiseen hankintaan liittyviin toimintatapoihin. Kuntajohtaja vastaa linjauksista, resursseista ja muusta kivijalasta, johon kestävien hankintojen kehittäminen perustuu.
Katso kolmen videon sarja, jossa toimintamalli esitellään lyhyesti
Kehitettyjen uusien toimintatapojen, palveluiden tai prosessien levittäminen ja juurruttaminen osaksi käyttäjien arkea on haastava osa hankkeen loppuvaihetta. Tässä artikkelissa kerrotaan, millaisia ideoita ja vinkkejä eri sidosryhmiltä saatiin kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamallin 2. version testauksen yhteydessä tammikuussa 2023. Lopullinen eli kolmas versio mallista muotoiltiin saadun palautteen pohjalta keväällä 2023. Palautetta kerättiin verkkokyselyllä ja haastattelemalla hankinta-asiantuntijoita ja yrittäjiä. Artikkelin sitaatit ovat palautekyselystä ja -haastatteluista.
Toimintamallin selkeys helpottaa viestintää
Palautetta antaneet käyttäjät kokivat mallin visuaalisen kiteytyksen kahtena kuvana onnistuneeksi. Myös visuaalinen selkeys ja ymmärrettävä kieli saivat myönteisen vastaanoton.
”Nämä ovat asioita, jotka ovat varmasti hankinnalla tiedossa, mutta mallintamalla ne näin yhdeksi, selkeäksi kuvaksi, antaa se konkreettiset suuntaviivat hankinnan suunnittelulle. Hyvä muistutus sidosryhmäyhteistyön tärkeydestä ja vuoropuhelusta.”
”Visuaalisesti helppo ymmärtää ja sanoittaminen on selkokielistä”
”Tosi ymmärrettävä ja selkeä. Ilahdutti, ettei ole kapulakieltä, vaan konkretiaa: esimerkiksi ”Näytä, että olet kiinnostunut”
”Se mistä tykkäsin tässä, on se tämmöinen nykypäiväisen LTS [liiketoimintasuunnitelma]-ajattelun tai strategisen ajattelun sama muotoilun näkökulma, että periaatteessa yhdellä A4:lla on se kokonaiskuva siitä, mistä on kyse. Ja sitten se, että tää yksi A4 yhdistää hankkijan ja johdon. Hankkijan asiantuntijaroolin sekä yrittäjyyden ja yrittäjän näkökulman.”
Muutoksentekijät löytyvät kunnista, yrityksistä ja hankintaneuvonnasta
Uusi toimintamalli korostaa kuntajohdon merkitystä ja vastuuta hankintalinjausten laatimisessa ja resurssien varmistamisessa. Vastaavasti myös yritysten johto on avainroolissa, kun muutetaan toimintatapoja. Palautteesta nousi esiin erilaisia kohderyhmiä, joiden työssä kestävien julkisten hankintojen suunnittelumallista olisi hyötyä ja joille mallia kannattaisi markkinoida:
- kunnan ja sen toimialojen ja/tai toimialan hankintojen ohjausryhmä
- kunnan hankintajohtajat ja hankinta-asiantuntijat
- hankinnan substanssista vastuussa olevat asiantuntijat
- pienissä kunnissa esimerkiksi talouspäällikkö
- yrityksen johto
- kunnan tai alueen yrittäjäjärjestöt
- kehittämisyhtiöt ja hankintaneuvontaa tarjoavat organisaatiot
Kiinnostava näkökulma oli myös se, että toimintamallin juurruttaminen kunnan johtoon voi tapahtua hankinta-asiantuntijoiden kautta:
”uskoisin, että tää voisi olla enemmän semmoinen, sinne sen asiantuntijan työkalu, joka asiantuntija myy tän johdolle. Että se asiantuntija saa ensin varmistusta siihen, että ”mä oon oikealla tiellä”. Ja sen kautta, kun se pystyy perustelemaan, että te olette tutkinut tätä. Te olette muotoillut.”
Toimintamallia voi käyttää monipuolisesti
Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli sisältää valikoiman konkreettisia toimintatapoja, joilla kunta ja yrittäjä voivat rakentaa kumppanuutta, avoimuutta ja kestävyyttä hankintojen suunnittelussa. Käytännönläheisistä toimintatavoista kunta tai yrittäjä voi poimia itselleen sopivat kohdat ja aloittaa kehittämistyön niistä.
Toimintamalli voi toimia esimerkiksi muisti- tai tarkistuslistana hankinta-asiantuntijoiden työssä.
”Minusta se antaa selkeän kuvan eri osapuolten näkökulmista ja samalla ”to-do” listan”
Toimintamallia voi hyödyntää myös osana uusien hankinta-asiantuntijoiden perehdytysmateriaalia tai työkaluna ja ideapankkina hankintojen kehittämistyössä. Se voi palvella kunnan sisällä tai julkishallinnossa laajemminkin eri toimijoiden välisen yhteistyön kehittämisen viitekehyksenä. Toimintamallia voi hyödyntää keskustelun virittäjänä kunnan ja yritysten välisen vuoropuhelun kehittämisessä. Toimintamalli voi olla myös hankintaviestinnän ideapankki, joka tarjoaa inspiraatiota hankinnoista viestimisen sisällöntuotantoon.
Yrittäjälle toimintamalli voi olla muisti- tai tarkistuslista oman viestinnän ja palveluiden kehittämisessä. Malli voi toimia myös ideapankkina kumppanuuksien kehittämisessä kunnan tai toisten yrittäjien suuntaan.
Toimintamallin juurruttamiseen tarvitaan kohtaamisia
Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamallin viestintään ja markkinointiin kaivattiin palautteessa ihmistä, joka avaisi mallia. Pelkkä materiaalien lähettäminen ei muuta toimintatapoja. Kunnat toivoivat kohtaamisia ja rohkaisua uusien toimintatapojen käyttöönottoon ja hankintojen suunnitteluvaiheen kehittämiseen, ettei malliin perehtyminen jäisi vain oman aktiivisuuden varaan.
”Jonkun pitäisi tulla kertoon ja avaamaan se, ne asiat. Se että me keskenään tätä luetaan, se ei. Elikkä just niinku esittelemään ja se idea ja miksi ja mitä on tässä ajateltu. Vähän tämmöistä.”
Kuntien hankinta-asiantuntijat ehdottivat palautteessaan, että mallin olisi hyvä löytyä verkosta heidän usein käyttämiltään sivustoilta hankinnat.fi:stä tai Hilmasta eli hankintailmoitukset.fi:stä.
Saadun palautteen perusteella keväällä 2023 toimintamallista viestittiin aktiivisesti ja monipuolisesti eri kanavilla ja hankkeen asiantuntijoiden omissa somekanavissa. Hankkeessa tuotettiin kolmen videon sarja, jossa malli esitellään lyhyesti. Toimintamallia esiteltiin erilaisissa sidosryhmätilaisuuksissa mm. Business Espoon hankintaseminaarissa 15.3.2023, Uudenmaan liiton järjestämässä kuntien elinkeinojohtajien kokouksessa 5.4.2023 ja Suomen Fysioterapeutit ry:n webinaarissa 25.5.2023. Lisäksi mallia esiteltiin Laurean ja Metropolian opintojaksoilla ja kaupunkien ja kehittämisyhtiöiden edustajille. Mallista on kerrottu myös mm. Hankinta-Suomi-ohjelman teemaryhmissä, ja siitä viestittiin eri tahoille vielä hankkeen lopussa elokuussa 2023.
Toimintamalli jää pysyvästi näkyviin Laurean verkkosivuille. Lisäksi se on julkaistu myös Innokylä-alustalla ja Avointen oppimateriaalien kirjastossa. Toimintamalli julkaistiin CC BY-SA 4.0 -lisenssillä eli mallia saa jatkokehittää, jakaa vapaasti ja muunnella, kunhan lähde mainitaan CC-lisenssin ehtojen mukaisesti. Toivottavasti malli löytää tiensä tulevaisuudessa osaksi julkisten hankintojen tekijöiden työtä, muuttaa osaltaan hankintoja kestävämmiksi ja markkinalähtöisemmiksi ja helpottaa yrittäjien osallistumista julkisiin hankintoihin.
Kiitokset työparilleni Hannu Tikkaselle, jonka kanssa kehitimme toimintamallia syksystä 2022 kevääseen 2023 ja muotoilimme mallin lopullisen version. Kiitokset toimintamallin visualisoinneista Jarko Hänniselle.
Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli kehitettiin 2021–2023 tiiviissä yhteistyössä Uudenmaan liiton, KEINO osaamiskeskuksen, Espoon Seudun Yrittäjien kanssa ja lukuisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Mallin kehittäminen oli osa Helsinki-Uusimaa – kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021-2022 -hanketta, jota rahoitti Euroopan aluekehitysrahasto osana Euroopan unionin covid-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.
