Miten saadaan vuodessa aikaan yli 40 julkaistua tekstiä yhdentoista hengen voimin? Strukturoiduilla yhteiskirjoittamisen bootcampeilla, jotka rakentuvat tiiviiseen ja kannustavaan yhteistyöhön niin ideoinnin, kirjoittamisen, kommentoinnin kuin loppuviilauksen osalta. Kirjoittamalla, saadulla arvokkaalla palautteella ja muiden tekstejä kommentoimalla kasvoi paitsi julkaisujen määrä, myös ennen kaikkea asiantuntijuus ja oma osaaminen.

Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen Laurea-ammattikorkeakoulun toteuttajatiimi on kasvanut hankkeen aikana eri alojen asiantuntijoiden tiiviiksi ryhmäksi. Jokainen tiimin jäsen on tuonut hankkeeseen oman osaamisensa ja työpanoksensa. Asiantuntijuutta ja hankkeessa tehtyjä ja opittuja asioita sekä tuloksia on luonnollisesti haluttu jakaa myös hankkeen ulkopuolelle. Tämän vuoksi tiimi aloitti loppukesästä 2020 yhteiskirjoittamisen bootcampit, joiden tavoitteena oli paitsi koota yhteen hankkeessa tehtyjä ja opittuja asioita, myös kirjoittaa niistä.

Tekstejä kirjoitettiin yksin, pareittain ja pienissä ryhmissä ja jokaista tekstiä myös kommentoitiin ja hiottiin yhdessä. Yhteiskehittämiselle, kirjoittamiselle ja kommentoinnille luotiin aikataulu niin bootcampeille kuin niiden väliselle ajalle. Strukturoitu työ ja yhdessä tekeminen ovat tuottaneet tulosta – vuoden aikana Laurean hanketiimin jäsenet ovat kirjoittaneet ja julkaisseet yhteensä yli 40 artikkelia, blogitekstiä ja muuta julkaisua. Tässä tekstissä pohditaan, mitä on kirjoittaminen osana hanketyötä, ja miten se vahvistaa asiantuntijuutta.

Mitä olemme oppineet kirjoittamisesta ja tekstien työstämisestä?

Kirjoittaminen on ennen kaikkea ajattelua. Ja vain sen, minkä on ajatellut kyllin monta kertaa selkeästi, voi kirjoittaa niin, että se tavoittaa lukijan. Parhaimmillaan kirjoittaminen on oman työnsä, tekemisensä ja niiden vaikutusten tarkastelua ulkopuolisen silmin.

Rogersin nelikenttämallissa (ks. esim. Kortetjärvi-Nurmi, Kuronen & Ollikainen 2002) viestintä jaetaan neljään ulottuvuuteen. Ne ovat tiedon välittäminen, asian tai idean myyminen, muutosten aikaansaaminen ja suhteiden hoitaminen. Näiden rinnalla kulkee usein myös viides viestinnän ulottuvuus, viihdyttäminen.

Tekstin aihe ja muoto ovat opettaneet meille erilaisia tyylilajeja, Rogersin nelikenttämallia mukaillen. Sanoilla on informoitu, vakuutettu, myyty ja kuljetettu erilaisia tarinoita lukijalle – olipa kyse sitten tositilanteesta tai fiktiivisestä skenaariosta. Tekstin ensimmäinen ostajajoukko on oma vertaisyleisö, hanketiimi. Saman hankeorganisaation lukija tunnistaa paitsi hankekielen, myös substanssiosaamisen.

Hankekirjoittaminen on pakottanut sijoittamaan opitun laajempaan kokonaisuuteen. Hyvin rakennettu selkeä teksti vaatii ajatusten ja oivallusten loogista järjestämistä ja pukemista ulkopuoliselle lukijalle avautuviksi lauseiksi. Kirjoittamisen ensi askeleet ovat tekstintuottajan itsenäinen prosessi ajatusten jäsentelemisen ja kokonaisuuksien hahmottamisen parissa. Kirjoittajan on oltava valmis itsenäiseen työvaiheeseen; ensimmäisen luonnoksen suunnitteluun ja kirjoittamiseen. Tekstiaihio rakennetaan kuin luurangoksi, jossa on tarpeeksi tarttumapintaa palautekierrosta varten.

”Aluksi oman tekstin jakaminen muille jännitti, sillä tekstien jakaminen kirjoittajatiimin ulkopuolelle oli monelle uusi kokemus. Mietitytti, tuleeko oma teksti mitätöidyksi, saako tuotua ajatuksensa tarpeeksi selkeästi esille tai näkevätkö muut kirjoitetun aiheen merkityksen.”

Yhdessä hiominen kehittää niin tekstiä kuin kirjoittamisen taitoa

Olemme oppineet, että hedelmällisintä on, kun tekstin ensimmäinen versio on kyllin keskeneräinen, jotta siihen uskaltaa pyytää ja saada palautetta. Juuri palaute tuo tekstiin yhteisen tekemisen ulottuvuuden. Siinä, missä kirjoittaminen on ollut tekstintuottajan – yhden tai useamman henkilön – itsenäinen prosessi, ohjatut palautekeskustelut luovat yhteisöllisen oppimisen ilmapiirin ja osallistavat työhön myös aiheiden ulkopuolisia asiantuntijoita.

Eniten teksti kehittyy kollegoiden näkökulmien moninaisuuden avulla. Eri näkökulmat mahdollistavat tekstin hiomista monesta kulmasta ja tuottavat paremman lopputuloksen kuin vain yhdestä kulmasta tarkasteltuna. Erityisen tärkeää on saada palautetta tekstistä lukijan näkökulmasta. Vaikka oma teksti tuntuisi itselle selkeältä ja loogiselta, eri näkökulmasta tuleva lukija voi tulkita tekstiä eri tavalla eikä se välttämättä aukea hänelle kuten alun perin kirjoitettaessa on tarkoitettu. Jotta tekstillä saadaan välitettyä haluttu sanoma, on tärkeä saada palautetta siitä, miten hyvin se välittyy. Muilta saatu palaute auttaa löytämään keinoja välittää sanomaansa selkeästi, esimerkiksi tuomalla selkeyttä jäsentelyyn ja vakuuttavuutta väittämien argumentointiin, kun saa suoraa palautetta mikä toimii ja mikä ei.

”Kun sama porukka kokoontui työstämään tekstejä useamman kerran, opimme tuntemaan toistemme erilaiset tyylit kirjoittaa ja kommentoida. Joku nauttii pilkun viilauksesta, toinen kaipaa näkemystä suuremmista linjoista. Kommentoijissa oli heitä, jotka välittömästi tarkastivat lähdeluettelon ja heitä, jotka pohtivat esimerkiksi tekstin merkitystä aiotussa julkaisussa.”

Useamman lukijan ja kommentoijan esiin nostamat erilaiset näkökulmat rikastivat tekstiä ja mahdollistivat oman ajattelun kehittymisen. Toisaalta ulkopuoliset kommentoijat toivat palautetta myös tekstiin kokonaisuutena, jolloin muokkaaminen saattoi olla suuritöisempää, mutta yhtä antoisaa. Muiden näkökulmista saatu palaute voi opettaa näkemään omaa tekstiään uudella tavalla, siten että jatkossa tekstejään osaa tarkastella jo itsekin eri näkökulmista. Muilta voi oppia heidän tapaansa lähestyä asioita. Sen oppiminen kehittää omaa kirjoittamista eteenpäin, kun muistaa, mihin asioihin joku on aiemmin tarttunut ja voi tarkastella, onko sortunut toistamaan samoja virheitä uudessa tekstissä.

Kollegoilta saatu palaute kannustaa ja rohkaisee. Positiivinen palaute vahvistaa omaa uskoa (minäkyvykkyyttä) siihen, että pystyy tuottamaan tekstiä. Kehittävä palaute hioo tekstiä paremmaksi, vaikka sen vastaanottaminen voi joskus olla vaikeaa. Hiotumman ja jo lukijoilla testatun tekstin voi luottavaisemmin julkaista. Tämän voi tehdä ilman pelkoa siitä, että tekstiin olisi jäänyt ilmiselviä virheitä, jotka ovat kenelle tahansa lukijalle heti selvillä, mutta joille itse on sokea.

”Vähitellen syntyi luottamus siihen, että oma teksti kantaa. Samalla kasvojen menettämisen pelko ammatillisesti väheni. Olimme yhtä hyviä asiantuntijoita vähän keskeneräisemmänkin tekstin jakamisen jälkeen. Ja että kenelläkään ensimmäinen versio ei ole täydellinen. Keskeneräisyyden sietokyky omien tekstien suhteen nousi koko ajan.”

Siinä missä muilta saatu palaute kehittää omaa tekstin tuottamista, muiden tekstien lukeminen ja kommentoiminen on hyödyllistä. Muiden tekstien luku on tapa vertaisoppia. Välillä on vaikea löytää aikaa lukea artikkeleita etenkin oman osaamisalueen ulkopuolelta. Näkökulman laajentamisesta on paljon hyötyä ja tämäkin toteutuu sujuvasti tekstien kommentoinnin yhteydessä. Etenkin suuren ja monimutkaisen hankkeen kohdalla muiden tekstien lukeminen on hyvä väylä saada parempaa kokonaiskuvaa itse hankkeesta. Herkästi oma käsitys hankkeesta voi rajautua niihin osiin, joihin itse osallistuu, mutta laajemmasta ymmärryksestä on hyötyä oman työn kannalta. Oman työn merkityksellisyys vahvistuu, kun hahmottaa oman roolinsa kokonaisuudessa paremmin.

Palaute kehittää myös vuorovaikutustaitoja

Yhteinen ote kirjoittamisessa ja oman tekstin luovuttaminen tiimin kommentoitavaksi rohkeasti on lisännyt vuorovaikutusosaamista ja palautteen antamisen taitoa. Se on kasvattanut ymmärrystä toisten tehtävistä ja nostanut entisestään kunnioitusta heidän ammattitaitoaan kohtaan. Omaa tekstiä käsitellessä toisen tai useamman tiimin jäsenen kanssa sekä kirjoitetun palautteen kautta että keskustellen avaa silmiä toisen ihmisen kuuntelemiseen, erilaisten näkökulmien huomioimiseen – dialogiin.

Palaute ja vuorovaikutus ovat antamista ja kannustamista. Nämä oleelliset ja tärkeät tiimityötaidot vahvistavat osaamista palautteen antamisessa sekä vahvistavat oleellisesti yhteistyötä sekä psykologisen turvallisuuden tunnetta. Vuorovaikutus toisen tekstiä lukiessa ja kommentoidessa vahvistaa samalla sekä kirjoitettua tekstin tuottamista että kirjallisen ja suullisen palautteen antamista. Molemmissa palautteen antajan pitää miettiä vuorovaikutustilannetta, ympäristötekijöitä, palautteen saajan mielialaa palautetta lukiessa ja oman palautteensa käsittelyä sekä vaikutusta tekstin luonteeseen, että sen tarkoituksenmukaisuutta.

”Toisten tekstejä kommentoidessa heräsi pohdintaa siitä, osataanko kommentit ottaa rakentavasti vastaan ja kuinka suoraan kommentteja uskaltaa sanoa. Kommentoinnissa käytetty kieli on usein lyhyttä ja ytimekästä – mennään suoraan asiaan. Sekin mietitytti, kuinka muotoilla oma kommentti niin, että vastaanottaja ymmärtää, että kommentoija kannustaa eikä lyttää.”

Strukturoitu eteneminen kehittää kirjoittajaa, kasvattaa yhteishenkeä ja tuottaa julkaisuja

Hankkeissa on tärkeätä jakaa kirjoitusvastuuta. Muuten kirjoitusten määrä väistämättä jää vähemmälle, kun muut projektivastuut painavat päälle. Jos tekstin tuottaa pääasiallisesti esimerkiksi viestinnästä vastaava taho, ei tekstin sisältökään välttämättä perustu omiin henkilökohtaisiin kokemuksiin ja jää siksi laimeammaksi. Myös lukijoista on kiinnostavampaa lukea eri ihmisten omalla tyylillään persoonallisesti kirjoittamia tekstikokonaisuuksia.

Jotta viestintään ja erityisesti tekstien tuottamiseen saadaan mukaan kaikki hanketekijät, ovat tekstien yhdessä kehittäminen, vertaistuki ja tekstien yhdessä kommentoiminen erinomaisia keinoja, jopa lähes välttämättömiä edellytyksiä. Aikataulutettu kirjoitustyö, yhdessä ideoidut aiheet ja ajatusten pallottelu, toisten tekstien lukeminen ja kommentointi sekä vertaistuki. Näistä on rakentunut Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen Laurea-tiimin yhteiskirjoittamisen bootcampit, jotka ovat tuottaneet tulosta yli neljänkymmenen tekstin julkaisumäärällä eri kanavissa (kuva 1).

Näemme, että tällainen strukturoitu toimintatapa olisi mielekästä integroida kaikkiin hankkeisiin ja työtiimeihin jollain tavalla mukaan. Kirjoittaminen on loistava tapa jäsentää omia ajatuksia ja projektin tuloksia. Ulkopuolinen palaute auttaa tiivistämään tekstiä ja samalla se motivoi ja kannustaa eteenpäin. Keskeneräisten tekstien jakaminen auttaa huomaamaan, että muillakin hyvän tekstin tuottaminen vaatii työtä ja ponnistelua.

”Omaa tekstiä kohtaan on useimmiten hyvin kriittinen ja sitä viilailee mielellään paljon eikä siltikään ole tyytyväinen. Nyt ryhmän kokoontumisten tuoma aikataulutus toi positiivisen pakon jakaa oma tekstinsä muiden nähtäväksi myös keskeneräisenä. Kirjoittaminen alkoi näyttäytyä entistä enemmän prosessina, jossa tekstiään sai kypsytellä rauhassa, mutta sovitut työpajat toivat silti raamit työn edistämiselle.”

Kirjoittaminen ja tekstien yhdessä työstäminen lisäävät yhteisöllisyyttä, antavat kirjoittamisesta kiinnostuneelle ideoita ja sparraavat eteenpäin. Toisaalta yhdessä tekeminen myös mahdollistaa uusien ideoiden syntymisen ja testaamisen. Näistä voi olla hyötyä hankkeen kestäessä tai jatkohankkeen sekä kokonaan uuden hankkeen kehittelyssä. Kirjoittamista tukeva ja inspiroiva keskustelu antaa hyvän pohjan kirjoittamiseen ryhtymiselle. Hyvän keskustelun jälkeen edessä ei ole valkoista paperia vaan mahdollisuus ja nippu hyviä ideoita, joista lähteä muotoilemaan tekstiä. Sekä tieto siitä, että tiimi tukee ja kannustaa koko prosessin läpi. Kun sitten saa tuotoksensa julkaistua, on kynnys seuraavan kirjoitustehtävän aloittamiseen jo huomattavasti matalampi.

Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen Laurea-tiimin jäsenet Laura Erkkilä, Anniina Honkonen, Marilla Kortesalmi, Tiina Leppäniemi, Juha Leskinen, Taru Maamies, Sini Maunula ja Suvi Sivén kirjoittivat tämän tekstin samanaikaisesti yhdessä työstäen ja Discord-sovelluksessa keskustellen perjantaina 11.6.21 klo 14.30 – 15.15. Teksti kokoaa yhteen vuoden aikana opitut ja oivalletut asiat yhteiskirjoittamiseen, tekstien jakamiseen ja kommentointiin sekä oman asiantuntijuuden kehittymiseen liittyen. Samalla opittiin hyödyntämään uutta teknologiaa. Yhteiskehittämistä parhaimmillaan!

Lähde:

• Kortetjärvi-Nurmi, S. & Kuronen, M-L & Ollikainen, M. 2002. Yrityksen viestintä. Helsinki: Edita Publishing Oy.