Mission Positive Handprint on syksyllä 2021 käynnistynyt hanke, jonka tavoitteena on tukea ravintola-alan pk-yritysten muutoskyvykkyyttä kohti vastuullisempaa huomista, parantaa näiden kädenjälkeä tarjoamalla yritysten asiakkaille vastuullisempia vaihtoehtoja, ja saada vastuullisuudesta aitoa kilpailuetua hankkeen pilottiyrityksille (Mission Positive Handprint 2022.) Hanke toimii kolmessa maakunnassa Laurea-ammattikorkeakoulun, Jyväskylän ammattikorkeakoulun ja Savonia-ammattikorkeakoulun luotsaamana. Mukana on noin kolmekymmentä ravintola-alan yritystä, jotka pilotoivat uusia ratkaisuja tähdäten toimintansa hiilineutraaliuden ja vastuullisuuden eri osa-alueiden edistämiseen.
Kuva: UX Indonesia / Unsplash
Hanke nojaa muotoiluajatteluun ja etenee palvelumuotoilun prosessin mukaisesti. Tässä artikkelissa kerromme minkälaisia haasteita ja mahdollisuuksia olemme kohdanneet niiden soveltamisessa hanketyössä. Pohdimme myös lopuksi, miten prosessin etenemisen myötä oppimiamme asioita voisi hyödyntää jatkossa jo hankkeen suunnitteluvaiheessa.
Palvelumuotoilu haastaa hankemaailman
Palvelumuotoilun prosessi ja ihmislähtöiset menetelmät ovat vakiinnuttaneet asemansa kentällä. Julkisten hanke- ja hankintaprosessin rakenteet haastavat edelleen laadukkaan palvelumuotoiluprosessin tuottamista käytännössä. Aitojen, todennettujen tarpeiden tunnistaminen sekä iteratiivinen ja kaikki olennaiset sidosryhmät huomioiva kehittämistapa lukeutuvat palvelumuotoilun tärkeimpiin peruspilareihin (ks. esim. Stickdorn 2018, 24-25).
Perinteisessä TKI-hankeprosessissa kehittämisprosessin tarpeet ja lähtökohdat, sekä itse prosessin kulku ovat melko tarkkaan ennalta määrätty. Projektin onnistumisen ja yhteisten varojen vastuullisen käytön mittarina pidetään nimettyjen toimenpiteiden ja tavoitteiden toteutumista. Haasteena onkin näiden kahden prosessin yhteensovittaminen. Rahoittajan näkökulmasta rahoitusta on vähemmän riskialtista myöntää lineaarisesti eteneville hankkeille, joiden eteneminen ja tulokset ovat tarkkaan ja selkeästi kuvattu projektisuunnitelmassa. Ennalta määrätyt lopputulokset ja tarkkaan rajatut menetelmät sotivat kuitenkin palvelumuotoiluajattelua vastaan, sillä todellisia tarpeita ja tarvittavia toimenpiteitä on mahdoton määrittää etukäteen.
Prosessissa tulisi olla tilaa haastaa ja uudelleen määritellä ennalta hakemusvaiheessa päätettyjä fokusalueita, menetelmiä ja tuloksia. Joustava ja iteratiivinen prosessi, sekä huolella toteutettu ymmärryksen kartoitus -vaihe varmistavat, että hankesopassa kiehuvat oikeat ainesosat ja pöytään katetaan ruokailijoiden toiveita ja tarpeita vastaavat annokset.
Kehittäminen ketterästi, muutoksiin reagoiden ja aitoihin tarpeisiin vastaten
Palvelumuotoiluprosessin mukaisesti Mission Positive Handprint -hanke käynnistyi alkukartoituksella. Tavoitteena oli selvittää vastuullisuuden eri osa-alueiden toteutumisen nykytilaa pilottiravintoloissa, sekä muodostaa käsitys siitä mitä toiveita ja tarpeita yrityksillä on. Alkukartoitus sisälsi neljä vaihetta: työpöytätutkimuksen hankkeen keskeisistä teemoista, ravintoloille toteutetun sähköisen kyselyn, ravintoloiden edustajien teemahaastattelut, sekä haastattelujen päätteeksi tehdyn aineistoanalyysin ja kartoituksen alustavista pilotoitavista teemoista. Hankkeen hakemusvaiheessa ennakkoon määritetyt pilottien pääteemat olivat hävikin minimointi ja hyötykäyttö, energiankulutuksen vähentäminen ja vastuulliset energiavalinnat, vastuullisuusviestintä ja tuuppaus, ruoan ravintosisältö ja hiilijalanjälki, kestävät noutoruokapalvelut ja uudet kestävät ruokapalvelukonseptit (kuva 1). Näiden lisäksi ravintoloille haluttiin myös tarjota niin kutsuttu jokerivaihtoehtoeli optio pilotoida jotakin muuta heitä kiinnostavaa vastuullisuusteemaa.
Pilotteja tukemaan ja niiden tulosten mittaamiseen kilpailutettiin vastuullisuutta edistäviä digiratkaisuja. Alkukartoituksen tulokset loivat raamit myös näiden hankintaan. Digitaaliset hankinnat ovat merkittävä kuluerä hankebudjetissa. Julkisten varojen vastuullista käyttöä on se, että ne vastaavat mahdollisimman hyvin pilottiravintoloiden tunnistettuihin tarpeisiin ja mieltymyksiin.
Kuva 1: Mission Positive Handprint -hankkeen pilottiteemat. Mission Positive Handprint 2022.
Hankehakemusta kirjoitettiin keskellä koronakriisiä, jolloin noutoruoka oli vahvasti nouseva trendi. Hankkeen käynnistyessä pandemian pahimmat vaiheet olivatkin jo taittuneet, ja kiinnostus uusien ruokapalvelukonseptien ja noutoruoan vastuullisuusaspektien kehittämiseen olikin odotettua vähäisempää. Jo Mission Zero Foodprint -hankkeessa pilotoitujen hävikin, energian- ja vedenkulutuksen ja hiilijalanjäljen teemojen suosio puolestaan jatkui melko tasaisena. Myös vastuullisuusviestintä oli pilottiyritysten keskuudessa kiinnostusta herättänyt teema. (Kuva 2)
Sen sijaan toistuvien ravintosulkujen aiheuttama työntekijöiden joukkopako ravintola-alalta ja tätä seurannut työvoimapula (Yle 2022) vahvistivat entisestään alalla jo kytevää kulttuurinmuutosta ja kiinnostusta työhyvinvointia ja muita sosiaalisen vastuullisuuden teemoja kohtaan:
”Meitä on käytetty hyväksi nuorempana ravintola-alalla, haluamme nyt itse esimiehinä olla luomassa toisenlaista toimintakulttuuria.”
”Kun aloitin ravintola-alalla, ei käytössä ollut edes keppiä ja porkkanaa, oli vain keppiä.”
– Pilottiravintoloiden haastattelut 2022 –
Akuutti tarve ja pilottiravintoloidemme haastatteluista kumpuavat toiveet nostivat sosiaalisen vastuullisuuden alkuperäisten hanketeemojen ulkopuolelta tärkeäksi jokeriteemaksi hankkeessa.
Kuva 2: Mission Positive Handprint -hankkeen teemojen painotus ravintolayritysten ensisijaisen kiinnostuksen mukaan syksyllä 2022. Mission Positive Handprint, 2022.
Yllätykset ravintola-alalla eivät päättyneet koronakurjimukseen ja sen mukanaan tuomaan työntekijäpulaan, vaan lupaavasti alkanut kevät toi tullessaan mustia joutsenia (Taleb 2007): Ukrainan sodan aiheuttaman raaka-ainekustannusten nousun ja energiakriisin. Syksyn 2022 tullessa energiansäästöteema, ja kasvaneiden raaka-ainekustannusten myötä hävikin hallinta, nousivat useiden pilottiravintoloidemme prioriteettilistan kärkeen. Huomasimme, että edeltävässä hankkeessa; Mission Zero Foodprintissä kehitettyä keittiön energiatehokkuuden parantamiseen painottuvaa toimintamallia täydentämään tarvitaan entistä kokonaisvaltaisempaa työkalupakkia ravintoloiden energiankulutuksen minimointiin. Uudistunut jätelaki (Ympäristöministeriö 2022) toi vuoden 2022 alusta mukanaan elintarvikejätteen kirjanpitovelvollisuuden ravintoloille. Havaitsimme, että ohjeistus lain noudattamiseen on puutteellista ja hankkeessa nousi tarve kehittää rautalankamalli hävikkikirjanpitoon.
Onnistumisen avaimet
Artikkelissamme olemme kuvanneet niitä haasteita, joita olemme kohdanneet palvelumuotoiluprosessin ja perinteisen hankeprosessin yhdistämisessä Mission Positive Handprint -hankkeessa. Vaikka olemme palvelumuotoilijoina kaikessa tekemisessämme orientoituneet siihen, että havainnoimme jatkuvasti ympärillä tapahtuvia muutoksia ja niiden vaikutuksia hankkeen toimenpiteisiin, ovat viimeaikojen radikaalit tapahtumat haastaneet työskentelyämme monella tapaa. Niihin nähden voidaan todeta, että hankkeena olemme pystyneet vastaamaan pilottiyritystemme vaihtuviin tarpeisiin ajoittain hyvinkin ketterästi. Esimerkiksi hankkeessa järjestettyjen tietoiskujen kautta olemme pystyneet tarjoamaan yrityksille ajankohtaista tietoa vastuullisuusasioista nopeallakin aikataululla.
Erityisesti niille, joille palvelumuotoilu kehittämisen tapana on uutta, voi alkukartoitusvaiheen työläys ja hitaus sekä iteratiivisen kehittämisen ennakoimattomuus olla vaikeaa hyväksyä (vrt. Fuzzy Front End Kuva 3, Sanders & Stappers 2008). Projektin alussa on tärkeä käydä läpi hankkeen toteuttajajoukon kanssa prosessin vaiheet, palvelumuotoiluprosessin rakennuspalikat ja näiden taustat: miksi syvällinen alkukartoitus on tarpeen (tarpeiden validointi?) Miksi kerättyyn tietoon perustuvat suunnanmuutokset eivät ole tehottomuutta, vaan luonnollinen osa prosessia (tarpeisiin vastaaminen?) Miksi kehitettäviä asioita on tärkeä testata arjessa (toimivien ratkaisujen kehittäminen kokeillen ja iteratiivisesti?)
Kuva 3: Fuzzy Front End. Sanders & Stappers, 2008.
Palvelumuotoilu on luonteeltaan reflektioon ja yhdessä tekemiseen perustuvaa. Palvelumuotoilun keskiössä on yhteiskehittäminen eri sidosryhmien kanssa sekä kehitystiimin toimijoiden välillä. Sidosryhmätyöskentely näkyy ulospäin ja ymmärrettävästi saa enemmän huomiota. Kuitenkin se tiedon tulkinta ja jalostaminen, joka tapahtuu kehitystiimissä työpajojen ja kokeilujen välillä, on yhtä ratkaisevaa projektin lopputulosten kannalta. Onnistumisen kannalta on kriittistä päästä reflektoimaan ja jatkokehittämään tuloksia kollegoiden kanssa, joilla on riittävä osaaminen muotoiluajattelusta ja palvelumuotoiluprosessien käytännön toteuttamisesta. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kokeneita palvelumuotoilun ammattilaisia on kiinnitetty hankkeeseen useampi, kuten Mission Positive Handprint -hankkeessa on tehty.
Lopuksi
Ennalta määriteltyjen toimintatapojen tai fokusalueiden muuttaminen vaatii uskallusta, vuoropuhelua rahoittajan kanssa, ja koko konsortion vakuuttamista kurssinmuutosten tarpeellisuudesta. Huolellinen dokumentointi on avain prosessissa tehtävien valintojen perusteluun ja kehittämisideoiden “myyntiin” muille. Myös palvelumuotoiluprosessin avaaminen hankeväen lisäksi hankkeen eri kohderyhmille on tärkeää, jotta ymmärrys kehittämisprosessin iteratiivisesta luonteesta ymmärretään.
Mission Positive Handprint -hanke osoittaa, että palvelumuotoilu ei ole vain ohi menevä trendi, jonka avulla myydään hankeideoita, vaan iteratiivista, joustavaa ja kohderyhmä/ihmislähtöistä kehittämistapaa tarvitaan, jotta kehittämishankkeet pysyvät relevanttina muuttuvassa ajassa. Palvelumuotoilu on tullut jäädäkseen.
Palvelumuotoilijoina haastamme sinut pohtimaan seuraavia kysymyksiä:
Voimmeko olla tarttumatta asiaan, joka on ajankohtainen ja kohderyhmälle vaikka sitä ei olisi kirjoitettu hankesuunnitelmaan? Onko meillä varaa suunnata julkisia varoja niiden asioiden kehittämiseen, jotka eivät palvele kohderyhmän tarpeita aidosti? Onko meillä perusteita väittää, että tiedämme kohderyhmän tarpeet ja tarkoituksenmukaisen prosessinkulun tarkkaan jo ennakkoon? Kuinka voimme kirjoittaa hankkeita, joihin on helppoa ja turvallista tarttua, mutta jotka jättävät riittävästi tilaa avoimuudelle?
Mission Positive Handprint (2021-2023) -hanketta hallinnoi Laurea-ammattikorkeakoulu ja osatoteuttajina hankkeessa toimivat Jyväskylän ammattikorkeakoulu ja Savonia-ammattikorkeakoulu. Hanke saa Euroopan sosiaalirahaston (ESR) tukea, ja hanke rahoitetaan osana unionin Covid-19 pandemian johdosta toteuttamia toimia.
Lähteet:
