Korona-aika lisäsi opiskelijoiden ohjaustarvetta ja haastoi korkeakoulut kehittämään ohjaus- ja neuvontapalveluitaan opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämän hankerahoitusten mahdollistamana (ks. OMA OTE-hanke, Koppi!-hanke). Laureassa osa rahoituksesta on käytetty tukipalveluiden tuottamien Poikkeamon ohjaus- ja neuvontapalveluiden kehittämiseen.
Kuva: guy stevens / Unsplash
Poikkeamon esikuvana on toiminut Ohjaamo-palvelut (Akiola, Martikainen & Niemi 2021). Tavoite on tarjota monitoimijaista tukea opiskelun- ja opiskeluhyvinvoinnin erilaisiin tarpeisiin yhden sateenvarjon alla. Poikkeamon toiminta on laajentunut alkuperäisestä ajatuksesta tarjota pop-up-tukea Zoomissa päivystysaikoina kattaen nyt monipuolisesti eri tukitoimia. Tässä artikkelissa kerromme Poikkeamon konseptin kehittämistyöstä.
Ohjaus- ja neuvontatoimintaan käyttöön ajanvaraus
Poikkeamon toimijajoukkoa laajennettiin helmikuun 2022 alussa. Aloitimme perehdyttämällä uudet toimijat Poikkeamon pop-up-ohjauksen periaatteisiin ja käytäntöihin Zoomissa. Jatkoimme samoilla palveluajoilla kuin edellisvuonna.
Maaliskuun alussa otimme koekäyttöön Microsoftin Bookings -ajanvarausjärjestelmän suomeksi. Kesän korvilla laajensimme ajanvaraustoiminnan koskemaan myös kansainvälisiä opiskelijoitamme. Ajanvarauksen myötä opiskelijoilla on ollut mahdollisuus varata 45 minuutin henkilökohtainen ohjausaika Teamsissä.
Tapaamisen Teamsissä pystyi varaamaan yleisissä tai opintojen etenemiseen liittyvissä asioissa, opiskeluhyvinvointiin liittyvissä asioissa tai erityisopettajalle. Suomenkielisiin palveluihin ajanvarauksia oli tullut vuoden 2022 loppuun mennessä yhteensä 99. Ajanvaraustoiminto on saanut myönteisen vastaanoton ja sen käyttöä tullaan jatkamaan myös hankkeen päätyttyä.
Yksittäisistä työpajoista, infoista ja webinaareista kohti vuosikelloa
Vuonna 2021 ehdimme jo kokeilla erilaisia infotilaisuuksia, työpajoja ja webinaareja. Vuonna 2022 jatkettiin hyvin toimivien tilaisuuksien järjestämistä. Näitä olivat mm. uusien opiskelijoiden HOPS-infot (ks. Martikainen 2021) sekä ajanhallinnan työpajat. Uuden henkilöstön myötä syntyi kuitenkin myös uusia ideoita, joista esimerkkinä opiskelun ja työn yhdistämisen webinaarit. Edellisenä vuonna opimme, että opiskelijat toivovat hyvinvointiin liittyvissä kysymyksissä henkilökohtaista tukea ryhmämuotoisen sijaan. Tästä syystä ryhmät jäivät pieniksi, ja Poikkeamon tarjonnasta on nyt karsittu ryhmämuotoista tukea näihin kysymyksiin.
Poikkeamon tilaisuuksista osa kohdentuu kaikkiin opiskelijoihin ja osa erityistukea tarvitseviin. Olemme tarkastelleet tilaisuuksien teemoja suhteessa opiskelijaprofiilikuvauksiin, joita olemme tuottaneet (Hansen & Nykänen 2022). Opiskelijaprofiilit tuovat konkreettisesti esiin sen, miten opiskelijoiden tarvitseman tuki vaihtelee. (Hansen & Nykänen 2022.)
Aina pieni osallistujamääräkään ei ole kuitenkaan suoraan peruste ohjelman karsimiseen, kun tuentarve on tunnistettu. Ratkaisuja voidaan etsiä myös tilaisuuksien markkinoinnin kehittämisestä. Esimerkki tällaisesta on jatkavien opiskelijoiden HOPS-työpajat, joiden osalta kokeiltiin dataperustaista kutsua pienelle otannalle. Vastaavia kokeiluja tullaan jatkamaan, sillä vaikka kutsu ei johtaisi työpajaan osallistumiseen, se voi toimia myös muistutuksena opiskelijalle päivittää HOPSiaan.
Poikkeamo on koordinoidut erilaisista opiskeluhyvinvointia ja opintojen etenemistä tukevista tilaisuuksista tiedottamista. Suuri osa näistä tilaisuuksista on ollut Poikkeamon henkilöstön järjestämiä, osa muiden hyvinvointitoimijoiden tai yhteystyötahojen. Yhteisellä tiedottamisella on eheytetty viestintää ja samalla pyritty rakentamaan mielikuvaa siitä, millaisiin asioihin Poikkeamosta voi saada apua.
Vuoden 2022 lopulla palasimme tarkastelemaan Poikkeamon vuosikelloa ja arvioimaan toteutunutta toimintaa. Samalla kysyimme, onko meillä mahdollisuutta jatkaa toimintaa oman työmme ohella. Vaikka moneen toimenpiteeseen on henkilöstöllämme kiinnostusta, aika näyttää, miten saamme jatkossa monipuolista tarjontaamme ylläpidettyä. Tavoitteena kuitenkin on, että toimintaa voidaan jatkaa osana normaalia arkea samalla muun kuin opetushenkilöstön ohjausosaamista edelleen kehittäen. Tarkoituksena on, että Poikkeamo-toiminta tulevaisuudessakin täydentää muuta korkeakoulun tarjoamaa ohjaustoimintaa ja vapauttaa osaltaan resurssia vaativampien tilanteiden ohjaamiseen opetushenkilöstöltä.
Jollain aikavälillä siis lienee mahdollista julkaista Poikkeamon vuosikello, mutta tässä kohti vuosikellomme auttaa ennen kaikkea niitä, jotka vastaavat toiminnan organisoimisesta. Vuosikellon osana tarkastellaan myös opinnäytetyön tekijöiden vertaistukiryhmien kokoamista jatkossa. Vuosikellon graafisen ilmeen kehittäminen siten, että kaikki laurealaiset näkevät mitä milloinkin on tapahtumassa jää siis vielä tulevaisuuteen.
Poikkeamo opiskelijaprojektien toimeksiantajana
Hankkeessa teimme valinnan, että emme tässä kohti kehitystyötä lähde vielä integroimaan Poikkeamon toimintaa laajasti opetukseen. Tiedostamme, että Poikkeamo voisi toimia opiskelijoille oppimisympäristönä erilaiselle ohjaus- ja neuvontatyölle. Esimerkiksi sosionomiopiskelija voisi tukea toista opiskelijaa vertaisena tai tietojenkäsittelyn opiskelija tietotyövälinetuen antajana. Toiminnan tunnettuus ei kuitenkaan ole tasolla, jossa voisimme taata opiskelijoille ohjattavia.
Tästä huolimatta yksittäiset opiskelijat ja opettajat ovat olleet yhteyksissä projekti- tai opinnäytetyömahdollisuuksista. Käymme näistä mielellään keskusteluja ja arvioimme mahdollisuudet toimia yhteistyökumppanina erilaisilla opintojaksoilla, projekteissa ja tulevaisuuden hankkeissa.
Yksittäisenä opiskeluhyvinvointia tukevana projektina Poikkeamon toimeksiantona toteutui loppuvuodesta 2022 ns. Laurea FitCamp -kampanja, jonka puitteissa fysioterapeuttiopiskelijoiden ryhmä kävi tekemässä toimintakykymittauksia kaikilla kampuksillamme. Näissä popup-kohtaamisissa oli mahdollista saada myös vinkkejä omaan harjoitteluun sekä aika henkilökohtaiseen ohjaukseen Teamsissä. Mittauksissa kävi yhteensä 73 osallistujaa.
Poikkeamon ohjausviestintä kehittämiskohteena
Poikkeamon haasteena, kuten kaiken Laurean viestinnän, on opiskelijoiden tavoittaminen. Tästä syystä pienimuotoista kehittämistä on pyritty tekemään myös viestintäkäytänteiden ja sisältöjen suhteen yhteistyössä viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijoiden kanssa. Kehittämistyön pohjalla on Laurean tiedottamiskanavien kuvaaminen. Olemme palvelumuotoilun työpajoissa pyrkineet saamaan opiskelijoilta tietoa heidän käyttäytymisestään ymmärtääksemme, miten voisimme tavoittaa heitä eri viestintäkanavissa.
Palvelumuotoilun työpajoja järjestettiin syksyllä kaksi, ensimmäinen Hyvinkään ja toinen Porvoon sosionomiopiskelijoiden opintojakson yhteydessä. Tuloksista tuli esille, että hyvinvointipalveluihin liittyvää viestintää opiskelijat tunnistivat kohdanneensa eniten henkilöstön esille tuomana sekä sähköpostissa ja opiskelijaintrassa. Yleisesti katsoen eniten seurattuja viestintäkanavia olivat Tuudo ja opiskelijaintra. Kuitenkin hyvinvointipalveluiden löydettävyys edellä mainituista palveluista nousi selkeäksi kehittämiskohteeksi. Opiskelijat pohtivat työpajan aikana myös kehittämisideoita liittyen Poikkeamon viestintään ja Laurean palvelukarttaan. Poikkeamon kohdalla korostettiin erityisesti lähestyttävyyden tärkeyttä. Esimerkiksi Poikkeamon henkilöstöstä toivottiin enemmän tietoa sekä opiskelijoiden omia kokemuksia palvelun käytöstä esimerkiksi lyhyellä videolla. Palvelukartan kohdalla tärkeimmiksi kehittämiskohteiksi nousivat sivun visuaalisuus ja tekstien kevyt uudelleenmuotoilu. Palvelukarttaa pidettiin erinomaisena näkymänä Laurean hyvinvointipalveluihin, ja sen toivottiin olevan helpommin löydettävissä intrassa. Opiskelijat ehdottivat myös, että Tuudon hyvinvointivalikko voisi olla vastaava kuin palvelukartan. Laurean viestinnän edustajat olivat mukana työpajoissa havainnoimassa, ja kehittämisideat käytiin läpi vielä jälkikäteen. Kehittämisideoista saatiin johdettua heti tehtävissä olevia sekä pidemmällä aikavälillä tehtäviä toimenpiteitä.
Opiskelijoiden tavoittaminen jatkossa on tietysti Poikkeamon yksi keskeisimmistä tehtävistä. Jatkamme tiedottamista uutiskirjeissä sekä opiskelijaintrassa. Tulevat tilaisuudet on aina koottuna opiskelijaintran tapahtumakalenteriin. Sen sijaan uusien opiskelijoiden Canvas-työtiloissa viestimisen tilalle tarvitsemme uuden työajankäytön kannalta tehokkaamman käytänteen. Jatkossa lanseeraamme oman Poikkeamon tervehdyksen, joka toimitetaan muutaman kerran sähköpostitse uutiskirjeenä uusille aloittaneille opiskelijoille ensimmäisen lukukauden aikana.
Poikkeamon jatkosta
Henkilöstön näkökulmasta Poikkeamon toimintaa jatketaan osana normaalia toimintaa. Tarkoituksena on laajentaa ainakin opintoimistojen henkilöstön työnkuvaa ohjauksellisempaan suuntana hyödyntäen hankkeessa koottuja materiaaleja ja kehittynyttä osaamista. Uudet toimijat ovat tervetulleita mukaan ohjaamaan opiskelijoita ja miksei tulevaisuudessa myös henkilökuntaa askarruttavien asioiden osalta.
Opiskelijoiden näkökulmasta ohjausta jatketaan ajanvarauksella, koska tästä on saatu hyvää palautetta. Pop-up-ohjaustoiminta jää ainakin toistaiseksi tauolle, mutta jatkossakin erilaisiin teemoihin keskittyviä pop-up-tilaisuuksia voidaan järjestää – onhan Poikkeamon nimi englanniksi Popup Guidance, mikä kiteyttää osaltaan toiminnan tarkoitusta. Pyrimme olemaan paikalla helposti saavutettavasti tarpeen mukaan.
Edellä kuvattujen toimien lisäksi Poikkeamossa toteutettiin vuonna 2022 etsivää toimintaa (Nykänen, Wilén & Kuosmanen 2022). Missä määrin pystymme tätä jatkossa tekemään ilman erillistä hankerahoitusta jää nähtäväksi, mutta tällaisen toiminnan tarkastelu on myös ehdottomasti Poikkeamon suunnitelmissa.
Poikkeamon kehittämisessä työsarkaa olisi jatkossa ainakin kohdennetussa ohjausviestinnässä. Voimme osaltamme edistää dataperustaisesti kohdennettua viestintää tavoittaaksemme juuri sillä hetkellä tukea tarvitsevat opiskelijat ja tarjotaksemme heille tietoa Laurean monipuolisista palveluista.
Lähteet:
