Työelämä rakentuu jo nyt ja vielä enemmän tulevaisuudessa erikokoisista, vaihtuvista projekteista aiemmin tuttujen vakituisten toimenkuvien ja tarkasti määriteltyjen tehtävien sijaan. Lähes jokainen tarvitsee työssään projektiosaamista, suunnittelua, toteutusta, raportointia, viestintää ja johtamistakin. Projekteja ei tehdä yksin. Yhteiskehittäminen on tärkeää ja projekti edellyttää parhaan mahdollisen osaamisen kokoamisen kulloisenkin projektin tehtäviin ja tarpeisiin. Projektitiimi muodostaa ekosysteemin, jossa ydintiimin lisäksi ovat lähi- ja tukitoimijat sekä myös mahdollistajat.

Pohdin tässä kirjoituksessa projektipäällikön roolia ja tehtäväkenttää oman yli 40-vuotisen työkokemukseni kautta. Ajatuksia olen saanut vuosien varrella myös Laurean Certified Project Manager –koulutustilaisuuksista, viimeisimpänä joulukuun 2020 puolivälissä järjestetystä Unelmien projektipäällikkö –tilaisuudesta ja siinä yhteydessä käydyistä keskusteluista.

Projektipäällikkö hoitaa viestintää ja hankerutiineja

Projektipäällikkö on ydintiimin jäsen. Hänen vastuullaan on projektin hankehallinto. Hän huolehtii projektin aloitukseen liittyvistä rutiineista, väliraportoinneista, projektin lopettamiseen liittyvistä muodollisuuksista sekä loppuraportoinnista. Samanaikaisesti hän voi olla myös toimija joissakin projektin substanssiin liittyvissä työpaketeissa, ja niiden asioiden suhteen hän on osa projektin käytännön toteutustiimiä. Projektipäällikkyys voi olla joskus myös jaettu niin, että hallinnollinen ja sisällöllinen projektipäällikkö ovat eri henkilöitä.

Avoin tiedonkulku ja viestintä ovat tärkeä osa hankekokonaisuutta. Projektipäällikkö on koordinaattori, joka huolehtii, että käynnistysvaiheessa projektille luodaan viestintäkanavat ja rutiinit, joiden avulla varmistetaan koko projektin ekosysteemin eri toimijoille säännöllinen ja tarkoituksenmukainen viestintä niin, että kukin toimija ja kaikki hanketiimin jäsenet ovat perillä siitä, missä mennään. Ohjausryhmälle on hyvä olla viestintäkanava, josta ohjausryhmän jäsenet voivat seurata projektin etenemistä, resursseja ja tuloksia matkan varrella myös ohjausryhmän kokousten välisenä aikana. Tärkeä osa viestintää ovat projektissa tuotetut julkaisut, joita voidaan julkaista suurelle yleisölle, hankkeen kohderyhmälle sekä tiedeyhteisölle eri foorumeilla ja erilaisissa viestintäkanavissa. Sosiaalisen median kanavien monipuolinen käyttö nopeuttaa viestintää ja unelmien projektipäällikön onkin hyvä ottaa erilaiset some-kanavat haltuun.

Kaikki ekosysteemin toimijat eivät tule välttämättä samasta organisaatiosta tai edes samasta maasta tai kulttuurista. Onkin tärkeää pohtia yhdessä projektin käynnistyessä, mieluiten jo suunnitteluvaiheessa, miten eri näkemykset otetaan huomioon, mitä eri käsitteet eri toimijoille merkitsevät ja millaista visiota ja unelmaa kohti projektissa on tarkoitus edetä. Yhteiskehittämisen työskentelytavat auttavat samalla tutustumaan projektin eri osapuoliin paremmin. Kun projektin eteneminen kuvataan jo rahoituksen hakuvaiheessa havainnollisena aikajanakaaviona erilaisine vaiheineen ja odotettavissa olevine tuloksineen, joihin yhteisesti sitoudutaan, helpottuu projektin suunnittelu ja resurssien kohdentaminen myös projektin käynnistysvaiheessa. Aloitusvaiheessa on hyvä myös määritellä pelisäännöt, kuinka projektissa toimitaan ja työskennellään. Laajoissa, usean eri organisaation ja toimijan hankkeissa on syytä asettaa esim. määräajat raportoinneille niin ajoissa, että projektipäällikkönä pystyy vielä tekemään tarvittavat koonnit ennen lopullista rahoittajan vaatimaa määräaikaa.

Unelmien projektipäällikkö sovittelee yhteen erilaisia unelmia

Unelmien projektipäällikkö voidaan määritellä usealla eri tavalla, riippuen siitä, kenen näkökulmasta sitä katsoo. Talouspuolen näkökulmasta unelmien projektipäällikkö tuntee raportoinnin vaatimukset omassa organisaatiossaan ja rahoituslähteen kannalta. Projektipäällikkö suunnittelee riittävän ajoissa etukäteen erilaiset projektin hankinnat ja tapahtumat, jotta kilpailutukset ja tarjousten vertailut ehditään tehdä ennen tilausta ja toteutusta. Projektipäällikkö myös seuraa projektiin varattujen tunti- ja muiden resurssien käyttöä suhteessa projektisuunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin ja rahoituspäätöksessä asetettuihin ehtoihin. On hyvä, että projektipäällikkö pitää tiivistä yhteyttä talouden tukitoimijoiden kanssa, jotta talouspuolella on aina ajantasainen tieto hankkeen tilanteesta ja sen rahavirroista hankkeen aikana. On hyvä myös, että projektin resursointi pitää sisällään joustavuutta, sillä TKI-projektissa ei kaikkea voi suunnitella etukäteen. Joskus tutkimusvaihe tuottaa uusia kysymyksiä, joihin tarvitaan vastauksia ennen kuin voidaan edetä. Tällöin on tärkeää kyetä irrottamaan resursseja jostakin toisesta kohdasta ilman että kokonaisuus kärsii.

Hankekumppanien kannalta unelmien projektipäällikkö hoitaa projektin hallinnon sujuvasti ja huolehtii tiedonkulusta tasapuolisesti kaikkien toimijoiden kesken. Hankekumppanit voivat olla ydintiimin toimijoita toisista tutkimus- ja koulutusorganisaatioista, mutta usein hankekumppanit ovat myös hyödynsaajia, jotka odottavat projektilta tuloksia, joita he voivat soveltaa oman ja asiakkaidensa toiminnan parantamiseksi ja menestyksen turvaamiseksi. Tutkimus- ja kehittämishankkeissa odotukset projektilta voivat eri toimijoiden osalta erota tulosten hyödynnettävyyden aikajänteen suhteen. Unelmien projektipäällikön on osattava puhua sekä tieteen ja tutkimuksen kieltä, että käytännön toimijoiden kieltä niin yksityiseltä, julkiselta kuin kolmanneltakin sektorilta, unohtamatta yksilön näkökulmaa. Siinä missä toinen tavoittelee referee –julkaisua tai väitöskirjaa, tarvitsee toinen käytännössä toimivan digitaalisen palvelun tai konseptin uudeksi liiketoimintamalliksi.  Kummankin kanssa projektipäällikkö käy keskustelua projektin tavoitteista ja niiden toteutumisesta.

Oman organisaation ydintiimin jäsenille unelmien projektipäällikkö on ennen muuta se tiimin jäsen, joka huolehtii hankkeen rutiineista, niin että muut voivat keskittyä vastuullaan olevaan ydintehtävään projektissa. Projektipäällikkö ei ole tiimiläisten esimies, vaikka projektipäällikön vastuulla projektin johtaminen onkin eivätkä tiimiläiset ole projektipäällikön assistenttijoukko, jolla voi teettää projektin hallinnollisia töitä. Projektipäällikkyys on pikemminkin palvelutehtävä, jonka tavoitteena on varmistaa projektin sujuva eteneminen kohti yhteisiä tavoitteita, visiota ja unelmia. Jos projektipäällikkö on statusorientoitunut ja nauttii aseman tuomasta vallasta, tiimin ilmapiiri voi heikentyä, minkä seurauksena yhdessä tekeminen vähenee ja projektinjohtaminen ajautuu helposti kohti ns. mikromanageerausta, johon kaikki tuskastuvat. Projektipäällikkyyteen kannattaa kokemukseni perusteella valta-aseman sijaan suhtautua kuin asevelvollisuuteen, joka on hoidettava ja joka kannattaa tehdä hyvin.

Unelmien projektipäällikön oma unelma on riippuvainen projektipäällikkönä toimivasta henkilöstä ja hänen toimintansa motiiveista. Alun perin SRI Internationalin kehittämän (Ks. esim. Novat & MacEvoy 1990) arvoja ja elämäntyylejä tarkastelevan VALS-typologian (Values and Life Styles) mukaan ihminen voi olla perusorientaatioltaan status-, periaate- tai toimintaorientoitunut riippumatta oikeastaan siitä, onko hänellä käytössään vähän tai paljon resursseja. Toimintaorientoituneelle henkilölle hallinnollinen projektipäällikkyys saattaa olla kauhistus, joka ei vastaa unelmien projektipäällikkyyttä hänen mielikuvissaan, kun taas statusorientoituneelle henkilölle projektipäällikön tuoma titteli ja asema tuovat hänen kaipaamaansa arvostusta. Periaateorientoituneelle henkilölle unelmien projektipäällikkyys puolestaan on sidoksissa projektin arvolähtökohtiin: kun projektin tavoitteet ja kohderyhmä sekä lähestymistapa ovat sopusoinnussa omien arvojen kanssa, projektipäällikkö on unelmien roolissaan. Esimerkiksi vastuullisuus ja kestävä kehitys sekä osallisuuden vahvistaminen ovat arvoja, joista itseni on tulevaisuuden tutkijana helppo innostua, mottona ”maailman pelastamisesta kannattava bisnes”.

Tulevaisuudessa unelmien projektipäällikkö luottaa tekoälyyn ja digitaalisiin järjestelmiin, joiden avulla rutiinit hoituvat. Hän innostaa ihmisiä, sparraa verkon yli kansainvälistä kumppaniverkostoa ja aistii ennakoiden ilmapiiriä erilaisten riskien hallitsemiseksi. Unelmien projektipäällikkö voi olla myös nomadi, jonka osaamista ostetaan eri organisaatioiden koordinoimiin hankkeisiin. Tulevaisuuden työmarkkinoilla osaamisen ostajat ja osaamisen myyjät kohtaavat ja korvaavat aiemmin käytetyt termit työnantaja ja työntekijä.

Lähde:

• Novak, T.P. & MacEvoy, B. (1990): On Comparing alternative segmentation schemes: The List of Values (LOV) and Values and Life Styles (VALS). Journal of Consumer Research Vol 17, No 1, 1990.