EU-hankkeissa datanhallinta on keskeinen osa hanketyötä ja datanhallinnan suunnittelu raportoidaan rahoittajalle. Laurean Horizon Europe -hankkeessa toteutettu kehittämistyö osoitti, että oikein jäsennettynä datanhallinta toimii projektijohtamisen konkreettisena työkaluna, joka sujuvoittaa yhteistyötä ja tekee vastuullisuudesta näkyvää arjen työssä.
Kuva: Magnific
Datanhallinta osana vastuullista TKI-toimintaa
Asianmukainen tutkimusdatan hallinta (research data management, RDM) on pakollista kaikissa Horizon Europe -hankkeissa, joissa tuotetaan tai hyödynnetään tutkimusdataa. Horizon Europe –hankkeissa datanhallinta perustuu FAIR-periaatteisiin sekä hyvän tieteellisen käytännön noudattamiseen (TENK 2023). FAIR on lyhenne periaatteista, joilla kuvataan hyviä käytänteitä tutkimusaineistojen hallinnassa. Ne ovat Findability, Accessibility, Interoperability, and Reusability eli aineistojen tulisi olla mahdollisimman löydettäviä, saavutettavia, yhteentoimivia ja uudelleenkäytettäviä. Tällöin kyse ei ole pelkästään aineistojen säilyttämisestä, vaan datan koko elinkaaren suunnittelusta, rooleista ja päätöksenteosta. (Wilkinson ym. 2016.) Projektijohtamisen näkökulmasta datanhallinta kytkeytyy riskienhallintaan, läpinäkyvyyteen ja yhteisiin toimintamalleihin (PMI 2021).
Laurea toimii ENACT-hankkeessa (Environmental Effect on Health Care and Wellbeing and Active Interventions) Data Management and Ethics Manager -roolissa.
Opiskelija Näätsaaren kehittämistyön tavoitteena oli tarkastella, miten datanhallinta näyttäytyy hankkeen arjessa ja miten sitä voidaan hyödyntää projektijohtamisen tukena. Muut kirjoittajat ohjasivat ja kommentoivat työtä, jonka perusteella kirjoitettiin artikkeli.
Haastatteluista visuaaliseksi kokonaiskuvaksi
Opiskelija toteutti kehittämistyön asiantuntijahaastatteluina Laurean ENACT-toimijoille. Teemoina olivat datanhallinnan vastuut, tietosuojan käytännöt, sidosryhmäyhteistyö ja projektin johtaminen. Taulukosta 1 näkee haastateltavien keskeiset näkökulmat, haasteet ja tarpeet projektinhallinnan kehittämiseksi. Aineisto jäsennettiin visuaalisesti Miro-ympäristössä, mikä auttoi tunnistamaan datanhallinnan keskeiset kosketuspisteet eri toimijoilla.
| Haastateltava rooli | Keskeinen näkökulma | Tunnistettu haaste | Kehittämistarve |
| Projektijohto | Kokonaiskuvan hallinta ja riskienhallinta | Vastuut ja käytännöt hajautuneita | Yhteinen toimintamalli ja selkeä roolitus |
| Tietosuojavastaava | Lainsäädännön ja GDPR-vaatimusten toteutuminen | Vaikea varmistaa käytäntöjen yhdenmukaisuus | Selkeästi jäsennellyt prosessit ja ohjeistus |
| Ethics & Data Manager | Datanhallinnan ja etiikan kokonaisuus | DMP ei näy arjen työssä | Konkreettinen työkalu päätöksenteon tueksi |
Taulukko 1. Haastattelujen keskeiset havainnot rooleittain.
Haastattelujen tulokset osoittivat, että datanhallinnan periaatteet ovat hankkeessa vahvoja, mutta niiden yhteys arjen työtilanteisiin ei ole kaikille toimijoille yhtä näkyvä. Toisille datanhallinta saattaa vaikuttaa vain pakolliselta byrokratialta, joka vie aikaa oikealta tutkimustyötä. Yhteiset toimintamallit koettiin tärkeiksi, mutta niiden tulisi olla selkeitä, kevyitä ja kansainvälisessä ympäristössä helposti ymmärrettäviä.
Kehittämisratkaisu: Data & Ethics Playbook
Kehittämistyön tuloksena syntyi ENACT Data & Ethics Playbook eli visuaalinen ja käytännönläheinen toimintamallikonsepti. Konseptina kokoaa yhteen datanhallinnan keskeiset roolit ja vastuut, tietosuojan ja tutkimusetiikan periaatteet, datan elinkaaren vaiheet sekä projektin päätöksentekotilanteet.
Kuvio 1. ENACT Data & Ethics Playbook kokoaa datanhallinnan vaiheet, vastuut ja päätöksenteon projektin elinkaaren eri vaiheisiin.
Playbook-konseptin tarkoituksena on muuttaa vaatimukset arjen päätöksiksi: kuka tekee, mitä tekee ja milloin. Kevyen rakenteensa ansiosta se tukee projektijohtamista ilman erillistä hallinnollista kuormaa. Se toimii myös uusien työntekijöiden perehdyttämisessä, kun pitkässä hankkeessa projektista lähtee ja projektiin tulee uusia tekijöitä. Kuvio 1 havainnollistaa Playbook-konseptin rakenteen moniulotteisuuden, jolloin sitä voi perehdytyksessä katsoa myös spesifisti joltain osa-alueelta.
Reflektio: velvoitteesta projektin voimavaraksi
Kehittämistyö osoitti, että datanhallinta on kytköksissä projektin viestintään ja johtamiseen. Kun periaatteet tehdään näkyviksi ja kytketään konkreettisiin työtilanteisiin, ne tukevat projektin sujuvuutta ja vähentävät epävarmuutta.
Yksilötyönä toteutettu projekti eteni tiiviissä vuorovaikutuksessa hanketoimijoiden kanssa. Kollegiaalinen työskentelytapa mahdollisti ratkaisun, joka on suoraan hyödynnettävissä hankkeen käytännöissä. Kehittämisideaa ollaan ottamassa käyttöön hankkeessa. Mallia voidaan hyödyntää myös muissa monikansallisissa TKI-hankkeissa, joissa datanhallinta kytkeytyy projektin johtamiseen.
Projekti vahvisti näkemystä siitä, että visuaaliset yhteiskehittämisen menetelmät soveltuvat hyvin myös kansainvälisten TKI-hankkeiden kehittämiseen. Datanhallinnan tarkastelu projektijohtamisen näkökulmasta avaa uuden keskustelun: velvoitteen sijaan se on työkalu, joka tekee vastuullisesta TKI-toiminnasta sujuvaa arjen työskentelyä, jossa sääntelyvaatimukset ja käytännön tekeminen yhdistyvät.
Artikkeli perustuu Johanna Näätsaaren toteuttamaan kehittämistyöhön Yamk-kurssilla Projektijohtaminen. Tiina Lehtosaari ja Minna Marjamaa osallistuivat työn ohjaukseen ja kommentointiin.
Lähteet
