Olen kohta 20 vuotta kestäneen työurani aikana kuulunut lukuisiin työryhmiin ja istunut arviolta tuhansissa palavereissa. Olen ollut toisinaan varmasti myös niin sanottua ”kokouslihaa”, mutta useimmiten aktiivinen työryhmän jäsen tai osaava toiminnan vetäjä. Tästäkin huolimatta kollegani kommentti loppukevään palaverimme päätteeksi antoi täkyn kirjoittaa hyvistä toimintamalleista pedagogiikan ja opetussuunnitelmauudistuksen kehittämisryhmässä (Pops), jonka jäsen olen ja jossa sihteerinä toimin.
Kollegani nimittäin kehui kehittämisryhmän olevan ”paras ikinä”. Se on paljon sanottu hänenkin mittavan työuransa huomioiden. Mitä siis olemme tehneet toisin kuin työryhmissä yleensä? Tehdään kurkkaus käytänteisiimme toimintamme alusta tähän päivään.
Image by magnific
Työryhmän keskeiset tavoitteet tunnistettiin heti alussa
Kehittämisryhmämme aloitti toimintansa tammikuussa 2025. Jo tuolloin sen tehtävää päätettiin tietoisesti rajata. Popsille haluttiin mahdollisuus keskittyä Laurean strategian kannalta tärkeisiin tavoitteisiin, sillä korkeakoulussa riittää pedagogiseen kehittämiseen liittyviä asioita, joilla sen agendan voisi täyttää. Tällaisiin asialistalle tipahteleviin asioihin moni työryhmä käytännössä hukkuu.
Popsin työskentelyn käynnistyessä sen tavoitteita ohjasi ja ohjaa edelleen Laurean toimintaohje. Työryhmälle on kirjattu tavoitteiksi ohjata ja koordinoida
- Laurea-tasoista opetussuunnitelmauudistusta,
- toteutusmuotojen kehittymistä opiskelijoiden tarpeita vastaaviksi ja kehittämispohjaista oppimista tukevaksi,
- opiskelijalähtöisen ohjauksen kehittymistä ja opiskeluvalmiuksien kehittymisen tukea sekä
- dataan pohjautuvan kysyntälähtöisen tarjonnan uudistumista. (Laurea-ammattikorkeakoulun toimintaohjeet 2026.)
Näiden tavoitteiden lisäksi työryhmän tehtäviin on tunnistettu OKM-sopimukseen kirjattu opettajuuden uudistamisen edistäminen (Laurea-ammattikorkeakoulun sopimus 2025–2028, 2).
Vastuulla olevat asiat projektoitiin
Tavatessamme ensimmäisen kerran lähdimme liikkeelle kahdesta asiasta. Nämä olivat oman roolin sekä työryhmän roolin tunnistaminen. Alkuun kuulimme pohjustuksena asiaan puheenjohtajalta alustuksen strategisista ja toiminnallisista tavoitteista.
Oman roolimme tunnistamiseen käytettiin hetki itsenäisesti työskennellen. Tehtävämme oli tunnistaa, mitä asiantuntemusta kukin tuo ryhmään suhteessa sen tavoitteisiin. Kirjasimme ajatuksemme Miro-tauluun, johon oli tuotu jäsenten valokuvat henkilöstökorteista ja kuvan ympärille post-it-lappuja kirjauksia odottamaan. Tähän perustuen kävimme esittäytymiskierroksen.
Aloitustapaamisemme toinen työvaihe Mirossa oli tunnistaa oma rooli työryhmän vastuulla olevien asioiden kehittämisessä. Olimme puheenjohtajan kanssa purkaneet Popsin vastuulla olevat tehtävät Miro-taululle ja tuoneet niitä koskevia tavoitteita ohjaavista asiakirjoista näkyviin. Käytimme hiljaista työskentelyaikaa siihen, että kaikki tutustuivat tehtäviin ja tunnistivat oman roolinsa tuoden oman valokuvansa niiden kehittämiskohteiden yhteyteen, joissa aikoivat jatkossa olla mukana. Tunnistettuamme toimijat käytimme myös aikaa konkreettisten toimenpideideoiden kirjaamiseen taululle sekä kriittisten toimien tunnistamiseen niitä tähdillä äänestäen (ks. kuva 1).
Kuva 1: Työryhmän vastuulla olevat tavoitteet projektoitiin Mirossa toimenpiteiksi.
Mietittäväksi jätettiin vielä toimien vetovastuut, mutta tähän kysymykseen edettiin jo seuraavassa tapaamisessa. Tällöin tehtäväksi annettiin kehittämistehtävien projektointi eli toimien jatkoideointi ja kuvaaminen Miroon luodulle aikajanalle tai tarkemmin Teams-työtilamme dokumentteihin. Sovimme, että kehitystyötä edistetään ennen kaikkea yhteisten tapaamisten ulkopuolella.
Toimenpiteiden etenemisestä raportoidaan kirjallisesti, ei palavereissa
Työryhmän aloittaessa linjasimme myös, että tapaamisaikaa ei käytetä raportoimiseen, vaan asioiden työstämiseen yhdessä. Näin ollen loimme raportointikäytänteen, jossa jäsenet kirjoittavat toimien etenemisestä aina ennen yhteisiä tapaamisiamme.
Jäsentemme raportointiin perustuen puheenjohtaja raportoi edelleen vararehtorille työryhmän tavoitteiden etenemisestä. Olemme sopineet, että kaikki Popsin jäsenet lukevat toimenpiteiden etenemisestä ennen tapaamisiamme. Tämä käytänne on toiminut erityisen hyvin yhdistettynä seuraavaan hyvään toimintamallimme.
Tapaamisten asialista kootaan yhdessä Miroon
Huolimatta toimenpiteiden edistymisen raportoinnista kirjallisesti, kolmituntisissa tapaamisissamme ei ole ollut pulaa käsiteltävistä asioista. Olemme valjastaneet Miro-taulun myös kokousvalmisteluun ja vastuuttaneet kaikki kirjaamaan etukäteen viimeistään raportoinnin yhteydessä, minkä asioiden käsittelemiseen tapaamisessa tarvitaan aikaa ja kuinka paljon. Näiden kirjausten perusteella puheenjohtaja päättää tapaamisten kulusta ja informoi asialistasta Mirossa ja Teamsissä.
Mirossa on oma laatikkonsa kaikille sovituille palavereille, joten käsittelyä vaativat asiat on helppo kirjata taululle silloin, kun ne tulevat mieleen tai kun asiaan palaamisesta sovitaan tapaamisten yhteydessä (ks. kuva 2).
Kuva 2. Työryhmässä käsiteltävät asiat täsmentyvät ehdotuksista asialistaksi Miro-taululle.
Miroa hyödynnetään asioiden työstössä
Miro on ahkerassa käytössä lisäksi vastuullamme olevien asioiden työstämisessä. Miroa käytetään niin työryhmän kokoontumisen välillä kehittämistoimissa kuin myös tapaamisissamme.
Popsin tapaamisissa Miron hyödyntäminen mahdollistaa erilaisten ajatusten nopean kirjaamisen joko siten, että kukin kirjaa hetken itsenäisesti ajatuksiaan aiheesta tai jakaudumme pienryhmiin työstämään asioita. Tällaista työskentelytapaa on hyödynnetty esimerkiksi Laurean opetussuunnitelmauudistukseen liittyvien perehdytystarpeiden tunnistamisessa eri kohderyhmille ja sen ideointiin, missä yhteydessä perehdytystä voidaan järjestää.
Miroa on hyödynnetty opetushenkilöstön osallistamiseksi arvioinnin kehittämiseen, mikä on kehitysvastuullamme osana opetussuunnitelmauudistusta. Näin työryhmällä on käytössä monipuolisesti erilaisia näkemyksiä ratkaisujen tueksi.
Opiskelijajäseniä osallistetaan asioiden valmisteluun
Vaikka toimintamme fokusoituu edellä kuvatuilla työtavoilla erinomaisesti sille annettujen tavoitteiden edistämiseen, on työryhmällä aina aikaa sen opiskelijajäseniltä tuleville asioille, joka on vakituisesti asialistalla.
Iloksemme opiskelijajäseniä on saatu mukaan pohtimaan toimenpiteitämme myös palaverien ulkopuolella. Opiskelijoiden näkökulma on näin ollen siis mukana jo asioiden valmistelussa, ei vasta palaverissa.
Oleellista on palaaminen tavoitteisiin, toimintaan ja toimijoihin
Popsin tavoitteiden ollessa laajat sen toiminta painottuu eri asioihin eri lukukausina. Kaikkea ei voida tehdä yhtä aikaa. Tästä johtuen on tärkeää aina palata tavoitteisiin ja priorisoida toimia toimenpiteitä ja tarkentaa, ketkä ovat kehittämistyössä mukana.
Alkuperäinen Miro-taulu tavoitteineen, toimenpiteineen ja toimijoineen on jo näin ollen täydentynyt vuoden 2025 tulosten tarkastelulla sekä kopioitu pohjaksi seuraavan vuoden 2026 suunnittelulle. Syyslukukaudella on syytä tarkastella jo seuraavan vuoden toimia, kun Laurean toiminnan ja talouden suunnitelma vuodelle 2027 alkaa hahmottua.
Yhteenveto suosituksista muille työryhmille
Kokemuksiimme perustuen suosittelen muillekin työryhmille tietoista fokuksen rajaamista, tavoitteiden projektoimista, siirtymistä kirjalliseen edistymisen raportointiin sekä keskusteluun osallistavien työtapojen kehittämistä Miroa tai vastaavia alustoja hyödyntäen.
Näillä toimintatavoilla vastuu tekemisestä jakautuu hyvin työryhmän jäsenille. Vetäjänkin rooli muuttuu työryhmän kannattelijasta enemmän työskentelyn fasilitaattorin suuntaan. Työskentely on sitoutunutta, innostavaa ja tuloksellista.
Lähteet
