Työhyvinvointimuotoilussa on kyse työhyvinvointiin vaikuttavien tekijöiden kehittämisestä palvelumuotoilun keinoin. Laurea-ammattikorkeakoulun Työhyvinvointimuotoilu-palvelun kehittämisprojektien toteutuksista vastaavat taitavat työhyvinvointimuotoilijat, joilla on perustavanlaatuinen ymmärrys työhyvinvoinnin kehittämisestä sekä vahva palvelumuotoiluosaaminen. Palvelumuotoilun menetelmät takaavat työhyvinvoinnin kehittämisprosessin sujuvan kulun ja työntekijäkeskeisen toteutustavan. Iteratiivisesti etenevän kehittämisen keskiössä ovat projektiin mukaan lähteneen asiakasorganisaation työntekijät tarpeineen, toiveineen ja ideoineen, mutta myös työhyvinvointimuotoilijalla on siinä merkittävä ja monipuolinen rooli. Voidaankin todeta, että työhyvinvointimuotoilija on monitaituri, miltei taikuri.

Projektin eteenpäin vievä voima

Asiakasorganisaation määrittelemä viiden hengen kehittämisryhmä muotoilee alustavan tavoitteen työhyvinvointimuotoilu-projektilleen siinä vaiheessa, kun se suunnittelee yhteistyön aloittamista Laurea-ammattikorkeakoulun kanssa. Tämä tavoite on usein vielä varsin laaja, jonka vuoksi sitä täsmennetään projektin aikana useaan otteeseen. Työhyvinvointimuotoilu -projektin eri toteutusvaiheiden suunnittelusta vastaavat Laurean kaksi työhyvinvointimuotoilijaa. He varmistavat prosessin etenemisen niin aikataulullisesti kuin sisällöllisestikin. Työhyvinvointimuotoilijat valmistelevat yhteiset työskentelytapaamiset ja työpajat tarvittavine materiaaleineen. Projektin alussa he muodostavat suunnitelmarungon, joka myös visualisoidaan yhteisen ymmärryksen luomiseksi ja kokonaiskuvan hahmottamiseksi. Projektin tuloksen, tuotoksen ja vaikutuksen näkyväksi tekemisen lisäksi muotoilijat pitävät huolen myös prosessin etenemisen kirjaamisesta. Se havainnollistaa yhdessä kuljettua kehittämismatkaa, josta koko projektin vaikuttavuuden arviointi lopulta koostuu. Työhyvinvointimuotoilijoiden tarkka ja järjestelmällinen työskentely mahdollistaa laadukkaan ja vaikuttavan projektin.

Viiden hengen kehittämisryhmä kokoaa taustatietoa ja täsmentää sen avulla edelleen alustavaa tavoitettaan. Työstettäessä monimutkaisia palveluihin, tuotteisiin tai järjestelmiin liittyviä työyhteisön prosessien ja toimintatapojen kokonaisuuksia, oikeiden ongelmien ja kipupisteiden tunnistaminen on ensisijaisen tärkeää (Vaajakallio & Mattelmäki 2013). Työhyvinvointimuotoilija on tiedon keräämisessä ja haasteiden kartoittamisessa mukana. Hän tarjoaa niihin usein melko neutraalin näkökulman, mikä edesauttaa myös tavoitteen rajaamista. Hyvin suunniteltua tavoitetta voidaan joutua muokkaamaan siinä vaiheessa, kun organisaation työntekijöitä on aidosti kuultu. Työhyvinvointimuotoilijan onkin tärkeää kannustaa kehittämisryhmää päivittämään ja tarkentamaan tavoitettaan tarvittaessa. Myös työntekijäkeskeisyydestä muistuttaminen läpi koko projektin on työhyvinvointimuotoilijan merkittävä tehtävä.

Taidokas osallistaja

Työhyvinvointiin keskittyvällä muotoilulla pyritään käynnistämään jatkuva innovatiivinen muutosprosessi. Keinonen (2013) kuvaileekin hyvinvoinnin muotoilun tarkoittavan elämän laadun parantamista yhdistelemällä näkemyksiä, kokemuksia ja kokeiluita yhteistyöhön ja osallistumiseen. Työntekijäkokemuksen hyödyntäminen onkin uudenlaisen ja etenkin tulevaisuuden työelämän kehittämisen ytimessä (Whitter 2019). Organisaatioiden työntekijäkeskeisen kehittämisen kannalta on tärkeää, että työntekijöiden kehittämisosaamiseen ja heidän osallistamiseensa panostetaan (Huhta & Myllyntaus 2021). Taitava muotoilija osallistaa projektissa mukana olevia, eikä kehitä tai tee organisaation puolesta.

Työhyvinvointimuotoilijan työnkuvaan kuuluu myös tiivis viestiminen läpi projektin.  Työhyvinvointimuotoilu-palvelun projekteissa työskentelevä kauppatieteiden tohtori, palvelumuotoilija ja palvelututkija Anu Helkkula painottaa kommunikointitaitojen merkitystä muotoiluprojekteissa. Hän lisää, että työhyvinvointimuotoilijan pitää olla motivoiva, kannustava, monitaitoinen ja joustava. Työhyvinvointimuotoilijan työ ei sovi hänen mielestään ihmiselle, joka ei siedä luomisen haasteita tai ei ole kiinnostunut hahmottamaan epäselvästä tilanteesta olennaista. Hyvät priorisointi- ja organisointitaidot ovatkin tärkeitä työhyvinvointimuotoilijalle.

Palvelumuotoiluosaaja ja fasilitoija työhyvinvoinnin kontekstissa

Työhyvinvointimuotoilijalta vaaditaan sekä palvelumuotoiluosaamista että syvällistä ymmärrystä työhyvinvointiin vaikuttavista moninaisista tekijöistä. Muotoilijan tuleekin sisäistää ne konkreettiset keinot, joilla voidaan edistää organisaation työntekijöiden työhyvinvointia (Viitala 2021). Työhyvinvointimuotoilu-palvelun projekteissa työskentelevä palvelumuotoilija Jaakko Hannula painottaa, että työhyvinvointimuotoilijalla tulee olla vahva palvelumuotoilun substanssiosaaminen. Hän kertoo työhyvinvointimuotoilijan toteuttavan palvelumuotoiluprosessia ja siihen liittyviä menetelmiä työhyvinvoinnin kontekstissa. Palvelumuotoilu tarjoaa monipuolisen työkalupakin, josta löytyy kehittämismenetelmiä kaikkiin tilanteisiin ja kaikenlaisille ihmisille (Tuulaniemi 2016). Työhyvinvointimuotoilijalta itseltään vaaditaankin vankkaa menetelmäosaamista ja tarkkaa pelisilmää siihen, mitä menetelmiä ja työkaluja käytetään kunkin asiakasorganisaation projektissa.

Tietyssä kontekstissa tapahtuvan muotoiluosaamisen lisäksi työhyvinvointimuotoilijalla tulee olla hyvä ihmistuntemus ja tilannetaju, sillä kehittämistyötä tehdään jatkuvasti muuttuvassa työelämässä ja erilaisten ihmisten kanssa. Tällöin pelkät muotoilumenetelmät eivät itsessään riitä, tarvitaan niitä juostavasti käyttävä ja niiden soveltamiseen pystyvä osaaja, jolla on taito myös inhimillisyyteen. Työhyvinvointimuotoilija tukee asiakasorganisaation kehittämisryhmän ajattelua ja edistää yhdessä tekemistä eli fasilitoi. Taitava fasilitoija mukauttaa ohjaamistaan suhteessa ohjattavaan ryhmään ja tilanteeseen. Ohjaamisen on oltava aina tavoitteellista ja neutraalia. (Kinnunen 2021.)

Työhyvinvointimuotoilija edistää, osallistaa, ohjaa, vihjaa ja jarruttelee silloin kuin sille on tarvetta. Toisinaan pitää tehdä jopa totaalipysähdys, ennen kuin kehittämistä voidaan jatkaa. Jokaisessa projektin vaiheessa muotoilija varmistaa, että kehittäminen tapahtuu organisaation työntekijöiden ehdoilla, sillä käsiteltävät ongelmat työpaikalla voivat olla hyvinkin arkaluontoisia. Tällaisia kehittämisprosesseja fasilitoitaessa tulee olla hyvin hienotunteinen ja ymmärtäväinen, mutta välttää kuitenkin vatvomasta asiaa liiaksi. On myös tärkeää valaa uskoa paremmasta, synkällä hetkellä, kun työpaikan haasteet tuntuvat työntekijöistä ylitsepääsemättömiltä. Tällöin työhyvinvointimuotoilija voi kehottaa prosessissa mukana olevia unelmoimaan.

Valmentava ohjaaja

Ymmärrys asiakasorganisaation kehittämistarpeista ja toiveista sekä ainakin osittainen käsitys organisaation työntekijöiden työnkuvasta luovat perustan työhyvinvointimuotoilijan ja organisaation edustajien yhteissuunnittelulle ja -kehittämiselle. Yhteissuunnittelu avaa usein uusia näkökulmia puolin ja toisin. Luova yhteistyö mahdollistaakin erilaisten vaihtoehtojen näkemisen (Keinonen 2013).  Vaajakallion ja Mattelmäen (2013) mukaan erityisesti julkisen sektorin työntekijöille muotoilun kokeileva lähestymistapa on vieras, eikä heillä ole tarvittavaa tietoa muotoilun mahdollisuuksista, päämääristä tai haasteista. Työhyvinvointimuotoilijan tehtävänä onkin tuoda näitä esille sekä ohjata ja voimaannuttaa kehittämisryhmää käyttämään palvelumuotoilun menetelmiä organisaationsa jatkuvassa työhyvinvoinnin kehittämistyössä.

Kehittämisryhmää valmennetaan ja opastetaan niin tiedolla kuin taidolla. Valmennustyöpajoissa menetelmiä käydään läpi teoreettisella tasolla ja työskentelytapaamisissa ja järjestettävissä työpajoissa valikoituja menetelmiä ja työkalua käytetään ja testataan yhdessä, kuitenkin työhyvinvointimuotoilijan johdolla. Usein esimerkiksi ideoita jalostettaessa ratkaisuvaihtoehdoiksi muotoilijalta odotetaan innostamisen lisäksi selkeitä askelmerkkejä, miten ideoista käytännössä edetään toivottuihin ratkaisuihin.

Muotoilijan moninainen rooli

Muotoilijalta vaaditaan järjestelmällisyyttä, määrätietoisuutta, analyyttisyyttä ja ennakointia. Hänen tulee kuunnella myös herkällä korvalla, etenkin kehittämisryhmää ja työntekijöitä. Työhyvinvointimuotoilijan tulee pyrkiä olemaan helposti lähestyttävä, empaattinen ja avoin, mutta myös napakka. Hänen ennakkoluulottomuutensa, innostus, taito heittäytyä ja idearikkaus ruokkivat kehittämistä. Työhyvinvointimuotoilijan roolin voidaankin todeta olevan hyvin monipuolinen (Kuvio 1).

Laurea-ammattikorkeakoulun Työhyvinvointimuotoilu-palvelun projektipäällikkönä toimii Minna Pietikäinen, joka vastaa tiiminsä työhyvinvointimuotoilijoiden projektikokonaisuuksista. Jenna Pennanen työskentelee työhyvinvointimuotoilijana Työhyvinvointimuotoilu-palvelussa. Jenna on erikoistunut erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden työhyvinvoinnin muotoiluun palvelumuotoilun keinoin.

Voit tutustua tarkemmin Laurea-ammattikorkeakoulun Työhyvinvointimuotoilu-palveluun tästä: https://www.laurea.fi/globalassets/laurea/documents/esite_tyohyvinvointimuotoilu.pdf (Työhyvinvoinnin esite)

Lähteet:

• Huhta, M. & Myllyntaus, V. 2021. Työnantajabrändi ja työntekijäkokemus. Rakenna vetovoimainen työpaikka, jota tavoittelemasi työntekijät rakastavat ja kilpailijasi kadehtivat. Helsinki. Alma Talent.
• Keinonen, T. 2013. Muotoilu, hyvinvointi ja hyvinvoinnin muotoilu. Teoksessa Keinonen, T., Vaajakallio, K. & Honkonen, J. (toim.) Hyvinvoinnin muotoilu. Helsinki. Aalto Arts Books.
• Kinnunen, O. 2021. Fasilitointi asiantuntijan työkaluna -kurssimateriaalit. Helsingin seudun kesäyliopisto.
• Tuulaniemi, J. 2016. Palvelumuotoilu. Helsinki. Talentum Pro.
• Vaajakallio, K. & Mattelmäki, T. 2013. Yhteissuunnittelu avaa uusia näkymiä julkiselle sektorille. Teoksessa Keinonen, T., Vaajakallio, K. & Honkonen, J. (toim.) Hyvinvoinnin muotoilu. Helsinki. Aalto Arts Books.
• Viitala, R. 2021. Henkilöstöjohtaminen: Keskeiset käsitteet, teoriat ja trendit. Edita.
• Whitter, B. 2019. Employee experience. Develop a happy, productive and supported workforce for exceptional individual and business performance. Great Britain: Kogan Page Limited.