Tiedonkulku koetaan usein pullonkaulana asioiden toteuttamisessa. Koetaan, että tietoa on liian vähän tai että sitä ei löydetä. Tiedon avoimella jakamisella, keskittäen se yhteen paikkaan, voidaan mahdollistaa myös tiedon tehokas hyödyntäminen. Vuoden 2020 alkupuolella Laureassa otettiin käyttöön oma Teams-ryhmä kaikille TKI-hankkeista kiinnostuneille. Kun samaan aikaan siirryttiin laajasti myös etätyöskentelyyn, uusi viestintäkanava osui juuri sopivaan ajankohtaan korvaamaan henkilökohtaisten tapaamisten vähenemistä. Laurea RDI -Teamsin on tarkoitus toimia aktiivisena ja nopeanakin viestintä- ja yhteistyöalustana tukemassa TKI-hankkeiden valmistelua ja toteuttamista. Laurea RDI -alustalla on omat kanavat mm. Laurean tutkimusohjelmille ja läpileikkaaville teemoille, koulutuksille, hankevalmistelun dokumenteille sekä hanketoiminnan tukeen.
Tiedon avoimuus
Teams viestintä- ja yhteistyöalustana tukee hyvin Laurean tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohanketoimintaa (TKI) mahdollistamalla tiedon avoimen ja tehokkaan jakamisen usealle toimijalle. Riippumatta tutkimusohjelmasta tai läpileikkaavasta teemasta, tieto tulee samanaikaisesti kaikkien saataville, tukien samalla yksiköiden ja toimijoiden välistä yhteistyötä. Ryhmän jäsenenä voi myös olla, vaikkei sillä hetkellä olisikaan TKI-toiminnassa mukana.
Digitaalinen viestintäalusta on madaltanut viestinnän kynnystä. Koska Teams-kanavalle laitettu viesti ei kuormita kenenkään sähköpostilaatikkoa, viestin lähettäminen on helpompaa. Toisaalta viestintäalusta on luonteeltaan epävirallisempi kuin intranet, joten tiedotteita voi laittaa pienemmistä asioista kuin intranetissä julkaistessa. Laurea RDI -ryhmän kanavien myötä TKI-toimintaa tukevan viestinnän määrä onkin kasvanut Laureassa; tietoa jaetaan aiempaa enemmän. Toki vaarana on, että kanavilla julkaistaan lopulta niin paljon viestejä, että tärkeimmät asiat hukkuvat viestivirtaan. Tätä olemme pyrkineet ennaltaehkäisemään luomalla eri teemoille omia kanaviaan.
Yksi esimerkki tiedon avoimesta ja tehokkaasta jakamisesta on tiedottaminen tulevista ja avoimista rahoitushauista. TKI-palveluiden aiemmin julkaiseman viikkotiedotteen sijaan rahoitushauista tiedotetaan nykyään Teamsin yleisen kanavan kautta. Tämä tukee laajaa tiedonjakamista ja aktiivista tiedonvaihtoa rahoitushakuihin liittyen. Jonkin tietyn sähköpostilistan sijaan hakuun liittyvät lisätiedot ja -dokumentit tulevat jakoon kaikille Laurea RDI -ryhmän jäsenille. Samalla kun viestintä Teamsin puolella vähentää sähköpostien määrää, se mahdollistaa yhteistyöalustana toimimisen. Kannustammekin aktiivisempaan keskusteluun ja verkostoitumiseen Laurea RDI -ryhmässä. Tiedotteisiin ja keskusteluihin on myös mahdollista linkata henkilöitä tai kokonaisia kanavia, mikä tehostaa tiedonkulkua.
Tiedon keskittäminen
Laurea RDI Teams mahdollistaa tiedon keskittämisen yhteen paikkaan, mikä helpottaa tiedon löytämistä myöhemmin. Esimerkiksi hakuun tai hakuinfoon liittyvä tiedotus ja materiaali liitetään saamaan keskusteluun, jolloin kaikki dokumentaatio löytyy yhdestä paikasta. Lisäksi eri kanavien avulla on pyritty tiedon keskittämiseen aihepiirien mukaan. Tutkimusohjelmat ja läpileikkaavat teemat viestivät kukin omilla kanavillaan. Samoin kaikki hakemusvalmisteluun liittyvät dokumentit, kuten yleinen kuvaus Laureasta tai lista aiemmin rahoitetuista EU-hankkeista, sekä sisäisten TKI-koulutusten ja -infojen materiaalit ja tallenteet on myös keskitetty omille kanavilleen.
Teams mahdollistaa vain tiettyjen kanavien seuraamisen, mikä tarkoittaa sähköpostin määrän vähenemisen lisäksi tiedon keskittämistä yhteen paikkaan. Jokaisen on mahdollista tilata huomioviestit vain itseä kiinnostavilta kanavilta, eikä sähköposti tukkeudu monenlaisista viesteistä. Toisaalta kun tiedotus tapahtuu avoimen Teams-ryhmän kautta, on mahdollista saada tietoa myös useammalta kanavalta ja jokainen voi tutustua siihen oman kiinnostuksensa ja aikataulunsa mukaisesti.
TKI-työtä tukeva perustieto löytyy Laurean intranetistä. Samalla intranet kuitenkin ohjaa lukijaa tutustumaan TKI-työhön liittyvään kanavaan Teamsin puolella, joka toimii sekä hankehakemuksen valmistelijan että hanketta toteuttavan projektipäällikön tukena yksityiskohtaisimmissa kysymyksissä sekä ajankohtaisimmissa asioissa.
Tiedon hyödyntäminen
Esimerkki teemakohtaisesta kanavasta on hanketoiminnan tuen kanava. Laureassa on useita toimijoita, jotka tarjoavat TKI-hankkeille tukea. Oman kanavan kautta he voivat kertoa palveluistaan hankkeille ja vaikkapa muistuttaa ajankohtaisista asioista. Toistaiseksi kanava on painottunut hanketalouteen ja hankehallintajärjestelmän käyttöön liittyvistä asioista, mutta muitakin tukipalveluita tarjoavia tahoja on kannustettu hyödyntämää kanavaa. Toiveena olisi, että projektipäälliköt ottaisivat kanavan omakseen ja esittäisivät kanavan kautta myös kysymyksiä. Näin kysymykset ja vastaukset palvelisivat myös muita mahdollisesti saman asian pohtijoita, ja tarvittaessa viestejä tai keskusteluita voi tallentaa hyödynnettäväksi myöhempää käyttöä varten.
Hanketoiminnan tuen kanavalta löytyy myös erilaisia hanketoimintaan liittyviä ohjedokumentteja. Kanavalla on muun muassa vinkkilista hankkeen käynnistämiseen, toteuttamiseen ja päättämiseen liittyvistä asioista sekä projektipäälliköille ohjeet Repo-projektinhallintajärjestelmän käytöstä. Dokumenttien kanssa on kuitenkin oltava alustalla tarkkana, jotta ne eivät tallennu kaikki samaan kansioon sekavaksi kokonaisuudeksi. Tarkoituksena onkin luoda kansiorakenne ja varmistaa, että tiedostot tuodaan ensin kansioihin ja sieltä linkitetään keskusteluihin. Uusista ohjedokumenteista vinkkaaminen sujuu sitten näppärästi kanavan kautta, kun linkistä pääsee suoraan dokumenttiin.
Digitaalinen viestintäalusta noudattaa sosiaalisesta mediasta monille tuttua tapaa julkaista viestit ns. uutisvirtana, jossa viesteihin voi reagoida myös ”tykkäämällä” esim. hymynaamalla. Tätä ominaisuutta ei vielä kovin laajasti käytetä Laureassa, vaikka viestin julkaisijan näkökulmasta olisi mukava saada palautetta viestin lukemisesta. Olemmehan inhimillisiä ihmisiä yhtä lailla työelämässä kuin vapaa-ajallakin, joten tykkäys ”työpaikan somessa” tuntuu mukavalta kuten ”vapaa-ajan somessakin”.
