Henkilökohtaisen opintosuunnitelman eli HOPSin suunnittelun tavoitteena on tukea paitsi opintojen edistymistä ja valmistumista, myös mahdollistaa korkeakoululle tiedonsaaminen opintovalinnoista kysyntälähtöisen tarjonnan kehittämiseksi. HOPS-prosessia on kehitetty Laureassa pitkäjänteisesti viime vuosina.
Neonbrand on Unsplash
Kerroin keväällä 2020 ilmestyneessä artikkelissa siihenastisista kehittämistoimista sekä -haasteista. HOPSien ajantasaisuuteen panostaminen nousi merkitykselliseksi tutkintosääntöön 2019 tehdyn muutoksen myötä, jolloin HOPS-valinnat nousivat kriteeriksi opintoihin ilmoittautumisia käsiteltäessä. Prosessiin sisällytettiin HOPSien manuaalinen hyväksyntä ennen ilmoittautumisten alkua.
Tässä artikkelissa kerron tämän jälkeen tehdystä kehitystyöstä ja siitä, millaisia asioita meillä on jatkossa ratkottavana. Artikkeli on suunnattu koulutusprosessin kehittäjille sekä kaikille, joita kiinnostaa, miten kehitystyö on Laureassa edennyt. Kehitystyössä on ollut mukana kehityspäällikkö Päivi Aho opintoasiainhallinnosta Peppiin liittyvien toimintojen sekä raportoinnin osalta.
Opettajatuutoritiedot tarkistetaan puolivuosittain
Parhaimmillaan opiskelijalla on yksi tai kaksi opettajatuutoria, jotka ovat hänen tukenaan opintojen alusta valmistumiseen asti. Kuten aiemmassa artikkelissani (Nykänen 2020), totesin, on opettajatuutoritiedon ajantasaisuus Pepissä tärkeä asia (Nykänen 2020). Opiskelijalla on mahdollisuus omalta työpöydältään eli Pakista lähettää opettajatuutorilleen opintovalintoihin liittyviä kysymyksiä HOPSin yhteydestä, ja opettajatuutorilla on mahdollisuus vastata viestiin sekä hyväksyä HOPS.
Jotta huomaamme päivittää henkilöstövaihdoksista johtuvat ohjausvastuun muutokset, olemme ottaneet tavaksi tarkistaa erityisesti puuttuvia tietoja sekä viime kierroksella ohjaajatietoja myös listausta vasten, jossa on päättyneet työsuhteet. Tarkistukset tehdään opintotoimiston toimesta opintoasiainhallinnon toimittamaan raporttiin perustuen. Puuttuvia tietoja on tyypillisesti mm. siirto-opiskelijoiden, polkuopinnoista tutkintoon siirtyneiden sekä opinto-oikeuksien palautuksen saaneiden kohdalla. Ohjaaja on todennäköisesti nimetty, mutta jäänyt kirjaamatta.
Mikäli opettajatuutori vaihtuu, tulisi opiskelijan saada tästä tieto, jotta hän osaa kontaktoida oikeaa henkilöä kysymyksissään. Käytännössä opiskelija saattaa jäädä tässä katveeseen: opintotoimisto vaihtaa tiedon järjestelmään ja uusi opettajatuutori ei huomaa myöskään tiedottaa opiskelijaa ohjaajan vaihdoksesta. Tässä meillä on jatkossakin pohdittavaa, miten toimia.
HOPSien massahyväksyntä käyttöön toukokuussa 2021
Syksystä 2019 syksyyn 2020 asti HOPSit hyväksyttiin ilmoittautumisten alla opettajatuutoreiden toimesta (ks. Nykänen 2020). Opettajatuutorilla on Pepissä mahdollisuus hyväksyä kaikkien ohjattaviensa HOPSit kerralla, joten sinänsä työmäärä yksittäisen opettajatuutorin kohdalla oli siedettävä. Haasteena kuitenkin olivat hyväksymättä jääneet HOPSit, joiden takia jouduttiin tekemään paljon muistuttelutyötä HOPSien hyväksymisestä sekä lopulta napsuttelemaan HOPSeja hyväksytyiksi vielä opintoasiainhallinnon toimesta.
Työajan säästämiseksi ja sen suuntaamiseksi ennemmin ohjaustyöhön tilasimme Eduixilta Laurealle Peppiin HOPSien massahyväksyntätoiminnon syksyllä 2020. Toiminto saatiin käyttöön juuri sopivasti siten, että saimme hyväksyttyä HOPSit nopeasti kampuksittain opintoasiainhallinnossa aikataulussaan ennen syksyn 2021 opintoihin ilmoittautumisia. Tarkistusraportista oli helppo tarkistaa vielä maanantaina aamulla ennen ilmoittautumisen aukeamista, että kaikilla on HOPSin hyväksynnästä oikea aikaleima.
HOPSien massahyväksynnän tavoitteena on, että opiskelijamme ovat tasavertaisessa asemassa HOPSien hyväksynnän osalta ilmoittautumisten alkaessa. Vielä on varmistettava, että toimijat eivät hyväksy HOPSeja ilmoittautumisviikolla, eivätkä silloin kun ilmoittautumisia käsitellään. Seuraamme tapahtumia raportin avulla. Voimallisin toimi tarvittaessa tämän estämiseksi on ottaa HOPSien hyväksymisoikeus pois käytöstä määräajaksi.
HOPSien siivouksen ja ylläpidon tueksi saatu massamuokkaustoiminnot
HOPSien ajantasaisuuden tukeminen on ollut tiedossa oleva haaste (ks. Nykänen 2020). Jo kesällä ja syksyllä 2020 tein täydentävän osaamisen opintojen osalta analyysin siitä, mitä opintoja opiskelijoillaan on HOPSilla, joita ei enää tarjota tai jotka tulisi korvata toisella opinnolla. Analyysi teki näkyväksi, kuinka paljon päivitystarpeita HOPSeilla on. Tämän perusteella lähdimme kehityspäällikkö Päivi Ahon kanssa määrittämään Peppiin uusia toiminnallisuuksia. Toukokuun 2021 järjestelmäpäivityspaketissa saimme käyttöömme meille tilatut HOPSien massamuokkaustoiminnot.
Ensimmäiset HOPSien massamuokkaukset toteutettiin kesällä OKM-rahoitteisen OMA OTE -hankkeen henkilöstöresurssein. Kaiken kaikkiaan jo poisjääneitä opintoja, joiden tilalle korvattiin toinen opinto, oli 147. Poistettavia opintoja oli 194. Yksittäisten korjattujen tai poistettujen HOPS-valintojen määrä on siis valtava.
Opimme myös varovaisuuteen: HOPSilta on helppo poistaa vahingossa myös vääriä opintoja, jolloin niiden lisääminen takaisin on suuri työ. Lisäys-toiminto kuuluu myös massamuutostoimintoihin, mutta on hidas käyttää, koska jokaisen opiskelijan kohdalla tulee määrittää, mihin HOPSin kohtaan opinto lisätään. Toimintoa voidaan käyttää näin ollen vain tärkeissä muutoksissa, kuten sairaanhoitajien valtakunnallisen kokeen lisäämiseksi HOPSeihin.
Tästä syksystä (2021) lähtien muutoksia on myös tehty opetussuunnitelmaan tehtyjen muutosten pohjalta amk-opiskelijoille. Uusi toiminto on määritelty siten, että korvaava opinto ajoittuu HOPSille korvatun tilalle ja on osa hyväksyttyä HOPSia.
HOPS-muokkausten haasteina on kaksi asiaa. Ensinnäkin toiminnot tukevat meitä vain yksittäisten opintojen muokkauksissa. Kun uusitaan kokonaisia moduuleita eli opintokokonaisuuksia, emme pysty korvaamaan moduulin tilalle uutta moduulia. Järjestelmäkehityksen tasolla asia voi olla jopa mahdoton ratkaista, koska moduulin opinnoista voi jo olla suorituksia. Toinen haaste on erityisesti pakollisten opintojen korvauksiin liittyen se, että HOPSin opinnoista voi olla sovittuna henkilökohtaisia suoritustapoja, mutta tämä ei näy mitenkään. Jatkokeskusteluja tarvitaan siitä, voidaanko tämä ongelma ohittaa – jolloin opiskelijaa voi ihmetyttää opinnon vaihtuminen kesken suorituksen – vai tarvittaisiinko toiminnallisuus, jolla opintoon voidaan merkitä, että sitä ollaan suorittamassa henkilökohtaisesti sovitulla vaihtoehtoisella tavalla. Tähän tietoon perustuen opintovalinta voitaisiin määritellä massamuokkausten ulkopuolelle.
Tutkintosääntöön muutos kesällä 2021: opintojen ajoittamisen merkitys HOPSilla kasvanut
HOPSien roolia terävöitettiin elokuussa 2021 voimaan tulleeseen tutkintosääntöön opintoihin hyväksymisen kriteereihin (Laurea 2021a). Taustalla on paitsi tarve saada aiempaa tarkempaa tietoa opintovalintojen aikatauluksista eri lukukausiin, myös opetussuunnitelmien rakenteen muutos amk-tutkinnoissa. Syksystä 2020 alkaen opetussuunnitelmaan, ja siten opiskelijan HOPSin pohjaksi, on lisätty oman alan täydentävän osaamisen opinnot, jotka pääosin ovat vapaasti valittavia. Tästä eteenpäin meille ei enää ole riittänyt tiedoksi, että opinto on HOPSilla, vaan on tärkeää, että opiskelija ajoittaa HOPSiinsa opinnot, jotka hän aikoo suorittaa.
Muutos realisoitui kevään 2022 opintojen suunnittelun ja ilmoittautumisten käsittelyn yhteydessä. Tietoisuus ajoituksen tärkeydestä on ollut tärkeä opiskelijoille ja on tärkeää, että opettajat osaavat toimia oikein ilmoittautumisia käsiteltäessä. Opiskelijoita on tiedotettu muutoksesta niin opiskelijaintrassa kuin Lukukausikatsaus-uutiskirjeissä. Lisäksi olemme pitäneet Zoomissa työpajoja niin aloittaville kuin jatkaville opiskelijoille (ks. Martikainen 2021). Opettajatuutoreille pidimme HOPS-koulutuksen elokuussa. Opiskelijatuutoreille toimitimme videotervehdyksen, jotta hekin ovat muutoksesta tietoisia. (Martikainen 2021.)
Ilmoittautumisten käsittelyä varten tarvitsimme Peppiin uuden toiminnon, joka asennettiin Laurean järjestelmään niin ikään keväällä 2021: opettaja näkee ilmoittautumisia käsitellessään, onko opinto ajoitettu hyväksyttyyn HOPSiin. Ilmoittautumisten käsittelyä koskeva ohjeistus on päivitetty ja tiedotettu opettajille.
Pitkäjänteinen kehitystyö jatkuu
Syksyn HOPS-seurantaan perustuen tiedämme, että keväälle 2022 täydentävän osaamisen opintoja ajoitettiin HOPSille ainoastaan 3394 kappaletta (Laurea 2021b). Tämä on vielä verrattain vähän, mutta hyvä alku. Jos ajatellaan, että jokainen opiskelija valitsisi lukukaudelle kaksi täydentävän osaamisen opintoa, tarkoittaa tämä, että noin 1697 opiskelijaa on ajoittanut opintojaan HOPSille.
Ajoitustiedon valossa oli jo kuitenkin mahdollista tunnistaa kevään 2022 opinnoista sellaisia, joihin näyttää olevan erityisesti vetoa, sekä myös sellaisia opintoja, jotka eivät ole herättäneet yhtä lailla kiinnostusta. Tätä tietoa oli mahdollista hyödyntää tarjonnan tarkistamisessa. Toiveena on, että data on jatkossa entistä luotettavampaa, jotta ennakkotiedon perusteella voidaan suunnitella pedagogisia ratkaisuja sekä tarjontaa siten, että lähtökohtaisesti ilmoittautumisia ei tarvitsisi juuri hylätä tai toteutuksia perua niiden määrän yllättäessä (ks. Nykänen 2020).
Koska olemme sen haasteen edessä, että jatkavien opiskelijoiden tulisi oppia uusia toimintatapoja, olemme määrittäneet ilmoittautumisten käsittelyohjeeseen toistaiseksi joustoa. Jatkossa seuraamme kuitenkin hyvin tiiviisti, miten HOPSiin ajoitettujen opintojen määrä jatkaa kasvuaan, jotta voimme entisestään yksinkertaistaa ohjeistuksia. Tarvitsemme koko yhteisöltämme tukea opintojen ajoittamisen tärkeydestä viestimiseen.
Suunnittelijoiden päiväunelmiin kuuluu myös haave opintoihin ilmoittautumisten käsittelyn automatisoinnista ainakin osittain. Tämä vaatinee vielä jatkossa ilmoittautumisten käsittelyohjeistuksen yksinkertaistamista. Näen realistisena, että tätä mahdollisuutta voitaisiin tarkastella vuonna 2023.
Edelleen tunnistamme paljonkin järjestelmäkehityksen vaateita toivoen, että moni asia etenisi Pepin konsortioyhteistyössä. Lisäksi rinnalla kulkee uusien toimintatapojen kehittäminen opiskelijoiden ohjaukseksi siten, että tukipalvelut osallistuvat osaltaan ohjaustyöhön. Tässä uutena toimijana on syksyllä 2021 lanseerattu Poikkeamo järjestäen infoja ja työpajoja sekä tarjoten henkilökohtaista tukea matalalla kynnyksellä erilaisiin yleisiin opiskeluun liittyviin asioihin, kuten HOPSiin liittyviin kysymyksiin (Akiola, Martikainen & Niemi 2021; Martikainen 2021).
Työnalla on myös muun muassa HOPS-vastuiden selkiyttäminen. Tähän liittyy myös valtuutuksen tunne: jokainen joka huomaa opiskelijan HOPSilla päivitystarpeen, saa muokata HOPSia ja näin osaltaan auttaa opiskelijan opintosuunnitelman ajantasaistuksessa. Tähän kuuluu muun muassa opintojen järjestäminen ja siirto HOPSin rakenteissa, joita opiskelija ei voi itse tehdä. Kiitos kun osaltasi autat tässä tärkeässä asiassa.
Lähteet:
Julkaisemattomat lähteet:
- Laurea 2021. Raportti ”Opiskelijoiden suunnitellut opintojaksot ja ajoitukset”. Päivi Ahon laatima raportti HOPS-valinnoista.
