Kuinka hallita datoja hankkeen päättymisen jälkeen ja samalla tuottaa TKI-aineiston perustiedoilla tulosta Laurealle? Laurean Datakatalogi on nyt avattu ja samalla luotu yhteys Laurean Reportronicista kansalliseen tutkimustietovarantoon.
Laurean Datakatalogi – metadataa Laurean datasta
Laurean Datakatalogi on Laurean TKI-hankkeiden aineistojen (datan) metadatatietokanta. Se sisältää perustietoja Laurean hankkeissa syntyneestä TKI-aineistosta eli tietoa siitä, missä hankkeessa aineisto on syntynyt, minkälaista data on, mihin teemoihin se liittyy, missä se sijaitsee ja onko se mahdollista saada käyttöön sekä yhteyshenkilön tiedot.
Datakatalogi ei sisällä itse aineistoa. Jos aineisto on avattu avoimeen data-arkistoon, Datakatalogiin viedään linkki datan sijainnista. Muussa tapauksessa tietueessa mainitaan, että data on Laurean verkkoasemalla ja kerrotaan yhteyshenkilön tiedot.
Laurean Datakatalogi auttaa hallinnoimaan Laurean datoja niin, että Laureassa tiedetään, millaisia datoja Laurea tuottaa, missä ne ovat ja voiko niitä jatkokäyttää. Jatkossa esimerkiksi opinnäytetyöntekijät voivat käyttää valmista hankkeessa tuotettua dataa.
Laurean Datakatalogin pohjana toimii Reportronic
Reportronic (Repo)on kotimaisen Sebitin tuottama hankehallinnan työkalu, jota Laurea käyttää hankkeiden ja työajan seurannassa. Repon avulla hoidetaan muun muassa hankkeiden suunnittelua, budjetointia, työaikojen raportointia, talouden ja toteutuksen seurantaa yhdessä paikassa. Repossa kerätään myös tietoa hankkeissa syntyvästä aineistosta eli luodaan hankedatasta metadataa.
Reportronicista hankkeiden perustiedot ja hankkeiden TKI-aineistojen tiedot (metadata) voidaan julkaista ulkoisilla verkkosivuilla. Laurealla on pitkään ollut käytössä hankkeiden perustietojen siirto Reposta Laurean verkkosivuille, minkä avulla hankkeisiin voi tutustua. Hankkeita voi hakea muun muassa seuraavilla kriteereillä: käynnissä/päättynyt, rahoittaja tai painoalan mukaan.
Nyt Reportronicin avulla Laurean verkkosivuille voi viedä myös tiedot hankkeissa syntyvästä datasta.
Laurean Reportronicista yhteys kansalliseen tutkimustietovarantoon
Marraskuussa 2023 Laurean Reportronicista avattiin yhteys niin kansalliseen tutkimustietovarantoon kuin Laurean verkkosivuille. Laurean verkkosivuille viedään Reportronicin Aineistot-välilehden tiedot Laurean datakatalogin tietokantaan. Laurean datakatalogi sisältää tietoa hankkeissa syntyvästä aineistosta eli metadataa, ei itse datoja.
Alla oleva kaavio yksi kuvaa toimintamallia, jossa Laurean Repoon syötetty metadata aineistosta siirtyy Laurean Datakatalogiin Laurean verkkosivuille, Metaxiin ja sieltä kansalliseen tutkimustietovarantoon tiede- ja tutkimusportaaliin. Saman hankkeen varsinaisen datan hanketyöntekijä voi syöttää suoraan data-arkistoon ja viedä Repoon tiedon datan sijainnista.
Kaavio 1. Laurean Reportronic–Datakatalogi–Tutkimustietovaranto -yhteys. Kaavio: Minna Marjamaa
Laurean datakatalogi nostaa hankkeiden aineistot esiin
Jatkossa hankkeiden on tärkeää viedä Aineistot (Materials) -välilehdelle tieto hankkeessa syntyneistä aineistoista ja julkaista aineiston tiedot (metadata) Laurean Datakatalogissa. Kun hankkeessa syntyvän aineiston tiedot (metadata) on viety Reportroniciin, Laureassa säilyy Laurean Datakatalogissa tieto siitä, mitä aineistoja Laurean hankkeissa on syntynyt ja mistä ne löytyvät ja voiko niitä jatkokäyttää.
Sama metadata siirtyy kansalliseen metatietovarantoon Laurean tuloksiksi samaan tapaan kuin tieto Laurean hankkeista ja julkaisuista. Tieto avatusta metadata ja datasta parantaa Laurean tulosta avoimuustarkastelussa, joka on yksi OKM:n mittari korkeakouluille.
Datan avaaminen
Hankkeiden rahoittajat ja Laurea suosittelevat datan avaamista aina kun se on mahdollista. Varsinaisen aineiston (datan) voi tallentaa suljetusti Laurean sisäiselle levyasemalle ja lisäksi avata kansallisissa tai kansainvälisissä data-arkistoissa, kuten Fairdata IDA, Tietoarkiston Aila tai Zenodo.
Data voidaan avata, jos:
- Data ei sisällä henkilötietoja tai se on anonymisoitu.
- Data ei sisällä yrityssalaisuuksia tai muuten turvaluokitettua aineistoa.
- Datan avaamisesta ja jatkokäytöstä on informoitu tutkittavia tutkimuksen alussa.
- Asiasta on sovittu hankekumppaneiden kanssa.
Huomattavaa on, että vaikka dataa ei voisi avata, usein metadatan voi kuitenkin avata Laurean Datakatalogissa.
Laurean Datakatalogi ja hanketuki
Jatkossa Laurea panostaa siihen, että hankkeiden aineistojen metadataa ja dataa saadaan avattua. Aineistonhallinnan tukea tarjotaan niin hankevalmisteluun, hankkeiden kick off -vaiheeseen kuin hankkeen loppuun.
Kaavio 2. Laurean Avoimen kulman hanketuen malli.
Hankkeen loppuvaiheessa korostuu hankkeen datojen paneminen pakettiin eli metadatan teko Reportroniciin sekä datan avaaminen ja anonymisoimattomien materiaalien joko tuhoaminen tai säilyttäminen sekä vastuuhenkilön määrittely niille mahdollisille datoille, joita jää avaamatta Laurean sisäiselle verkkoasemalle.
