Opintojen etenemisen ja nopean valmistumisen tukemiseksi Laureassa on alettu kiinnittää yhä enemmän huomiota opiskelijoiden henkilökohtaisten oppimissuunnitelmien eli HOPSien ajantasaisuuteen. Tässä artikkelissa kuvataan seurantaan (1.4.2020) perustuen Laureassa tehtyä kehittämistyötä, joka edelleen jatkuu, sekä kehitystyön taustoja. Artikkeli on suunnattu koulutusprosessin kehittäjille sekä kaikille, joita kiinnostaa, mitä tukipalveluissa tehdään opintojen suunnittelun sujuvoittamiseksi.
Haasteena opintoihin ilmoittautumisten käsittely ja opintojen ulkopuolelle jäävät
Kenellä on etusija opintojaksolla pääsyssä? Tätä on pohdittu joka kierroksella, kun Laurean tutkintosääntöä on päivitetty. Kriteerit, joita käytetään opiskelijoiden ilmoittautumisten käsittelyssä erityisesti silloin, kun ilmoittautuneita on enemmän kuin opinnolle mahtuu, on hankala määrittää. Kriteereillä halutaan tukea sitä, että opintoihin pääsevät oikea-aikaisesti ne, joille opinto on suunniteltu. Toisaalta opintojen kiihdyttäminen hyväksilukujen ja osaamisten näyttöjen avulla johtaa siihen, että opintojen aloitusvuoteen ei voida valinnoissa nojautua, vaan myös kiihdyttäjien tulee voida edetä sujuvasti opinnoissaan.
Mielestäni olemme nyt saaneet tehtyä yhden merkittävän muutoksen kriteereihin. Kesällä 2019 päivitettyyn tutkintosääntöön kirjattiin täydentävän osaamisen opintojen kriteereihin, että ”etusija on opiskelijalla, jonka tutkintovaatimuksiin ja HOPSiin kyseinen opinto sisältyy” (Laurea-ammattikorkeakoulun tutkintosääntö 2019, 20 §). Muutoksen taustalla oli testaukseen perustuva tieto siitä, että Pepissä ilmoittautumisia käsiteltäessä on mahdollista saada helposti valikosta valiten tieto siitä, onko opinto opiskelijan hyväksytyllä HOPSilla.
Tehty sääntömuutos palkitsee niitä opiskelijoita, jotka suunnittelevat aktiivisesti ja pitkäjänteisesti opintojaan. HOPSia ylläpitäen opiskelijalla on paremmat mahdollisuudet päästä mukaan opintoon, johon hän ensisijaisesti haluaa. Hetken mielijohteesta opinnon valinneet otetaan mukaan opinnolla vasta, jos paikkoja jää jäljelle.
Toisaalta ilmoittautumisten käsittelyyn on liittynyt myös toisenlainen haaste, jota on astetta haastavampi ratkoa. Kaikista joustavuuteen pyrkivistä ratkaisuista huolimatta kaikkia ilmoittautuneita ei aina pystytä ottamaan opintoon mukaan. Tiloilla ja muilla resursseilla on rajansa.
Panostamalla siihen, että HOPS-valinnat ovat kunnossa, voimme jatkossa varautua paremmin opintojen kysyntään. Määrien perusteella voimme varautua opintojen rinnakkaistoteutuksia perustaen ja toisaalta reagoida jo ennakoivasti vähäiseen kysyntään joko markkinoimalla opintoa omille opiskelijoillemme, ristiinopiskeluna tai Avoimen AMK:n kautta ja näin täyttää ryhmiä. Vaihtoehtoisesti voimme pohtia, onko meillä kysyntää opinnolle ylipäätään tai kuinka usein opintoa kannattaa toteuttaa. Näitä dataan perustuvia ratkaisuja tekemällä pyritään vähentämään suunnitteluaikaan käytettävää hukkaa, jota syntyy, kun opintototeutus joudutaan perumaan liian pienen ryhmäkoon takia.
HOPSin hyväksyminen lukukausittain osaksi prosessia
Jotta HOPSien tietoja voidaan hyödyntää ilmoittautumisten käsittelyssä ja kysyntälähtöisen tarjonnan suunnittelussa, tulee HOPS tiedot saada kuntoon. Tätä silmällä pitäen Laureassa aloitettiin marraskuusta 2019 käytänne, jossa HOPSit hyväksytään aina ennen syksyn ja kevään opintoihin ilmoittautumisen alkamista. Ennakoivalla suunnittelulla opiskelijan on mahdollista näissä aikaraameissa saada hyväksyttyä myös muina ajankohtina ilmoittautumiseen aukeavat opintonsa, koska seuraavan vuoden alustava opintotarjonta – viime vuodesta alkaen – julkaistaan aina syyskuun alussa.
HOPSien hyväksyminen määriteltiin Laureassa opettajatuutorin tehtäväksi. Tähän päädyttiin kahdesta syystä, joista ensimmäinen on painavin:
Ensinnäkin haluamme terävöittää opettajatuutoreille heidän tärkeää rooliaan HOPSien ylläpidossa ja hyväksynnässä sekä korostaa opintojen ohjausta. Missään tapauksessa emme kuitenkaan oleta, että kaikki HOPSit pystytään sisällöllisesti tarkistamaan juuri ennen ilmoittautumista. HOPSit hyväksytään sellaisenaan ja niitä tarkistetaan ja korjataan ja korjautetaan silloin, kun opettajatuutori ja opintosihteeri ehtivät.
Toinen syy oli käytännöllisempi: vain opettajatuutorilla on Pepissä oikeus hyväksyä ohjattavien opiskelijoidensa HOPSit massahyväksyntää käyttäen. Toki massahyväksyntä kaikille kerralla olisi ollut mahdollista järjestää, mutta tähän ei haluttu lähteä ensimmäisen syyn painaessa vaakakupissa.
Käytännössä opiskelija voi Laureassa edelleen tehdä muutoksia HOPSiinsa, lähettää HOPSiin liittyviä kysymyksiä tai pyynnön HOPSin hyväksymiselle milloin vain. Tätä ei ole mitenkään rajattu. HOPSien sisällöllinen käsittely ajoittuu kuitenkin ennen kaikkea HOPS-keskusteluihin, joita ohjeistetaan käymään lukukausittain. Keskustelun aikana on mm. hyvä varmistaa, että opiskelija on ajoittanut opintonsa oikeille lukukausille, mahdollisesti keskenjääneiden opintojen tilanne, sekä että opiskelija osaa ylipäätään tehdä valintoja runsaan valinnaisten opintojen tarjonnan edetessä.
Aivan jatkuvasti HOPSeja ei voida käytänössä hyväksyä. Uudessa prosessissamme on itseasiassa kaksi ajankohtaa, jolloin pyydetään välttämään HOPSien hyväksyntää. Näitä ovat ilmoittautumisajat sekä ilmoittautumisten käsittelyn aika. Näin ohjeistamme, jotta opintoihin ilmoittautumisia käsiteltäessä todella pystytään tulkitsemaan, ketkä ovat hyvissä ajoin suunnitelleet opinnon HOPSilleen.
HOPSin ylläpidon ja hyväksynnän vaateet haastavat kehittämään niin työnkuvia kuin järjestelmää
Kaikkinensa HOPSien hyväksyntään liittyvä kehitystyö on ollut koulutusprosessista vastaavien, järjestelmän pääkäyttäjien, opintoasianhallinnon, opettajatuutoreiden ja opintopäälliköiden edustajien yhteisprojekti. Testauksesta ja erilaisten ohjeistusten kehittämisestä huolimatta vasta prosessin läpivienti ensi kertaa nosti esille erilaisia yksityiskohtia, joiden osalta olemme joutuneet miettimään toimintatapoja sekä järjestelmän kehittämistarpeita.
Yksi taklattava asia on järjestelmätietojen ylläpito. Eri rooleissa toimivia on kutsuttu pohtimaan yhdessä prosessia, jolla varmistetaan, että opiskelijalla on järjestelmässä oikea tieto opettajatuutorista. Muutoksia tulee mm. eläköitymisten, irtisanoutumisten ja pitkien opintovapaiden takia. Koska järjestelmätiedoissa on tältä osin aina virheitä, varmistamme jatkossakin keskitetysti, että jokaisen opiskelijan HOPS tulee määräaikoina hyväksyttyä.
Toinen haaste on se, miten opettajatuutori muistaa hyväksyä HOPSit ajallaan. Koska rehellisyyden nimissä on monta muutakin määräaikaa, jotka opetustyössä tulee muistaa, testaammekin parhaillaan keskitetysti laitetun kalenterivarauksen voimaa. Aivan tyytyväisiä emme ole ratkaisuun, koska kerran vuodessa henkilöstölle laitettavat kalenterivaraukset eivät tavoita uusia työntekijöitä – enemmistön kuitenkin.
Kolmantena olemme halunneet tukea opettajatuutoreiden osaamista HOPSien ylläpidossa ja hyväksynnässä. Tätä ajatellen aikataulutimme keväälle 2020 kampuskohtaisia työpajoja, jotka kuitenkin Korona-epidemian takia jouduttiin perumaan. Koulutusta korvaamaan on valmisteilla videotallenteet, jossa opintopäällikkö käy käytänteitä läpi. Opettajatuutoreita on myös tuettu tuottamalla yhteinen diasarja HOPS-suunnittelusta. Alkuvuodesta opettajatuutoreille toimitettiin kertaluontoisesti testitunnukset opiskelijan Pakkiin, jotta opiskelijanäkymä tulisi tutuksi ja täten varmuutta ohjaustyöhön.
Pohdittavana on myös, miten opintosihteerit voivat omassa roolissaan tukea HOPSien ajantasaisuutta. Opintosihteereiden rooliin on perinteisesti kuulunut HOPSien siivoaminen. Jatkossa opetussuunnitelmia kehitettäessä erityiseksi haasteeksi muodostuu vaihtuvien ja poistuvien opintojen vaikutukset HOPSeilla. Opintoja pitää siis HOPSille korvata ja yksittäisiä opintoja poistaa, kun niitä ei enää tarjota. Tähän tarvitaan toimiva prosessi.
Viimeisenä todettakoon, että olemme tässäkin asiassa järjestelmien armolla. Opintoasiainhallinto on kehittänyt hyviä tilanneraportteja siitä, mikä HOPSien tila on. Pepin osalta odotetaan kuitenkin vielä kehittymistä niin viestintätoimintojen osalta kuin myös toimintoja, joilla HOPSeja saa helposti ylläpidettyä opintojen vaihtuessa. Tilattu on sellainenkin muutos, että ylipäätään näkisimme, koska HOPSia on muokattu ja koska se on hyväksytty. Tämän myötä työkin helpottuu, kun näkee opiskelijoita yksittäin läpikäydessään, että keiden HOPSin on juuri hyväksynyt. Toiveiden tynnyrissä on lisäksi saada Pepin opintoja arkistoitua niiden jäädessä tarjonnasta pois, jotta niitä ei voisi enää valita HOPSille, sekä saada merkittyä kuhunkin opintoon, onko ne amk- vai yamk-tasoa.
Jokaisella roolinsa HOPSien saamisessa kuntoon
Jotta opiskelijoiden HOPSit ovat kunnossa ja ohjaavat niin opiskelijaa valinnoissa kuin meitä laurealaisia koulutuksen suunnittelussa, tarvitsemme jatkossakin opettajatuutoreidemme sitoutunutta työskentelyä tavoitteen eteen. Avuksi olisi myös, jos opiskelijatuutorit korostaisivat HOPSin roolia.
Haastavinta on saada jo pidemmällä opinnoissaan olevat opiskelijat HOPSien päivityspuuhiin. Tässä toivoisin apua ihan jokaiselta lehtorilta. Juuri sinä voit kysyä opiskelijalta, oletko tulossa tulevalle toteutukselle ja ajoittanut jo opinnon HOPSillesi. Lisäksi jokaisen tulee tuntea käytänteet, jotka liittyvät siihen, kun opiskelijoiden ilmoittautumisia opintojaksoille käsitellään. Tästä on laadittu oma ohjeensa.
Viimeksi mainittuun ohjeeseen on valitettavasti tulossa kuitenkin muutos jo ensi syksynä. HOPSien ylläpitämisen helpottamiseksi olemme päätyneet siihen varmasti hyvään muutokseen, että alan täydentävän osaamisen opinnot tuodaan osaksi koulutuksen opetussuunnitelmaa. Tällöin opinnot siirtyvät HOPSille ja ovat siis oletuksena, kun HOPS hyväksytään. Näin ollen joudumme jatkossa hakemaan uuden ratkaisun sille, että näemme, ketkä opiskelijat ovat suunnitelleet ottavansa opinnot ennen ilmoittautumista. Tarvitsemme uuden työkalun, jolla näemme, onko opiskelija ajoittanut opinnon kyseiselle lukukaudelle.
Muutosmatka HOPSien kanssa siis jatkuu Laureassa. Lopputulemana toivomme voivamme tukea aiempaa paremmin opintojen etenemistä opiskelijoiden valintoja kunnioittaen.
Lähteet:
Julkaisemattomat lähteet:
- Seuranta 1.4.2020. Muistiinpanot 21.10.2020: HOPSien hyväksyntä – palautetta, havaintoja ja niistä johdetut kehittämistoimenpiteet. Sisäinen raportti.
