Laureassa kehitettiin vuonna 2022 tavoitteellisesti ohjaustoimintaa Koppi! Korona-ajan opinnot valmiiksi opiskelijalähtöisellä ohjauksella ja Poikkeamon tuella –hankkeessa (ks. Nykänen, Nurkka & Wilén 2022). Kerromme tässä artikkelissa 21.11.2022 hankkeen webinaarissa ja Miro-näyttelyssä esillä olleista hankkeen tuloksista, sillä Miron näyttelyä emme voi julkisesti saavutettavuuslainsäädännöstä johtuen jakaa. Todettakoon näyttelyn olleen erinomainen tapa tuoda esille monimuotoisia dokumentteja ja kuviamme sekä otteita hankkeen aikana tehdystä yhteiskehittämisestä Mirossa (ks. kuva 1).

Poikkeamon toimintaan uusia toimijoita ja uutta ohjausohjausosaamista

Laurean monitoimijainen ohjauspalvelu Poikkeamo on tarjonnut ohjausta ja neuvontaa sekä järjestänyt erilaisia tilaisuuksia opiskeluhyvinvoinnin ja opintojen etenemisen tueksi (ks. Akiola, Martikainen & Niemi 2021).  Hanketuloksena Poikkeamo on kehittynyt siten, että voidaan puhua uudesta toimintakonseptista (ks. Nykänen, Wilén & Gröhn 2023). Poikkeamon toiminta perustuu pääosin Laurean tukipalveluiden henkilöstön työpanokseen. Alkuvuodesta otimme toimintaan mukaan useita uusia toimijoita erityisesti opintoasiainhallinnosta (ks. kuva 2).

Yhdessä vuoden mittaan ideoimme, toteutimme ja arvioimme toimintaa sekä kehitimme tarvittavaa ohjausosaamista. Lopputuloksena oli alustava vuosikello sille, miltä Poikkeamon toiminta voisi näyttää vuonna 2023. Vuosikelloon on otettu mukaan kaikkein suosituimmat infot, webinaarit ja työpajat. Näiden valintojen taustalla on siis vuoden 2022 aikana toteutunut tarjonta – yhteensä 64 tilaisuutta, joissa oli yhteensä 1878 osallistujaa. Lisäksi tukitoimia tarkasteltiin suhteessa opiskelijoiden erilaisiin tarpeisiin, joita olemme kuvanneet korona-ajan opiskelijaprofiileissa (ks. Hansen & Nykänen 2022).

Poikkeamon jatkosta vuonna 2023 on päätetty palveluyksikön johtoryhmässä. Poikkeamo jatkaa ohjausta ja neuvontaa ajanvarauksella. Hankkeessa toteutettu popup-ohjaus Zoomissa jää ainakin toistaiseksi pois, sillä ajanvarausasiakkaita on ollut enemmän kuin popupissa pistäytyviä. Kaiken kaikkiaan ohjausta haettiin Poikkeamosta hankkeen aikana 140 kertaa. Osaltaan ohjauskertojen määrä kertoo siitä, että Laurean aiemmat ohjausrakenteet toimivat hyvin ja suurin osa opiskelijoista saa tarvitsemansa avun niiden kautta. Poikkeamon ei siis ole tarkoitus korvata mitään olemassa olevaa ohjaustoimintaa Laureassa. Poikkeamon ohjaustoiminta palvelee opiskelijaa erityisesti silloin, kun hän ei tiedä, mistä kysyä tai vanha ohjaussuhde ei jostain syystä toimi. Poikkeamossa käydyistä keskusteluista voit lukea Nykäsen, Kankaan ja Viitalan artikkelista (2023).

Näyttelyssä esillä olleesta Poikkeamon vuosikellosta käytiin jatkokeskustelua helmikuussa 2023, jolloin sovittiin kevätlukukauden toimista ja toimijoista. Tällöin keskustelimme myös toiminnan rajapinnoista muiden ohjaustoimijoiden kanssa sekä otettiin uusia toimijoita mukaan Poikkeamon toimintaan. Poikkeamon ”paidassa” voi jatkossakin tulla toteuttamaan monenlaista toimintaa eri rooleissa. Tällä tavoin on helpompi viestiä sellaisesta tarjonnasta, joka muuten jäisi helposti kovin irralliseksi ja piiloon korkeakoulussamme. Pienistä toimista saadaan yhdistämällä ne saman konseptin alle kokonainen uusi palvelu.

Poikkeamon toiminnan haasteena on ollut – mikä on yhteinen haaste koko korkeakoulukentällä – saada opiskelijat tavoitettua tiedottamisellaan. Tästä syystä olemme jatkaneet tänä vuonna viestinnän kehittämistä tarkastelemalla opiskelijoiden viestintäkäyttäytymistä sekä näkemyksiä Poikkeamon ja hyvinvointiin liittyvien sisältöjen viestinnästä (ks. Nykänen, Gröhn & Wilén 2023). Hankerahoituksen loppuessa Poikkeamon tiedottaminen sai myös uusia muotoja. Olemme sopineet, että Poikkeamo toimittaa uusille opiskelijoille uutiskirjeitä ensimmäisen lukukauden ajan. Tämä korvaa Poikkeamon toteuttaman opiskelijaviestinnän Laurean oppimisympäristössä Canvasissa. Hyvinvointi-infon julkaisua jatketaan muutaman kerran lukukaudessa.

Koppi-ohjauksessa valmistui 75 opiskelijaa

Hankkeen toinen keskeinen toimi oli tarjota valmistumisvaiheen henkilökohtaista pedagogista ohjausta opintojen loppuun saattamiseksi. Tätä on kutsuttu koppi-ohjaukseksi. Muutamalle ohjaajalle keskitetty Koppi-ohjaus on tarkoittanut lisätukea opettajatuutoreille ja opintojaksojen ja projektien ohjaajille, joilla ei ole ollut kalenterissaan aikaa siinä hetkessä ennakoimattomille, yksilöllisille ja usein intensiivisyyttäkin edellyttäneille ohjaustarpeille.

Ohjaajien aiempi kokemus vastaavanlaisesta ohjaustyöstä L160-toiminnassa, jossa erillishaun kautta on otettu opiskelijoita tekemään tutkintonsa loppuun (ks. Hubanic & Nurkka 2021, 37–45), tuki koppi-ohjaus toiminnan käynnistymistä. Osaamista levitettiin tässä hankkeessa uusille ohjaajille säännöllisissä tapaamisissa, joita kutsuimme viikkiksiksi. Viikkisissä työstettiin yhdessä ohjauksen periaatteita, joista syntyi monikäyttöinen ohjauksen huoneentaulu (ks. kuva 3).

Opiskelijoiden kontaktointi ohjauksen piiriin perustui dataan siitä, keillä opinnot ovat viivästyneet sekä keskusteluihin opiskelijoiden ohjauksesta vastaavien lehtoreiden ja opettajatuutoreiden kanssa. Käytännössä valmistuttaminen on tarkoittanut opintosuunnitelman päivittämistä, vaihtoehtoisista suoritustavoista ja rästien loppuunsaattamisesta sopimista, osaamisen tunnistamista ja tunnustamista sekä opinnäytetöiden ohjausta. Kaiken kaikkiaan tämä tehostettu ohjaus on johtanut siihen, että merkittävä määrä opiskelijoita, yhteensä 75, saatiin valmistumaan. Ohjauksen volyymistä kertoo myös se, että koppi-ohjaajat tunnistivat osaamista yhteensä 1777 opintopisteen verran. Palautteen perusteella monella olisi jäänyt tutkinto kesken ilman koppi-ohjausta.

Hanketulosten näyttelyyn koottiin koppi-ohjaajien tarinoita erilaisista ohjaustilanteista, joista päätöswebinaarissa kuulimme. Koppi-ohjauksessa tuettiin erityisesti opiskelijan ajanhallintaa ja tavoitteellisuutta, joihin ohjaajilla on ollut käytössä monia erilaisia menetelmiä: tavoitteita on yhdessä palasteltu pienemmiksi, keskitytty yhden asian loppuunsaattaminen kerrallaan sekä pidetty säännöllisiä seurantatapaamisia, joissa on asetettu uusia välitavoitteita. Tärkeää on ollut ennen kaikkea opiskelijan rohkaisu, positiivisen palautteen antaminen etenemisestä sekä uskon luominen siihen, että valmistuminen on mahdollista. Joidenkin opiskelijoiden ohjaustilanteessa on voitu todeta opintojen olevan muutamaa ns. rästipalautusta vaille valmiit, jolloin on voitu sopia näyttötilanteista ja saada opinnot joustavasti maaliin. Eräässä tapauksessa ohjaaja ja opiskelija ovat ensimmäisessä ohjauskeskustelussa tunnistaneet ainoan opintorekisteristä puuttuneen opinnon edellyttämän osaamisen osoitetun jo opinnäytetyössä. Osaaminen on tunnustettu ohjauskeskustelun yhteydessä ja opiskelija on voinut tehdä valmistumisilmoituksen saman tien – eipä opiskelija aamulla herätessään tiennyt illalla menevänsä nukkumaan tutkinto valmiina.

Hankkeessa tuotettiin koko yhteisön työtä tukemaan myös ryhmätyöskentelyn huoneentaulu (ks. kuva 4), jonka yhteyteen koottiin tietoa eri työvälineistä. Ryhmätyöskentelyn sujuvuus on tärkeää opiskelijoiden hyvinvoinnin ja oppimisen näkökulmasta. Siksi tätä koskevat uudet materiaalit on tarkoitus laittaa saataville opiskelijoiden oppimisympäristöjen rakentamisessa käytettäviin mallipohjiin.

Etsivässä toiminnassa tuupattin, kontaktoitiin ja ohjattiin opiskelijoita

Poikkeamon väki osallistui niin ikään dataperustaisiin talkoisiin opinnoissaan takkuavien ohjaustyössä toteuttaen hankkeen aikana etsivää toimintaa. Toimia kehitettiin ns. putoamispisteiden tunnistamisen ympärille (Nykänen, Akiola & Kallionpää 2022; Väisänen & Nykänen 2022).  Suurin panostus toteutui vuoden 2022 aikana loppukeväästä, kun kontaktoimme opiskelijoita, jotka eivät olleet ilmoittautuneet lukuvuodelle (ks. Nykänen, Wilén & Kuosmanen 2023). Tällöin tavoittelimme puhelimitse yhteensä 219 opiskelijaa. Syksyllä tarkasteltavaksi kohderyhmäksi rajattiin opiskelijat (N=61), jotka olivat ilmoittautuneet lukuvuodelle, mutta eivät opintojaksoille. (Nykänen, Wilén & Kuosmanen 2023.) Loppusyksystä tavoiteltiin vielä lisäksi pientä joukkoa (N=33) alle 23 opintopisteen keskimääräistä lukukausittaista tahtia eteneviä opiskelijoita. Näissä kaikissa toimissa pyrimme siis kartoittamaan, onko opiskelijalla tarve ohjaukseen, sekä tarjoamaan sitä.

Vastaavien toimien jatkamisen kannalta on tärkeää, että olemme nyt määritelleet datan sekä rajauksia etsivän toiminnan kohderyhmän määrittämiseksi. Tulevaisuudessa kehitettäväksi jää pysyvien jatkuvasti saatavilla olevien raporttien kehittäminen toiminnan tarpeisiin.

Kontaktoinnin tueksi kehitimme yhdessä etsivän toiminnan palvelupolkuja (ks. Gröhn 2022). Kutsumme kaikki henkilöstömme jäsenet hyödyntämään ja täydentämään osaltaan näitä jatkossa sekä jakamaan eri ohjausteemoihin liittyviä vinkkejä Mirossa (ks. Kangas, Sorjonen & Särkkä 2023). Myös uusia henkilöstöintraan vietyjä HOPS-ohjaustyötä tukevia materiaaleja eli HOPS-ohjauksen muistilistaa sekä HOPS-vastuiden listaa kannattaa käyttää ohjaustyönsä tukena.

Lisäksi hankkeessa toteutettiin useita kohdennettuun uudenlaiseen ohjausviestintään perustuvia toimia etsivän toiminnan nimissä (Nykänen, Wilén & Kuosmanen 2023). Tekstiviestitse lähetettiin ohjeita niin lukuvuodelle ilmoittautumisesta kuin saatavilla olevasta ohjaustuesta, poissaoleville ohjeita opintoihin palaamisesta sekä ohjauspalveluista tietoa niille, joiden opiskelutahti on hidas (alle 23 op/lukukausi). Kehitteillä on ollut myös personoitu sähköpostiviesti niille, joiden tulisi päivittää HOPSiaan. (Nykänen, Wilén & Kuosmanen 2023.)

Ohjauksellisen toiminnan kehittämistä tarvitaan jatkossakin

Tätä artikkelia päättäessä takanamme on kahden vuoden intensiivinen työ korona-aikana opintojen etenemisen ja opiskeluhyvinvoinnin tueksi. Olemme kiitollisia siitä erityisrahoituksesta, jolla opetus- ja kulttuuriministeriö on korkeakouluja tukenut ja joilla olemme saaneet kehitettyä ohjausjärjestelmäämme tässä hankkeessa. Tuloksellinen työ on ollut mahdollista ainoastaan henkilöstömme laajalla osallistamisella kehitystyöhön.

Näin rikkaan hanketoiminnan jälkeen voimmekin toivoa vain uutta rahoitusta, joka mahdollistaa tulevaisuudessa yhtä kokonaisvaltaista kehittämistä. Ohjausosaamisen suhteen emme ole lähitulevaisuudessakaan valmiita, ja prosesseja voi edelleen parantaa opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun ja erityistä tukea tarvitsevien avuksi. Työaikaa tarvitaan varsinaiseen ohjaustyöhön. Työsarkaa on tunnistettavissa vielä mm. kohdennetun ohjausviestinnän kehittämisessä, etsivän toiminnan jatkuvassa toteuttamisessa sekä keskeytysvaarassa olevien opiskelijoiden yksilöllisessä tutkinnon valmistumiseen tähtäävässä ohjauksessa. Näitä teemoja olisi hienoa saada jatkossa edistettyä osana tulevia hankkeita.

Hyvänä käytänteenä hanketulosten käsittelemiseksi voimme suositella hanketulosten kokoamista Miro-näyttelyksi. Näyttelyyn tutustuminen yhdessä mahdollisti perehtymisen toisten työpakettien tuotoksiin sekä tulosten arviointia. Myös opiskelijakunta oli kutsuttu mukaan kommentoimaan tuloksia. Avoin kutsu tilaisuuteen oli esitetty lisäksi yleisesti Laurean opiskelijoille sekä samaa rahoitusta saaneiden hankkeiden toimijoille eri korkeakouluista.

Lähteet:

• Akiola, J., Martikainen, S. & Niemi, H. 2021. Laurean oma ohjaamo eli Poikkeamo.  Laurea Journal. Haettu 4.7.2022. https://journal.laurea.fi/laurean-oma-ohjaamo-eli-poikkeamo/
• Gröhn, S. 2022. Koppi! -hankkeessa rakennetut palvelupolut visualisoivat tukiprosesseja ohjaajille. Laurea Journal. Haettu 16.12.2022. https://journal.laurea.fi/koppi-hankkeessa-rakennetut-palvelupolut-visualisoivat-tukiprosesseja-ohjaajille
• Hansen, M. & Nykänen, A. 2022. Korona haastoi opiskelijapalvelut palvelumuotoiluun – Opiskeluhyvinvointiin ja tuen tarpeeseen perustuvat opiskelijaprofiilit palveluiden kehittämisen tueksi. Laurea Journal. Haettu 8.2.2023. https://journal.laurea.fi/korona-haastoi-opiskelijapalvelut-palvelumuotoiluun-opiskeluhyvinvointiin-ja-tuen-tarpeeseen-perustuvat-opiskelijaprofiilit-palveluiden-kehittamisen-tueksi
• Hubanic, A. & Nurkka, P. 2021. Opiskelijalähtöisellä ohjauksella opintonsa keskeyttäneiden tutkinnot valmiiksi. Teoksessa V. Kallunki, M. Lumia, K. Pahkin, S. Seppälä, T. Ylikoski & M. Merimaa (toim.) Askel askeleelta kohti strategista muutosta Laureassa. Laurea-julkaisut 178. Laurea-ammattikorkeakoulu 2021, s. 37–45.  Haettu 15.9.2022. https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-799-628-0
  Kangas, R. Sorjonen, M. & Särkkä, P. 2023. Poikkeamon ohjausosaamista kehittämässä – vinkkejä haastaviin ohjaustilanteisiin. Laurea Journal. Haettu 8.2.2023. https://journal.laurea.fi/poikkeamon-ohjausosaamista-kehittamassa-vinkkeja-haastaviin-ohjaustilanteisiin
• Koppi!-hanke. 2023a. Ohjauksen huoneentaulu. Diaesitys. Julkaistu Laurean henkilöstöintrassa. Haettu 8.2.2023. https://laureauas.sharepoint.com/sites/staffFin_opiskelijalahtoinenohjaus
• Koppi!-hanke. 2023a. Ryhmätyöskentelyn huoneentaulu ja työkaluja eri tilanteisiin. Diaesitys. Julkaistu Laurean opiskelijaintrassa. Haettu 8.2.2023. https://laureauas.sharepoint.com/sites/studentFin_opintojensuunnittelu/SitePages/Ryhm%C3%A4ty%C3%B6skentelyn-huoneentaulu-ja-ty%C3%B6kalut.aspx
• Nykänen, A., Akiola, J. & Kallionpää, M. 2022. Milloin opiskelija on vaarassa pudota opinnoistaan? Putoamispisteitä tunnistettiin hankeyhteistyössä. Laurea Journal. Haettu 16.12.2022. https://journal.laurea.fi/milloin-opiskelija-on-vaarassa-pudota-opinnoistaan-putoamispisteita-tunnistettiin-hankeyhteistyossa
• Nykänen, A., Nurkka, P. & Wilén, M. 2022. Hankkeessa otettiin koppi erityistukea tarvitsevista opiskelijoista. Laurea Journal. Haettu 16.12.2022. https://journal.laurea.fi/hankkeessa-otettiin-koppi-erityistukea-tarvitsevista-opiskelijoista
• Nykänen, A., Kangas, R. & Viitala, M. 2023. Poikkeamon opiskelijatapaamisissa käsitellään sekä pieniä että isoja murheita. Laurea Journal. Haettu 16.12.2022. https://journal.laurea.fi/poikkeamon-opiskelijatapaamisissa-kasitellaan-seka-pienia-etta-isoja-murheita
• Nykänen, A., Wilén, M. & Gröhn, S. 2023. Poikkeamon kokeilusta toimintakonseptin kehittämiseen. Laurea Journal. Haettu 16.12.2022. https://journal.laurea.fi/poikkeamon-kokeilusta-toimintakonseptin-kehittamiseen
• Nykänen, A., Wilén, M. & Kuosmanen, L. 2023. Koppia lukuvuodelle ilmoittautumatta jättäneistä ottamassa. Laurea Journal. Haettu 16.12.2022. https://journal.laurea.fi/koppia-lukuvuodelle-ilmoittautumatta-jattaneista-ottamassa
• Väisänen, H. & Nykänen, A. 2022. Putoamispisteet korkeakoulussa. Xamk Podcast. Julkaistu soittolistassa Korkeakouluopiskelijoiden hyvinvointi ja ohjaus. Haettu 16.12.2022. https://soundcloud.com/xamkpodcast/sets/koho